ERP環境下全面預算管理改進思考

文/陳淡云（深圳市藍盾防水工程有限公司）

隨著信息技術的高速發展，基于ERP的信息技術得到高速發展，越來越多企業通過ERP實現對全面預算管理的優化。預算管理體系作為幫助企業實現促進資源優化配置的有效方式，基于ERP的預算管理體系能夠有效提高企業的預算管理水平，但是當前真正實現ERP與預算管理融合的企業還不多，因此有必要針對相關工作進行研究，并推動企業的預算管理水平提高。

一、相關概念

全面預算管理是企業對經營管理和財務活動進行合理預測的機制，并通過一系列的控制措施與管理機制，實現企業價值最大化的目標。ERP作為軟件應用，當前已成了企業重要的管理工具，通過ERP能夠加強企業的人力、物力、財力等各方面的資源配置效果，并實現對供產銷各環節數據的統一管控，是對企業內部資源進行有效計劃與控制的信息化系統。

二、ERP環境下全面預算管理的問題與成因

（一）ERP環境下全面預算管理的問題

第一，企業的經營管理活動和預算管理相脫節。很多企業在預算管理的活動中，預算僅能實現事后管控，無法結合各項業務活動開展自動化分析。雖然部分企業建立了ERP系統，但是ERP系統的數據還需要通過手動方式導入系統中，導致信息的分析具有嚴重滯后性，不利于實現對預算數據的動態管控。

第二，預算管理的效率較低。當前還有很多企業通過電子表格的方式編制預算，在預算執行過程中，企業通過電子表格的方式查詢相關額度，還沒有通過信息系統實現對預算的在線編制以及自動化控制，導致預算管理的效率較低、控制力不足。

（二）ERP環境下全面預算管理問題的成因

第一，預算系統和ERP系統融合度較低。雖然很多企業認識到了基于ERP系統開展預算的重要性，但是很多企業在內部ERP系統和其他系統之間的兼容性不足，ERP系統沒有全面覆蓋企業內部的人力資源系統、稅控系統、OA系統等方面，無法實現對企業內部各項數據的集成，不利于為預算管理工作的開展提供保障。

第二，缺乏專業性的綜合人才。基于ERP的全面預算管理工作要求財務人員不僅具有基本的核算知識，還需要具有計算機操作知識，并且各崗位也需要了解計算機操作方法。但是很多企業內部的人員在工作過程中對計算機系統的了解不足，企業缺乏復合型的綜合人才，內部的員工專業素養不足。同時，當前大部分企業注重采購、生產、銷售等環節工作，忽略了綜合性人才的培養，針對ERP的預算管理體系中的各項管理環節要求沒有開展培訓。

三、ERP環境下全面預算管理的改進

（一）ERP系統與預算管理系統的融合

企業通過應用ERP系統，將ERP融入預算管理體系中，實現預算管理的信息化管控，能夠優化企業的各項管理流程，使預算管理工作更加高效、快捷，能夠通過預算實現對企業各項工作的全面管控。

第一，財務人員的思想要由重視短期經濟效益轉向重視戰略。企業內部的全體成員需要適應ERP環境下的預算思維，在管理理念方面需要實現轉變，全面了解ERP系統工作的優勢，熟悉ERP系統的模塊，掌握ERP系統的流程，轉變傳統的管理思路，應用信息技術與財務管理思維提高自身的綜合能力與專業素養，幫助企業達成總體的戰略目標，并根據企業的經營決策方向與戰略導向，不斷優化預算流程[1]。在預算開始之前，需要將各類數據通過ERP系統導入，通過ERP系統的數據集成與接口優化，讓財務人員的思維方式有所轉變，了解信息系統的要求，并將ERP系統的數據與企業經營管理數據相融合，形成整合的管理機制。在ERP系統的環境下，企業將分散的信息系統實現有效整合，財務人員能夠通過信息系統將各模塊的信息及時獲取，實現對財務管理動態的控制，確保數據具有合理性、準確性。其次，在ERP系統的財務模塊下，以數據為中心實現對各類數據的自動化匯總與分類，并且制定符合企業實際的管理系統，實現多維度的數據分析，通過可視化報表獲取各項工作的情況，并將工作的重點轉向為管理層的經營決策提供依據，實現核算會計向管理會計的轉型，為企業價值增值的目標提供幫助。財務人員還需要提高自身的管理意識，發揮導向性作用，在企業內部向全體員工宣傳預算管理工作的重要性，全體員工也需要配合預算管理工作。企業內部的人員需要共同努力，形成愛崗敬業的精神，切實改進預算管理的有效性。最后，財務工作是專業性要求較高的工作，財務人員在開展ERP的管理機制下，通過ERP系統能夠實現對各項數據的有機整合，因此財務部門需要加強與其他部門的溝通。例如在企業內部，新入職員工培訓時，由財務部門的人員宣傳ERP下預算管理工作要求，從而形成全體員工共同參與預算的管理機制。

第二，優化預算分析系統。企業要通過ERP系統實現對預算的控制與分析。首先，優化分析機制。企業需要定期檢查預算分析的公式和取值規則是否符合企業實際，并在ERP下開展預算分析模塊中，對關鍵指標進行動態管理，持續優化關鍵指標數據，通過信息系統能夠自動出具分析報表，節約了人工分析時間，并且能夠確保預算分析工作更具有及時性，通過分析報告提出預算工作改進方案，制定預算管理優化措施，并針對預算建立跟蹤機制，通過ERP系統自動實現跟蹤，實現對預算工作重大差錯的動態糾偏，并幫助各部門分析預算是否執行到位，判斷預算的各類要求是否完成[2]。其次，實現對預算數據的全面預測，分析各類數據對企業整體目標的影響，幫助企業實現未雨綢繆，通過ERP系統幫助企業把握市場發展中的機遇，并針對預算系統建立審批機制，定期分析預算系統數據的合理性，通過自動化分析為企業經營決策提供有效依據。再次，搭建預算模型，關注預算計劃，形成科學的預算模板，動態監控企業的各項支出。通過系統分析各類影響因素，對預算進行全面管控。在編制收入、利潤的預算時，需要結合各類影響預算的因素分析預算編制方法的合理性，并通過財務數據自動實現對預算的預測，通過預算的立項、申請、審批等各環節的全面優化，從預算系統自動調取各項目的信息，并通過ERP系統將預算情況自動上傳到企業預算系統中，使預算管理更加具有高效性。在ERP系統中通過系統自動對比月度、年度數據的完成情況，分析企業預算執行的進度，并分析營運能力指標、盈利能力指標等指標的情況，從而幫助企業優化自身的決策。

第三，建立預算考核與人力資源系統相結合的管理機制。企業需要加強預算管理系統和ERP系統的融合，在此基礎上需要通過ERP系統接口實現各部門信息的融合，以適應信息技術發展的需求。首先，企業需要優化預算的考評機制，在ERP系統的基礎上實現對各類數據的共享，在此基礎上健全考評體系。在系統的模塊中，通過對ERP調整、控制、反饋等各環節的全面銜接，使各部門、各崗位能夠根據自身的權限優化預算活動，并根據信息系統實現對預算的考核，對于預算管理工作中執行效果較好的人員予以獎勵，對違反操作規則的人員予以處罰，以保障企業的預算管理系統實現健康發展。企業需要通過ERP系統和其他辦公系統的集成，實現預算數據的動態生成，能夠簡化考核過程中取數的問題，使績效考評工作更加準確、高效。其次，實現預算考核系統與人力資源系統的結合。企業需要在ERP系統與人力資源系統中建立接口，幫助企業的人力資源部門及時了解預算指標完成情況，并根據預算動態分析考核情況，幫助企業查詢預算中關鍵指標的達成情況，并以考核的結果作為員工調薪、晉升、發放獎金等方面的依據，使考核指標和員工績效更加匹配，使考核更具有可操作性，從而動態完善企業的全面預算管理機制[3]。

（二）優化人力資源體系

預算管理的有效性受到各部門員工的影響，全體員工都需要配合預算管理，人力資源體系的建設也是ERP體系下預算管理工作能夠有效執行的關鍵。

第一，提高ERP的信息化水平。企業在建立ERP系統下優化預算管理體系，要針對預算編制、執行、分析、考評等各環節實現自動化管控，要求預算項目數據流轉要通過ERP系統，再經過授權審批之后方可執行預算工作。例如，預算的調整需要經過ERP系統的流轉，經過相關人員的審批后方可調整，對于未經過系統中人員審批的不允許調整。通過ERP系統涵蓋企業的各項管理環節與管理模塊，優化企業的預算管理各模板，明確各崗位在預算系統中的管理權限。企業需要對預算管理機制進行優化，通過系統設置各崗位在預算工作中的職能。在ERP管理體系下，企業需要實現對企業稅控系統、人力資源系統、預算管理系統等各系統的全面銜接，促使企業的各類數據在企業內部得到高效流轉，從而體現信息化控制優勢。

第二，加強對人員的培養。企業只有確保人才滿足企業的需求，才能切實發揮預算管理機制應有的作用，因此人力資源管理也是基于ERP開展預算工作的重要環節，企業需要加強對專業人才的培養，提高企業人才的專業素養與管理水平，通過合理設置企業內部各層級人員的權限，確保企業內部的所有人員能夠按照工作要求開展工作，并結合企業的發展優化人力資源管理體系，從而幫助企業實現可持續發展的目標[4]。首先，預算管理強調全員參與，因此各崗位都需要全面參與到預算管理中，企業需要明確各崗位在預算工作中的要求，建立激勵約束機制，結合各崗位的工作特點開展獎懲。其次，加強對ERP下預算管理要求的培訓力度。基于ERP的預算管理要求企業全體人員了解管理要求，企業應該針對預算管理的相關人員開展定期培訓，要求相關人員了解預算管理工作的知識與自身的職責，以更好地參與到預算管理工作中，并促使ERP系統和預算管理系統銜接。再次，建立合理的獎懲機制。企業需要針對各人員在預算管理中發揮的作用開展考評，并針對員工的考評落實獎懲機制，提高員工工作積極性，促使各層級人員主動按照預算管理工作要求開展自身的工作。最后，企業在獎懲中要注重短期激勵與長期激勵的要點，短期激勵是以短期內的績效工資、獎金為基礎，實現對各類工作的有效獎懲，并將預算管理的責任主體和預算工作效果銜接。長期激勵是通過股權激勵、期權激勵等方面的方式激勵優秀人才。例如企業通過對企業內部的優秀人員及管理層發放一定的限制性股票，實現員工利益與企業利益的捆綁。

（三）優化預算指標體系

企業設置預算的指標體系，需要結合企業的生產經營各環節特點進行全面設置。

第一，設置基于平衡計分卡的指標體系。企業在基于ERP角度設置預算指標時，指標要對戰略的達成具有促進性作用。首先，企業可以通過平衡計分卡的方式，從財務、客戶、內部流程、學習與成長角度設置相應的指標，并從ERP系統中直接獲取各類指標。例如客戶類指標包括市場份額、客戶滿意度等；學習與成長指標包括員工培訓時長、員工專業職稱等。通過這一方式，能夠避免過于注重財務指標而忽視非財務指標的問題。其次，需要在ERP系統下設置細化的指標，結合各類指標對企業的影響，在ERP系統中設置相應權重，結合企業戰略目標分析企業管理達成情況，通過各項指標全面考評并予以獎懲，實現對員工的有效激勵。

第二，通過數據集成調取關鍵指標。隨著信息技術的高速發展，預算管理體系的重要性也在凸顯，企業需要通過構建專業的數據集成平臺，避免數據之間孤立的問題，實現對數據追蹤分析與實時傳遞，幫助企業實現預算工作的順利開展。首先，企業要優化系統集成機制，企業基于ERP的管理系統需要與其他系統之間建立接口，通過建立數據接口實現數據的交互與實時傳遞，提高管理流程效率，并且通過數據系統的優化，實現對各模塊的全面整合。其次，對預算的結果進行動態分析。通過預算系統，能夠自動調取各類信息，并自動生成分析趨勢圖，第一時間將分析報告發送給使用者，實現對預算數據的高效集成與管控，提高數據的準確性[5]。

（四）完善預算管理制度

基于ERP的預算管理體系，需要通過完善管理制度，以制度約束企業的各項管理機制，為預算工作的開展保駕護航。

第一，健全預算管理制度。企業需要通過預算管理制度，明確企業內部各層級人員管理職責，落實各崗位的工作要求，并對各崗位的工作進行全面分析，提高預算管理工作的合理性，確保對預算管理各環節的全面監督，并通過預算對各方面信息進行全面溝通，通過優化預算編制、執行、控制等各流程，在預算編制時，由各部門根據自身實際情況完成預算編制初稿，并在制度中明確預算編制的說明以及取數規則。企業需要結合信息系統的要求，明確預算執行過程中各項控制節點的審批人員，通過明確審批責任與審批要求，確保預算管理更加科學。在預算分析時，需要結合分析的要求，通過專項分析與日常分析開展預算執行的分析。日常分析指的是在日常工作中，對預算管理各環節進行分析。專項分析是對嚴重違背預算工作的項目進行分析，通過二者的結合能夠幫助企業發現預算管理過程中的問題。在預算考核時，需要嚴格按照考評制度的要求，從系統中取數，并明確各項指標的權重，實現動態的管理。

第二，完善內部控制制度。基于ERP的預算要求企業通過內部控制制度，實現對各項管理環節的有效控制，通過內部控制制度規范各崗位的管理職責與管理權限，使企業內部各崗位成員的工作緊密結合，幫助企業了解預算工作中存在的問題，并提高自身的競爭力，規范各項管理機制。企業的內部控制制度要貫穿于企業經營管理環節的各流程，通過明確管理制度的規范，形成剛性約束要求，并通過各項制度的全面完善，提高預算管理制度的合理性與時效性，實現對各類數據的全面、動態分析，確保基于ERP的預算管理系統更加高效，避免存在違規的問題。

四、結語

隨著信息技術的高速發展，ERP在企業的應用中不斷優化，越來越多的企業通過ERP開展全面預算管理，實現了全面預算管理工作的信息化管控，并實現對企業各環節的有效管控。本文基于ERP環境下的全面預算管理進行分析，探討了ERP環境下全面預算管理的改進機制，認為企業在未來發展過程中，需要基于ERP開展預算管理體系的優化，對ERP環境下的預算各環節進行全面思考，并制定一套科學的改進機制。企業在未來發展中，除了本文所探討的理論之外，還需要結合自身實際進一步優化全面預算管理體系，幫助企業實現健康發展的目標。