數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及相應對策

劉淑環

（鄆城縣檔案館，山東 菏澤 274700）

一、數字檔案館基本概述

數字檔案館是指檔案的數字化存儲和處理，是一個能夠在線提供電子呼叫和服務的網絡信息系統。基于計算機和多媒體技術作為信息存儲庫，數字控制使用戶更容易訪問和搜索，這種控制方法打破了時間和區域的界限，允許人們隨時訪問存檔信息，始終滿足用戶的需求。

數字檔案的設計應考慮廣泛的內容。第一，必須有適當的架構和設備來創建數字檔案。數字檔案數據庫需要全面的管理，以適應未來的數據增長和管理。第二，必須有一個管理檔案的數字系統。系統應認識到存儲、搬運和使用的一體化，并在系統中逐步實現，并根據不同的要求實現自動化。該系統應建立一個基礎數據庫，優先考慮檔案并整合所有類型的數字資源。第三，在建立數字檔案時，需要更多地利用先進技術，確保數字檔案信息的長期可靠使用。加強科技資源的早期開發，減少對相關資料的依賴。在整個數字檔案系統中，需要建立一個完善的系統，提高已知和先進技術的使用效率，使其更加方便和高效。

數字檔案館具有數字資源收集、信息傳遞、服務擴展、信息資源共享、信息收集便捷等功能，廣義的數字檔案是指用于存儲和利用檔案信息資源的信息空間，這是一個數字存檔組，由多個存檔資源數據庫組成。數字檔案是一個集成的內容管理系統和連續運行的數字信息系統，這是一個針對非結構化數據（如電子文檔、檔案和其他信息源）的數字歸檔[1]。在建設數字檔案時，應將管理理論應用于整個建設過程，包括文件和檔案信息資源在內的周期管理方法，即基于控制集成理論的控制，消除監管部門在管理理念上的差距，在管理層面上解決檔案信息資源的不同部分，優化管理流程，改進不同控件之間的兼容性，以優化和提高歸檔信息資源的效率和一致性，并最終確保歸檔信息與用戶需求的集成。

二、數字檔案館建設背景及運行情況

隨著數字信息技術的飛速發展，檔案信息管理需要一種新的管理系統來滿足當今的信息需求，因此創建數字檔案至關重要。數字檔案的創建技術得到了廣泛的研究，并在創建過程中發揮了積極的作用，數字檔案的創建和發展離不開技術的支持和管理體系的建立。數字檔案館的建設始于20世紀90年代，為了實現檔案信息數字化，將采用更先進的管理方法對檔案進行數字化管理，通過網絡實現檔案資源的合理利用。隨著全球數字化和發達國家相關信息系統的發展，我們也需要加快信息流程。充分利用數字技術，建立數字檔案是改善傳統檔案管理、提高檔案利用率的有效途徑。隨著數字信息技術的飛速發展，檔案信息管理需要一種新的管理系統來滿足當今的信息需求，創建數字檔案至關重要。隨著全球數字化和發達國家相關信息系統的發展，我們也需要加快信息流程。充分利用數字技術，建立數字檔案是改善傳統檔案管理、提高檔案利用率的有效途徑[2]。國家逐步推進信息化建設，公共服務電子架構不斷應用，數字檔案建設已成為檔案工作的重點和重點之一。但這也是一個困難，因為它不同于傳統的檔案。這是一個新的課題，對檔案管理提出了更高的要求。

目前，我國數字檔案館的建設是安全穩定的。然而，由于檔案館自身的特點，數字檔案館的建設也面臨著諸多挑戰。第一，數字檔案建設缺乏整體宏觀規劃，數字檔案建設與社會系統的同步規劃尚未實現；第二，資源不足。沒有事先的規劃和后續的財政投資，就無法建立數字檔案。數字檔案的創建需要專家的支持；但是，由于文件保密的要求，不可能直接雇用外部人員。因此，迫切需要提升內部工作人員的專業素質。為了滿足數字檔案的需求，我們需要提高檔案的質量。由于數字檔案館的建設還處于實驗階段，信息交換的安全性需要長期的研究。因此，進展緩慢。盡管數字檔案的創建存在許多問題，但這并不妨礙數字檔案的創建。

三、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.豐富檔案服務功能

數字檔案會解決檔案數量過多、檔案分布不合理、信息獲取緩慢等問題，這不僅可以為文件用戶節省文件處理時間，還可以讓相關人員更加集中精力開發新的服務以簡化歸檔。以前，檔案管理系統的主要目的是保存檔案，以便提供有效的保護。雖然它為檔案提供了有效的保護，但它不能充分受益于檔案的價值。

2.推動檔案管理體制優化

通過創建數字檔案，將能夠充分發揮網絡的作用，使更多有需要的人能夠有效利用檔案信息資源。過去，政府強調檔案的管理和標準化，這對檔案管理利用的創新和發展沒有明顯影響。創建數字文件可以有效地克服文件使用的限制，使檔案館能夠有效地履行服務提供者的職能，為檔案用戶提供有針對性的服務。

3.保證檔案安全

數字檔案是隨著網絡技術的飛速發展而產生的，數字檔案的結構和功能與傳統檔案有很大的不同。數字檔案的創建不僅是傳統檔案的升級，也是傳統檔案新發展的強大動力。數字檔案館是一個基于網絡的信息系統，提供對網絡數據的信息訪問，數據庫使用文件存儲和應用程序內存來共享資源并增加對文件的訪問。在信息技術發展的新時代，為了有效克服時間和時間的限制，為用戶提供有針對性的信息服務，建立了大型檔案館[3]。因此，數字檔案的創建不僅可以有效地增加檔案數量，而且可以保證檔案的安全，有助于檔案的合理利用，最終促進檔案事業的發展。

4.其他影響

數字檔案已經超越了傳統檔案的碎片化、不可訪問性以及檔案管理對大存儲空間和人力資源的需求。然而，信息技術的進步也使數字檔案的建立成為可能。建立數字檔案，不僅可以提高設備和人員的檔案管理水平，而且可以節省時間。數字檔案的建設也給檔案管理系統帶來了新的問題和挑戰，由于檔案工作的特殊性，對數字檔案生產的技術和管理要求也將相應提高。同時，如何更好地將數字檔案與傳統檔案進行銜接和維護，也是檔案管理系統必須研究和解決的問題。簡言之，數字檔案將利用檔案資源和檔案文獻中心，建立大量的數據庫，促進各群體之間更密切的互動。這是檔案管理體制的創新和發展，符合現代的要求。

四、數字檔案館建設對檔案管理體制的影響及發展策略

1.數字檔案館建設對檔案管理體制的影響

傳統的檔案管理系統是從檔案的保存開始的，該系統的核心是防止檔案信息的轉移，提高檔案質量，這種管理體系的缺點不能反映檔案的真正價值。我們使用歸檔信息來確保信息不會被披露、充分利用并提供附加值。因此，有必要將其轉變為檔案管理。創建數字檔案旨在通過互聯網增加對檔案的訪問，并使其更容易訪問，數字檔案的發展影響著傳統檔案管理系統的管理和完善。對檔案管理系統運作產生影響，這一管理制度在監督和管理檔案方面發揮了積極作用。然而，傳統的模式很容易阻礙檔案管理和利用的發展，數字檔案的創建突破了傳統檔案利用的局限性，為用戶提供了數字化性能。作為一個虛擬事件系統，數字檔案可以改善與相關行業和部門的溝通，而不僅僅是傳統的標準化數據收集。對檔案管理職能分配的影響，傳統的檔案管理系統無論是哪種類型的檔案，都是從檔案管理到集成。數字檔案的創建和發展需要所有檔案單位的共同參與，創建數字檔案不僅僅是一個技術問題。基于技術管理和體制改革的理念，它是整個檔案行業的一個重要課題。目前的檔案管理系統依賴于數字檔案的發展，并將在這方面繼續改進。

2.發展策略

2.1 重視數字檔案的創建

隨著信息技術的發展，對現有檔案和服務的需求必然會增加。為了提高檔案服務的效率，還需要引入傳統的檔案管理方法和系統。此外，數字檔案的獨特優勢在于它們無法與傳統檔案相比。因此，我們必須重視數字檔案的創建和傳播。

2.2 加大人才引進和培養

數字檔案系統和技術是高度專業化的，因此聘請數字檔案技術支持方面的專家將是有益的。還需要對其他工作人員進行定期培訓，以支持數字檔案的建立和運作。這對改革和完善檔案管理體制具有重要意義。數字技術的發展是一個高度集成的信息過程，對專業技術人員的需求非常高，因此有必要確保人才的引進和積累。

檔案質量直接影響檔案信息的傳遞過程，檔案管理需要實際培訓，需要保留一批合作專家。一是加強理論知識與實踐相結合，檔案館不僅要有扎實的理論基礎，還要不斷提高檔案信息管理的實踐技能。不同的檔案館特別關注檔案知識系統，一些擁有廣泛的科技檔案，特別是各種改造項目的圖紙和飾面材料。同時，會計、音像、實物檔案對檔案提出了更高的要求。因此，理論知識與實踐的結合成為技能培養的重要組成部分。在這方面，應加強檔案資訊科技培訓，讓他們熟悉檔案管理系統。雖然數據收集的檔案知識是公開的，但在網絡使用等領域需要加強，管理軟件的使用和運行是檔案管理系統順利運行的基礎和保證。

2.3 高度重視檔案安全

加強對數字檔案業務人員的培訓。檔案是非常重要的信息，在濫用和侵權的情況下，損失是不可預測的，在某些情況下會導致重大國家利益的損失，這也是檔案管理中數字數據管理延遲的主要原因之一。因此，在創建和管理數字檔案時，必須首先考慮檔案的安全性。不僅應該保護檔案，還要在安全的基礎上進行咨詢，保護他們不受有害技術的影響[4]。因此，檔案的保護不容忽視。

檔案信息管理只能在內部員工的封閉網絡中進行。在建立網絡時，必須引入物理隔離，以保證網絡的基本安全。為了建立檔案信息網絡的安全管理體系，原則上保證系統的安全，檔案信息網絡必須配備防火墻、殺毒軟件和入侵檢測系統，并采取措施加強和保護主機內核。檢查執行級別，檢查不同級別的用戶訪問權限，檢查不同級別的文件信息，避免未經授權的操作。此外，我們必須確保員工了解并加強安全，遵守有關建立檔案信息網絡的規章制度。

2.4 信息資源數字化

檔案信息的數字化存儲是建立數字檔案的基礎。數據庫是數字檔案館的重要組成部分，它可以存儲資源信息。因此，在建立數字檔案的過程中，我們必須明確檔案信息數字化和將所有紙質檔案轉化為數字檔案數據的目標，在數據庫中有效地存儲不同的資源。信息傳輸網絡是建立數字檔案管理機構的必要條件，因此有必要建立一個專門的檔案信息網站，促進數字檔案信息的廣泛傳播，并及時更新和補充該網站的信息資源。從源頭入手，完善檔案信息資源和資源共享。為了有效提高整體服務水平，滿足用戶對數字檔案的需求，應優先建設檔案網站，它可以主動捕獲用戶行為，數字文件可以分析用戶對數字文件的信息需求，仔細評估用戶的信息需求并提供個人服務。此外，數字檔案館還可以使用不同的媒體平臺提供多樣化的檔案服務，解決不同用戶的問題，加強檔案文化傳播。

2.5 促進檔案數字化發展

檔案數字化是檔案數字化建設的核心。目前，檔案數字化程度非常高，應根據現有財政資源采取不同的方法，利用本地的財政資源和廣泛的資本基礎。如果當地資源不足，可以接受資源優先原則。購買必要的軟硬件，提前掃描重要文件。例如，優先處理數據采集量大的文件。目前，供個人使用的有限數量的財務和審計文件無法數字化。這種模式影響緩慢，投資少，但能確保可持續發展。隨著辦公自動化的日益普及，各種電子文檔應運而生。縣級檔案館必須及時收集新啟動的資料來源和檔案。每個檔案館負責收集和管理其管理的所有記錄，并及時歸檔所有電子文檔。按照規定的程序向該單位提交必要的文件，并提交給地區檔案館。利用信息網絡創建數字檔案的出發點是完成檔案的保護、利用和管理任務，并盡可能地為用戶提供服務。首先，在現有檔案信息網絡的基礎上，構建了一個檔案資源共享的咨詢開發平臺。其次，建立一個以區域檔案為基礎的電子文件中心，以連接各種機構、團體、公司和組織，提供電子文件的在線接收和自動存儲。使系統更易于使用，提高工作效率。

結語

數字檔案的發展對檔案管理體制的完善和改革具有重要意義，它在現代化進程中發揮積極作用，以滿足需求和開發資源。數字檔案建設應加強分析研究，制定相應對策，促進檔案管理健康、穩定、有序、安全發展，數字檔案的創建打破了傳統檔案利用的時限。為了發展數字檔案，檔案管理系統也必須適應，確保數字檔案與現代成果相匹配，并提供更高效的服務。然而，這并不能避免使用數字文件的潛在負面影響，針對這些問題和發展數字檔案的需要，有必要積極尋求相應的對策，促進我國檔案管理體制的合理、健康、有序發展[5]。