大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理創(chuàng)新研究

李海枯

（福建省漳州市就業(yè)服務中心，福建漳州 363000）

隨著網(wǎng)絡技術的發(fā)展，目前我們正處在一個大數(shù)據(jù)背景下，信息量變得更加巨大，同時其更新速度也在不斷地加快。所以我們需要在大數(shù)據(jù)背景下對電子信息檔案管理工作做出進一步的創(chuàng)新。電子信息檔案通過對信息的收集、整理、分類、鑒別等環(huán)節(jié)對重要的信息進行進一步地分析和利用。所以電子信息檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展起到了重要的意義。但是縱觀目前的電子信息檔案管理還存在著諸多問題，本文就問題出發(fā)進行分析探究，提出一些創(chuàng)新策略，提升管理的效果和質(zhì)量，促進企事業(yè)單位更好地發(fā)展。

一、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的意義

（一）保護企事業(yè)單位信息安全

電子信息檔案承載著企事業(yè)單位的各種文件資料和業(yè)務信息，有的甚至涉及到了一些具備法律效力的機密性文件，所以這些資源一旦出現(xiàn)了泄露或者丟失，肯定會給企事業(yè)單位造成嚴重的損失。所以為了能夠進一步確保企事業(yè)單位信息的安全性，我們應該落實大數(shù)據(jù)背景下的信息檔案的管理，這樣可以確保檔案信息管理工作更加安全可靠。

（二）穩(wěn)定各個行業(yè)健康發(fā)展

電子信息檔案涵蓋了社會的各個行業(yè)，而且也是各個企事業(yè)單位重要的信息資源，這些信息不僅僅關系到了企事業(yè)單位的發(fā)展，同時也影響到了整個社會的發(fā)展方向和發(fā)展的態(tài)勢，如果能夠進一步加強電子信息檔案管理工作，使得檔案信息管理工作更加科學和有效，這樣就可以進一步穩(wěn)定各個行業(yè)，使其健康地發(fā)展。

（三）有助于保密公民個人信息

在大數(shù)據(jù)背景下，公民的個人信息已經(jīng)成為了我們衣食住行重要的依據(jù)。而且公民個人信息也是借助電子檔案的方式存在相關部門的系統(tǒng)中，如果電子信息管理存在著不妥善的地方，就很容易造成信息的泄露，使得公民個人的隱私被曝光，這肯定會給公民日常生活造成一定的困擾，也會給不法分子實施犯罪留下一定的機會，無法有效地維持社會的穩(wěn)定。所以落實高效的電子信息管理，可以保密公民的個人信息。

二、傳統(tǒng)電子信息檔案管理存在的弊端

（一）管理形式相對單一，工作效率無法得到提升

我國的人口相對較多，勞動力的費用比較廉價。所以在傳統(tǒng)的電子信息檔案管理當中，大部分的企事業(yè)單位會采取大量人工落實工作，希望可以彌補管理上面的不足。傳統(tǒng)電子信息檔案管理的模式是比較單一的，只能借助人工操作和管理，檔案的管理人員也就是將大量的電子檔案進行匯總和保存，這樣肯定會耗費大量的人力和時間。另外因為檔案管理人員在工作中需要面對很多的信息檔案，這樣就很可能出現(xiàn)工作懈怠或者疏漏等情況，也就給電子信息檔案管理工作留下了很多的問題。

（二）管理模式相對零散，容易造成資料殘缺

傳統(tǒng)電子信息檔案管理的模式是比較零散的一種管理，這樣就在很大程度上降低了管理的成本，無法有效地提升管理的效率。零散的管理模式，主要是各個企業(yè)還有部門分別管理相關的電子信息資料，如果在查閱某一方面的電子信息檔案，需要得到全面的資料的時候就必須要到各個企業(yè)還有部門中去進行收集，資料就會在各個地方進行往返，這樣就很容易導致資料不全，或者中途破損以及丟失的情況。

（三）管理不全面，容易導致資料的丟失

在電子信息檔案管理的過程中，檔案資料的變更還有傳遞途徑都是需要明確記錄，這樣就會形成電子信息檔案登記信息，但是電子信息檔案登記信息并不全面，所以就會出現(xiàn)一些重要的資料在進行歸檔、外借的時候出現(xiàn)混亂的情況。而且傳統(tǒng)電子信息檔案登記信息的時候雖然借助了計算機，但是人員在記錄中也會出現(xiàn)登記不及時或者其他的錯誤情況，這樣就很有可能造成資料的丟失。

（四）管理不精細，應對海量信息吃力

隨著信息和網(wǎng)絡的推動，大量的信息涌現(xiàn)出來，使得電子信息檔案資料逐漸增多，面對大量的信息檔案，如果還是采取傳統(tǒng)的管理模式，肯定會大幅度增加工作人員的工作量，也需要大量的工作人員，這樣就會形成很大的工作壓力，使得人員對工作更加懈怠。傳統(tǒng)電子信息檔案難以實現(xiàn)全面、系統(tǒng)、精準的管理目標，這和電子信息檔案管理的初心背道而馳。管理上面不夠精細化，無法真正地應對如此多的信息。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案信息化管理模式構建

（一）建設檔案信息資源

大數(shù)據(jù)技術在檔案信息資源管理中的應用一定要注意借助紙質(zhì)文獻資源來構建主體，其中涉及到了檔案的記錄有檔案信息的采集和特色檔案資源建設等方面的內(nèi)容。檔案資源建設需要面向不同的服務對象，可以給予他們一定的資源支持，發(fā)揮出自己的功能在這個過程中發(fā)揮出資源的優(yōu)勢，讓檔案資源符合人們的需求。同時需要考慮檔案部門的人力和物力是有限的。借助檔案資源為核心的檔案管理模式構建一定要滿足檔案信息查詢的需求，同時還應該滿足檔案文獻的查詢需求。對于不同的部門檔案信息的查詢需求也要注意和其他的服務機構和政府部門進行結合，提供必要的服務保障。要注意和其他領域檔案信息化服務加以區(qū)分，滿足不同需求用戶對于資源獲取的相關需求。

（二）建設檔案數(shù)據(jù)庫

目前大數(shù)據(jù)檔案管理模式已經(jīng)逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)榱诵畔⑹褂谜邔τ谫Y源的開放性的需求。檔案管理部門是檔案資源體系中非常重要的部分。目前應該努力構建檔案數(shù)據(jù)路，將存儲的數(shù)據(jù)更廣泛地面向廣大的受眾，為其提供優(yōu)質(zhì)的資源服務。同時為了能夠滿足不同使用者的需求要促進資源的開放性，在這個基礎上構建檔案數(shù)據(jù)庫，針對不同方面的檔案資源需要提供保存服務，注重和社會的一些網(wǎng)站建立對接關系，這樣可以發(fā)揮出檔案資源的時效性優(yōu)勢，同時也可以拓展檔案資源的服務范圍，滿足受眾個性化的需求。

（三）對各類檔案資源完成采集和加工存儲

對于分散的檔案資源需要進行采集加工和重組。針對大量的資源要注重將這些分散的資源進行重新整合和進一步加工。尤其是對于大量開放的科學數(shù)據(jù)要進行及時地采集，能夠借助大數(shù)據(jù)從海量的數(shù)據(jù)中心提出高質(zhì)量的信息，然后進行優(yōu)化，這樣可以為受眾提供更多具有參考價值的檔案信息。在這個過程中可以應用數(shù)據(jù)采集技術對于分散在各個網(wǎng)絡空間的檔案資源進行采集，然后借助分布式數(shù)據(jù)庫技術對于數(shù)據(jù)完成存儲。建設一個科學的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，這樣能夠為受眾提供需要的信息，并且可以借助相關的手段實現(xiàn)信息的共享，達到大數(shù)據(jù)分析技術和資源共享之間的綜合。

四、大數(shù)據(jù)背景下電子信息檔案管理的創(chuàng)新途徑

（一）加強大數(shù)據(jù)技術的應用

在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)及時憑借著高效地處理大量數(shù)據(jù)的能力在各個行業(yè)得到了廣泛應用。為此企業(yè)相關的單位在進行電子信息檔案管理的時候應該加強對大數(shù)據(jù)技術的應用，對于大數(shù)據(jù)進行電子信息的采集和相關的處理，這樣可以在一定程度上節(jié)約人力物力，從而提升電子信息檔案管理的質(zhì)量和水平。應用大數(shù)據(jù)技術可以對大量的數(shù)據(jù)信息進行快速準確地分析和處理，使得數(shù)據(jù)信息的分析可以更加全面，做到精準和細致地對數(shù)據(jù)的歸類和分析，這樣可以在很大程度上降低人工成本[1]。比如某城市血站利用大數(shù)據(jù)技術構建了一個獻血者的電子檔案管理系統(tǒng)，這個系統(tǒng)的建立解決了獻血者、獻血量這些數(shù)據(jù)信息的核算工作，這樣就解決了核算數(shù)據(jù)困難的問題，也避免了人工核算的時候出現(xiàn)各種錯誤的情況。而且借助大數(shù)據(jù)技術，檔案管理相關的人員也可以對檔案信息按照涉密和非涉密標準做出一定的要求，這樣能夠保證檔案信息進行針對性地錄入，提升檔案管理的安全性。

（二）積極改進檔案管理的模式

在傳統(tǒng)的檔案管理當中，很多的企業(yè)和單位會采取分散管理的模式，這樣就可能導致電子信息檔案在管理的過程中出現(xiàn)遺漏或者丟失的情況。那么作為企業(yè)還有單位必須要對檔案管理的模式進行改進，為了提升管理的效果和質(zhì)量，可以采取集中管理這樣的模式，落實電子和紙質(zhì)相結合的管理。通過開展這樣的管理模式能夠?qū)?shù)據(jù)進行有效的登記和保存，而且也可以利用大數(shù)據(jù)技術對于電子信息數(shù)據(jù)進行增加、刪減、修改和查詢，這樣就可以在很大程度上提升工作人員工作的效率。與以往分散的管理模式不同，集中管理模式雖然需要專門的電子檔案管理部門和人員，在管理的成本上有所增加，卻從根本上確保了電子信息檔案資料系統(tǒng)性和完整性。目前網(wǎng)絡技術也在不斷地深化，計算機的運用能力也得到了進一步地優(yōu)化，所以集中管理可以進一步實現(xiàn)電子檔案平臺共享和實時傳遞，也就弱化了這種管理模式成本高的問題，實現(xiàn)了社會和經(jīng)濟效益的雙贏[2]。

（三）促進紙質(zhì)和電子融合管理

傳統(tǒng)電子信息檔案管理是借助計算機操作的，但是管理的對象是紙質(zhì)的檔案。紙質(zhì)檔案在管理方面存在著一定的優(yōu)勢，資源相對固定，而且保存的時間比較長。但是目前我們已經(jīng)進入到了一個信息大爆炸的時候，大量信息不可能都實現(xiàn)紙質(zhì)化，但是電子化的信息可以承載更多的信息量，也可以完成對數(shù)據(jù)的刪減工作，提升信息資源更新的速度。所以在落實電子信息檔案管理的過程中要能實現(xiàn)紙質(zhì)和電子檔案的融合，做好電子和紙質(zhì)的雙備份，并且普通檔案資料可以只保留電子化的檔案，發(fā)揮出兩者的優(yōu)勢，這樣可以提升管理的效率。

（四）制定電子信息檔案登記制度

為了進一步提高電子信息檔案管理的水平，企業(yè)還有相關的單位需要從檔案管理的準備工作開始入手，對電子檔案完成好登記方面的工作，使得檔案登記管理的過程更加規(guī)范、具體、精細化。作為企業(yè)檔案管理相關人員必須要認識到在檔案登記的過程中禁止出現(xiàn)各種矛盾的檔案登記的過程，使得檔案登記流程盡可能規(guī)范化[3]。另外檔案管理工作人員一定要嚴格按照企業(yè)的制度還有相關的標準對電子信息檔案完成登記，明確具體的流程和操作方法，這樣才能確保檔案登記時候更加具體。最后作為檔案管理人員在進行檔案登記的時候一定要確保對電子信息檔案做到詳細地記錄，這樣在進行電子信息檔案管理和使用的時候會更加方便，使得檔案的登記更加詳細和準確。制定好檔案電子信息登記具體操作流程，確保整個流程前后銜接的有效性，避免出現(xiàn)重疊的環(huán)節(jié)，這樣可以減少登記時候的步驟，保證檔案信息登記時候的詳細準確，可以根據(jù)關鍵詞快速地找到需要的電子信息檔案。登記每個步驟必須要有明確的內(nèi)容和規(guī)范，這樣才能保證為電子信息檔案管理人員提供一定的行為指南，提升管理的效率。

（五）加強檔案管理隊伍建設

電子信息檔案管理處應該招聘具備計算機技術的專業(yè)性人員，從事電子信息檔案管理的工作，積極引入先進的電子信息檔案管理設備，積極組織管理人員參與相關的培訓，讓管理人員能夠多了解行業(yè)相關知識，掌握行業(yè)技能，這樣才能進一步優(yōu)化檔案管理工作，為檔案管理工作提供需要的人才。在招聘檔案管理人員的時候，應該招聘那些既具備檔案管理知識，又具備計算機知識的人員，在大數(shù)據(jù)背景下作為電子信息檔案管理人員一定要具備檔案管理的能力，也要具備電子信息檔案接收、分類和修復的能力。在對在職的檔案管理人員進行管理的過程中應該加強對這些人員的培訓，培訓他們對于大數(shù)據(jù)技術的應用，提升工作人員電子信息答案管理的能力。企業(yè)和相關的單位需要構建一個檔案管理部門的內(nèi)部競爭機制，借助考核來調(diào)動員工工作的積極性，提升管理隊伍的質(zhì)量[4]。只有不斷地提升工作人員的工作質(zhì)量和水平，才能真正地為檔案管理工作提出更創(chuàng)新的管理方法。

五、結束語

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下信息技術得到了廣泛的應用，對電子信息檔案管理的要求也有了新的變化。傳統(tǒng)的電子信息檔案管理模式已經(jīng)無法滿足社會的需要，面對大量的信息，要創(chuàng)新管理理念，積極采用先進的大數(shù)據(jù)技術手段，才能有效保障電子信息檔案全面和準確，企事業(yè)單位應該積極落實電子信息檔案管理的創(chuàng)新。在對檔案進行創(chuàng)新的過程中可以提升管理的質(zhì)量和效果，進一步提高檔案管理工作的質(zhì)量，推動企業(yè)更好地發(fā)展。本文就檔案管理在大數(shù)據(jù)背景下的創(chuàng)新路徑和管理新模式展開了分析研究，希望能夠給相關的工作人員一些啟發(fā)和參考。