微探新時期開展中小學檔案管理與信息化建設的措施

簡怡蕓 新疆師范大學附屬中學

中小學檔案管理是日常行政工作的重要組成部分，其工作內容涵蓋學校章程、學校發展歷史、歷史教學資料以及學校德育工作內容等。目前中小學檔案管理工作仍存在一些不足，對此，現從中小學檔案管理工作的建設要點出發，探究中小學檔案管理信息化建設的意義，分析中小學檔案管理工作的現狀，明確優化中小學檔案管理的原則，給出推進中小學檔案管理工作的對策，并以數字化信息建設為核心，探究數字技術背景下中小學檔案管理工作信息化建設的要點，以期為中小學行政管理以及檔案管理工作提供橫向的參考和借鑒。

檔案管理是中小學行政管理的核心工作，對學校建設具有重要意義。深度研究檔案內容可以總結學校發展歷程中存在的不足，進而不斷優化和更新學校發展戰略，有利于學校的長足發展與進步。對此本文結合智能化工具展開相關的探討。

中小學檔案管理工作的內容與意義

中小學檔案的內容涵蓋學校發展歷史、學校組織機構、學校理念、工作開展情況、員工個人信息與檔案、教學過程資料、學生個人信息等多種歷史資料。檔案本身具有憑證和參考兩項重要作用，其管理工作具有較高的價值。在開展檔案管理工作的過程中，要始終秉持安全性和保密性的核心原則，在已有業務的基礎上不斷加強信息化建設，使電子化的檔案資源也能夠得到規范化的處理。目前，中小學檔案的信息化建設主要涵蓋OA信息管理系統以及數據庫建設兩項。在開展信息化建設的過程中，不只是單一地完成檔案數字化建設，還要從不同的方面完善信息化應用水平，使檔案資源能夠發揮出自身的作用。

隨著現代化智能工具的不斷發展，檔案信息管理也要結合智能化硬件進行功能革新，在已有業務的基礎上重視檔案管理的信息化建設，推進業務管理的高質量發展。目前的教學管理工作和檔案管理工作具有較大的關聯性，二者之間相輔相成，共同推進教學工作的順利開展，減少了人為干預引起的工作誤差，最大限度地保證了管理工作的精確性。

中小學檔案管理工作的現狀

對檔案管理的重視不夠

從行政層面來看，部分領導對檔案管理存在認知誤區，片面地認為檔案管理工作就是對已有文本資料進行存檔，在行政層面出現較為嚴重的“重教學、輕檔案管理”的問題，進而導致對中小學檔案管理工作的重視程度不高，沒有將提高檔案管理質量和學校的戰略規劃與核心業務深度關聯起來。

檔案管理人員的業務水平不高

中小學檔案管理工作的要求較高，工作內容較為繁雜，需要管理人員具有較高的業務水平，同時還需要結合學校特色對基礎業務范圍進行拓展和延伸，拓寬業務面。但是在實際開展工作的過程中，管理人員大多是兼職或者以借調的身份開展工作，在上崗前沒有經過系統的業務培訓，導致其對檔案管理工作流程不熟悉，對檔案管理的重要性以及管理制度缺乏清楚的認知，同時這些人員對信息化和智能化硬件工具的應用水平不高。這些因素導致檔案管理工作的效率和質量大打折扣。

檔案管理人員創新意識不強

隨著智能化時代的到來，檔案管理面臨的問題也越來越多，因此需要不斷對檔案管理工作進行深度優化和創新。信息化檔案管理要求工作人員使用計算機進行資料錄入和數據傳遞，而一線工作人員往往習慣于使用傳統的方法進行信息錄入與數據傳遞，其工作理念僅僅停留在檔案資料的保存上，主觀意識上缺乏對工作的變革和創新，使得工作難以改進，因此檔案管理工作長期處于一種被動狀態。

檔案材料整理不及時

中小學檔案需要不斷地進行整理和歸檔，及時完成收集和分類工作，但是部分學校在檔案管理中存在多頭存放的形式，管理人員沒有及時進行檔案收集和分類整理工作，導致檔案資料沒有在第一時間得到保存，在時間和空間維度上都缺乏合理的銜接，甚至導致資料丟失。

優化中小學檔案管理的原則

科學性原則

為了促進檔案管理工作的創新，首先要不斷強化檔案管理的科學性原則，從科學的角度對基礎業務進行優化，實現檔案的科學化管理，進而顯著提升檔案管理的效率，發揮檔案管理業務的核心指導作用，同時還能顯著促進校內業務的革新，促進學生全面發展。

易操作原則

目前檔案管理工作最大的問題是對檔案管理工作的重要性認識不足，導致檔案管理工作缺乏足夠的人力和物力，工作效能無法被充分激發出來，因此在工作開展過程中要始終遵循易操作的原則，不斷精簡工作流程，進而顯著提升檔案管理工作的效率。

實用性原則

檔案管理的最終目的是提升檔案數據信息的價值，這就需要檔案管理人員轉變工作思想，將工作的重點和核心轉到檔案收集和檔案利用上，充分挖掘檔案信息的要點，使檔案信息在教學改革和教學升級中發揮核心作用。

推進中小學檔案管理工作的對策

創新檔案管理的工作觀念

實現創新的前提是具有良好的創新意識，創新檔案管理工作的本質是對管理思路和管理流程進行創新。因此在行政層面，需要加強對檔案管理工作的重視程度，尤其是要加強硬件資源和人力資源的投入，促進檔案管理工作能夠不斷進行革新。

在開展工作的過程中，工作人員要不斷更新檔案管理理念，樹立良好的檔案管理責任意識，結合本校的實際情況進行管理模式的創新，通過現代化智能終端以及信息技術來提升檔案的實用性。

提升檔案管理工作人員的專業水平

學校要定期對檔案管理工作人員進行培訓，同時積極開展與兄弟院校的交流學習活動，促進檔案管理工作能夠不斷創新。在人員隊伍建設上，要幫助工作人員充分樹立起良好的服務意識。現代化的技術工具只是檔案管理工作的工具，通過現代化技術能夠顯著提高檔案管理工作的效率，使檔案管理工作人員的專業化程度得到顯著提升，但是檔案管理工作最終還是要依靠人工完成，因此良好的管理水平和服務意識至關重要。

創新檔案收集模式

檔案管理工作人員要在業務實踐的過程中不斷革新管理意識和管理理念，將檔案管理工作由被動式收集轉變為多樣化收集，保證檔案收集的及時性及準確性。檔案管理部門需要強化與學校的所有行政管理部門及教學班級之間的溝通和聯系，確保一線資料資源能夠及時進行歸檔和處理，同時也要做好一線數據資源的登記和借閱記錄，使檔案管理的責任能夠落實到每一位相關人員。

建立專業化的檔案管理制度

制度創新是優化檔案管理的關鍵，檔案管理制度的建立需要深度貫徹和落實國家對檔案管理的各項規定，并且深度結合自身的發展需求，進而綜合提升檔案管理的科學性和實用性。檔案管理制度要與信息化深度融合，確保檔案管理信息化的開展有制度保證。在實際工作過程中要堅持落實安全生產和安全存儲的核心要義，為科學、高效地利用檔案信息奠定基礎。同時還要完善風險管理體系，強化突發情況以及偶發因素的應急管理預案，進而為檔案管理提供較為安全的制度環境。

中小學檔案管理工作信息化

隨著信息化技術的不斷發展，打造數字校園的觀念逐漸深入人心。從具體的應用實踐上看，數字化管理的全鏈條業務體系有利于業務的高質量開展，尤其是對于檔案管理這類文字業務較多的部門來說，通過建立數字檔案室能夠提升檔案資源的利用質量，顯著提升檔案管理、收集以及整理儲存的效率。檔案管理工作人員也要不斷進行“知識更新”，提升自身的業務水平，利用互聯網資源實現檔案信息的快速收集和整理。在數字化檔案數據管理過程中，要注重數據平臺的容量建設和功能建設，使其能夠涵蓋數據編排以及數據檢索等多種核心功能，實現智慧化管理，顯著提升檔案管理的科學性和實用性，這同時也是本文優化工具探究的核心重點。

數字技術背景下中小學檔案管理工作信息化建設的要點

加強檔案信息資源建設

信息資源是建設電子檔案數據信息庫的基礎，因此首先要強化檔案信息的資源建設，保障信息數據的完整性。學校要結合本身的硬件資源開展網站門戶建設，或者建立“數字檔案館”小程序，將檔案網絡數據資源實時上傳到網絡平臺，提升檔案資源的利用效果，強化服務品質。從工作流程上看，檔案管理工作信息化建設是對傳統檔案工作流程的顛覆，因此無論是管理理念、管理方式還是管理手段，都處于發展過渡階段，學校只有不斷完善數據庫資源才能最大程度發揮信息資源的作用，進而優化校內資源。學校還要結合硬件設施利用專業的信息技術和設備保護數據庫內的資源，以避免資料流失，同時便于管理人員對數據檔案資源進行實時檢索。

完善檔案管理的標準

檔案是中小學發展資料的重要載體，其不僅記錄者學生和教師的發展，還是學校未來進行改革活動的關鍵基礎資料。無論是傳統檔案管理還是電子檔案管理，在開展工作的過程中都要始終將《電子文件歸檔與管理規范》《中華人民共和國檔案法》等法律條文作為工作的依據，嚴格規范檔案管理行為，同時還要根據檔案管理工作的實際情況，調整檔案資源的收集和利用方法，使電子檔案資源能夠在絕對安全的存儲環境中進行存儲和利用，全面提升信息化檔案管理水平。在已有法律條文基礎上，學校還要結合自身特色以及檔案管理工作的現狀制定不同的規則標準，在內容上需要滿足《電子文檔管理制度》等，只有明確的檔案管理工作內容和標準才能更好地實現資源共享，提升電子檔案的利用率，使電子檔案的管理更加規范和協調。

優化檔案管理系統建設

電子檔案的管理需要借助專門的管理軟件，以便實時結合互聯網資源開展檔案管理工作，優化電子檔案的管理效果。檔案管理人員要充分利用計算技術和信息管理工具搭建完善的檔案管理數據庫，將數據庫資源和教學管理系統以及OA信息管理系統緊密結合起來，綜合提升檔案管理效率。同時中小學也可以結合自身發展需求自主開發管理平臺，在開發平臺時，要格外注意安全性問題，如果系統安全性問題不能得到解決，將會導致數據信息損毀或泄密，造成巨大的數據信息損失。因此學校在開展檔案信息化建設過程中，必須強化基礎設施的維護和更新，在軟硬件的建設上加大資金投入，綜合提升電子檔案的應用管理效果。檔案管理工作信息化建設的要點流程如圖所示。

中小學檔案為學校發展提供了關鍵的智庫信息資源，檔案管理部門是行政管理的關鍵信息部門。在檔案管理工作的信息化建設上要對基礎工作進行創新，提升管理人員的專業技能水平，建立起全新的檔案管理規章制度，在信息化的專業技術背景下開發數字化智能管理平臺，提升資源利用的有效性，實現檔案管理工作的高質量開展。