干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作探析

姜田芳

摘要：黨政機(jī)關(guān)干部的人事檔案管理開啟數(shù)字化時代，其建設(shè)前期準(zhǔn)備工作成為當(dāng)前極為重要的課題之一。然而，由于對檔案數(shù)字化建設(shè)的相關(guān)認(rèn)知不足，對這一管理的重要性尚未充分認(rèn)識，現(xiàn)今我國的黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理數(shù)字化建設(shè)亟待加強(qiáng)。作者基于我國干部人事檔案管理的現(xiàn)狀，探析了檔案數(shù)字化的前期準(zhǔn)備工作，為數(shù)字化建設(shè)項目提出了若干舉措，用作參考。

關(guān)鍵詞：黨政機(jī)關(guān)干部人事檔案；數(shù)字化建設(shè)；前期準(zhǔn)備

黨政機(jī)關(guān)干部的人事檔案是黨的重要執(zhí)政資源，可為教育培養(yǎng)、選拔任用、管理監(jiān)督干部和評鑒人才提供重要依據(jù)。大數(shù)據(jù)時代下，為提升干部人事檔案管理的質(zhì)量，黨政機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)逐漸加大其人員檔案資源的開發(fā)力度，尤其要重視檔案系統(tǒng)的數(shù)字化建設(shè)及前期準(zhǔn)備工作，推動檔案數(shù)字化建設(shè)項目進(jìn)一步的實施、完善。

1干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

當(dāng)前，通過建立安全、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)信息庫，完成日常的歸集、整理、保管與遞送以及關(guān)聯(lián)統(tǒng)閱項目材料等的數(shù)字化管理，進(jìn)而實現(xiàn)由紙質(zhì)檔案變換成電子檔案。通常原始紙質(zhì)檔案用于記載黨干部的個人具體成長的歷程，其干部選任，年限工齡數(shù)、中共黨員身份的認(rèn)定，以及有關(guān)專技職務(wù)評審與考核認(rèn)定、具體獎懲等多個方面，均為重要依據(jù)及憑證，而這項建設(shè)能高效地將人們對原始紙檔之翻閱頻次和相關(guān)人為破損大大減少，高質(zhì)保護(hù)其存放與材料安全性。

檔案數(shù)字化建設(shè)，可從技術(shù)上防止具體檔案的涂改、造假，更好地維護(hù)人員檔案的真實性與準(zhǔn)確性，有助于進(jìn)一步加強(qiáng)干部工作的嚴(yán)肅性及其公信力[1]。

2檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀及存在的不足

2.1傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換數(shù)字化程度偏低

黨政機(jī)關(guān)干部檔案有其自身特點，但限于我國舊時觀念及技術(shù)原因，當(dāng)前此類檔案的數(shù)字化程度仍較低。雖然在其檔案管理中，一定程度上應(yīng)用了相關(guān)的計信技術(shù)以及對口的檔案管理軟件，卻仍未能建立全方位的數(shù)字化管理，特別是對其中已按傳統(tǒng)歸檔的紙媒檔案的具體數(shù)字化整理，是當(dāng)前檔案數(shù)字化建設(shè)亟待解決的主要問題。此外，數(shù)據(jù)庫體系未臻完善，檔案數(shù)字化管理所需的軟硬件條件仍舊薄弱。

2.2檔案數(shù)字化建設(shè)的專業(yè)化人才短缺

黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理，是組織人事部門工作中的一個重要組成部分，是做好干部人事工作的基本前提。然而，長期以來，組織人事部門對干部人事檔案的重要性認(rèn)識不足，認(rèn)為檔案管理人員僅需“充當(dāng)保管”的角色，特別在當(dāng)前檔案數(shù)字化時代，更缺乏具備現(xiàn)代信息技術(shù)（如大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算等）理論和應(yīng)用能力的專業(yè)人才。

2.3檔案數(shù)字化安全性模塊的利用有待加強(qiáng)

處于大數(shù)據(jù)時代環(huán)境下，現(xiàn)階段檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著諸多因素的威脅，如系統(tǒng)崩潰、硬件設(shè)施的損毀和電腦病毒入侵，檔案數(shù)據(jù)信息真實度等等，更有惡意篡改數(shù)據(jù)或?qū)⑵渫庑梗苯佑绊憴n案所具有的保密性[2]。

3干部檔案數(shù)字化建設(shè)前期準(zhǔn)備工作的舉措

3.1重視此類檔案數(shù)字化建設(shè)，夯實對應(yīng)根基

黨政機(jī)關(guān)干部檔案在干部的培養(yǎng)、選拔、聘任中具有無法取代的巨大作用。如今科技發(fā)展日新月異，我們要注重引入先進(jìn)的技術(shù)和相應(yīng)管理理念，將干部檔案數(shù)字化建設(shè)納入我黨干部隊伍建設(shè)和管理的全新高度，且與相關(guān)業(yè)務(wù)統(tǒng)一部署、落實與考核，加大干部檔案數(shù)字化建設(shè)的資源投入力度，努力做好此項目頂層設(shè)計，做到科學(xué)地制定其建設(shè)方案，以及該計劃的各階段目標(biāo)，真正貫徹實現(xiàn)此項建設(shè)的總體目標(biāo)。

3.2形成干部檔案數(shù)字化制度建設(shè)

黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化，需建立相應(yīng)制度以明確各單位職責(zé)、劃定部門內(nèi)分工、規(guī)范項目流程及保障任務(wù)的安全。制定這一項目保密條款，及其相應(yīng)的進(jìn)、出庫制度，同時規(guī)范機(jī)構(gòu)拆組卷與相關(guān)掃描流程，從而為本項工作提供具有實用指導(dǎo)性和相對應(yīng)預(yù)見性的整一過程管理和實控預(yù)案[2]。

3.3檔案數(shù)字化人員隊伍的建設(shè)

3.3.1領(lǐng)導(dǎo)層要高度的重視、關(guān)心和支持本任務(wù)。領(lǐng)導(dǎo)必須甄別、選配對應(yīng)的政治可靠、個人作風(fēng)正派并且責(zé)任心強(qiáng)的中共黨員來開展這項計劃，同時對其加強(qiáng)黨性教育和相關(guān)的紀(jì)律約束，做到項目人員職稱的科學(xué)設(shè)置，以調(diào)動人員開展工作的積極性，引導(dǎo)其認(rèn)真投入地做好工作，以保證該項工程的人員隊伍得以相對穩(wěn)定。

3.3.2組織人事部門需重視其轄下人員的業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，提升其專業(yè)素質(zhì)；切實加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用能力，為數(shù)字化建設(shè)下一環(huán)節(jié)工作中的數(shù)據(jù)庫建立、軟件應(yīng)用和開發(fā)等打下良好基礎(chǔ)，從而培養(yǎng)一支熱愛此事業(yè)、恪盡職守，業(yè)務(wù)和相應(yīng)技能兼?zhèn)涞母吣苋瞬抨犖椋瑸闄n案數(shù)字化時代提供強(qiáng)大的人才支撐。

3.4加強(qiáng)檔案管理機(jī)構(gòu)的資質(zhì)審查

黨政機(jī)關(guān)干部檔案的內(nèi)容上包含有許多干部隱私信息，因而必須將保密與風(fēng)控貫穿這類工作的全過程。目前由于專職檔案處理人員在數(shù)量和精力上都有限，難以兼顧日常的檔案管理工作和對應(yīng)的數(shù)字化任務(wù)，很多檔案機(jī)構(gòu)的數(shù)字化服務(wù)，往往選擇外包企業(yè)[3]。因此，在前期準(zhǔn)備階段，需尤其注重對外包機(jī)構(gòu)和全部檔案管理項目參加人員的資質(zhì)審查，提前調(diào)研其保密程度、相關(guān)經(jīng)驗是否已足夠，以及是否具有機(jī)關(guān)方所需的數(shù)網(wǎng)技能。

3.5健全黨政機(jī)關(guān)干部檔案管理的信息系統(tǒng)功能

要想實現(xiàn)此類檔案的數(shù)字化管理，必須開發(fā)運用好檔案信息系統(tǒng)。現(xiàn)階段，相關(guān)技術(shù)單位開發(fā)了基本的檔案采集軟件，但其軟件只配備有基礎(chǔ)功能，僅用于我們該類數(shù)據(jù)的向上報送和同級業(yè)務(wù)交流，極難形成具體的信息資料庫，后期不能滿足本類數(shù)字化建設(shè)發(fā)展的要求，存在極大的資料信息共享差距［4］。要做好資料共享工作，所配備的干部檔案信息化管理管理系統(tǒng)，還應(yīng)實現(xiàn)較為齊全的功能。各黨政機(jī)關(guān)單位應(yīng)依據(jù)工作需求，進(jìn)一步地完善相關(guān)系統(tǒng)的功能。而后在常規(guī)自動化管理的基礎(chǔ)上展開對應(yīng)數(shù)字化掃描，并提供相關(guān)數(shù)檔服務(wù)，從而逐步建成高效管理平臺。

3.6創(chuàng)新干部人事檔案前期管理機(jī)制

結(jié)合保密性特點，制定出相應(yīng)管理規(guī)制；建立工程審查制度，以做到當(dāng)查檔人員檢索具體檔案材料時，對應(yīng)管理平臺能即時監(jiān)測其行為，進(jìn)行閱檔全過程的詳細(xì)日志記錄，為使用該類數(shù)檔必要制度保障，在展開高效利用本檔案的同時，確保其資料信息安全。

總之，黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化建設(shè)能充分發(fā)揮相應(yīng)檔案項目的作用，能真實反映干部個人履歷的具體信息，是我國黨政機(jī)關(guān)單位了解人員的重要依據(jù)。而且，此類別檔案，也是我黨組織部門了解黨員干部基層實績及其新時期思想作風(fēng)、各種獎懲等的重要依據(jù)，對國家選任干部至關(guān)重要。因此，在黨政機(jī)關(guān)干部檔案數(shù)字化建設(shè)任務(wù)開展前，黨政單位要把前期準(zhǔn)備工作中各環(huán)節(jié)及細(xì)節(jié)，嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致地進(jìn)行加強(qiáng)，從而為本項建設(shè)順利開展提供重要、有力的保障。

參考文獻(xiàn)：

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