新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略探究

賀靖貽

大慶油田檔案館 黑龍江 大慶 163712

引言

黨的十九大明確提出，應(yīng)加快構(gòu)建創(chuàng)新型國家。在國民經(jīng)濟發(fā)展過程中，企業(yè)需要發(fā)揮主體作用，還應(yīng)加大創(chuàng)新投入，推動企業(yè)管理方式的轉(zhuǎn)型升級。檔案管理作為企業(yè)基礎(chǔ)性工作，還應(yīng)緊跟時代發(fā)展步伐，發(fā)揮與技術(shù)的創(chuàng)新交互作用，引進新的手段加強企業(yè)信息資產(chǎn)管理，為企業(yè)取得可持續(xù)發(fā)展保駕護航。

1 信息數(shù)據(jù)化給企業(yè)檔案管理帶來的機遇與挑戰(zhàn)

1.1 發(fā)展機遇

信息時代的到來，促使紙質(zhì)檔案向著電子化方向轉(zhuǎn)變，可以直接通過計算機、網(wǎng)絡(luò)等平臺完成文檔傳遞，高效完成檔案信息收集工作，并確保檔案內(nèi)容廣泛，擁有更大利用價值。而企業(yè)檔案信息來自于內(nèi)部多個部門的同時，也需要完成外部信息的收集。一方面，運用圖像掃描、目錄查詢等技術(shù)，使檔案系統(tǒng)與企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對接，完成在線歸檔工作，可以減輕人員檔案收集負擔(dān)，大幅度提高檔案管理效率。另一方面，通過互聯(lián)網(wǎng)等途徑，可以在企業(yè)內(nèi)部分享檔案信息，輔助各部門人員了解企業(yè)經(jīng)營和發(fā)展?fàn)顩r。通過合理進行檔案資料規(guī)劃，為內(nèi)容人員提供有效信息，能夠促使各部門通過傳遞和共享信息實現(xiàn)密切互動，圍繞相同發(fā)展目標(biāo)而努力，為企業(yè)各項工作的高效開展提供支持。

1.2 面臨挑戰(zhàn)

在社會取得信息數(shù)據(jù)化發(fā)展的背景下，企業(yè)每天需要完成海量數(shù)據(jù)信息收集，形成的檔案內(nèi)容繁復(fù)、冗雜，不僅包含外部政策信息、市場信息等，也包含內(nèi)部經(jīng)營業(yè)績、人事任免等，給檔案分類整理、分析帶來了較大難度[1]。對于人員來講，需要完成文本、圖像等數(shù)字內(nèi)容的數(shù)據(jù)化加工，做到有效進行數(shù)據(jù)分類、識別、標(biāo)引等，從中提煉出有價值的信息，確保能夠較好為企業(yè)管理決策制定提供依據(jù)。但長久以來企業(yè)在檔案管理方面都未能配備足夠多的人才，現(xiàn)有人員無論是管理理念還是業(yè)務(wù)水平等各方面都存在一定局限性，難以適用信息化發(fā)展趨勢，在檔案管理方面僅能簡單進行掃描儀、計算機等設(shè)備操作，難以引入大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)推動企業(yè)檔案管理工作創(chuàng)新。此外，電子檔案更容易被復(fù)制和篡改，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境較為復(fù)雜的情況下，容易出現(xiàn)企業(yè)信息泄露或失真等問題，給企業(yè)經(jīng)營活動帶來安全風(fēng)險。

2 新時代信息數(shù)據(jù)化背景下企業(yè)檔案管理創(chuàng)新策略

2.1 完善檔案數(shù)據(jù)體系，提供綜合性服務(wù)

面對信息時代帶來的各種挑戰(zhàn)，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理理念，通過完善檔案數(shù)據(jù)體系加強信息技術(shù)利用，為企業(yè)提供綜合性檔案服務(wù)。結(jié)合這一目標(biāo)，還應(yīng)將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)體系劃分為數(shù)據(jù)層、工具層和服務(wù)層，通過采取多層架構(gòu)加強檔案數(shù)據(jù)管理和利用。其中，數(shù)據(jù)層用于對企業(yè)各種檔案數(shù)據(jù)信息進行存儲，滿足數(shù)據(jù)調(diào)用需求，要求達到較大存儲容量，同時具備較快響應(yīng)速度和分析能力。而云計算作為分布式、并行式技術(shù)，能夠用于實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)資源配置管理，具有資源共享、按需服務(wù)、快速交付等特征，可以應(yīng)對海量數(shù)據(jù)給企業(yè)檔案管理工作帶來的沖擊[2]。采取云存儲模式，能夠?qū)⑵髽I(yè)檔案統(tǒng)一上傳至云端，完成配套數(shù)據(jù)庫建設(shè)，保證數(shù)據(jù)安全性和完整性，為數(shù)據(jù)信息利用奠定扎實基礎(chǔ)。工具層由各種管理工具構(gòu)成，采取模塊化設(shè)計方式，包含檔案資源管理、流程管理、人員管理等工具。采用檔案資源管理模塊，能夠根據(jù)角色訪問控制權(quán)限進行接口定義，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)權(quán)限有效控制，規(guī)范檔案資源查找、發(fā)布等操作。采取流程管理模塊，可以對檔案開發(fā)涉及的業(yè)務(wù)流程進行設(shè)定，理清各部門間的邏輯關(guān)系，按照邏輯定義進行檔案收集、上傳等操作。采用人員管理模塊，能夠?qū)n案管理人員分工進行明確，收集人員綜合信息，為績效考核、權(quán)限設(shè)定等操作提供支持。服務(wù)層包含各種檔案信息服務(wù)功能，如網(wǎng)站功能可以為用戶在網(wǎng)上檢索檔案信息提供支持，為企業(yè)各部門使用檔案信息提供服務(wù)。除了提供基礎(chǔ)的檔案檢索、上傳等服務(wù)，也可以開發(fā)專項服務(wù)，如在線匯編專題檔案等服務(wù)，分別圍繞企業(yè)財務(wù)狀況、人事狀況、資產(chǎn)狀況等進行檔案數(shù)據(jù)信息匯總、分析，為相關(guān)管理工作開展提供支持。在檔案數(shù)據(jù)體系支撐下，明確企業(yè)需要的服務(wù)，通過開發(fā)對應(yīng)功能明確檔案信息收集、加工、提煉等流程，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息產(chǎn)品的深層次加工，將原本“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ保瑢n案服務(wù)融入企業(yè)經(jīng)營管理活動中。

2.2 建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)智能化管理

想要依靠檔案數(shù)據(jù)體系開展多元化服務(wù)，需要引入先進技術(shù)手段解決檔案信息高效收集、處理和分析等問題。建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，依靠物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等技術(shù)進行檔案在線自動收集、分類和智能整理，可以在提高檔案數(shù)據(jù)存儲密度和管理效率的同時，避免出現(xiàn)信息泛濫、污染等問題，確保系統(tǒng)中各項檔案信息準(zhǔn)確、可靠，能夠為各項管理決策制定提供科學(xué)依據(jù)[3]。實際在系統(tǒng)建設(shè)階段，應(yīng)確保企業(yè)各種信息能夠得到全方位感知，確保各項業(yè)務(wù)活動、經(jīng)濟活動中的信息能夠得到全面、快速收集。在物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)支撐下，可以運用RFID讀寫標(biāo)簽等技術(shù)建立感知網(wǎng)絡(luò)，使標(biāo)簽與檔案保持一一對應(yīng)關(guān)系，配合采用掃描槍、PDA等技術(shù)，能夠做到加強檔案信息跟蹤、監(jiān)控，及時鎖定相關(guān)資料，確保信息能夠得到高效收集。以二維碼等形式進行數(shù)據(jù)收集，可以根據(jù)數(shù)據(jù)類型進行分區(qū)存儲，然后按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式進行各區(qū)域檔案信息的數(shù)據(jù)化處理，保證檔案信息化管理效果。在數(shù)據(jù)處理方面，需加強大數(shù)據(jù)等技術(shù)的運用，依靠智能算法進行檔案數(shù)據(jù)判別，按照流程進行數(shù)據(jù)清洗、挖掘等操作，從中挖掘有價值的信息。在系統(tǒng)建設(shè)實踐中，企業(yè)需要完成信息化集成平臺的搭建，與現(xiàn)有客戶關(guān)系管理系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)等各種系統(tǒng)對接，按照統(tǒng)一數(shù)據(jù)交換方式進行資源整合。配備掃描設(shè)備和計算機等硬件設(shè)施，能夠完成數(shù)字資源系統(tǒng)建設(shè)，由檔案目錄數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫等多種數(shù)據(jù)庫構(gòu)成。在系統(tǒng)軟件開發(fā)方面，應(yīng)明確檔案信息數(shù)據(jù)化加工流程，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集、處理、存儲、歸檔、利用和發(fā)布等操作，通過互聯(lián)網(wǎng)提供無縫連接信息服務(wù)。此外，為方便用戶使用，應(yīng)完成檔案管理智能App開發(fā)，直接通過移動設(shè)備登錄系統(tǒng)平臺，對系統(tǒng)操作流程進行簡化，利用便捷工具實現(xiàn)人機交互，確保能夠迅速完成檔案收集、處理等操作，滿足日常生產(chǎn)資料高效管理需求。

2.3 創(chuàng)新檔案管理制度，保證檔案安全性

企業(yè)檔案信息中包含財務(wù)、業(yè)務(wù)等各方面數(shù)據(jù)，在數(shù)據(jù)化環(huán)境下為保證信息安全，還應(yīng)創(chuàng)新企業(yè)檔案管理制度。作為企業(yè)信息資產(chǎn)，在檔案管理方面首先應(yīng)建立信息保護制度，通過識別關(guān)鍵信息實施重點保護，杜絕出現(xiàn)核心商業(yè)機密泄漏等問題。為此，需要建立重要檔案數(shù)據(jù)庫，劃分為機密區(qū)域出臺專門的信息安全管理規(guī)定，精簡傳播環(huán)節(jié)，安排專門管理人員，并簽訂保密協(xié)議，以免人員在離職后出現(xiàn)泄密行為。針對核心數(shù)據(jù)，應(yīng)定期更新管理范疇，并采取加密處理措施，防止因云服務(wù)商受到網(wǎng)絡(luò)攻擊出現(xiàn)信息泄漏情況。其次，在企業(yè)內(nèi)部共享信息，應(yīng)建立完善安全制度，通過設(shè)置密級和明確傳播范圍規(guī)范檔案信息流轉(zhuǎn)、復(fù)制等行為。引進區(qū)塊鏈技術(shù)，通過將分布式數(shù)據(jù)存儲、加密算法、點對點傳輸?shù)燃夹g(shù)融合在一起，能夠利用時間戳、加密簽名等技術(shù)手段防止數(shù)據(jù)被篡改，保證數(shù)據(jù)真實性和唯一性[4]。按照信息重要級別進行訪問授權(quán)，可以防止非法用戶訪問企業(yè)重要檔案信息，并在發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)泄露等情況時及時追責(zé)。再者，為避免因系統(tǒng)故障等原因出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失等問題，需要建立數(shù)據(jù)備份等管理制度，科學(xué)進行檔案資料保管。通過與大數(shù)據(jù)平臺合作，定期進行檔案數(shù)據(jù)評估與鑒定，也能銷毀無用、老舊檔案數(shù)據(jù)，保證系統(tǒng)高效運行，為檔案管理創(chuàng)造安全環(huán)境條件。此外，需要建立檔案信息審計制度，根據(jù)審計周期對檔案管理系統(tǒng)、用戶操作等各方面進行安全評估，確定企業(yè)在檔案信息管理方面承擔(dān)的風(fēng)險。在系統(tǒng)安全監(jiān)測方面，可以利用安全軟件實施管理，根據(jù)軟件記錄信息進行安全風(fēng)險評估。在人員行為評估方面，應(yīng)對檔案上傳、使用、存儲等操作是否規(guī)范、合理進行評估，完成檔案信息可信度、真實性等各方面的驗證。根據(jù)評估得到的安全漏洞和風(fēng)險等級等信息，采取相應(yīng)的風(fēng)險防控措施，如對檔案管理環(huán)節(jié)進行優(yōu)化、引入安全技術(shù)等等，可以保證企業(yè)檔案數(shù)據(jù)安全、可靠。

2.4 打造優(yōu)質(zhì)人才團隊，推動管理高效化

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新工作的開展，需要專業(yè)管理團隊的支持。隨著互聯(lián)網(wǎng)、云計算等科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理也應(yīng)當(dāng)向著互聯(lián)網(wǎng)+的方向發(fā)展，要求管理人員可以達到較高業(yè)務(wù)水平的同時，具備較強的學(xué)習(xí)能力，可以通過學(xué)習(xí)和運用新知識、新技能明確企業(yè)未來發(fā)展方向，高效開展檔案管理工作。因此結(jié)合信息數(shù)據(jù)化背景，應(yīng)盡快組建有創(chuàng)新意識的管理團隊，結(jié)合新時期企業(yè)檔案工作開展需求探尋創(chuàng)新路徑。為此，企業(yè)應(yīng)面向高校、社會聘請數(shù)據(jù)分析處理方面的信息技術(shù)人才，參與到企業(yè)檔案管理工作中，按照創(chuàng)新計劃加強大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的學(xué)習(xí)和運用，推動企業(yè)管理工作改革創(chuàng)新發(fā)展。與此同時，面向企業(yè)內(nèi)部人員應(yīng)開展相關(guān)技術(shù)培訓(xùn)活動，傳授Hadoop、MapReduce、機器學(xué)習(xí)等信息處理知識和技能，確保檔案管理人員同時掌握檔案管理知識和信息技術(shù)，熟練在大數(shù)據(jù)平臺上使用各種數(shù)據(jù)分析工具，提高檔案收集、整理、分析和利用效率。考慮到目前大數(shù)據(jù)領(lǐng)域的專業(yè)人才較少，企業(yè)也可以加強與技術(shù)服務(wù)機構(gòu)合作，共同組建人才隊伍完成檔案管理系統(tǒng)開發(fā)，為企業(yè)內(nèi)部檔案管理人員高效開展大數(shù)據(jù)分析等業(yè)務(wù)提供專業(yè)技術(shù)指導(dǎo)。在人才團隊建設(shè)期間，為徹底轉(zhuǎn)變檔案管理人員思想，提高人員對大數(shù)據(jù)等技術(shù)的重視程度，可以由企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)作為團隊第一負責(zé)人，引領(lǐng)團隊做好檔案管理創(chuàng)新規(guī)劃，按照計劃開發(fā)新的檔案服務(wù)模式。日常在培訓(xùn)活動中，也需要加強人員教育，并通過考核管理將培訓(xùn)成績與員工業(yè)績掛鉤，提高員工參與培訓(xùn)活動和創(chuàng)新工作的積極性、自覺性，能夠自覺學(xué)習(xí)新技術(shù)、新理念和新技能，助力檔案管理創(chuàng)新工作開展。通過系列培訓(xùn)，根據(jù)員工表現(xiàn)推行淘汰制，確保可以適應(yīng)數(shù)據(jù)化背景的人員擔(dān)任重要崗位職責(zé)，才能通過技術(shù)賦能落實檔案管理創(chuàng)新要求。

3 結(jié)束語

在信息數(shù)據(jù)化背景下，企業(yè)還應(yīng)創(chuàng)新檔案管理思路，在把握發(fā)展機遇的同時，應(yīng)對各種挑戰(zhàn)，確保檔案信息價值能夠得到充分體現(xiàn)。在實踐工作中，應(yīng)從服務(wù)企業(yè)角度出發(fā)建立檔案數(shù)據(jù)體系，加強檔案資源利用和共享管理。為做到自動、全面收集檔案信息，需要建設(shè)專門的管理系統(tǒng)實現(xiàn)智能化管理，并通過創(chuàng)新制度保證檔案安全性。打造專業(yè)管理團隊，科學(xué)運用各種信息技術(shù)手段推動檔案管理創(chuàng)新，能夠全面提高檔案管理水平。