貿易公司內部控制監督相關問題及應對措施

胡南鈞

（寧波大庫商貿有限公司，浙江 余姚 315400）

一、內部控制理論

隨著各公司內部控制的實踐和落實，有關內部控制的概念和理論也有一定深入研討，以期可為內部控制具體落實提供一定依據。按照COSO委員會的報告[3]，內部控制理論也經歷了五個階段的發展，即內部牽制、內部控制制度、內部控制結構、內部控制框架、企業風險管理等。

1.內部牽制

隨著社會經濟發展，公司組織形式逐步從業主所有制轉變至公司股份制，經營者與所有者處理分離狀態，為監督經營者受托責任和防弊差錯問題，公司會計人員則總結出有關組織、計劃、協調、監督制約活動的相應方法，進而初步設定了內部牽制制度。此制度是在人們主觀觀念上成立的，也就是說大部分人認為一個部門或單獨一人有意識舞弊的概念比部門合伙或2個及以上的人舞弊的幾率更大[4]。內部牽制制度則對公司會計人員對管理印章和票據作出了規定，即同一人員不得同時管理印章和票據，以及公司收入、資金、費用、債務債權等。

2.內部控制制度

1900年之后，公司管理方式逐步與電子技術進行融合，公司內部控制制度也逐步得到完善，這對內部牽制制度轉變為內部控制制度提供了一定機會[5]。大部分公司對生產經營活動作出了控制和監督，以達到公司長期發展和穩定生存的目的，同時，相比于原來的公司內部控制，其控制范圍也有明顯擴張，逐步擴展至對公司內部各個部門的控制和監督。內部控制的目的主要為將內部控制區分了內部會計控制和內部管理控制，內部會計控制需緊密聯合確保公司財務記錄可靠性、資產完整安全，并為以下幾方面提供保障，即交易需得到合理手圈、公司需記錄必要性交易，確保公認會計原則與公司財務報表保持一致、使用和處置公司資產需得到管理層授權、針對會計記錄差異和現存資產可實施相應行動。

3.內部控制結構

國際經濟在20世紀70年代中期，經濟極為不穩定[6]，大部分公司均出現為得到大量訂單而行賄官員的狀況，同時出現了大量違法和舞弊的事件造成部分公司破產。為遏制此類狀況，成立了“全美反舞弊性財務報告委員會”（COS），此委員會成員主要為五大會計職業團隊，致力于調查各貿易公司舞弊狀況和舞弊原因，結果顯示，大約50%的財務舞弊均為公司內部控制無效而造成。所以，20世紀70年代中后期，對公司內部控制的研究有了進一步深入性探討[7]，多集中在分析內部控制制度的稽核和設計，其重點為怎樣改善內部控制制度，完善內部控制組成，進而確定審計內部控制的最佳考量標準。同時，信息技術日益用于公司內部交流和溝通中，對內部控制也發揮著日益重要的作用，為評價和監督內部控制提供了基礎。

4.內部控制整體框架

20世紀90年代時期，內部控制理論多偏向于建立內部控制體系，COSO委員會稱，需在現有目標上，確保公司利益，實現遵從適用法律法規、經營效率和效果、財務報告可靠，且指出內部控制框架[8]，公司內部控制要素需包括以下五大要素，即信息溝通和監督、評估風險、控制活動、環境控制。實施內部控制的同時，也需兼顧到對各級管理者、企業董事會、其他員工的影響，所以，構成要素需根據企業經營方式進行確定，并結合公司經營管理過程。

5.公司風險管理框架

公司對外界環境改變為公司發展帶來風險的關注度日益加大，也逐步將風險管理與內部控制兩者進行融合。COSO委員會在《內部控制-企業風險管理框架》中指出[9]，公司風險管理框架主要由8個內部控制要素和4個內部控制目標組成。其中，公司內部控制目標為公司實現戰略目標、經營效率和效果、財務報告的可靠性、遵從法律法規。8要素分別為設定目標、識別事項、分析風險、監督、信息溝通、評估風險、活動控制、環境控制。

二、貿易公司內部控制現狀

隨著社會經濟發展，各貿易公司發展趨勢日益較好。現大部分中小貿易公司均具有應變能力強、工作效率高、組織形式多樣、行業分布廣等優勢，但也存在較多缺陷。即所有權與經營權兩者未分離、資金短缺、家族色彩濃烈、生命期短暫等，均會加大公司風險性，人們日益加大了對公司內部控制的必要性和重要性。

1.內部控制實施方面存在的問題

在實施內部控制方面，大部分中小貿易公司實施的較為良好，內部控制實施效果理想，而在銷售與收款、付款和采購、貨幣資金等方面，大約有60%以上的企業均處于實施非常和較為嚴格階段[10]，提示雖相比于大型貿易公司，部分中小貿易公司未設置正式機構，但在實施內部控制上所獲得的效果，其差距也不大。目前我國大部分中小貿易公司在實施內部控制上均遇到了各種狀況，在不相容職務相分離、授權批準控制、控制會計系統、控制預算系統等方面做得不錯，表現很好、較好、一般的比例大于50%，但仍然未達到70%。同時，在使用電子信息技術協助建立健全內部控制制度、建立有效的財產保全控制等方面，目前仍需進一步加大整改力度。

2.貿易公司內部控制環境存在缺陷

造成現我國大多數貿易公司內部會計工作效率偏低下和工作失真的主要因素之一則為貿易公司內部控制環境存在缺陷，表現為以下幾方面。（1）貿易公司內部存在不健全的治理結構，現大部分貿易公司均未完全建立內部控制制度且職能也存在不完善的狀況；企業董事會內部相應機制也需持續進行完善和改進，對審議公司內部所發生的重大事件無批準權利；公司中存在獨立董事，多處于形式化狀態，無法從根本上確保股東利益的效果，與企業經理人員之間不具有相互制約的狀況；無法將企業內部財務、人員、企業資金等進行分，且具有不規范交易的狀況。（2）企業中構成和組織較為混亂的狀況。目前來看，大多數企業中所具備的組織架構無法滿足實現內部控制的需求，且各項交易均存在不規范性。（3）公司組織結構混亂。現很多貿易公司組織框架和結構均無法滿足正常運行內部控制機制，且內部監控的多種職能。內部控制機制中所存在的架構和構成較為混亂，管理內部控制體系方面存在嚴重缺失現象。公司內各部門未明確劃分各部門職責，各部門間無法制衡，公司內部的崗位間無制度進行制衡，如重要崗位和關鍵崗位之間。（4）經理層的管理機制不夠完善。公司內部控制機制缺乏對經理層的約束制度。一直以來，公司內部經營者均存在獨攬大權、一言堂的狀況，甚至將制衡和約束完全去掉。對公司內部的管理機制和決策流程無嚴格規范性，管理者的決策存在隨意性和獨斷專行性。針對經理層來說，缺乏監管制度，而評估制度也存在不完善性，經理層人員無法真正地落實自身職能，企業運作效率明顯被降低。員工手冊在劃分工作崗位和職責方面也需持續完善，并提出相應培訓計劃和方案，各員工均缺乏對自身職能方面的認識，甚至不知曉、明確企業禁止條例，出現員工不勝任自身所在崗位職責，缺乏公平、合理激勵和考核方案。

黨的十九大報告指出，“必須樹立和踐行綠水青山就是金山銀山的理念，堅持節約資源和保護環境的基本國策，實行最嚴格的生態環境保護制度，形成綠色發展方式和生活方式，堅定走生產發展、生活富裕、生態良好的文明發展道路” [1]。在全社會建設生態文明的背景下和資源環境約束趨緊的條件下，綠色發展是當前我國經濟社會發展的指導理念和重要規制。

3.控制措施不健全，管理制度落后

將內部控制監督制度應用于企業內部管控中，主在于實行內部控制，企業可從方案設計、具體實施等環節，實現控制目的，因此，幾乎各類型風險均可在其接受范圍內實施。貿易公司內部控制目前也存在多項問題。首先，在控制措施方面存在盲點區域，大部分業務處于無有效和合理的控制制度，審批授權時，部分公司的制度不夠健全，過于集中各項權限，內部職能崗位的制度出現無效；其次，實施措施、管理制度無效和公司內部賬目和資產控制無效，業務、經濟方面缺乏復核方案；最后，在控制子公司方面也往往憑借領導者自身主觀想法和意識進行判定，出現職能濫用的狀況。

4.忽視建設企業文化

企業發展過程中，企業文化發揮著重要作用和意義。目前來看，我國大部分貿易公司并未形成一個完整、具體的企業文化，且在企業文化方面缺乏一定認識。大部分中小型貿易公司領導者存在目光短淺的狀況，僅局限在短期或眼前的經濟效益，忽略了貿易公司此后的長遠發展和經濟效益，十分輕視自身企業文化，認為公司文化對自身經濟收入無任何影響，甚至認為公司文化屬于資源浪費的一種表現。

5.有待進一步完善內部監督機制

貿易公司內部監督機制包括針對某幾項或某一項所用的專用監督機制和日常持續性監督機制，可為企業內實施內部控制提供有效的保障。現公司內部各部門之間缺少有效的相互監督。部分公司雖然設立的內審部門，但內部審計無良好職能，無法確保審計的獨立性，監督檢查機制多為形式化狀態，各內部審計人員也無有效溝通能力和反饋能力。貿易公司內部未明確劃分審計職責權限，無法確保公司內部審計部門可獨立實施自身職責。

三、貿易公司內部控制改進的建議和對策

1.優化企業內部控制環境

盡管存在內部控制缺陷的貿易公司數量不斷增加，但在揭露內部控制缺陷的過程中仍存在大量缺陷，存在的缺陷沒有得到明確的識別，內部缺陷也沒有公布或分類。內部控制缺陷是內部控制有效性的主要指標。即，內部控制缺陷是內部控制有效性的指標。因此，有必要進一步完善內部控制的檢測方法，即內部控制質量的檢測機制。

進一步拓展企業內部控制體系的領域，確保內部控制目標實施的合理性。不僅要加強企業自身內部控制制度建設，還要加大對分支機構內部控制制度建設的投入。在這個過程中，要充分考慮各分公司和子公司的經營情況。根據其特點，建立滿足業務需要的內部控制體系，確保整體控制目標的合理性和有效性。目前大多數貿易公司所實施的內部控制制度，均致力于我國本土背景上，在創新理論和理念方面缺乏高質量討論和概念分析。此后在我國貿易公司內部控制方面實施后續行動，需全面審查和全面研究。從管制公司內部來看，需實施科學方式來評估我國貿易公司內部控制，提升企業試驗和理論的研究一體化，并讓企業業績獲得成果。

2.完善內部控制措施，健全各項管理制度

遵循分權規范，明確內部控制各部門所負責職責，明確發生事情前，以及各環節的職責，適當進行管理，完成企業內部各崗位和部門該履行的職責，明確各權力機制，將股東職權劃分至經理、監事，將董事會授權逐步過渡至企業內部管理人員，但無法確保監事會職權。設立重大決策失誤、董事離任、主管、經理離任，對話興趣和決策失誤的系統，實現多層面、多層次、自上而下的責任制，以增強主管、經理和其他代理商責任感，并追究其責任，進而實現股東權益。董事會、監事會所存在重點職能為改善內部控制信息和資金。促進建設內部控制體系，并實施日常業務，做好投資管理，更好地落實各人員之間的審計和溝通管理。此外，還需改善相應環節的功能，滿足各層次資金流向，改善資金管理和特定功能，進而確保各業務實施的合理性。

3.加強建設公司文化

公司文化對內部控制有效性和內部控制成本發揮著較大作用。我國各中小企業需加大對自身企業文化的重視度，營造出滿足自身經營發展的公司和企業文化。首先，營造出企業具有創造和創業的精神，確保企業文化具備積極性和先進性。各中小貿易公司需正確理解自身企業文化內容和概念。同時，公司需找到自身的榜樣并在經濟發展中努力將自身發展至榜樣公司。鼓勵各人員掌握企業內部文化，促進公司建立具有自身特色的文化特征，進一步完善人力資源系統，合理評估人力資源。其次，確保所建立的企業精神具有健康性和良好性。塑造企業精神時，需嚴格落實規章制度，且此項為建設公司文化的基礎，所以，公司在建立相應制度和規范時，需有機融合公司精神到公司各項工作中，讓員工保持此類精神氛圍內，確保平日工作過程中，所有員工都會受到潛移默化的影響，以提高自身素質。總之，任何需持續穩定發展的企業均需重視建設自身文化，并創造滿足市場經濟發展和時代特征的精神。

4.充分發揮內部監督機制作用

內部監督無法缺少的一個環節則為內部控制，具備持續有效增長的經濟效益的企業，其內部監督機制也發揮了重要作用，此項對提升內部控制質量非常重要。首先，各部門之間相互監督，如財務部監督采購部門的采購價格是否符合合同約定，倉庫收貨部門嚴格把好質量驗收關，有問題及時向主管部門反映，采購部門監督也對企業內部財務部門付款等行為有一定監督作用，如監督其有無區別對待供應商，付款單付款時間和順序與實際操作是否一致，以及付款額度有無出現越權付款等狀況。其次，企業要建立自下而上等的監督機制，建立員工監督信息溝通渠道，如設立有專門負責的舉報箱。企業規模發展快的企業還可以建立獨立的內審部門，更好地發揮內部監督作用。

5.加快企業信息化建設

在知識經濟時代，加強企業信息化的建設，對企業的生存發展影響巨大。企業信息化的內容包括在內部局域網上建立OA系統，在互聯網上建立公眾網，在企業內部實施ERP管理系統等。促進企業辦事程序和管理程序更加合理，從而大大提升企業的效率和競爭力。企業信息化還有助于提升管理層的決策的科學性，根據完整的各項數據科學分析后作出決策。

四、結語

針對貿易公司來說，內部控制的完善性對公司財務人員有激勵和束縛效果，可確保企業物資完全且安全，這是公司各項業務順利開展的重要保證。通過分析內控制度結構和管理機制存在的問題，并根據其狀況列出相應對策，以提升各公司對內部控制系統的重視度，確保其持續穩定發展。