高校圖書館數字資源采購規范與管理

楊偉華,陳婧偲

（貴州商學院圖書館，貴州貴陽 550000）

一、高校圖書館數字資源建設現狀

（一）高校圖書館讀者閱讀模式改變

隨著讀者對數字閱讀接受程度不斷提升，閱讀體驗更加注重高效檢索、操作便捷與高存儲性。以貴州商學院圖書館為例，截至2021年1月數字資源使用增長量已遠遠高于紙質圖書借閱量，圖書館傳統文獻服務手段和服務效能逐漸跟不上讀者多樣性的信息化需求，因此近年來高校圖書館在數字資源建設經費占文獻資源總建設經費的比重越來越大，數字化服務在圖書館信息服務中的地位不斷攀升。根據964所高校提供的數據，2018年高校圖書館數字資源的購置費用達32.57億元人民幣，平均每所學校為337.8萬元人民幣，占到圖書館平均資源購置經費的60.6%，但在經費持續加大投入的情況下圖書館數字資源的管理與應用卻存在著不同程度的問題。

（二）數字資源市場亂象叢生，圖書館甄別困難

數字資源建設本是圖書館智慧化建設的先決條件，圖書館作為高校的文獻情報中心，文獻資源的豐富程度決定了能夠提供服務的廣度，當資源達到一定量級才可能向信息化、智慧化等精細服務上延伸，所以對于圖書館來說科學合理地采購數字資源尤為重要，但數字資源市場產品及定價混亂問題至今仍未得到根本解決。據2015年《全國數字資源行業廠商名錄》資料顯示，注冊登記的數字資源廠商共計166家；據不完全統計，2020年全國數字資源廠商已近千家，面對良莠不齊且海量的數據庫資源，圖書館采購人員難以甄別出與學校教學專業發展相適宜的數字資源，往往以個人經驗作為評判標準。

二、地方高校圖書館數字資源采購存在的問題

（一）地方高校圖書館數字資源采購管理缺乏連續性、整體性、科學性

數字資源采購形式較為特殊，采購流程不同于紙質圖書，主要體現在資源載體的虛擬性、資源輸出的多樣性（文檔、有聲讀物、音視頻等）以及驗收方式的非常規性，一方面由于各個高校網絡信息化建設程度不盡相同，地方院校普遍暫時不具備數字資源鏡像存儲的條件，大多采用遠程訪問和定點登陸結合的方式（涉及后期調試與維護），因此數字資源采購從性質上更類似于服務采購。

另一方面，圖書館在制定數字資源采購計劃前應當包含完整的項目論證流程，以充分保證數字資源的連續性及完整性，但由于圖書館沒有針對數字資源采購制定專門的采購論證流程，在資源采購前期可量化的佐證數據不足已成為困擾圖書館對數字資源評價管理的一大難題，加之圖書館為了跟上學校的整體發展規劃，其所在院校新開設的學科專業時圖書館對新增數字資源的采購缺乏充分嚴謹的論證，有的數據庫并沒有長期試用就納入新增采購計劃，用戶是否對此數據庫產生使用習慣？資源利用率情況、單篇次使用成本如何？是否有閱讀推廣活動支撐？不難發現，如果圖書館前期沒有充分調研就盲目為了新增而新增的話，資源利用率低下幾乎成了必然的結果，又或者直接照搬其他高校圖書館采購的數字資源，為了加快推進無原則的“拿來主義”，并沒有與所在高校學科專業特色相結合，導致一些新增數字資源陷入利用率低下—無法滿足讀者需求難以推廣—利用率低下的惡性循環，訪問量、下載量也都達不到圖書館采購計劃的使用預期，圖書館最終不得不考慮刪訂、另行調整采購數據庫的解決方案，無法保證資源的連續性。

當然，除此之外圖書館自身采購經費預算調整、數據庫自身資質未能通過審核等原因也可能造成刪訂的情況。

（二）高校圖書館數字資源缺乏評價體系

圖書館對數字資源利用評價指標較為單一，以貴州商學院圖書館為例，目前對數據資源管理仍需要定期手工導出，利用率參考數據主要體現在數據庫的訪問量、下載量兩項指標，采購人員可通過對一個時間段內訪問量以及下載量指標的數據推算數字資源大致單篇文獻使用成本。

而基于以上指標對數據資源的管理評價出現了三個問題，一是對于查閱國外文獻的需求而言，專業學科針對性較強的數據庫利用率指標通常遠低于同類型泛用數據庫（也受用戶使用習慣影響），訪問量及下載量數據雖然能基本反映單次使用成本，卻無法真實反饋數據庫對項目課題影響因子以及產出貢獻，以貴州商學院為例，Springer、EBSCO數據庫訪問量及下載量遠遠低于CNKI、超星發現平臺，但并不能因為上述指標數據判定某一個數據庫不值得采購，因此圖書館采購人員在采購立項時不能“一刀切”，僅通過利用率指標作為數據庫刪訂調整的評判標準，還應與學科帶頭人、教研室主任、科研人員等積極溝通，征求其實際需求形成書面報告，為最終采購決策提供有效參考依據。

二是數字資源管理評價標準尚未統一。目前數字資源呈現形式主要分為學位論文、電子圖書、期刊、題庫、音視頻、年鑒圖表，不同資源類型統計標準必然存在差異，如音視頻利用多以頁面訪問次數為單位，配合總收看時長數據可得平均單頁收看時長，而學位論文及期刊多以單篇文章瀏覽、下載次數為單位，題庫類型資源統計標準又多以頁面訪問次數為單位，5千次的音視頻訪問量與5千次的期刊訪問量數據不具有可比性，標準差異導致數字資源不能采用定量分析法，存在決策者被指標數據誤導的情況。

三是由于大部分數據庫利用情況的統計報告只能通過數字資源廠商后臺訪問生成導出，廠商拒絕提供圖書館數字資源統計的接口，這種方式著實減輕了數據安全隱患，同時降低了廠商維護成本，但對于圖書館而言統計報告的透明度也隨之大大降低，在評價指標本就較為單一的前提下，是否存在著數據廠商為了讓圖書館相信自身產品市場用戶認可度高而偽造虛假后臺統計數據的行為？圖書館有充分理由對提供數據的真實性保持懷疑和警惕。

（三）高校圖書館數字資源流程缺失

師生作為高校圖書館的主要服務對象，數字資源采購應與院校學科發展規劃、“高校人才培養方案”涉及的專業課程密切結合，圖書館采購人員在采訪工作時不提前了解所在院校學科專業建設方面的遠景規劃，沒有和院系打通文獻需求的“橋梁”，高校圖書館將成為“信息孤島”，走入重藏不重用的“死胡同”。

另一方面，圖書館如果不重視對所在院校學科專業的采訪工作，長期來看采購的數字資源將不適用于未來的學科發展方向，由于資源不適用造成資源利用率下滑，從而導致資源建設結構的不合理，采購經費被浪費。

三、建立數字資源采購管理流程

（一）建立規范數字資源采購體系

盡管各所高校圖書館受信息化建設規模與建設預算等因素影響體量上有所差異，數字資源采購流程也不盡相同，但都以“滿足讀者需求為中心”為服務主旨，并逐步貫徹實施到數字資源采購流程中去。圖書館從開通數字資源試用上架時用戶就開始與數據庫產生了關聯，換而言之，如果圖書館事先對擬開通試用的數據庫缺乏前瞻性，沒有對學校學科建設進行有效跟蹤規劃，后期在數據廠商推介時圖書館采購人員便更加無法進行準確判斷，認為每個數據庫都有試用的必要，從而造成用戶被已試用數據庫使用方式、操作習慣綁架的情況，致使圖書館在資源采購時陷入被動的局面。

可以確定的是，數字資源采購體系應具備科學性、完整性、合理性、連續性，流程從數字資源試用開始，乃至評選論證、采購計劃申報、項目立項、項目審核、實施招標、合同規范、付款、正式使用，直至建立評價體系形成良性閉環機制。采購人員依照標準化流程進行采購，以規范化的機制指導采購工作，這樣不僅能夠提升所采購數字資源的利用效率，也能夠讓數字資源采購流程更加科學合理。

1.前期采購準備工作

通常數字資源采購需要經過一定期限的試用程序才具備參考價值，但參考依據不應只著眼訪問量、下載量及瀏覽時長。一是圖書館應定期采訪校內院系學科帶頭人、科研部門、學報編輯部及骨干教師聽取相關訴求，切實做好調研工作并對采購建議梳理匯總形成書面報告，二是對擬購新增數字資源與已購數字資源進行比對，盡量避免內容過多重復，盡可能將采購經費優化運用，三是圖書館采購人員應選擇與學校學科專業課程契合度較高的數據庫，堅守職業道德、盡職履責，杜絕無原則的拿來主義，在這一過程中圖書館需要平衡滿足學科需求與資源采購多樣性的矛盾，因為精準化服務必然造成服務覆蓋面的降低。

2.采購進行中的審核工作

在數據庫試用后讀者反饋良好且具有師生一定認可度的數字資源，圖書館采購人員應建立數據庫資源利用統計臺賬定期記錄，通過專業工作人員的評估，評估通過后方可納入年度采購計劃。

數字資源從采購方式來看，通常以單一來源采購、政府公開招標兩種方式實施采購，如通過政府公開招標方式高校圖書館一般通過整體數字資源項目包的形式進行政府公開招標，涉及項目包的數據廠商通過應標的方式提供滿足招標文件參數的對應產品，由于該采購方式單一，一家數據廠商是難以滿足招標文件所有參數要求的，即需要多家供應商共同響應招標文件要求的內容，因此可能出現單家供應商不應標導致整體廢標的情況，嚴重影響到圖書館采購工作的進度。另一種單一來源采購則相對更適用于圖書館，但在采購前期須將擬采購的數據庫產品逐個進行標準化的論證工作，逐一論證通過后才能夠進入采購流程，為此圖書館采購人員須對項目的采購進度具備把控能力，制訂計劃實時跟進并且嚴格對照學校合同規范監督供應商。

3.采購后管理工作

數字資源經過規范化的流程完成采購后，圖書館應及時對照合同約定條約檢查數據庫內容、錄入數字資源使用列表，并定期收集相關統計使用信息對數據庫進行評估，制定數據庫的新增、管理計劃。圖書館可在采購招標文件加入履約保證金條款，對于使用期間故障頻次較高的數據庫，通過合同條約加強對數字資源廠商的約束性。

（二）建立數字資源管理機構及評價擴展

1.建立規范管理機構

鑒于數字資源的建設周期長、采購流程繁瑣，圖書館需成立數字資源采訪專項委員會或工作組并完善組織架構，應包含館長（專項工作機構領導）、采購人員、參考咨詢人員、宣傳推廣人員、技術運維人員、學術跟蹤人員及審計人員，制定明確的采購制度和流程規范，明確具體崗位職責，科學分配工作任務。采購人員需對各類型數字資源的試用情況及做好市場調研，知曉數據庫資源內容、檢索功能的優劣勢,橫向對比同類產品計算采購成本,再根據連續性、整體性等原則提出采購計劃；參考咨詢人員就資源采購計劃提出建設性意見，根據采訪結果調整實施方案；技術維護人員就信息技術可行性提出具體建議；館長統籌各職能工作人員意見選擇決策方案；審計人員負責監督整個資源采購流程的合規性；宣傳推廣人員則負責數字資源的宣傳推廣等工作。

2.數字資源評價擴展

圖書館數字資源統計功能不應局限于訪問量、下載量，加入用戶登錄次數、用戶滿意度、使用時長等數據的收集可以更加全面地體現數字資源整體利用情況，如每位讀者瀏覽過的頁碼數、播放音視頻時長、有效做題數量，甚至數字資源使用故障發生率等數據，以便圖書館能夠周期性對所有數字資源的數據進行比對分析，盡量準確地反映每個數字資源的實際情況，進而幫助決策者作出科學合理的判斷。另外，針對不同形式的數據庫還應關注數據庫內容、檢索功能完善程度、綜合成本、遠程訪問速度、數據庫穩定性以及售后服務響應情況，近年來美國研究圖書館學會（ARL）啟動的E-Metrics項目指標體系也逐漸運用到圖書館對于數字資源統計與測評的運用中，如數字參考咨詢占全部參考咨詢的比例、數據庫中被利用過的記錄數等較為新穎的參考指標，通過多維度評價指標的綜合定性分析，最終相對完善、客觀地反映數字資源的管理與評價，形成圖書館數字資源動態管理機制。

四、結束語

圖書館數字資源的評價是一個復雜的問題,數字資源建設與管理面臨著諸多困境。筆者認為，圖書館應注重數字資源采購流程的規范化，完善數字資源管理評價指標系統，才能反映出圖書館數字資源建設發展的真實水平，進而優化資源采購。