公交提升檔案管理信息化水平的實踐

馬雅靜

（北京公共交通控股（集團）有限公司，北京 100055）

前言

加強檔案管理不僅可以提升檔案管理質量，也可以提高公交公司管理水平。同時，大數據等先進技術的發展為檔案管理信息化的實現提供了技術支持，因此公交公司應通過有效措施提高管理水平，積極打造“智慧公交”。

一、提升檔案管理信息化水平的意義

檔案管理是針對檔案實體與信息的管理工作，需要做好收集、鑒定、存儲以及利用等各個方面的工作，解決檔案分散、零亂等問題。信息化管理就是利用大數據、云計算、數據庫等信息技術開展檔案管理工作，提高檔案管理效率與質量，減輕管理人員的工作壓力。公交屬于公共交通，公交公司屬于服務行業，代表著一個城市的形象。且公交公司在經營過程中會產生大量的檔案信息，加強檔案管理不僅可以提升公交公司內部的管理水平，也可以展現良好的城市形象，促進公共交通事業的發展。

1.有利于減輕工作強度

簡單來說，信息化的檔案管理就是利用信息技術與網絡平臺進行檔案資源的開發與利用。之前，公交公司檔案部門以紙質檔案為主要管理對象，在查詢和利用檔案時需要從大量的紙質檔案找出所需信息。而實現信息化檔案管理可以讓公交公司的檔案管理人員利用信息技術與計算機處理檔案、查詢檔案、利用檔案，有利于減輕檔案管理人員的工作強度[1]。同時，人工操作的效率相對較低，會浪費大量的時間，進行信息化管理可以提高效率。

2.有利于提高管理效率

傳統的檔案管理主要是人工管理，工作效率比較低，且紙質檔案很容易出現受潮變質等情況。同時，在日常查閱檔案的過程中也會對檔案造成磨損，所以長久存放可能會導致檔案無法正常使用。而加強信息化管理可將紙質檔案轉變為數字化檔案，不僅可以提升工作效率，也可以減少檔案磨損，加大檔案保護力度。

3.有利于實現檔案信息共享

公交公司在經營過程中會產生大量的檔案信息，其中一些信息是可以公開的，利用信息技術手段可以實現檔案信息的共享，增進人們對公交公司的了解。

4.有利于做好加密檔案的保護工作

公交公司的部分檔案是需要加密保存的，若出現檔案信息泄露等情況將會造成嚴重后果，而利用信息化管理手段可以有效保護檔案信息，增強檔案信息的安全性。

二、電子檔案管理的特點

電子檔案是信息化管理的關鍵，而電子檔案管理與傳統檔案管理有一定的差異，需要掌握電子檔案管理的特點。

1.歸檔時間的特點

在進行電子檔案管理時，只要檔案信息完整便可以即時歸檔，且在歸檔時會先設置檔案分類號與檔案訪問級別，之后再將其錄入檔案數據庫當中[2]。即時歸檔這一特點可以減少文件的漏歸，提升檔案歸檔率，保障檔案信息的完整性。同時，也可以避免檔案信息被病毒或黑客破壞。

2.歸檔方式的特點

在電子檔案形成過程中，公交公司需要隨時對檔案進行數字簽名、身份驗證與信息驗證等多重保護，可有效避免檔案信息在傳輸過程中出現問題，有利于增強電子檔案的真實性與完整性。

3.保管方式的特點

在保管檔案時，公交公司會將紙質檔案轉化為電子檔案，將其錄入到檔案數據庫當中，利用信息技術進行檔案保護。同時，若檔案的初始形式是電子檔案，公交公司也會利用打印機打印一份紙質檔案，實現紙質檔案與電子檔案的對應。

4.分類編號的特點

檔案部門在接收到電子檔案之后，需要利用計算機對檔案進行分類處理，即根據時間、內容等情況對電子檔案進行處理[3]。同時，檔案部門也會利用年度號、分類號等方式對電子檔案進行分類編號。

5.查詢利用的特點

檔案借閱者需要依據權限設定才能夠通過內網登錄檔案管理信息系統，并查閱檔案，可有效保障檔案的安全性。

三、公交公司檔案管理信息化中的問題

1.重視程度不足

從某種角度來看，檔案信息屬于無形資產，可以記錄公交公司的發展情況，也可以為公交公司的未來發展提供數據信息。但是，部分公交公司沒有意識到檔案管理的重要性，甚至認為開展檔案管理工作會造成資源浪費，便會弱化檔案管理工作。例如，部分管理層對檔案工作的重視程度不足，沒有全面開展檔案工作與信息化管理，也沒有制定健全的檔案管理制度，導致檔案丟失、檔案損壞等情況頻頻出現。

2.檔案利用率低

檔案管理包括諸多環節，例如檔案歸檔、檔案存儲、檔案利用等，其中檔案利用是至關重要的環節。只有做好檔案利用工作才能夠充分展現檔案信息的價值，但是部分公交公司的檔案利用率比較低。公交公司設置的檔案借閱流程十分繁瑣、復雜，且檔案的保密級別較高，加大了檔案利用的難度，導致檔案成為擺設[4]。

3.檔案管理人員專業水平低

檔案管理信息化水平的提升需要專業人才的支持，但是部分公交公司檔案管理人員的業務能力相對較差，無法滿足工作需求。部分工作人員具備豐富的檔案管理經驗，可以進行檔案的分類管理，但是缺乏信息技術應用能力，無法將紙質檔案轉變為數字檔案，也不會利用信息系統。部分工作人員雖然會應用信息技術，但是缺乏工作經驗，無法將檔案管理與信息技術結合起來。

4.檔案信息化建設技術落后

若想提升檔案管理的信息化水平就需要加強信息化建設，完善相關的軟硬件設施。例如，不僅需要配備計算機，也需要配備打印機、掃描儀等硬件設施，并優化軟件設施。同時，在信息化管理中，管理人員不僅需要利用計算機進行檔案的存儲，也需要完善信息系統的功能，靈活應用信息系統開展管理工作。但是，公交公司在信息化管理中投入的資金相對較少，沒有完善基礎設施，也沒有完善信息系統的功能。

四、公交公司提升檔案管理信息化水平的策略

1.加強組織領導

公交公司管理層在檔案管理中具有引導作用，若想提升檔案管理信息化水平就需要加強組織領導，有效推進各項工作。首先，應提高管理層的重視程度。管理層需高度重視檔案管理與信息化管理等各項工作，全面開展信息化的檔案管理。為此，公交公司可以構建由主要領導、分管領導、部門負責人共同構成的領導小組，統籌規劃信息化檔案管理工作。同時，領導小組應綜合分析檔案管理現狀，成立檔案管理工作小組，貫徹落實各項管理工作。其次，應加強頂層設計。近年來，科技水平不斷提升，公交公司開始打造“智慧公交”，而檔案管理也是關鍵內容，需要將信息化檔案管理納入“智慧公交”工作計劃當中，并為工作開展提供人員支持、政策支持與資金支持。此外，應落實崗位責任制度。為了貫徹落實管理工作，公交公司需構建數字檔案室，對各個部門的檔案信息進行統一管理，同時應當明確管理人員的職責，落實崗位責任制度。例如，北京公交公司通過公開招標的方式構建數字檔案室，投入了600多萬元。該數字檔案室包括線網系統、OA系統，完善了數字化加工系統、多媒體非線性編輯系統、建設類移交接受系統與虛擬庫房系統。

2.加大資金投入力度

科學技術日新月異，若想提升檔案管理信息化水平就需要更新信息化設備，為此公交公司應綜合分析管理需求，加大資金投入力度，為信息化管理提供物質保障。首先，應完善軟硬件設施。信息化管理需要大量軟硬件設施，例如計算機、服務器、管理工具、打印機、攝像機、掃描設備等，需要采購符合需求且性價比高的設施。其次，應構建信息化庫房。為了更好地開展檔案管理工作，公交公司應構建信息化庫房并完善庫房配置，確保庫房含有防盜門、監控系統、溫濕度傳感器、消防栓等設施，保障庫房運行的安全性。此外，在信息化時代中，公交公司也應當實現檔案信息的共享。為此，公交公司可以打造一個“智慧公交展示館”，利用多媒體設備并通過聲音、圖片、影像等方式展示公交公司的發展歷史、周年慶活動、主要成果等，這樣不僅可以讓人們了解公交公司的發展，也可以實現檔案信息的共享，提高檔案信息服務質量。

3.健全管理制度

提升檔案管理信息化水平這一項工作具有持續性等特點，需要規章制度的支持，公交公司需要不斷完善檔案管理制度，增強制度的約束力，增強管理工作的規范性。第一，公交公司應健全檔案管理制度體系。公交公司需綜合分析檔案管理現狀、信息化時代對檔案管理的要求，明確傳統管理制度中的不足與漏洞，進一步完善檔案管理制度。同時，公交公司應完善“信息化檔案管理辦法”“信息化管理流程”“檔案校對制度”等，利用規章制度約束檔案歸檔、鑒定、利用等各個管理環節，做好加密檔案的保護工作。完善的規章制度體系可以為檔案管理人員提供管理依據與標準，使管理工作向規范化、標準化、制度化方向發展。第二，健全工作推進機制。提升檔案管理信息化水平會涉及諸多方面的工作，公交公司應堅持“高標準、嚴要求”的原則，汲取各方面的經驗教訓。即公交公司可以邀請專業部門蒞臨指導，進一步提升工作質量。例如，可以邀請當地檔案局的專業人員指導檔案工作，明確管理工作中的不足與漏洞，根據檔案局的意見改善管理工作。公交公司也需要定期組織管理工作討論會議，科學制定每一階段的管理目標，綜合分析前一階段的工作，加強經驗總結，貫徹落實各項工作。第三，完善考核機制與獎勵機制。為了調動管理人員的工作積極性，公交公司需要完善考核機制與獎勵機制，定期對管理人員進行考核，將考核結果與工資掛鉤，并給予優秀員工一定的精神獎勵與物質獎勵。

4.加強數字化建設

公交公司應動態觀察信息技術的發展情況，根據“智慧公交”進行檔案數字化建設，提高檔案服務質量。首先，應提升數字化水平。公交公司需加大對電子文件的監督管理力度，做好文件的歸檔工作。同時，公交公司需做好紙質檔案的數字化注錄工作，將紙質檔案轉變為數字化檔案。數字化檔案的形式較多，例如光盤檔案、照片檔案等，加強檔案數字化轉化有利于提升數字化管理水平。例如，北京公交公司構建了檔案管理信息系統，將紙質檔案信息都存儲在了信息系統當中，且完善了檔案利用功能，實現了全宗檢索和借閱；完善了離線客戶端功能。其次，應全面開展數字化建設。公交公司可以構建檔案目錄數據庫，將所有的檔案目錄信息都納入數據庫當中，實現紙質檔案與電子檔案的對應。同時，應完善數據庫功能，做好電子檔案的歸檔與處理工作。例如，可以利用數據庫對檔案進行分類處理，構建車輛檔案、線路檔案等不同專題的檔案數據庫。此外，為了保障檔案信息的安全性，減少黑客攻擊、病毒入侵等情況的發生，公交公司應完善信息安全管理系統，利用防火墻等手段加強信息保護。

5.積極研發服務工具

電子檔案中含有大量的數據信息，只有做好檔案的借閱與服務工作才能夠提高檔案利用率，充分發揮檔案的作用，因此公交公司應不斷完善檔案檢索工具，提高檔案服務水平。公交公司可以構建完善的檔案檢索體系，科學編制檔案卷宗目錄、專項檔案目錄、照片檔案目錄，并將檔案目錄信息錄入到計算機當中，使用戶直接利用計算機查閱檔案，提高檔案利用效率。公交公司也需要積極研發不同類型的檔案服務工具。從本質上看，公交公司屬于公益性服務企業，需要通過有效措施提高檔案信息利用率。例如，公交公司可以編制并發行《公交公司發展史》等書籍，增進人們對公交公司的了解。

6.提升管理隊伍的專業水平

檔案管理隊伍的專業水平會對檔案管理信息化水平的提升造成直接影響，公交公司需加強業務指導與業務培訓，打造一支經驗豐富、基礎知識扎實、專業能力強的管理隊伍。首先，公交公司應加強管理隊伍教育，即開展職業素養教育，增強管理人員的職業意識。其次，公交公司應做好專業培訓工作，組織管理人員去檔案局等先進單位學習，增進管理人員對信息化檔案管理的了解。

結語

傳統的檔案管理工作具有自主性、精簡性、隨意性等特點，且存在缺乏宏觀指導、信息化建設水平低等問題，嚴重降低了公交公司的檔案管理質量。為了進一步提升檔案管理的信息化水平，為“智慧公交”的發展提供支持，公交公司應加強組織領導、為信息化建設投入更多的資金、根據實際情況完善管理制度并積極開展數字化建設。