機構改革背景下檔案業務監管，業務指導工作的實踐與研究

楊淑霞

（鐵嶺市城市發展服務中心，遼寧 鐵嶺 112000）

新時代事業單位機構改革背景下，為更好地適應機構改革，檔案管理工作必須做到把握時機，合理謀劃，從大局出發更加積極穩妥地參與到深化改革工作中。更應圍繞構建適應機構改革需要的檔案管理工作體系，通過開展科學的業務監督指導，創新業務指導服務方式，豐富業務交流的內容，同時此舉也能大大降低檔案管理成本，提高檔案指導效率，使事業單位檔案管理更加科學化、制度化和規范化。

一、建立健全檔案工作監督指導機制

目前，檔案工作管理機制上的不完善主要體現在以下兩處。第一，檔案管理仍不具備規范與科學的特點。部分單位所依據的管理機制未更新，傳統的管理機制對于現今的工作狀況已在很大程度上不再適用，需要以實際狀況為參照制定相應有效的管理機制。第二，檔案管理分散。部分單位的檔案管理形式仍以科室為單位來進行，導致檔案不集中，較為分散，從一定程度上降低了檔案工作的效率以及檔案信息的精準度。我國經濟社會的發展進入了深化改革的時期，檔案工作所涉及的領域和內容越發的寬泛和專業。新時期的發展政策中，檔案管理工作的重要性日益凸顯了出來，事業單位檔案管理將為事業單位的發展提供新的動能。而檔案工作這一價值的實現需要檔案業務管理工作強有力的實施。檔案業務指導工作的開展中，應通過強化管理責任、提升隊伍素養及落實信息化技能培訓等策略的綜合實施，提升檔案業務指導工作的科學性和規范性，進而推動事業單位檔案管理工作的上檔升級[1]。

圍繞新形勢下的檔案行政管理體制與機制創新，在新檔案法實施背景下完善檔案標準規范體系的工作思路，針對不斷擴大的檔案業務指導范圍，積極創新業務指導方式、強化監督指導，建立健全檔案工作監督制度，不斷探索檔案工作監督的方式和方法，建立規范完整的指導措施，加大監督指導力度，使檔案工作監督規范化。

檔案業務監管分三個階段：一是要建立事前監督，摸清家底，實現動態管理，防患于未然；二是要建立事中監督、指導機制，嚴格按照監督、指導的內容，標準高、要求嚴，一絲不茍，嚴謹細致地開展監督、指導工作；三是要建立事后監督、指導機制，對監督、指導過程中發現的問題，要責令限期整改，對整改中的問題要及時跟蹤，及時反饋。只有不斷完善檔案工作體制機制，才能不斷激發檔案工作的生機活力，才能推進檔案事業科學發展，為檔案管理長足發展作出貢獻。

二、提高檔案監督與指導隊伍的整體素質

1.檔案管理人員素質現狀分析

目前檔案工作隊伍的整體素質和水平，還存在著諸如文化程度、理論層次方面的問題。部分人員文化程度較低，專業知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發展。其中一些人還停留在傳統的專業知識和觀念上，不能運用現代高新技術工具，缺乏信息化應用能力和敏銳的信息意識。部分檔案人員只接受過技統的文書立卷歸檔法，另外信息化培訓的機會很少，難以滿足新世紀檔案數字化建設的需要[2]。

檔案管理工作者是檔案管理和利用工作的行為主體。在實際工作中，有相當多一部分檔案管理人員沒有檔案專業背景或實際工作經驗，缺乏理論知識和責任意識，這一現狀極大地制約了檔案管理的創新與發展，對于檔案管理人員的專業培訓無法及時跟進，面對檔案管理工作中的具體問題難以規范處理，進而不能有效地發揮互聯網下的各類檔案管理的作用[3]。

2.檔案管理人員應具備的基本素質

在深化機構改革的背景下，檔案管理對于檔案事業的發展顯得尤為重要，檔案管理工作的關鍵是首先要構建一支有專業知識、有文化素質、甘于吃苦、樂于奉獻的檔案管理人才隊伍。并且提高其檔案工作業務知識水平，只有這樣才能不斷提升檔案工作的監督水平和監督效率。隨著社會的發展和知識經濟時代的到來，傳統的檔案業務指導工作內容和方式制約了檔案事業的發展，新時期對檔案業務指導工作提出了更高的要求。因此，檔案工作者除了要具備扎實的檔案專業基礎知識外，還需具備應用現代技術管理檔案的能力。也因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的方向，樹立正確的人生觀、價值觀，有強烈的事業心、高度的責任感，愛崗敬業、任勞任怨、尊重歷史、實事求是、忠于職守、嚴謹務實[4]。

3.檔案管理人員整體素質提升的可行性措施

加強檔案管理人員培訓，提高人員素質。知識沒有窮盡，學習永無止境。為適應新形勢，積極探索新形勢下提高檔案人員素質的新方法、新方法、新途徑，切實加強檔案人員培訓工作是檔案事業發展的需要，科學地確定培訓目標和內容，建立、健全檔案管理的各項規章制度，是檔案管理工作管理的有力措施和可靠保證，根據工作的需求，完善檔案工作的各項管理制度，嚴明崗位職責和紀律，使檔案管理做到有章可循，必須堅持實踐性和科學性的原則，理論為實踐所用，科學地制定培訓目標和內容，使培訓工作制度化、科學化[5]。

開展檔案繼續再教育，更新、補充檔案專業知識和業務技能。繼續教育的內容和課程設置要根據不同層次檔案人員的知識基礎和實際需要確定，注重針對性、科學性、實用性和先進性。繼續教育是終身教育，通過多渠道、多形式、多學科門類，對專、兼職檔案人員進行繼續教育。檔案繼續再教育是指對檔案人員進行知識和技能更新、補充、擴展和提高的過程，更新知識、拓寬知識面、提高綜合素質，加強檔案業務人員的培訓是檔案事業發展的需要，是創新發展現代化建設需要。因此，檔案繼續教育刻不容緩。

4.全面提高檔案監督指導人員的整體素質，不斷強化檔案監督與指導工作

加強檔案監管和業務指導，對檔案人員進行培訓，建設一支高素質、高質量、高水平的檔案隊伍，是決定檔案工作效益、管理水平和業務服務質量高低的關鍵。檔案人員不僅要系統學習和熟練檔案專業知識，而且還應掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，開拓視野、提高工作效率。積極尋找信息，主動提供服務，同時端正服務態度，熱情、主動、負責，從而進一步提高檔案管理工作的效率和質量；也是加強檔案管理隊伍內在素質的一項重要標志；同時科學規范的檔案管理，才能與時俱進，才能適應新形勢的需要，為檔案工作的開展提供堅實的保證，開創檔案管理工作的新局面，才能充分發揮檔案管理隊伍的作用，使檔案管理隊伍建設與時代步伐相一致。以高度責任感和使命感，弘揚無私奉獻、愛崗敬業精神，盡心盡力、盡職盡責地做好本單位檔案工作。加強監督指導力量，不斷提高業務指導能力和水平，努力轉變工作作風，促進檔案管理水平不斷提高[6]。

三、創新檔案工作監督與指導的手段

對于在監督與指導的形式上的創新主要有以下幾點內容。

1.聯合檔案執法檢查

需要借助檔案執法檢查來開展監督與指導工作，這樣就可以使工作的目的性增強，找到檢查的關鍵之處，為檔案工作打造健康的發展氛圍。創新對檔案工作監督與指導的方式和內容。一是要以檔案行政執法檢查為主要手段，將執法檢查與監督指導結合起來，建立了檔案機構、配備了檔案人員，是否按國家規定將應當歸檔的文件材料收集齊全、分類保管，對檔案保管安全隱患等方面進行監督，并根據檢查結果及時進行必要的工作指導。二是以檔案業務檢查為重要手段，對檔案工作的整個業務環節進行全過程的監督管理與指導控制，確保檔案的齊全完整準確。使檔案管理工作更加科學。

2.聯合檔案專項檢查

檔案專項檢查就是對相應的待檢單位的檔案工作展開特定部分的檢查工作。其檢查的主要部分為業務要求、是否規范和基本的業務狀況。

3.聯合檔案年度檢查

借助年度檢查方式來開展監督與指導工作，以當下所規定的檢查條例與目標為參照展開，借助自查、互查以及抽查等手法進行，有助于基層檔案工作的順利開展。監督與指導體系的完善主要有以下幾點內容。第一，事前的監督與指導。也就是對所監督與指導的單位的實際狀況進行詳細的掌握，行程符合其現實情況的監督與指導條例。要對單位負責檔案的工作者、工作進度進行了解，達到動態監督指導的管理效果。第二，事中的監督與指導。也就是在進行監督與指導期間，要嚴格以相應的制度規范開展，要做到高質量、高效率、高度認真，不可以形式主義。要求時刻掌握和跟隨檔案工作的開展方向，實現監督與指導工作的全面嚴謹。第三，事后的監督與指導。也就是說將在開展監督與指導的期間檔案工作所展現出的不足進行監督與指導，要時刻跟蹤問題解決的進度，對于解決的成果要盡早上報。對于檔案工作的里所展現出的不足以及錯誤要及時發現并處理，有助于基層單位檔案工作的不斷完善[7]。

4.強化檔案法制觀念

重點宣傳機構改革背景下檔案管理工作涉及的相關法律條文，依法做好檔案開放和利用工作為切入點，豐富活動內容和形式，強化檔案法制觀念，增強依法履行檔案工作的責任感和使命感，以全面提升全社會的檔案法制意識，為促進檔案事業高質量發展提供強有力的法制保證。

四、“互聯網+政務服務”背景下檔案監督指導模式

在檔案專業人才評價與培養體系建設等方向開展研究，為社會提供及時、優質、高效的服務。

1.開展數字化檔案管理探索

進入信息時代以來，檔案管理工作的理念在不斷地推陳出新，管理水平和效率有了顯著的提高，總體上適應了新時代的發展需求。然而就目前形勢而言，特別是在國家戰略“互聯網+”的大背景下，眾多行業依托互聯網平臺，實現了自身行業的飛速發展，激發了新的業態和活力。檔案部門也開始逐步探索“互聯網+檔案”領域的研究和發展趨勢。

檔案包括了人、收集、加工、儲存、檢索等服務為主要內容的工作實體。創建檔案信息化服務產業，通過為社會提供多樣的服務，達到了檔案事業服務于社會各項事業的目的，使檔案事業充滿生機和活力。基于機構改革提供的便利，伴隨機構改革的數字化檔案管理開始探索，這一探索可圍繞檔案資源科學整合、三位一體檔案防護展開，具體路徑如下。

1.1 檔案信息數字化、網絡化管理服務的現代化已成為信息時代檔案事業發展的方向

計算機代替了傳統的手工操作，成了檔案管理自動化工作的工具。此外，云技術的引入與應用也能夠較好服務于檔案資源科學整合，如“中國檔案云”，機構改革過程中的檔案管理工作可由此真正解決信息孤島問題。

1.2 三位一體檔案防護

為應對機構改革、時代發展催生的一系列檔案管理工作，檔案防護工作需得到更高程度的重視，并以此針對性開展圍繞人防、物防、技防的檔案防護工作，如制定檔案機密信息保護制度、合理引入與應用高新技術、建設檔案大數據存儲備份中心，機構改革下的檔案管理。

2.“互聯網+”環境下檔案購置服務模式的創新

構建完整的檔案工作平臺。檔案信息的數字化、網絡化和管理服務的現代化已成為信息時代檔案事業發展的方向。提供標準化的檔案管理工作。目前，很多單位其實已經實現了“互聯網+”環境檔案工作目標，在數據庫和檢索工具上也基本完善。這都為標準化、規范化的檔案管理工作提供了參考，可在今后的發展中，推進信息網絡化，創建檔案信息化服務。“互聯網+檔案”時代，在提高檔案管理的網絡化、平臺化的同時，為中心工作服務，為人民大眾服務，不斷提升主動服務，通過提供多種多樣的服務，實現自身的價值。進而更好地依托互聯網平臺履行強化服務的職能，加大事業服務與服務對象結合的廣度、深度，保證社會平等獲得和合理利用檔案的權利，才能促進檔案事業的平穩健康發展[8]。

結語

加強檔案業務監督與指導機制，做好檔案管理工作成為有關方面必須面對的一個重要課題。為保證各單位機構改革檔案的齊全完整，一定要采取各種有效措施認真做好機構改革中檔案管理工作，用科學的方式方法研究如何加強檔案基礎業務監管，創新業務監督指導，這是貫徹落實檔案工作“記錄歷史、傳承文明、造福人民”的發展理念所在；將為同行檔案專業提供理論和實踐范式，為檔案管理事業的這次更迭獻計獻策，為國家檔案事業的發展添磚加瓦。