電子政務服務背景下人事檔案服務優化研究

王梅

摘要：檔案為政府及其職能部門選人、用人，人才合理配備、優化、流動等方面提供了重要信息記錄，發揮著重要信息憑證功能。面對人事檔案信息及資料數量呈現出快速增長態勢，人事檔案存儲規模越來越龐大，迫切需要轉變檔案管理模式，適應新時代檔案管理新要求。本文從電子政務服務為研究背景，分析了電子政務服務概念、功能、信息化及要素，進一步探討了電子政務服務背景對人事檔案服務的影響及現實意義，并提出了電子政務服務背景下優化人事檔案服務的具體舉措，從而進一步提升人事檔案管理能力，打造服務型人事檔案服務機構，不斷增強人民群眾的滿意度、幸福感。

關鍵詞：電子政務；人事檔案；服務優化

概述

檔案為政府及其職能部門選人、用人、人才合理配備、優化、流動等方面提供了重要信息記錄，發揮著重要信息憑證功能。近年來，隨著大數據、云計算、互聯網等信息技術的快速發展，以及政務改革的深入，面對人事檔案信息及資料數量呈現出快速增長態勢，人事檔案存儲規模越來越龐大，迫切需要轉變檔案管理模式，適應新時代檔案管理新要求[1]。

1電子政務服務與人事檔案服

1.1概念

電子政務服務是指政府及其相關職能部門利用信息網絡技術等構建組織結構和工作流程優化重組的政府結構，以及在線管理、服務的運行模式，并為當事人或組織提供公共服務等過程中所開展的行政事項、行為。2016年，《政府工作報告》中首次提出“互聯網+政務服務”，其實質就是政府及其相關職能部門之間通過數據共享，讓“數據多跑路”，市民、企業“少跑腿、不添堵”。

1.2信息化

人事檔案信息化是“互聯網+”理念下衍生出的一種人事檔案管理新業態，是基于掃描矩陣CCD技術、OCR技術、計算機技術、多媒體技術、數據庫技術、存儲技術，以及相關的數字攝影技術的應用，實現紙質、電子等不同載體檔案信息資源的數字化轉化、存儲，涵蓋了人事檔案資料收集、整理、統計、查閱、修訂、歸檔等檔案管理全過程。并利用網絡互聯互通的特點，促進互聯網、政務網、局域網的有效對接，可以在不同主體之間搭建起內容龐大、結構有序、類型多樣的檔案信息數據庫，充分發揮出人事檔案社會價值[2]。

1.3要素

電子政務服務屬于電子政務“運作方式”的組成部分，構成電子政務服務的要素具體到人才服務機構的檔案服務來說，電子政務服務的主體是各級人才服務機構，服務的客體是自然人、法人、企事業單位、行政機關等個人或組織，而服務的內容包括人事檔案信息查詢、人事檔案轉遞，以及人事檔案保存等等服務。與傳統人才服務機構的人事檔案服務不同，電子政務服務的環境主要是依托電子政務平臺。在這一平臺中，人事檔案服務的主體、客體之間實現了服務交互、聯系，即人事檔案信息服務需求的提出及供給。

綜上，電子政務服務是打造服務型政府的實際需要，其本質的轉變要求人才服務機構檔案管理從傳統的政務服務向電子政務服務轉變，認識和把握電子政務服務的特點，及對人才服務機構人事檔案管理帶來的深度變革，為做好電子政務服務背景下人才服務機構的人事檔案服務及其優化提供理論支撐[3]。

2電子政務服務背景下人事檔案服務影響

2.1從電子政務服務建設目標看

《“十四五”規劃和2035年遠景目標綱要》中提出，要“完善國家電子政務網絡、推進政務信息系統云遷移”等“十四五”時期重要任務。2022年，《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，把“推進檔案信息資源共享平臺建設”“提升檔案利用服務能力”“加快檔案資源數字轉型”作為重點工作來抓。人才服務機構人事檔案管理作為電子政務網絡建設的一個重要節點，也是電子政務服務的積極參與者，必然要適應新時代目標和要求。反之，電子政務服務所提供的服務內容和服務條件的改善和提升，推動了人才服務機構檔案業務轉型，進一步提升人才服務機構服務信息化建設優質、高效發展。

2.2從電子政務服務基礎設施看

電子政務服務為人才服務機構辦公OA系統運行提供了重要信息網絡平臺，也進一步促進了人才中心檔案管理信息化建設。人才中心通過門戶網站建設，檔案系統搭建，將人事檔案數據庫統一歸口至檔案管理。目前，西安市鄂邑區人才交流中心辦公OA系統與電子政務系統無縫銜接，實現了人事檔案歸檔文件的即時歸檔、即時采集，從而保證了中心檔案工作與電子政務同步進行。各項業務實現了信息化，其中，人事檔案采集、存儲、調閱、查詢均可在計算機平臺系統中進行，我中心人事檔案工作參與政務信息化作用也日益明顯。

2.3從電子政務的快速發展來看

電子人事檔案改變了傳統的紙質檔案載體形式，電子人事檔案管理也成為支撐和提升電子政務服務的重要內容之一。據統計，2022屆高校應屆畢業生達1076萬人，其中，陜西省約有41.5萬人，龐大的應屆畢業生群體，以及其他流動人員的人事檔案等等，電子人事檔案數量和規模呈現出大幅增長態勢，使人事檔案服務從先前的單一服務變得更加多元化。電子政務作為鏈接不同部門、不同地區的政務系統，推動跨部門、跨地區電子政務信息共享服務，才能更好地發揮出電子人事檔案價值[4]。

3電子政務服務背景下人事檔案服務意義

3.1增強人事檔案管理績效

人事檔案管理工作要始終堅持“以服務為主線”，這與電子政務服務“立黨為公、執政為民”的宗旨相一致、相符合。而人事檔案管理績效的評估重點及意義，既包括電子人事檔案管理水平，也包括電子人事檔案在電子政務服務中的功能體現。因此，電子政務服務背景下，完善人事檔案服務體系也是增強其自身人事檔案管理績效的實際需要，以優質高效的檔案服務滿足人民群眾日益增長的檔案信息需求。

3.2促進人事檔案管理改革

無論是普通公眾，還是機關企事業單位，通過參與檔案信息化管理，可切切實實地感受到創建服務型政府的理念及生動實踐，并分享政府改革的實際成效。人才服務機構作為高校畢業生、流動人員等群體人事檔案管理的專業機構，通過人事檔案信息化、數字化改革，滿足不同群體的服務需求，這也進一步促進了人事檔案自身管理改革[5]。

4電子政務服務背景下人事檔案服務優化措施

4.1優化頂層服務設計

人才服務機構立足其職責，將人事檔案管理與電子政務服務網銜接起來，持續優化頂層服務設計，在電子政務服務網設立專門的人事檔案服務平臺，從而實現電子政務服務網人事檔案服務窗口與電子政務網平臺互聯互通，讓數據“多跑路”，群眾“少跑腿”，有效解決人事檔案資源共享難題。為此，首先應建立省級或國家級人事檔案網上服務平臺，出臺人事檔案服務平臺管理標準和規范，建立全省或全國統一的人事檔案管理服務系統，按照《關于加快推進流動人員人事檔案信息化建設的指導意見》提出的“基于政務服務經辦規范、基礎信息采集規范、數字化技術規范”等，實現“一點存檔、多點服務”的全省/國人事檔案一體化服務格局[6]。其次，由檔案管理部門或與人事管理部門統籌規劃全省/國范圍內各市、縣人事檔案網上服務建設，遵循“數據向上集中”的建設思路，將各地收集到的人事檔案信息進行統一采集上報，并做好定期歸檔，最終實現實時歸檔，從而建立一套統一的人事檔案基礎信息資源庫，為優化人事檔案服務提供檔案信息支撐。再次，加強不同區域、不同部門之間的數據共享，推動跨區域、跨部門政務服務網的數據、資源互聯互通、共建共享，從而解決人事檔案信息孤島難題，并進一步簡化人事檔案管理及信息交互流程和手續。其中，要根據人事檔案管理的相關規定，嚴格做好保密工作。

4.2優化區域部門合作

目前，不同地區、不同部門之間的人事檔案網上辦理建設情況差異較大，上海、浙江、山東等地陸續建立起人事檔案網上服務平臺，但其他部分基層尚未推動人事檔案網上服務。為此，要積極優化區域之間、部門之間的合作，既可以減少人事檔案差異，也能夠持續優化人事檔案整體服務質量。首先，欠發達地區或尚未開通人事檔案網上服務的地區或部門，應加大人事檔案網上服務建設的資金投入力度，加大優秀人才配置力度，為人事檔案管理提供可靠人才支持和保障。其次，持續改善基礎設施。加強薄弱地區或部門網上人事檔案服務平臺建設，采購先進的電子人事檔案管理所需的設備，升級人事檔案管理系統軟件，為人事檔案管理提供過硬的技術支持和保障。有條件的地區或部門，可結合本地本部門人事檔案管理實際，積極開發人事檔案服務所需的軟件。

4.3優化線上線下融合

在推進省級或國家級政務服務網建設基礎上，要進一步加快人事檔案服務事項辦理從實體向網上辦理遷移，推動人事檔案管理事項線上線下融合發展，持續優化人事檔案服務流程、創新人事檔案服務模式，最終實現“預約、咨詢、辦理”全過程線上線下無縫銜接。根據檔案管理相關規定，積極探索“互聯網+”新模式，開通統一的人事檔案服務平臺，開通網上一鍵申請、后臺審核、網上反饋或預約辦理，推進人事檔案服務從線下逐漸延伸申至線上，逐步推動部門或區域人事檔案全口徑歸口管理，解決人事檔案碎片化現狀。

參考文獻：

［1］梁惠卿.電子政務下檔案集成網站建設研究—以河南檔案信息網建設為例［J］檔案管理，2012（5）：35—36.

［2］高廣斌.電子政務檔案管理與公共服務問題探究［J］經濟技術協作信息，2021（4）：37.

［3］葉萍.電子政務檔案管理與公共服務問題探究［J］山西檔案，2015（6）：97—99.

［4］王艷玲.電子政務環境下檔案信息資源用戶需求與文檔一體化［J］漯河職業技術學院學報，2007（3）：133—134.

［5］李小芳.電子政務系統中的檔案管理現狀問題及其若干思考［J］江西電力職業技術學院學報，2019（2）：12—13，16.

［6］汪獨友.電子政務視角下的檔案信息化建設中的障礙及策略選擇［J］大眾科技，2015（10）：126—128.