基于財務風險防范的合同全流程管理

張一枝，洪巍，劉慧，衡燁

(1.淮安市第一人民醫院，江蘇省淮安市 223300； 2.南通市口腔醫院，江蘇省南通市 226001)

公立醫院作為市場經濟環境下的經濟實體，不同于一般行政事業單位，隨著收支規模不斷擴大，預算管理成本控制等經濟活動、醫教研防等業務活動、人財物技術等資源配置活動愈加復雜。近年來H醫院對外簽署的經濟合同數量及種類不斷增加，涵蓋建設工程、物資采購、醫療合作、外包服務、場地租賃、托管服務、捐贈協議等領域，其中付款類合同涉及的金額已占據醫院全年業務支出的65%，經濟合同的簽訂和履行成為了公立醫院運營管理的重要組成部分[1]，直接關系到醫院經濟利益。但以往醫院較多關注醫教研業務，對經濟活動疏于管理，本文就近年來醫院在合同管理方面存在的財務風險問題進行剖析，探索加強醫院合同風險防范的實踐方案。

1 醫院合同財務風險控制中應重點關注的問題

1.1 缺少制度保障與歸口管理，合同管理責權劃分不清

雖然國家在醫院內部控制文件中多次提出要加強合同管理，但是由于在各級檢查、評審中沒有針對合同管理出臺具體的評價與考核條款，所以醫院重視程度不夠，并未建立規范科學的管理機制；各部門只負責本部門業務合同的簽訂和管理，沒有統一歸口管理的部門，合同的簽訂和審核人員責權劃分不清，甚至出現在未經法人代表授權的情況下，以部門或科室內部用章代替醫院合同章，擅自簽訂合同的現象，導致合同擬定游離在監管之外。

1.2 缺少經濟效益評估，醫院資金安排被動

合同簽訂時往往并沒有開展多維度的經濟效益評估，部分建設工程類項目由于前期可行性論證不足，需求設計考慮不周全，導致項目擱置，不能驗收結束，預付的資金無法返回，后期還要投入資金重新設計方案[2]。審計部門直到合同履行完畢需要驗收時被告知需要相關審計，對服務類外包合同服務質量是否符合要求，建設工程合同履行中材料使用是否符合前期方案[3]等缺少了全程的跟蹤審計和評估。財務部門更是合同流轉過程的終端，在付款時才知曉業務的發生，而經濟合同一經簽訂就具有法律效應[4]，尤其是付款類合同不再受醫院預算管理、審批權限的約束，財務部門只有被動執行，超預算的合同支出，也使醫院資金管理陷于困境。

1.3 財務條款約定不清，會計信息失真

對于建設工程類合同，為保證工程質量和工期，合同中往往會約定5%～10%獨立于工程造價的質量保證金。諸如此類的合同付款條件、方式，質保金留取的比例以及結算時必需的材料，付款以及開票的信息等，如若在條款中約定不全，都將導致合同付款環節受阻[5]，甚至產生經濟糾紛。例如醫院某合同中付款條件為“協議生效5日內甲方向乙方一次性支付技術服務費”，后因為特殊原因合同終止，但對方仍以此條款向法院提出訴訟。另外如果重要會計憑證缺失，導致長時間不能入賬，也會違背會計信息的及時性原則。

1.4 合同履行與業務環節脫節，難以實現業財融合

業務部門簽訂合同后，往往忽視監控管理，加上信息化手段的缺失，容易造成付款類合同的重復付款或超額付款；對于收款類合同，不及時催繳，導致款項到期未收[3]。如醫院往年將院內場地出租，多家租戶租金及協議中約定由各租戶承擔的水電費未按期繳納，直到階段性財務分析時才發現。如若簽訂與履行不是同一部門，還會造成業務脫節，例如醫院與某公司簽訂的檢驗項目外包檢測服務已到期，但臨床科室仍在向該公司外送項目檢測。

2 合同財務風險防范與管控的措施

2.1 保障財務部門在合同管理中的統馭地位，確保不相容崗位的分離

為防范財務風險，醫院開始重新審視合同管理的重要性，首先明確需要簽訂合同的業務范圍、金額范圍，對合同管理的整個流程均做出相應規定，使合同管理工作有章可循。同時明確財務部門為經濟合同的牽頭管理部門，并負責醫院簽署經濟類合同的統一編號和歸檔；在簽訂環節，財務部門對新簽訂的合同是否在預算內、收付款的條款、合同方的資信和履約能力進行審查[6]；在付款環節，財務部門嚴格核對合同標的、付款條件等內容是否與合同條款一致[7]。各職能部門按照歸口業務范圍負責本部門的經濟合同訂立和管理，各自設置一名合同專員，負責本部門的合同過程管理與存檔，并相應制定了合同專員的崗位職責，將責任落實到專崗，有利于各部門有效配合、相互牽制[8]。

2.2 嚴格執行“無論證、無預算、不采購”，將合同簽訂與預算相關聯

業務部門年度預算編制時，每項與合同相關的預算項目在編制時需標注對應的合同編號；對于新增的物資、設備采購項目，由相關采購部門與臨床專科運營助理一同承擔會審職責，對項目的經濟效益進行評估，形成新的預算項目庫。例如醫用耗材的合同簽訂前首先由采購部門評估是否在陽光采購目錄內、是否專機專用，是否有同類耗材已在使用；如果是新耗材，由醫務部門從是否是省、市重點專科技術開展所必須的角度審核引進使用的必要性；審計部門審核耗材收費編碼，確保合理收費；醫保部門審核是否納入醫保報銷范圍，評估患者費用負擔；專科運營助理調研臨床科室的工作量，為耗材采購量提供數據依據。設備購置由臨床科室提出需求后，專科運營助理從是否是新需求設備、替換設備或增加設備方面評估設備購置的必要性；從準入資質、科室人力、空間需求、工作流程方面評估設備購置的可行性；從工作量、動用率、運營成本方面評估設備購置的成本效益。簽訂新合同時，需填寫預算編號，真正實現“無論證、無預算、不采購”，避免無預算的物資、設備等先入庫使用，后期再辦理付款手續，全面預算管理難以真正落實。

2.3 搭建信息化平臺，實現風險精準防控

應用信息化手段，可以有效規避人工管理的薄弱環節，讓合同管理的制度可以真正落實。醫院開發了合同管理的信息系統，首先在系統內對院內人員、科室以及在履行的合同供應商信息進行初始維護及唯一性檢驗，對于在履行的歷史合同，將合同名稱、金額、簽訂起止日期等信息，通過建立標準化字典模板的形式一次性導入，系統按規則自動生成歷史合同編號；合同文本等文件掃描后以合同編號命名即可與對應合同建立關聯。

2.3.1 擬定階段防控措施。對于新簽訂的合同全程應用信息化管控，在擬定階段由業務部門、財務部門和法律顧問對往年的經濟合同進行梳理，分類制定標準化合同模板，內置在合同簽訂模塊中，視情況將付款條件、違約賠償等相關的經濟條款設置為不可修改條款，合同擬定時只需填寫允許修改或補充的部分，即可自動生成新合同。

2.3.2 審核階段防控措施。由于不同類的合同審批時所需材料不同，系統建設中在附件欄設置文件類別卡片，業務部門對應卡片上傳材料，避免材料缺失，審批人也可迅速對應查看。系統針對不同類別的合同靈活配置審批流，強化審批監管的職能；審批人對合同內容實現在線修改，系統全程留痕；簽訂科室也可結合審批意見線下修改后重新上傳，系統應用OCR功能自動對比前后上傳文本，識別標注修改部分。另外根據填寫的合同對方信息系統可自動關聯合同對方與醫院已簽訂的合同及履行情況，供審批人員進行及時的履約評價。

2.3.3 歸檔階段防控措施。系統可對審核通過的最終版本分配合同編號，編號規則為經辦部門名稱+簽訂年份+部門合同序號+醫院合同總體序號，例如“設備處202102090”；編號和合同份數都會以水印的方式加蓋在合同的每頁文檔上，確保最終經辦部門要求加蓋合同專用章的紙質文本與經線上審批通過的文本相一致，降低財務相關條款被篡改的風險。

2.3.4 執行階段防控措施。系統按收付款計劃設置預警機制，提前10天對將要收付款的合同推送提醒信息，保障經濟合同的按期執行。對于付款合同，按照擬定時錄入的預算項目，實時核銷，付款審批流中的每位審批人都可以清晰了解合同的執行進度以及是否在預算控制內。審批通過后，點擊“生成憑證”即可在會計核算系統中一鍵生成憑證，并關聯相應的合同編號，憑證號也會同時回寫至合同付款記錄中，實現系統聯查。

合同履行金額達到100%的時候，系統會彈出提醒，提示是否確認終止；對于需續簽的合同，點擊相應的續簽按鈕，即可生成新合同并關聯原合同。

醫院通過對合同全流程中財務風險的梳理，建立全面的合同簽訂執行、審核監督機制，增強了各部門在合同管理中的協同性，保障了合同經濟條款的公允有效；應用信息化手段，防范重復付款或超額付款，通過從系統中抽取合同信息，提供可視化、自定義的合同數據分析報表，進一步督促合同的執行和催收，維護醫院經濟利益；并通過將合同執行情況納入績效考核，強化合同執行的監督。因涉及到多次付款的合同較多，下一步醫院還將在合同支付中應用銀企直連技術，按照合同簽訂中錄入的供應商信息，實現“一點即付”，無需付款人員再次登錄網銀輸入供應商信息，降低重復工作強度和錯誤率的同時也可提高工作效率。