新時期下鄉鎮衛生院檔案管理工作要點探討

李理成 張紅仙

（1.臨滄市云縣涌寶中心衛生院，云南 臨滄 675800；2.臨滄市云縣疾病預防控制中心，云南 臨滄 675800）

國內部分基層鄉鎮衛生院在基礎設施和管理水平上受傳統觀念影響，沒有緊跟時代的發展，導致檔案管理水平與國內醫院的整體發展進度脫軌。國內許多鄉鎮衛生院因為沒有對以往的檔案信息進行整理保存，致使在其發展過程中遇到困難時沒有一個準確的參考依據，導致問題大量堆積，這在一定程度上限制了鄉鎮衛生院的綜合發展。所以在目前對檔案信息非常重視的時代，要不斷完善和強化鄉鎮衛生院的檔案管理工作，促進鄉鎮衛生院的發展，進而提升衛生院的醫療服務水平。

一、鄉鎮衛生院檔案管理的意義

鄉鎮衛生院是鄉鎮地區最基礎的醫療機構，它的發展情況直接影響醫療技術進步，同時也關系著鄉鎮居民的身體健康。鄉鎮衛生院肩負著為村民提供基礎醫療保障的重任，所以它的發展也直接影響著村民的日常生活及幸福指數。鄉鎮衛生院的檔案內，詳細記錄這當地村民的診斷和健康情況。由于鄉鎮人口基數較少，所以檔案的針對也就更強。鄉鎮衛生院的檔案也是當地村民預防疾病、精準治療的重要參考依舊，是保證村民健康的基礎。因此，鄉鎮衛生院的檔案管理工作直接關系到當地村民在預防疾病的效率，也是發展鄉鎮基礎醫療衛生事業的前提。

二、基層鄉鎮衛生院檔案管理工作現狀

1.管理制度體系不完善

鄉鎮衛生院檔案管理落后的主要原因就在于缺少科學合理、規范且完善的檔案管理制度。由于管理體系不健全，所以在實際工作過程中，存在管理意識不到位、制度松散等情況。也正是因為管理體系的缺失，導致鄉鎮衛生院在檔案管理工作中無法做到協調配合，使得檔案管理工作的實際作用無法被充分發揮、檔案信息與實際情況不符等情況。

2.對檔案管理的重視程度不夠

目前一些基層鄉鎮衛生院存在一個“通病”，就是只重視醫療業務發展，對檔案管理的關注度不高。鄉鎮衛生院想要做好管理工作，當務之急就是要正視檔案管理工作，充分認識檔案管理工作的重要性。但是部分鄉鎮衛生院受傳統觀念影響，對于檔案管理的重要性認識度不高，在人才方面也有嚴重的缺失，沒有一個穩定的檔案管理團隊，人才流動性過高。綜合以上原因，導致檔案管理無法在鄉鎮衛生院的日常工作中起到真正作用，逐漸被邊緣化，甚至放置不管，這也將嚴重限制鄉鎮衛生院的發展。

3.檔案管理工作人員業務素質有待提高

部分鄉鎮衛生院的檔案管理工作人員都以兼職的形式存在，甚至出現由衛生院護士、醫生等工作人員進行輪番替崗的情況，因為部分工作人員并沒有經過專業的培訓，對于檔案管理工作內容一知半解。雖然上級部分也會根據實際情況組織一些專業培訓活動，但是也都沒有得到基層的檔案管理人員的重視，對于培訓活動的積極性不高。再加上檔案管理人員在薪資待遇上沒有優勢，這也使崗位的吸引力降低，專業人員的工作積極性不高[1]。以上種種原因導致鄉鎮衛生院的檔案管理人員缺乏專業知識，同時也沒有固定的檔案管理人才。

三、鄉鎮衛生院檔案管理工作的工作要點

1.建立完整的檔案管理制度

在鄉鎮衛生院的檔案管理制度建設上，首先，要保證檔案管理工作有法可依，為檔案管理工作的開展提供重要保障。還要根據鄉鎮衛生院的實際發展情況制定出一套適合于衛生院日常工作的檔案管理體系，通過以上措施使鄉鎮衛生院的檔案管理工作逐漸走向正規、科學。其次，在制定檔案管理規章制度時，要采用針對性的方式，按照檔案的類別制定具有針對性的制度，同時還要根據鄉鎮衛生院的實際管理情況增強檔案管理制度的可操作性[2]。

2.提高對檔案管理工作的重視程度

想要強化鄉鎮衛生院的檔案管理工作，首先就是要讓鄉鎮衛生院的工作人員改變傳統觀念。在實際工作過程中，結合檔案管理的實際情況，讓檔案管理人員從思想觀念上發生改變，讓其了解檔案管理的重要性，從而提高對檔案管理工作的重視程度，做到與時俱進，以時代發展為基礎，讓管理人員深刻了解檔案管理工作的有效進行對鄉鎮衛生院發展的重要意義[3]。所以衛生院的管理人員要提高認知范圍，了解檔案管理對鄉鎮衛生院各部門工作的實際意義，讓檔案管理充分發揮其應有的作用。

3.加強鄉鎮衛生院檔案管理人員的綜合素質培訓

目前，國內部分鄉鎮衛生院的檔案管理人員的綜合素質水平偏低，考慮到這一實際情況，衛生院應當在日常生活中加強對檔案管理人員的專業培訓，通過各種渠道尋找培訓機會并定期舉行培訓活動。在培訓時要依據衛生院的實際發展方向進行具有針對性的培訓，要做到將知識引進來，再進行合理運用。培訓內容可以包括以下幾點，即在檔案管理過程中需要遵循的法律法規、檔案管理所需的專業知識、專業技能等。此外，為了能夠讓培訓更加高效，避免出現形式化，在培訓中應添加一項培訓考核制度，對參加培訓的人進行專業知識考核，從而提高培訓效率。在培訓過程中應當引導大家進行經驗交流，通過相互學習實現共同進步。

4.及時更新檔案管理的軟硬件設施

鄉鎮衛生院在基礎設備及規模上都不如大型醫院，因此在設備學習使用和管理上就會稍顯不足。所以鄉鎮衛生院要不斷引進全新醫療設備及管理技術，使衛生院整體管理水平逐步實現和現代化接軌。隨著時代的發展和進步，要求衛生院努力實現檔案管理模式上的數字化發展。利用計算機技術，制定一套完整的信息化檔案管理體系，進一步提高檔案管理工作的工作效率，以此來促進鄉鎮衛生院的進步和發展。

5.創新鄉鎮衛生院檔案管理工作流程

鄉鎮衛生院在建設規模上雖然比不上很多大型醫院，但其檔案資料卻有著種類多、數量基數大的特點。這就要求鄉鎮衛生院在進行檔案管理工作時，根據實際情況，創新優化檔案管理工作流程。首先，要加強對檔案管理類型的分析辨別能力，能夠準確地找出有用的材料和有價值的信息進行保存，并通過科學的方式進行分類，以此形成電子索引目錄。其次，提供鄉鎮衛生院管理人員的資料歸納整理的規范化水平，特別是鄉鎮的一些重大活動、事件等，要進行及時整理歸納，最終形成電子文檔。

6.加大衛生院網絡體系的構建

構建鄉鎮衛生院的網絡管理體系，有利于實現整體工作的統一領導和布置，同時對檔案管理上也能做到及時查閱。通過構建網絡管理體系還能夠提升工作人員的工作積極性，進而提高工作效率。同時，鄉鎮衛生院還應積極鼓勵管理人員進行工作創新，在原有的工作內容上進行拓展，開發全新的管理渠道，努力實現檔案資源利用率最大化。

7.服務發展

鄉鎮衛生院的檔案是一套發展信息源，其中記錄著衛生院的發展歷程和診斷情況。開發檔案信息資源是檔案管理工作進行自我完善的重要途徑。鄉鎮衛生院的管理人員在檔案管理工作觀念上要進行一定程度的轉變，以適應醫療衛生工作的開展要求。科學合理的檔案管理，對于鄉鎮衛生院的發展具有非常重要的意義。

8.加強學習依法歸檔的自覺性

健全的法律體系是保證檔案安全的重要途徑，也是檔案實現可持續發展的基礎。每一位患者的個人信息都應該被嚴格保密，不得有半點泄漏。其實國外在多年以前就已經對個人檔案隱私安全做了保障措施，但是我國還沒有一個專門用來保護患者健康等個人隱私安全的法律制度，這讓一些不法分子找到了法律漏洞并做出非法行為。所以對于隱私安全，還是要加強重視，尤其是在患者進行個人信息登記時。

9.重視開發，充分利用，發揮檔案的社會效益

創建每個人都擁有的規范化健康檔案，同時還要配套一張健康記錄卡，將個人健康信息進行詳細記錄，以保證每個人可以世界各地通過健康記錄卡去醫院進行治療，省去了許多不必要的花銷，也能夠提升治療效率。充分發揮方案利用率，提高社會效益。

四、加強鄉鎮衛生院檔案管理的必要性

1.抓好鄉鎮衛生院檔案管理的有效途徑

鄉鎮衛生院的文件檔案是衛生行政工作中具有查考利用價值的文件材料和合理集成。其歸檔的材料主要為公務文件，還有一些平行部門所抄送的文件。

檔案會將材料歸檔。記載在會議上沒有通過的決議事件，這樣做能夠有效防止院長憑借職務之便進行不合理的操作，對鄉鎮衛生院造成不必要的損失。有了清楚的文件記載，就會對問責處理產生畏懼，從而規范自身工作和行為。

臨時用工的聘用合同及工資表的歸檔。鄉鎮衛生院為了臨時工作所需，會聘用臨時工人，比如冬天的鍋爐工、病患食堂的廚師等都屬于是臨時雇傭工人。將這些臨時工人的聘用合同和工資表進行歸檔，在一定程度上能夠提升其工作積極性，而且這樣也能為工作能力或積極性不足的臨時工人做勸退處理時提供合法依據。

職工的日常考勤、業績、獎罰情況歸檔。鄉鎮衛生院的各崗位職工要在年底進行統一的考核評測，對業績完成較好的員工給予獎勵，相對的，對于那些業績不太好的員工也要給予相應的懲罰，這也能夠提升職工的工作積極性，同時也為工作情況做一個詳細匯報，以免發生不必要的糾紛。

對于上級部門下發的文件，也需要做詳細的歸檔。這對于指導鄉鎮衛生所工作有著非常重要的意義和作用。通過對上級所下發的指導工作思想做一項詳細記錄，這樣在需要時能夠及時做參考，也能規范領導者的工作行為規范，起到一個規范工作行為的憑證和依據。這也有利于衛生院內部的員工團結。

平行部門抄送文件歸檔。作為平行部門和鄉鎮衛生院協同工作的真實記錄，在進行工作執行時也能避免發生一些職責推諉的情況。另外，也可以為有關部門對工作進行追責時提供一項有利證明。

2.抓好鄉鎮衛生院檔案管理的有效方法

鄉鎮衛生院是一個獨立的經濟核算單位，所以對所產生的經濟消耗形成的票據也具有歸檔的必要。將財會檔案進行科學合理的保存有利于審計部門開展審計工作，也能夠對鄉鎮衛生院的一些不合理財政支出進行及時制止。此外，財會檔案還能夠防止部分領導通過權利優勢對共有財產進行不正當利用，從而杜絕或減少不必要的損失。

國有資產檔案在鄉鎮衛生院更應該獲得更好的管理。鄉鎮衛生院在近幾年來國家對其購置檢驗。檢測等輔助醫療設備資金不斷加大，雖然還是比不上其他大型醫院，但是針對鄉鎮衛生院自身設備來說，還是有了非常明顯的質量提升。另外，國有資產檔案管理得好，還可以有效預防醫療設備的流失。

3.抓好鄉鎮衛生院檔案管理的有效渠道

鄉鎮衛生院是我國最基礎的醫療機構，隨著國家近些年加大了對其資金的投入，讓衛生院在設備和技術上都在拉近與大型醫院的距離。農民想要治療相對嚴重的病時，可以去大型的醫院，對于一些小病，可以在鄉鎮的小醫院進行治療。只有抓好病例檔案管理，才能將病例檔案管理得越合理，對于農民看病來說就越方便，花的錢也就越少，這樣就能夠將鄉鎮的村民都吸引到衛生院來看病了，經濟自然也就提上去了。

保管好病案資料還能有效減少后期因醫藥費的事情發生一些不必要的糾紛，同時也能遏制通過多次報銷醫院費用獲取利益的不正當事件發生。也正是因為病例檔案的存在，使得病情診斷能夠做到有據可查。

五、鄉鎮衛生院該如何加強對病例檔案的管理

1.成立管理領導組織

病例檔案在管理上想要獲得進一步加強，單靠管理員自身的力量是遠遠不夠的，要借助集體的力量進行完善。所以通過成立一支領導小組對整個工作進行統一指揮和分配。選出一名組長負責工作的整體執行，副組長則帶領組員進行材料的歸檔工作。

2.引入獎懲機制

單單成立領導組還不夠，這樣雖然在工作內容上有了明確劃分，但是對于工作的積極程度上，還是沒有辦法得到進一步保證，針對此問題，可以制定獎懲制度，對于工作成績好、積極性高的工作人員給予獎勵，而對于業績稍差或工作懈怠的員工給予懲罰，這樣可以有效提升員工工作進行性，從而促進整體工作的穩定進行。通過獎懲機制還能篩選出一些專業能力差的職工，這對于人才的儲備和利用都具有非常重要的作用。

3.加強財務的投入和使用

雖然目前部分鄉鎮衛生院的經濟情況呈現緊張狀態，但對于病例檔案管理方面的投入一定不能有所需懈怠，一些檔案管理的必需品都要備齊，對于檔案的防潮、防塵的措施也要做到位。此外，還要注意不要將病例檔案和其他檔案資料混放，最大限度杜絕一切不利隱患。

結語

有效開展檔案管理工作，能夠有效促進當地醫療和科研工作的開展，同時對于鄉鎮衛生院的人事管理和行政管理工作都具有積極作用。所以鄉鎮衛生院要對檔案管理工作有一個充分認識，提高對檔案管理工作的重視程度。在完善檔案管理工作任務時，要善于利用科學技術對檔案信息進行歸納管理，從而提供檔案信息的利用率，進而提高鄉鎮衛生院的日常工作效率。只有這樣才能使檔案管理工作發揮出其真正的作用，并進一步推進鄉鎮衛生院的整體發展。