基于數據中臺的高職院校智慧財務報銷平臺研究

陸菁琦，趙煒瑋

（1.桂林師范高等專科學校，廣西 桂林 541199；2.汕頭職業技術學院，廣東 汕頭 515078）

0 引言

隨著辦學規模的不斷擴大，高職院校財務活動正向復雜化、多樣化方向發展，傳統財務管理系統已經無法滿足高職院校決策管理的需求［1］。財政部于2016年印發的《管理會計基本指引》指出管理會計應遵循業財融合的原則［2］，標志著財務管理不再孤立，管理會計應當通過集成的信息化平臺將業務活動滲透到財務活動中。許多高職院校在應用新一代信息技術后，陸續開發、使用業務與財務數據融合的智慧財務管理系統，促使財務管理向財務會計、預算會計、管理會計等方向發展［3］。

智慧財務是以數字化、信息化、智能化的方式進行一體化財務管理［4］，改善傳統管理模式，從線下到線上，大幅提高財務管理效率和財務數據共享能力［5］。在此過程中，數據中臺至關重要。數據中臺是數字化的結果、信息化的過程、智能化的基礎。數據中臺為智慧財務管理系統提供了業務價值和技術價值。對于繁雜的財務數據，數據中臺豐富標簽數據，提供跨主題的數據訪問服務，能同時應對多數據處理的請求，進而以數據為基礎促進業務創新、助力數據決策。

無論是傳統的財務管理，還是現在的智慧財務，報銷一直是人們關注的熱點問題。隨著高等職業教育規模逐步擴張，高職院校在教學、科研領域快速發展，這也使得報銷業務量大大增加，而財務人員的編制數并沒有明顯的增長趨勢［6］。因此，文章提出基于數據中臺的智慧報銷平臺的設計思路與實現過程，對當前高職院校的報銷問題進行研究與探討。

1 基于數據中臺的智慧財務報銷平臺的系統設計

1.1 智慧財務總體架構設計

為了打破部分高職院校部門之間存在的信息壁壘，加強各部門之間的聯系，實現業務與財務的有機融合，文章構建基于數據中臺的智慧財務管理系統，重點應用數據中臺技術對與資金流向相關的各項業務進行管控，實現財務數據信息的線上采集分析。智慧財務數據中臺的邏輯架構如圖1 所示，其總體架構分為基礎設施層、領域層、應用層與接入層。

圖1 智慧財務數據中臺邏輯架構

1.1.1 基礎設施層

基礎設施層主要提供技術服務，面向互聯網技術，包括分布式存儲、分布式消息、分布式計算、任務調度、資源管理等內容。主要技術棧有：分布式存儲技術HDFS、分布式消息隊列Kafka、分布式日志采集工具Fulme、任務調度管理工具ZooKeeper、集群管理工具Yarn、類SQL 數據查詢與計算工具Hive、批處理與流處理工具Spark 等。

1.1.2 領域層

領域層是面向領域的，具有業務共性并且能夠提供穩定服務的層級。其中，預算域包括預算編制、預算控制等內容；核算域包括收入核算、賬目核算、總賬核算、報表編制以及薪酬核算等內容；結算域包括結算單創建、結算單查詢以及結算單操作等“業務流”內容；收付域包括收付款申請、收付款操作以及收付款轉賬等“資金流”內容；電子檔案（單據明細）域包括電子票據等明細同步、狀態變更以及明細備查等內容；其他數據域包括項目數據、資產數據、合同數據以及采購數據等其他業務活動數據。

1.1.3 應用層

應用層是數據中臺的面向場景用例，可以根據業務調整快速變化的層級。對高職院校而言，智慧財務管理系統需要集成電子報銷平臺、會計核算平臺、薪酬管理平臺、預算管理平臺、資產管理平臺、收支管理平臺和合同管理平臺七大內容，其中會計核算平臺與其他6 個平臺保持銜接，各平臺的資金流、信息流以及審批流實現標準化管理。該系統致力于業財一體化發展，其財務管理發展方向側重于內部控制和管理決策，堅持在原先的會計核算基礎上做好預算管理、資金管理和風險管理。本文主要關注電子報銷平臺的設計與實現。

1.1.4 接入層

接入層作為應用層的增值點，提供數據分析與可視化、輔助決策、多終端接入、第三方接口等功能。其中，數據分析與可視化支持學校財務部門對財務數據進行高效分析，使決策層能夠更直觀地了解財務報告所反映的學校財務狀況，強化財務管控，優化資源配置，為學校的業務活動創造更大價值。

1.2 報銷平臺用戶旅程分析

在用戶旅程（User Journey）概念提出之前，系統設計通常從業務流程（Businesses Process）出發，這種居高臨下的視角雖然提供了整體性、全局性的分析，卻忽視了終端用戶、業務流程參與者（報銷員）的體驗。因此，本文采取用戶旅程方式，挖掘業務過程中參與者在不同業務點的體驗，通過用戶旅程分析報銷業務過程。本節選取兩個高職院校常見的業務流程進行分析——差旅費報銷和借款。

1.2.1 差旅費報銷流程的用戶旅程分析

差旅費報銷與辦公費報銷、設備費報銷、資料費報銷等相似，屬于日常報銷項目。需要報銷差旅費的參與者需要登錄到報銷平臺后選擇“日常報銷”，在“日常報銷”選項下選擇“差旅費報銷”。具體步驟如下：第一步，選擇部門編號、項目編號、項目名稱。第二步，選中事先在平臺填報的出差審批表之后，提供詳細的行程信息，如出差人員信息、出差事由、出差地點、出差日期以及費用明細等，其中交通費的部分需要提供行程單。第三步，核對金額無誤后選擇支付方式，確認“提交線上審批”，此環節需上傳電子報銷憑證（如車票、住宿票、出差通知等）。

通過分析，可以發現以下痛點和機會：①參與者在最開始填寫報銷信息時并無不滿，而在填寫行程信息時用戶體驗感較差。這是因為參與者在行程單形成時已經填寫過相關行程信息，在這之后又需反復填寫，降低體驗感。本文提出的基于數據中臺的智慧財務報銷平臺在設計之初將財務業務一體化納入考慮，實現了業務層數據共享，因此可以通過搜索行程單的方式自動填充行程信息，方便用戶使用。②參與者在提交報銷單之后需要反復登錄報銷平臺查看報銷單審批是否通過，造成極大不便。本文提出的報銷平臺通過提供數據服務，如可供微信小程序調用的應用程序界面（Application Program Interface，API），使參與者可以通過多種第三方渠道及時獲知報銷單審批狀態。

1.2.2 借款流程的用戶旅程分析

借款是一種特殊的報銷業務，需要在項目余額或項目超支允許范圍內進行。除了常規報銷需要的項目編號、項目名稱和借款人信息等，還需要注意項目借款次數。參與者在申請時需要填寫借款事由和預沖賬日期。支付方式可以選擇對公支付和對私支付。在上傳借款事由的電子憑證附件后，點擊“提交”按鈕。

通過對借款流程的用戶旅程進行分析，可以發現以下痛點和機會：①填寫項目信息后才能查詢到項目信息，進而判斷是否能進行借款，這個流程尚有優化空間。本文提出的報銷平臺先通過經費項目ID 查詢項目信息，判斷是否能夠借款，若能夠借款，再填寫所需信息。②在填寫支付方式時，在對私支付的場景中，對于參與者本人已經在報銷平臺上填寫過的信息，應該自動存儲并提供自動補全等功能方便參與者避免再次填寫；在對公支付的場景中，應當存儲所有對公轉賬的信息，并提供搜索功能供不同參與者使用。

1.3 模塊設計

本文提出的基于數據中臺的智慧財務報銷平臺一共分為3 個模塊：報銷單模塊、報銷審核模塊和報銷統計模塊。

1.3.1 報銷單模塊

報銷單模塊包括報銷單創建、報銷單修改、報銷單導出、財務報賬預算以及財務報賬額度等功能。申請人需要登錄平臺創建報銷單，生成一條報銷單記錄，報銷單記錄包括項目、申請人、金額、日期等信息。只有在申請人提交報銷單后，審批人才能通過審批模塊進行審核。

1.3.2 報銷審批模塊

報銷審批模塊是財務處科員、財務處處長、院長等共同使用的模塊。在申請人提交報銷單后，財務處科員或其他有初審權限的管理者對該報銷單進行初審，初審通過后交由財務處處長或其他有復審權限的管理者進行復審。對于大部分日常報銷業務而言，復審結束后即可將報銷單狀態改為待支付，發送請求給銀企互聯系統，通過回調函數返回值確認支付成功后，將報銷單狀態改為已完成。若該報銷單還需上一級審批，則將報銷單轉到相應的部門或個人。

1.3.3 報銷統計模塊

報銷統計模塊是對報銷數據進行統計、查詢的模塊。該模塊向上對接圖1 中接入層數據分析及可視化，向下對接基礎設施層的優質技術服務。用戶在報銷平臺中設置查詢條件，點擊查詢按鈕提交查詢，后臺在數據庫執行相應的查詢操作并返回查詢結果。查詢結果在界面上以圖表的方式展示，并提供打印和導出Excel 等功能。

2 基于數據中臺的智慧財務報銷平臺的實現過程

2.1 數據接入與整合

在高職院校現有的財務系統中，關系型數據存儲在MySQL 服務器中，非結構化數據則以文件的形式存儲在本地的文件系統。因此，本文提出的智慧財務報銷平臺需要對數據進行接入和整合。

2.1.1 歷史數據遷移

原有的財務系統將關系型數據庫存儲在一臺本地MySQL 中，而本文的智慧財務報銷平臺部署在阿里云上，因此需采用阿里云的數據傳輸服務將源庫中待遷移對象的存量數據全部遷移到目標庫中。在配置數據遷移任務時，選擇了結構遷移和全量數據遷移，在遷移過程中源庫的新增數據不會被遷移至目標庫。

2.1.2 增量數據接入

智慧財務報銷平臺在對歷史數據進行全量數據的數據遷移時，并沒有接入增量數據。由于源數據端可能發生增刪改行為，因此選擇對增量數據進行實時同步。通過MySQL Stream 這款數據備份工具，用Kafka接收Json 格式的增量數據消息，從而實現增量數據的接入。

2.1.3 數據整合

由于原財務系統在設計和建設時并未進行學校級別的一體化設計，存在每次都要根據需求新建數據庫、缺乏數據詞典等情況。本文提出的智慧財務報銷平臺基于數據中臺，通過匯聚整合數據，對多種數據源進行合并和完善，并提供相應的安全訪問控制機制，為智慧財務的實現奠定了數據基礎。

2.2 數據分析與可視化

本文提出的智慧財務報銷平臺基于Grafana 實現數據分析與可視化。在數據中臺，數據已經被聚合成安全可用的數據。Grafana 則提供了多源數據的接入方式，通過添加數據源的方式，結合查詢語句，自動生成圖表。生成的圖表可以直接以看板的形式展示給用戶，也可以嵌入網頁供二次開發。導出報表功能就采取了報表模板嵌入Grafana 圖表的方式，自動生成報銷統計報表。

這種智能的數據分析與可視化方式，改善了傳統財務管理模式，從線下轉為線上，從紙質財務資料管理轉為電子材料管理，并打通各部門之間的聯系，實現各部門之間的信息共享。學校財務部門利用智慧財務管理系統對校內各部門的財務信息進行收集、整理、分析，并將財務數據信息分析結果可視化，為領導決策提供支持。同時，利用財務數據分析結果優化學校資源配置，關注資金使用的效益，確保各項教學、科研以及管理活動正常開展。

2.3 數據服務

數據查詢和分析結果，除了可以直接展示，也可以選擇發布到API 網關，供其他模塊或平臺使用。數據服務的封裝選擇Restful API 架構，這可以充分利用HTTP 協議的各種功能，提供簡單、清晰的API，提高API 的可維護性。

3 結語

本文研究了基于數據中臺的智慧財務報銷平臺的設計全過程，改造、升級現有的基礎設施，通過數據中臺有機融合業務數據和財務數據，實現財務報賬流程的線上統一標準化管理，推進財務報銷與財務審核的電子化工作進程。希望本文的研究內容能夠為高職院校實現財務報銷管理的智能化、數字化和自動化提供有力支持。