淺談如何做好新形勢下的婚姻檔案管理工作

孫艷艷

（日照市東港區檔案館，山東日照 276800）

引言

婚姻檔案是婚姻登記工作開展最為直接的體現，同時也是國家檔案管理重要內容，是對婚姻家庭合法權益維護的關鍵所在，是保證家庭和睦、推進社會穩定的有效舉措?；橐鰴n案管理工作與人們的生活密切相關，我們應該高度重視婚姻檔案的管理，認清婚姻檔案管理的現狀，明確婚姻檔案工作開展中的不足，積極尋求切實有效的方法，提高檔案管理的綜合素質?；橐鰴n案是國家機關制定有關方針政策的可靠依據，也是發展民政事業不可或缺的一部分，是進行法律教育和道德教育的良好素材。結婚登記手續檔案，是指結婚登記注冊機關在受理結婚登記注冊、撤銷離異登記注冊、補發結婚登記手續證件等過程中產生的證據記載，反映婚姻當事人雙方有關的婚姻狀況原始記錄，經過整理集中保存起來以備日后利用的專門材料。從結婚登記手續檔案中能夠很明顯的發現，結婚登記手續檔案的管理主體仍是結婚登記手續部門，婚姻登記檔案是在辦理相關婚姻手續過程中形成的，其作用是集中整理保存以備日后查考。

一、婚姻檔案工作管理的主要特點分析

我國婚姻檔案管理工作包含以下特點：婚姻檔案管理的對象是具體的。應當明確，婚姻登記檔案是中國公民在婚姻登記、離婚登記和再婚登記過程中生成的。這些過程中的主要目標具有相似的特征，即將或遺忘具備婚姻關系的人，無論是結婚、離婚還是復婚登記，最終檔案資料都會涉及到雙方，婚姻檔案中缺失任何一方都是不成立的，這與人事檔案管理工作開展有較大的差異性。此外，婚姻檔案具有專指性，婚姻登記檔案與其他類型的檔案相比具有較大差異性，男女雙方在進行結婚、離婚以及復婚登記過程中，有必要主動提供相應材料的，或者可以提供材料復印件的，所提供的材料可以呈現當事人的實際婚姻狀況，從中可看出婚姻登記檔案的指向性。另外，婚姻檔案具有保密性，由于檔案中很多內容都涉及雙方當事人的基本個人信息。這些信息都是當事人的隱私應受到保護，因此，婚姻檔案是保密的。由于一些特殊的原因，需要對婚姻檔案進行查看或利用，必須嚴格遵守相關規章制度，通過合法手段防止當事人的個人隱私受到侵犯，從而保證婚姻登記檔案的保密性。

二、婚姻登記檔案管理過程中存在的問題

1.資料保存不當

部分工作人員在進行檔案管理的過程中，并未嚴格按照規定開展工作。在人流量相對較大的高峰期，管理工作難以滿足實際需求，檔案材料流失現象較為嚴重。此外，在辦理建檔材料的過程中，部分工作人員未嚴格按照法律法規開展，會出現當事人身份證信息模糊不清、復印件不符合規范等問題，使得后續工作難以順利開展。

2.檔案管理不當

婚姻檔案管理不當主要體現在保密工作方面。在傳統的婚姻登記檔案管理過程中，檔案使用者可以對檔案資料進行查閱，管理人員并未對此情況進行合理處理，導致檔案資料泄露、流失情況較為嚴重，進而使得當事人的權益受到侵害。

3.檔案利用率不高

婚姻檔案管理工作不僅僅局限于資料收集、管理及保存，還要方便后續的查閱和使用。就目前狀況來看，房屋購買、戶口遷移以及子女上學等都與婚姻登記檔案有密切聯系。然而，在婚姻登記改革前，檔案管理中存在著當事人姓名、出生年月等同名等問題，都為婚姻登記檔案管理工作帶來諸多困難。

三、新形勢下做好婚姻檔案管理工作

1.以科學思想為指導

婚姻登記是我國重要的法律性文書之一，在婚姻法得到完善后，婚姻登記保管年限被修改為一百年。但如今，由于中國經濟的高速發展，結婚登記手續部門也出現了急劇的變動，在實際管理工作中也將面對著越來越嚴峻的發展局面。為提高結婚登記手續檔案保管工作的順利開展，政府有關人員必須與時俱進，及時轉化新觀念，堅持以科學思想為指導，根據婚姻登記工作廣泛性、社會性的特點，嚴格按照程序進行檔案管理，保護雙方當事人的合法權益，維護當事人隱私。在日常工作中，檔案管理人員要建立完善檔案管理制度體系，加強對歸檔、交接、查詢等方面的管理，盡量避免出現文件丟失、數據遺漏等管理問題。同時，婚姻登記在人們的日常生活和社會穩定中發揮著重要作用。與普通企業的日常檔案管理相比，婚姻登記檔案管理需以國家法律為基礎，具備更強的法律效應。管理行為要與政府有著密切聯系，嚴格按照《婚姻法》中的有關內容進行，婚姻登記檔案與當事人的個人檔案有密切聯系，在管理過程中若不慎泄露他人隱私，會對他人造成嚴重的權益侵害。因此，在婚姻登記檔案管理中，應嚴格檢查服務對象，確保各項信息僅對當事人開放，不得隨意泄露他人信息。

2.強化信息化管理力度

我國科學技術迅速發展，信息技術在多領域得到廣泛應用，這為婚姻登記檔案管理工作指明方向，這也是檔案管理的主要趨勢。建立信息管理系統，輸入身份證號、戶籍雙方姓名等信息，就能了解當事人的婚姻狀況，并進行實時更新。與傳統婚姻登記檔案管理方式相比，信息技術的應用可以進一步提高工作效率。工作人員應加強婚姻登記檔案信息管理意識。目前，我國社會發展迅速，人口基數快速增長，登記結婚和離婚人數每年都在快速增加，這也對婚姻登記檔案的管理提出了更高的要求。檔案不僅需要詳細記錄實際情況，在保存后還要便于查閱，目前檔案查閱人數也在增加，若依舊延續傳統的管理方法，很難滿足人們增長的需求。因此，要理性看待檔案管理工作，充分意識到科學技術的優越性，并將信息技術應用于日常管理當中，保證管理工作流程透明公開。與此同時，還要遵循資源共享原則，從源頭提升婚姻登記檔案管理工作的綜合效率[1]。

相關部門要加大對信息管理的資金支持。要實現婚姻登記檔案管理的信息化，離不開掃描儀、攝像頭、服務器、計算機等硬件設備的支持。要進行結婚登記手續檔案保管的信息化發展，推進檔案管理信息化進程，提高檔案管理的綜合水平。為了實現這個目標，當地政府與國家需要加強資金投入，從軟件與硬件兩方面做起，提高檔案管理工作的綜合效率。從硬件角度來看，要配備相應的先進設備，將資金用在關鍵部分，完善婚姻登記檔案基礎設施建設。從軟件角度來看，要研發相應的信息化管理平臺，確保該平臺具備多元化的功能，搭建完善的婚姻登記檔案管理系統，使得檔案查閱、共享更加便利。與此同時，不同地區還需根據實際狀況制定完善信息化管理體制，確保各項工作能夠得到落實。

此外，還需保證婚姻登記檔案信息化管理的安全性。檔案信息管理平臺具有虛擬化特征，可以儲備海量的檔案資料，使人們能夠隨時隨地進行查閱，打破時空的局限，在享受先進技術便捷的同時還需注意網絡環境的復雜性，防止電子檔案發生泄漏，保證信息系統的安全性，免受黑客、病毒的攻擊。工作人員應首先在計算機中安裝系統防病毒軟件，設置防火墻，確保網絡安全，并定期修復網絡漏洞。其次，要強化加密技術，設置工作人員才具備訪問系統的資格憑證，避免出現資料泄露狀況[2]。

3.科學管理婚姻登記檔案

在進行檔案管理過程中，工作人員要遵循科學管理原則，根據實際情況制定管理計劃，從而提高工作的綜合質量。在開展這項工作的過程中，要以婚姻法為依據，確保檔案管理有法可依，并根據婚姻的性質和年份對檔案進行分類。就婚姻狀況而言，可以分為離婚和結婚，依次進行分類，避免頻繁切換，增加工作負擔。從管理模式來看，可推行分級管理，按國家有關規定，婚姻登記檔案由縣級婚姻登記機關管理，各種信息也由婚姻登記機關管理，可對檔案進行分類，不同級別機關管理不同內容，進而實現有效管理?；橐鰴n案管理有其自身特點，在檔案管理的過程中，要充分重視檔案管理的針對性和科學性，落實專人管理。由于婚姻檔案數量大、內容雜，管理者應在檔案管理過程中加強學習，提高專業理論知識和管理技術，同時要加強檔案管理人員的橫向交流，汲取同行先進經驗，提升檔案管理綜合能力[3]。管理機構要落實專項經費，進行婚姻檔案管理建設，構建婚姻檔案專用網絡，實施內部資源共享，完善婚姻檔案管理。在婚姻檔案管理過程中，對于檔案管理應在當地戶籍，人事管理，民政部門的配合下，制定科學系統的婚姻檔案管理規章制度。對于婚姻檔案的人員配備，管理體制，績效考核，檔案管理方式方法，檔案利用的流程，都需制定專門的程序和標準。在檔案管理過程中要做到有章可循，有關程序標準制定要具備可行性，切實責任落實到位，讓檔案管理工作相關人員能夠按照程序和標準進行檔案的應用和管理?；橐鰴n案信息的搜集與匯總，是婚姻檔案真實性與實用性的重要保障。所以，在信息采集過程中，有關人員要正確鑒定和甄別檔案內容，嚴格鑒定檔案形式，系統核對檔案中有關的數據，從根源上確保了檔案的可靠性和真實性[3]。

4.提升管理人員綜合素質

婚姻登記檔案具備較強的憑證作用，對當事人的生活以及國家檔案管理具有重要作用。管理人員在工作中除了完成檔案登記之外，還要結合實際需求對檔案進行整理和保存，方便后續使用，提升檔案的使用率。隨著當前經濟社會的變化，人們在生活中婚姻登記檔案使用頻率提升[4]。在未來的發展中，政府檔案管理部門要強化對于婚姻登記檔案的管理，加強對管理的重視，解決了檔案管理流程中出現的問題。機關領導要加強對檔案管理的認識，不斷優化組織形式，通過引入更先進的科學管理形式和管理設施設備，可以進一步優化管理工作流程中出現的問題，并在領導的組織下強化對檔案管理保存區域的建設質量，規范檔案管理，提高婚姻登記檔案綜合管理質量。在婚姻登記檔案管理過程中，工作人員的能力會影響管理的綜合質量。因此，在新形勢下，管理機關應強化對工作人員的能力培養，定期培訓員工，提高檔案管理員的綜合素質，推進檔案管理工作的質量提升，培訓可結合線下線上的實訓培訓和課程學習，培養管理者運用現代管理制度的能力，提高工作人員安全意識，保護人民群眾的隱私[5]。

5.搭建信息化平臺

新形勢下，檔案管理要重視信息化建設，管理人員應保證檔案管理的動態性，方便工作人員可及時進行使用和修改。在檔案保管信息化建設過程中，要提高現代計算機技術的應用，必須通過網絡平臺和現代計算機設備完成檔案保管工作，把傳統的紙質檔案轉變為電子文檔進行長期保存，這樣不但減少了管理成本，同時也大大提高了管理系統的綜合效能。除此之外，工作人員還應在檔案管理中適當引入網絡技術，不僅方便了管理員工實現遠程檔案管理，還極大便利了人員的管理工作，滿足了當地居民對于檔案使用的需求。在信息化建設過程中，檔案管理人員要注重網絡安全問題，避免檔案內容泄露造成隱私安全問題，確保文件安全。婚姻登記檔案是重要的民生檔案。近些年來，群眾辦理購房貸款財產繼承與分割、生育獨生子女費發放領取等方面的事物，對于婚姻檔案查詢利用率相對較高。東港區是日照市駐地區，婚姻登記屬地管理，僅館藏婚姻檔案就16多萬件，為了提高查詢效率，解決群眾兩頭跑的問題，東港區檔案館利用檔案信息現代化技術，利用一年多時間，逐步實現了婚姻檔案信息共享、異地查詢和掌上查詢等。2021年，區檔案館上門指導區婚姻登記處開通館室一體化檔案查詢系統專線，實現了兩部門婚姻檔案數據共享。同時，協助其完成了館藏與室存電子數據的融合。由此，實現了區婚姻登記處現場電子檔案高效查詢和省內婚姻登記部門之間的數據推送，為婚姻登記省內通辦提供了檔案支撐。2021年下半年，區檔案館與市檔案館共同設計了掌上查檔小程序，將婚姻檔案列入查詢范圍，通過近半年的調試運行，年底已實現順利查閱。掌上查檔的開通，直接實現了檔案查閱服務零距離，極大地方便了人民群眾，體現了檔案為民服務的本質。

結語

婚姻檔案登記管理工作是檔案管理工作中的重要組成部分，現代社會發展迅速，婚姻檔案管理工作難度不斷增加，國家行政主管部門應推進信息化建設，優化婚姻檔案管理體系，提高工作人員的能力，進而保證婚姻檔案管理的綜合質量?；橐鰴n案保管中的一個長期的基礎性管理工作，要從理論層面做好對婚姻檔案的基礎理論研究，從政策層面保證檔案管理的有效實施，從科技層面做好檔案信息的獲取與識別工作，從體制層面健全檔案管理的使用過程與規范，進一步發揮好婚姻檔案的管理功能。