公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的對策探析

鞏欣雨

（北京公共交通控股（集團）有限公司，北京 100055）

檔案管理主要是對企業(yè)發(fā)展、人員信息、重大事項等進行記錄，能夠記錄企業(yè)發(fā)展，為企業(yè)發(fā)展提供借鑒經(jīng)驗，完善企業(yè)內(nèi)部制度，有利于促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。在社會不斷發(fā)展中，推動了公交行業(yè)的發(fā)展，公交檔案管理中蘊含了公交企業(yè)發(fā)展中的重要資料，但是隨著社會不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的公交檔案管理形式已無法滿足當前社會的發(fā)展需求，為此應在公交企業(yè)中加強信息化建設，革新工作理念，充分運用信息技術進行公交檔案管理，發(fā)揮信息化應用價值，構建信息化檔案管理環(huán)境，推動公交檔案管理工作信息化發(fā)展。

一、在公交行業(yè)中提升檔案管理信息化水平的重要性

隨著科學技術不斷發(fā)展，迎來了信息化時代，傳統(tǒng)的紙質檔案管理方式查閱、歸檔、保存、編目等工作流程十分繁瑣，工作量巨大，這樣的工作方式顯然已無法滿足社會發(fā)展需求，為此公交行業(yè)檔案管理部門應根據(jù)時代發(fā)展需求，構建信息化檔案管理系統(tǒng)，減少檔案管理人員的工作量，簡化繁瑣的工作流程，為公交企業(yè)中各個部門，提供便利的查閱資料及應用資料方式，提升檔案資料的應用價值，提升檔案管理工作效率與質量。

1.與時代發(fā)展相契合

國際經(jīng)濟密切發(fā)展中，推動了我國經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國科學技術也有了顯著的提升，在此環(huán)境中計算機技術被廣泛運用于多個行業(yè)與領域，改變了我國傳統(tǒng)的工作方式，為了能夠響應時代發(fā)展，公交企業(yè)應根據(jù)社會發(fā)展需求，提升服務質量。在公交檔案管理中構建信息化管理系統(tǒng)，是與時俱進的方法之一，在公交企業(yè)檔案管理中構建信息化系統(tǒng)，能夠規(guī)范公交檔案管理工作流程，促進公交檔案管理工作有序開展，提升公交企業(yè)管理效率與質量，有利于公交企業(yè)與時俱進的發(fā)展[1]。

2.革新交通檔案管理方式

在傳統(tǒng)公交檔案管理中，工作流程繁瑣，工作量大，會耗費大量的人力與物力，耗費工作時間較長，工作效率卻始終無法提升。加強公交企業(yè)檔案管理信息化建設，能夠革新傳統(tǒng)公交企業(yè)檔案管理方式，彌補傳統(tǒng)公交檔案管理中的一系列不足，能夠提升公交檔案管理工作效率，極大地節(jié)約了人力、精力、物力、時間，同時也打破了傳統(tǒng)檔案管理對空間的限制，各個部門能夠通過系統(tǒng)快速查閱與獲取所需求的資料，在信息化公交檔案管理中運用電子檔案保管，有效防止了信息損壞、遺漏的情況，保證了信息的完整性，能夠滿足不同部門查閱資料的需求，創(chuàng)新了檔案管理方式，提升了檔案管理工作效率與質量[2]。

3.能夠提升公交管理部門的工作質量

公交檔案管理信息化建設情況直接關乎公交企業(yè)管理質量與服務水平，加強公交檔案信息化建設能夠構建有序的公交管理工作氛圍，提升公交企業(yè)管理的形象，能夠為公交管理部門提供精準的信息依據(jù)，提升公交企業(yè)科學化管理水平，有利于公交企業(yè)工作順利開展。

二、公交行業(yè)信息化檔案管理中存在的問題

1.檔案管理人員管理意識淡薄

公交企業(yè)檔案管理工作主要對公交發(fā)展、歷史、重要事項、人員資料、企業(yè)資料等信息進行記載，通過記載公交檔案資料，為公交企業(yè)提供發(fā)展借鑒，便于企業(yè)不斷優(yōu)化管理方式，有利于企業(yè)信息化發(fā)展。但是公交企業(yè)不斷發(fā)展，檔案管理中涉及的信息內(nèi)容不斷遞增，提升了管理人員的工作難度。目前部分公交企業(yè)并未意識到檔案管理工作的重要性，工作人員不具檔案管理意識，在進行檔案管理過程中態(tài)度較為隨意，將檔案管理工作視為可有可無的工作，由于檔案管理人員對檔案管理工作的疏忽，影響了檔案管理工作的效率與質量。

2.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)較低

當前公交企業(yè)檔案管理中部分工作人員專業(yè)素質不足，在工作中沒有意識到檔案管理工作的重要性。公交檔案管理人員部分沒有經(jīng)過信息化培訓，不具備信息化工作經(jīng)驗與能力，在檔案管理中沒有遵守職業(yè)道德與職業(yè)規(guī)范，無法熟練運用信息技術開展檔案管理工作，部分工作人員沿用傳統(tǒng)的檔案管理工作方式，公交檔案管理工作信息化辦公水平過低，由于工作人員專業(yè)素養(yǎng)較低，在工作中不具創(chuàng)新意識，影響了檔案管理工作的信息化發(fā)展。

3.不具備信息化檔案管理制度

隨著社會不斷發(fā)展信息技術被廣泛運用于各個行業(yè)與領域中，為了響應社會發(fā)展將信息技術應用于公交檔案管理中，構建了信息化檔案管理系統(tǒng)，但是在信息化檔案管理中卻并未建設完善的管理制度，導致檔案管理工作沒有標準能夠參照，信息化檔案管理工作職責并不明確，使公交檔案管理中收集、整理、編號、裝盒、編目、利用等環(huán)節(jié)沒有統(tǒng)一的標準，導致各所屬分公司出現(xiàn)信息化檔案管理標準執(zhí)行程度不一的情況，影響了信息化辦公效率。

4.缺乏信息化管理人才

在公交企業(yè)檔案管理工作中，雖然已經(jīng)根據(jù)社會發(fā)展需求構建了信息化辦公設施，但是卻缺乏信息化管理人才，在社會不斷發(fā)展中對公交檔案管理工作提出了更高的要求，要想構建信息化辦公環(huán)境提升檔案管理信息化服務水平，應重視管理人才的培養(yǎng)，管理人才是推動檔案管理工作不斷創(chuàng)新發(fā)展的原動力，為此公交企業(yè)應提升對人才的重視，但是在當前公交企業(yè)檔案管理中卻不具備創(chuàng)新型人才，這一問題是限制公交企業(yè)信息化發(fā)展的關鍵因素。

三、公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的對策

1.提升工作人員組織能力，加強科學管理

在公交檔案管理工作中管理人員是組織檔案管理工作的主體，管理人員的組織能力關乎公交檔案管理水平。因此，應提升對檔案管理人員管理能力的重視。檔案管理人員工作能力主要包含專業(yè)知識、專業(yè)技能及職業(yè)道德等方面。隨著社會經(jīng)濟不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理工作已無法滿足當前社會發(fā)展需求，提升檔案管理人員工作水平對公交企業(yè)的發(fā)展至關重要。為此公交企業(yè)檔案管理人員應改變傳統(tǒng)辦公理念，創(chuàng)新管理方式、管理技能，響應社會發(fā)展變化，創(chuàng)新公交企業(yè)檔案管理工作形式。一是公交檔案管理人員應持有終身學習的意識，在檔案管理中能夠自覺學習新的管理知識與技能，不斷提升自身的專業(yè)知識與素養(yǎng)，在時代發(fā)展中能夠具有競爭意識，積累豐富的信息化工作能力與經(jīng)驗，在檔案管理中熟練運用信息技術開展檔案管理工作，不斷創(chuàng)新管理形式，提升檔案管理工作優(yōu)勢，運用信息技術獲取豐富的資源，與同行業(yè)建立良好的競爭關系，促進公交檔案管理工作科學化發(fā)展。二是在公交企業(yè)中進行檔案管理工作應完全依照法律法規(guī)開展工作，同時奉行職業(yè)道德，在工作中嚴于律己，堅守崗位職責，樹立正確的工作觀念，提升崗位服務意識，提升檔案管理服務質量，促進公交企業(yè)科學化發(fā)展。

2.創(chuàng)新思路合理使用檔案

檔案管理工作主要的工作任務在于收集、編目、保存企業(yè)檔案資料，為公交企業(yè)中的各個部門提供便利的查詢服務，通過為其他部門服務體現(xiàn)文件檔案管理價值與作用，因此檔案管理應不斷創(chuàng)新工作方式，科學合理地呈現(xiàn)公交企業(yè)檔案管理信息，為企業(yè)提供優(yōu)質便捷的服務。在檔案管理中如何運用科學有效的方式，提升檔案管理工作效率與質量是重點工作目標，為此檔案管理人員應不斷豐富自身的工作經(jīng)驗，在實踐中探索與總結管理方式。可以通過以下幾個方面創(chuàng)新檔案管理工作，提升檔案使用價值。首先，應強化管理人員信息資源意識，在公交檔案管理中包含了豐富的信息資源，這些信息資源的價值會隨著時間的推移而提升，因此檔案管理人員應提升自身信息研發(fā)能力，在信息化檔案管理中不斷創(chuàng)新編制不同的檢索工具，例如在檔案檢索中運用卡片式或資料式進行檢索，為公交企業(yè)中各個部門檢索提供便利。其次，在公交企業(yè)檔案管理中充分運用信息技術開展檔案管理工作，信息化時代的到來，對各個行業(yè)與領域提出了全新的要求，運用信息技術開展公交檔案管理工作將是必然發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理工作量大，工作流程繁瑣，耗時耗力，無法滿足信息化時代的發(fā)展需求，以此應創(chuàng)新檔案管理方式，加強信息化的應用，在公交檔案管理中完善信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)自動檢索與查詢，為公交企業(yè)提供快捷的服務，充分運用信息技術開展檔案管理工作，提升檔案管理工作效率與質量。

3.運用信息技術優(yōu)化檔案歸檔管理

在公交企業(yè)檔案管理中將信息資源完整的輸入到系統(tǒng)中，為各個部門提供查詢與檢索服務，是公交檔案管理的基礎工作職能，為此在信息化檔案管理中信息的完整性至關重要。但是在傳統(tǒng)檔案管理中工作人員管理意識較為淡薄，存在信息采集范疇不清楚的問題，有些部門為了自身工作方便常會將信息資源留存在所在部門中，這樣的問題使檔案內(nèi)容不完整，有些部門沒有將重要的檔案進行及時歸檔，這樣的問題提升了檔案管理工作的難度，要想有效解決以上問題，應運用信息技術進行檔案管理，簡化傳統(tǒng)檔案歸檔流程，提升檔案管理服務意識，與各個部門之間形成良好的關系，在各個部門中獲取有價值的資料輸入到檔案管理系統(tǒng)中，為各個部門提供全面完整的信息資源，提升檔案管理服務能力。運用信息加護進行檔案管理，防止因工作人員隨意造成檔案丟失及損壞的情況出現(xiàn)。保證檔案管理內(nèi)容的完整性與真實性，提升信息化檔案管理工作質量。

4.構建信息化辦公環(huán)境，提升信息檔案管理水平

在公交檔案管理中構建高標準的軟硬件設備，包括運行管理系統(tǒng)、專用服務器、數(shù)據(jù)資源庫、檔案數(shù)據(jù)光盤、備份設備等，通過完善信息化辦公設備為信息化檔案管理奠定基礎。同時，可以在公交企業(yè)中運用互聯(lián)網(wǎng)宣傳公交發(fā)展及歷史，通過構建信息化展館，為公眾提供了解公交企業(yè)發(fā)展與歷史的機會，提升公交檔案服務質量。在企業(yè)中加大信息化建設經(jīng)費投入，完善信息化辦公設備，加強對公交檔案管理工作的宣傳，構建信息化檔案管理環(huán)境，滿足社會發(fā)展對檔案管理工作的需求。首先，應在公交企業(yè)檔案管理中，提升檔案信息化水平，在公交企業(yè)中將各個部門的檔案由紙質資料轉化為信息資源，在公交企業(yè)匯總構建信息化檔案管理系統(tǒng)，在系統(tǒng)中構建信息化目錄，同時設置全網(wǎng)查詢功能，運用網(wǎng)絡實現(xiàn)資源共享，提升檔案管理信息化水平。其次，加強信息數(shù)據(jù)庫建設民間公交檔案管理中的信息整理成為資源數(shù)據(jù)庫，保證檔案實體、檔案目錄與電子全文同步，能夠通過檢索查詢公交檔案信息。加強資源數(shù)據(jù)建設，對信息內(nèi)容及時更新與整理，在信息系統(tǒng)中進行批量錄入，發(fā)揮信息技術優(yōu)勢。最后，建立多媒體資源庫，對音頻、視頻、照片等進行保存，建立公交線路。駕駛員、車輛及車站等專題數(shù)據(jù)資源庫，運用信息技術掌握公交線路數(shù)據(jù)信息，對公交線路不斷優(yōu)化與調(diào)整，為公交企業(yè)決策提供借鑒。

5.完善規(guī)章制度，健全信息化管理體系

在檔案管理工作具有專業(yè)性特點，要想促進檔案管理工作管理與發(fā)展統(tǒng)一，應在管理中制定科學完善的管理制度。檔案管理人員應根據(jù)行業(yè)發(fā)展及檔案管理法律條款制定專業(yè)、科學的檔案管理制度，明確檔案管理標準工作流程，促進檔案管理工作規(guī)范化開展。首先，在檔案管理中完善信息化檔案管理制度，與信息化工作流程緊密結合，制定電子歸檔、備份、保管等工作制度，提升信息化檔案管理效果，便于工作人員按照制度辦公，提升信息化辦公效率。其次，制定信息化考核制度，在公交企業(yè)內(nèi)部根據(jù)公交企業(yè)發(fā)展企業(yè)行業(yè)規(guī)范制定信息化考核制度，在企業(yè)中定期對檔案管理人員進行信息化培訓及制度培訓，根據(jù)培訓內(nèi)容對工作人員進行考核，考核通過人員可以投入到工作中，未合格的人員加強學習，在通過后方可投入到檔案管理工作中，通過培訓與考核提升檔案管理部門對信息化辦公水平，便于檔案管理人員在工作中熟練地應用信息技術進行歸檔、整理、查詢與保管，提升檔案信息的真實性與完整性，為公交企業(yè)各個部門提供優(yōu)質的服務，促進公交企業(yè)科學化發(fā)展。

此外，在公交檔案管理中人員素養(yǎng)決定了檔案管理水平，檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)與檔案管理質量有密切關聯(lián)，為此應加強對工作人員進行職業(yè)教育，通過職業(yè)教育提升檔案管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，讓工作人員能夠在工作中投入更多的熱情，提升檔案管理人員的服務質量，為此公交企業(yè)可以在檔案管理工作中制定獎懲制度，對于工作態(tài)度積極表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予物質獎勵或是精神獎勵，激發(fā)檔案人員的工作熱情，提升管理水平。最后，制定檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程。在公交檔案管理中不同檔案有不同的管理要求，主要包括管理期限、管理載體及管理類別。為此檔案管理人員應根據(jù)不同的要求做好檔案管理工作。例如，按照要求對保管到期的文件進行上報及銷毀，嚴格遵守檔案保管規(guī)定開展各項工作。

結語

傳統(tǒng)公交檔案管理工作效率低，耗時耗力，工作量大，難以滿足社會發(fā)展需求，為了提升公交企業(yè)檔案管理效率，應在公交企業(yè)內(nèi)部構建完善的信息化辦公設施，革新管理人員思維與管理方式，加強信息技術的應用，在公交檔案管理中充分運用信息技術進行歸檔、編目、保管、檢索與查閱，提升公交檔案管理效率，為企業(yè)提供優(yōu)質的檔案管理服務，提升公交企業(yè)信息化檔案管理水平，推動公交企業(yè)持續(xù)發(fā)展。