新時代下淺談基層醫院檔案管理模式如何轉型升級

孫賽

牡丹江市婦幼保健院 黑龍江 牡丹江 157000

引言

眾所周知，檔案管理是醫院重要財富與核心工作之一，受醫療體制改革影響，基層醫院在此方面加大投資與創新力度，注重文書檔案資源的開放、利用、共享等，目的是能擴大信息數據影響范疇，成為各項工作開展重要依據。在此基礎上，降低檔案管理模式轉型升級難度，在實踐中強化檔案內容完整性、精確性，與基層醫院創新發展目標一致，顯著提升檔案管理工作的質量與效率。

1 檔案管理對基層醫院創新發展的影響

隨著我國醫療領域近幾年的創新發展，各醫院在檔案管理方面高度重視，醫院在此方面組建專業化的管理隊伍，能以圖表、公文、錄像、書信、錄音等多種載體完成檔案儲存與管控工作，在各類資源管理的過程中還能細化內容類別，考慮后期查閱與應用便捷性，借助信息化技術降低檔案管理難度，并提出相應的決策進行治理、管控，通過檔案管理成效提升對基層醫院創新發展帶來的積極影響。

此外，因檔案是醫院寶貴財富，還需在管理模式轉型升級階段注重信息資源規范化管理，經各部門在日常工作環節中的積極交流、合作，醫院管理層能對檔案管理工作要點、原則、方法等均加大研究力度，把工作重心放在基層醫院自身發展方面，編制具有針對性、科學性的管理制度，既可以保證檔案管理工作有序實施，又能在此方面突出良好成效[1]。同時，還能引起各部門及管理人員重視，檔案管理工作開展強調細節管控，按照醫院檔案材料劃分主要包括病歷檔案與文書檔案，前者由專門的檔案統計機構負責，后者由醫院各職能部門負責，采用精細化管理模式在細節上把控，避免常規問題持續性發生，并有具體的措施與機制，能在檔案管理工作發展階段嚴格把控內容準確性，促進基層醫院穩定發展，凸顯檔案管理在基層醫院發展中的重要地位與影響。

2 基層醫院檔案管理模式轉型升級要點

2.1 具備綜合能力較強的管理人員，全面落實管理機制

從基層醫院長久發展角度分析，檔案管理工作開展既是重要的參考依據，又能強調信息資源的精確性。分析檔案管理工作涉及面較廣，為保證管理成效，還需基層醫院在此方面具備綜合能力較強的管理人員：首先是專業相符，對管理人員的學歷、工作經驗等有一定要求，必須對基礎知識、管理要求等全面掌握；其次，醫院定期組建人員參加課外培訓活動，目的是拓展人員思維，能主動接觸與學習檔案管理知識、管理模式等，有助于文書檔案管理者轉型，醫院具備復合型檔案管理人員，影響檔案管理工作質量與效率；最后，考慮醫院檔案信息資源較多、較廣，為保證各類資源完整儲存，醫院采用分層管理的方式，由各科室對科室中的檔案信息資源自主管理，均匯總到智能化管理系統中，有助于檔案管理工作貫穿到整個醫院內部發展中，并全面落實管理機制。

例如：某醫院就在創新階段強調人資管理，在信息化快速發展的今天，建立信息網絡已成為不容置疑的事實，作為新時代檔案管理者，除了對各類信息資源采集、檢索、傳輸、服務等工作，如何把有效檔案資源進行合理細化，需要檔案管理者按照十大類進行統籌分配、交叉管理等。該醫院通過人員培訓把新進技術引進與應用，每位工作人員均具備獨立操作、規范管理等能力，經管理系統建設，能在細節上處理常規問題，規避管理不到位、制度不完善、人員責任意識淡薄等問題持續發生。同時，為調動管理人員積極性、參與性，還需在日常管理中對檔案管理要點內容全面探究，能在激勵機制管控方案加大實施流動，以各科室為單位定期考核，針對日常工作業績突出人員會有相應的激勵獎勵，以此增強工作人員的工作熱情，對基層醫院檔案管理工作有序實施起到促進作用。

2.2 注重檔案管理精細化建設，保證資源整合效率

互聯網時代的到來與發展，擴大了信息化技術應用領域，各基層醫院在創新發展階段加大信息化技術應用力度，經專業化的管理人員在日常工作中細致處理，優化檔案管理工作流程，為檔案資源合理細化帶來一定影響，醫院管理部門也能依據實際情況對工作要點全面性探究，細化各部門及人員的工作內容、工作職能，目的是對醫院各科室的檔案內容統籌管理，智能化、獨立化的管理平臺可儲備海量信息資源，隨著基層醫院健康發展，匯總眾多檔案信息，時刻為醫院各項工作提供高質量的“服務”[2]。

例如：某醫院就在檔案信息化建設方面進行創新，工作要點放在精細化建設方面，通過對計算機技術、大數據技術等綜合應用，可創建與該醫院創新發展及檔案管理工作相符的智能化系統，針對該醫院目前檔案管理現狀深度分析，能對系統功能強化處理，每項工作均有相對應的模塊，醫院人力資源管理部門與用人部門相互協作，只需根據工作需求選擇相應的管理人員，通過一系列的培訓、分崗、化責等處理，保證各崗位上均具備相應負責人，只需在實踐過程中注重精細化與規范化管理，就可提升醫院檔案管理水平與質量。

2.3 具備完善的管理制度，控制檔案管理工作的規范性

當前，基層醫院在檔案管理工作開展階段依據《檔案法》相關要求，在管控階段強調整體規范性，基層醫院在此方面組建了專業化的管理隊伍，詳細探究醫院檔案管理工作目標、實際要求等，嚴把管理工作質量關，考慮各科室工作內容有明顯的差異性，要求各科室的檔案管理模式要科學、合理，醫院具備多樣化的管理模式，能隨著醫院創新發展適當調整管理模式，也屬于檔案管理模式轉型升級的重要過程。

例如：對醫院檔案傳遞程序規范性管理，建議按照檔案類型有效管控，借助檔案資源收集與編研關系，從細節上把控與約束，既能避免對信息內容重復儲存，又能為檔案管理工作質量提升提供良好的基礎保障，成為基層醫院穩定的重要條件。

3 基層醫院檔案管理模式轉型升級策略

3.1 醫院管理層應對檔案管理工作引起重視

為保證檔案管理工作質量，并為基層醫院創新發展起到促進作用，還需醫院管理層能對此項工作開展引起重視，因工作開展前期所面臨的影響因素較多，是有一定的實施難度，為有效改變基層醫院檔案管理現狀，還需把檔案管理工作納入到核心工作領域中，有具體要求與標準全方位管控[3]。對此，建議基層應在檔案管理人員能力、素養意識方面入手，要求每位管理人員必須樹立大局觀，主動服務意識要強，選擇在細節上把控與處理常規問題，既能保證檔案內容完整性，又能提升檔案管理影響力，高效完成檔案管理模式轉型升級工作。

3.2 組織結構完善

因醫院檔案管理工作的重要保障之一是組織建設，關于醫院內部所組建的檔案管理部門結構是否完善、是否合理，關乎著醫院檔案工作成效，可在管理工作開展階段真實地反映出醫院綜合能力。對此，經多角度、全方面地探究，醫院需明確檔案管理的要點與核心，待管理隊伍組織結構完善后，在綜合檔案室建設方面加大投資力度，核心目標是便于醫院對檔案資源的全面化管控，再加上專業化管理人員積極參與，按照檔案類別進行分類管理，使混亂的管理工作變得清晰、直觀，并對文書檔案與電子檔案分別儲存，只需在系統中輸入關鍵詞，系統會第一時間篩選出相應的內容，并附帶各文書檔案的儲存位置與借閱狀態等，整個工作流程被細化，工作效率顯著提升。

例如：關于人事檔案、病案、設備檔案等管理，考慮此類檔案內容的特殊性，醫院在此方面設置專人、專項、專管，檔案管理模式也發生了顯著變化，從信息化管理到精細化管理，在信息資源搜集、整理、儲存等各個環節中均嚴格把控工作質量，并傳輸到智能化系統中進行統一管理，確保檔案的完整性與安全性。

3.3 檔案信息資源建設力度加強

隨著基層醫院在創新中綜合實力不斷增強，有能力、有條件對檔案管理系統構建與創新，并在信息化建設規劃、電子政務發展要求等融合條件下，大力開展網上檔案館項目建設工作，成為推動檔案管理模式轉型升級的主要階段，并向數字化、電子化等方面創新，醫院文書檔案信息資源建設力度不斷加強[4]。同時，在網絡功能上設置內網、外網，主要是考慮各項工作內容與要求不同，關于內網設置，是便于各科室開展檔案管理工作，醫院文書檔案信息可在智能化系統中安全儲存；外網設計是考慮患者們的就醫需求，結合患者自身就醫需求在外網中了解醫院醫療實力，能對醫院內部實況詳細掌握，在各方面均能突出檔案管理工作的影響。

數字化技術在醫院檔案信息資源建設中也發揮著重要作用，直接影響著此項工作的有序性，并依據檔案類別對其進行分類管理，突出醫院在檔案管理方面的智能化、數字化等特點。同時，所創建的管理系統也為醫院檔案管理工作開展提供駐場、離場、數字化加工等服務。例如：在歸檔整理階段，能分類、排序、編號、編目、修復、裝訂、封裝等；數字化加工是對傳統載體進行掃描，以圖像形式進行儲存與管理，通過對圖像質檢、優化、資源轉換、批量鏈接、數據備份及保護等處理，既能控制檔案管理精細化、規范化，又能在管理模式方面不斷創新，始終都能與醫院發展目標保持一致，各類資源均可有效利用，有效增強醫院綜合能力。

3.4 人員技能水平提升

受人為因素影響醫院檔案管理工作質量不佳，醫院必須在此方面深度探究，編制完善的育人方案，強調人員技能水平提升，要求每位工作人員必須對各項技術手段靈活應用，工作理念與模式優化、創新，在日常管理中從單一文書檔案管理者變為復合型檔案管理者，職業素養、專業能力、創新意識等不斷增強，才能有能力勝任此項工作[5]。同時，還會考慮各科室的工作內容不同，在檔案信息管理的過程中本著嚴謹的工作態度，關于新技術的引進與應用要規范操作，有效杜絕人為因素影響而引發質量問題。在此基礎上，編制完善的薪酬機制，激發管理人員工作熱情，在公平、公正的工作條件下突出自身優勢與綜合能力，符合基層醫院檔案管理用人標準，為醫院檔案管理模式轉型升級帶來積極影響。

4 結束語

為促進基層醫院可持續發展，必須深度探究檔案管理工作對醫院綜合發展的影響，能在此方面加大投資與創新力度，在管理模式轉型升級過程中分析其要點內容，包括具備綜合能力較強的管理人員，全面落實管理機制、注重檔案管理精細化建設，保證資源整合效率、具備完善的管理制度，控制檔案管理工作規范性等，為醫院創造巨大的綜合效益，每項工作開展均有科學化的信息依據。