提升高校檔案工作人員能力的策略探究

李紅豆

陜西藝術(shù)職業(yè)學(xué)院黨政辦公室，陜西 西安 710054

在學(xué)校的日常工作中，高校檔案工作發(fā)揮著上傳下達(dá)的承接作用，是高校行政管理工作的關(guān)鍵部分。高校檔案管理人員是高校各部門文件材料的直接形成者，負(fù)責(zé)文件材料的收集、歸納、整理等工作，并保證文件材料的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。

近年來(lái)，隨著國(guó)家綜合國(guó)力的不斷提高，為有效保持社會(huì)發(fā)展緊缺人才的供給平衡，中國(guó)的高校發(fā)展規(guī)模也在不斷拓展，與之相對(duì)應(yīng)一系列教學(xué)改革也在長(zhǎng)效推進(jìn)當(dāng)中。因此，高校各部門行政管理、教學(xué)科研、外事、出版、基建等各項(xiàng)活動(dòng)文件材料日益增多，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和各類信息化設(shè)備的發(fā)展與普及，檔案的存在形態(tài)和傳送方式也發(fā)生了重大變革，這對(duì)高校檔案人員業(yè)務(wù)水平的要求越來(lái)越高。現(xiàn)階段，高校檔案管理人員在工作中暴露出以下突出問(wèn)題：檔案工作人員隊(duì)伍性別比列不協(xié)調(diào)，人員變動(dòng)頻繁及趨于老化，檔案管理人員的學(xué)歷普遍不高，信息技術(shù)操作能力偏弱，業(yè)務(wù)水平低下，服務(wù)及保密意識(shí)較差等。檔案工作人員缺乏專業(yè)型人才，這深刻影響著高校檔案隊(duì)伍整體素質(zhì)的提升，嚴(yán)重阻礙了高校檔案事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。因此，提升檔案工作人員綜合能力水平應(yīng)引起相關(guān)部門的高度關(guān)注，并運(yùn)用各種科學(xué)合理的方法，對(duì)從業(yè)人員的綜合能力進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)和提升，從而為高校未來(lái)的可持續(xù)化發(fā)展打下牢固的基礎(chǔ)。

一、提高檔案管理人員綜合能力的重要意義

高校檔案工作肩負(fù)著“存憑、留史、資政、育人”的工作使命，是學(xué)校黨群行政工作的考察依據(jù)，是教學(xué)科研的可靠資料，是宣傳教育的生動(dòng)素材。所以說(shuō)，維持并穩(wěn)定檔案工作的高效性對(duì)于高校發(fā)展具有深刻的必要性和重要性。所以，提升檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平，是提升高校檔案工作效率的保障。

第一，強(qiáng)化高校檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，高校檔案管理人員需要具備很多方面的能力，通過(guò)相關(guān)部門給予支持及檔案人員自身努力后，從思想意識(shí)、政治站位、服務(wù)水平、業(yè)務(wù)能力、高新技術(shù)及相關(guān)產(chǎn)品的使用等方面，應(yīng)促進(jìn)高校檔案人員隊(duì)伍的建設(shè)。

第二，推動(dòng)高校檔案管理的信息化水平。數(shù)字信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)在各行各業(yè)被廣泛利用，通過(guò)多種方式增強(qiáng)高校檔案人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力，使檔案管理人員從大量的收集、整理等繁瑣低效的工作中解放出來(lái)，不僅可以提高檔案管理人員的工作效率，還進(jìn)一步推動(dòng)了高校檔案管理的信息化水平。

第三，提升高校檔案工作的效率水平。一旦高校檔案工作人員的整體素質(zhì)得到提高，其工作的主動(dòng)性和業(yè)務(wù)水平均會(huì)得到長(zhǎng)足的進(jìn)步。不僅是材料收集、信息處理和公文制發(fā)，其各環(huán)節(jié)都能保質(zhì)保量完成，很顯然，高校檔案工作的效率水平也會(huì)因此得到切實(shí)的提升。

二、高校檔案人員存在的不足

我國(guó)高校檔案管理起步較晚，改革開放發(fā)展至今，高校檔案工作已經(jīng)逐漸開始步入正軌，高校對(duì)檔案工作的關(guān)注度也在不斷提高，檔案工作人員的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，人員整體能力水平得到了顯著提升。然而，從宏觀層面上看，現(xiàn)階段高校檔案工作人員隊(duì)伍的整體實(shí)力仍然無(wú)法有效契合新時(shí)代開展高校檔案工作的能力需要，主要表現(xiàn)在三方面：

（一）檔案人員結(jié)構(gòu)不合理、缺乏穩(wěn)定性

目前，傳統(tǒng)的高校檔案工作模式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)高校的迅速發(fā)展，要想切實(shí)提升高校檔案工作的水平，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案館的重視程度，除了配套先進(jìn)的軟硬件設(shè)施外，增強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)，也是其中較為重要的一項(xiàng)工作。當(dāng)前高校的檔案管理人員構(gòu)成體現(xiàn)為陰盛陽(yáng)衰，流動(dòng)性大且趨于老化。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)層為了引進(jìn)人才（多為男性），將高校的檔案管理機(jī)構(gòu)視為學(xué)校解決引進(jìn)人才的家屬和學(xué)校部分人員工作安排問(wèn)題的部門，并且高校檔案工作人員普遍是兼職或臨聘職工，受傳統(tǒng)觀念影響，人們認(rèn)為檔案工作不需要大量腦力，因此會(huì)安排一些老同志去做，以上種種因素致使檔案管理人員不僅經(jīng)常更換崗位，而且缺乏過(guò)硬的業(yè)務(wù)能力，最終不但使得檔案工作效率嚴(yán)重低下，同時(shí)也會(huì)妨礙高校其他工作的正常進(jìn)行。

（二）檔案人員思想素質(zhì)不強(qiáng)

首先，多數(shù)高校檔案人員政治法律意識(shí)薄弱。在工作中，作為一名合格的檔案工作人員始終要保持正確的政治思想，積極的工作態(tài)度，嚴(yán)格遵守工作相關(guān)的規(guī)章制度，保證自身工作的正確性。[1]然而，在日常工作中，相當(dāng)一部分檔案工作人員的思想素質(zhì)、辨別是非的能力不高，行動(dòng)上得過(guò)且過(guò)，不遵守規(guī)章制度，嚴(yán)重缺乏工作的積極性。

其次，多數(shù)高校檔案人員檔案責(zé)任意識(shí)較低。高校的檔案工作的主要目標(biāo)是服務(wù)于學(xué)校的整體建設(shè)，并且檔案工作所涵蓋的專業(yè)廣泛且專業(yè)性強(qiáng)，業(yè)務(wù)量大、內(nèi)容枯燥乏味。因此，必須將高度的組織性、紀(jì)律性和責(zé)任意識(shí)融入檔案管理的全過(guò)程，確保各個(gè)工作環(huán)節(jié)萬(wàn)無(wú)一失。但高校檔案館長(zhǎng)期以來(lái)處在封閉狀況，缺少良性競(jìng)爭(zhēng)的氛圍，檔案人員又多為兼職，自身的工作自顧不暇，沒有多余的時(shí)間和精力花在檔案工作上，管理檔案只是為了應(yīng)付檢查和驗(yàn)收，因此他們?cè)谒枷肷习灿诂F(xiàn)狀、不思進(jìn)取，缺乏應(yīng)有的檔案責(zé)任意識(shí)。

（三）檔案人員專業(yè)水平低、信息技術(shù)落后

當(dāng)前，高校檔案人員的學(xué)歷中檔案專業(yè)學(xué)歷所占比例較低，專職檔案工作人員一般并未得到系統(tǒng)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，并且擁有高等專業(yè)資格的人員也極度缺乏。據(jù)調(diào)查，幾乎所有的檔案工作人員均缺乏基本的專業(yè)理論知識(shí)，在科研學(xué)術(shù)研究中的經(jīng)驗(yàn)較為匱乏，基礎(chǔ)的學(xué)術(shù)研究能力不足。由于檔案人員自身專業(yè)理論知識(shí)的缺乏，無(wú)法完成現(xiàn)階段的檔案管理工作，使得他們?cè)诠ぷ髦斜┞冻觯簷n案采集時(shí)混淆不清、材料缺三短四；歸納整理時(shí)，并未將該歸檔的材料按時(shí)歸檔；查看借閱時(shí)不按章程辦事、手續(xù)不全等現(xiàn)象。

隨著高校辦學(xué)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，高校檔案工作已經(jīng)進(jìn)入信息化發(fā)展的軌道，高校檔案所具有的內(nèi)容復(fù)雜、載體多樣、時(shí)效性強(qiáng)等性質(zhì)要求其必須由傳統(tǒng)封閉型向開放型、服務(wù)型轉(zhuǎn)變，以往那種“倉(cāng)庫(kù)保管員”式的檔案管理模式已很難適應(yīng)信息時(shí)代的要求。[2]據(jù)調(diào)查，由于高校不重視檔案館，檔案管理人員多為兼職或老同志，主動(dòng)性不強(qiáng)，且缺乏專門的計(jì)算機(jī)操作培訓(xùn)，計(jì)算機(jī)的操作水平低下；傳統(tǒng)的高校檔案基本上都是以紙質(zhì)載體為主，然而當(dāng)下檔案主要載體已經(jīng)向電子檔案過(guò)渡，這對(duì)于他（她）們來(lái)說(shuō)是一個(gè)挑戰(zhàn)。因此，必須對(duì)檔案工作人員進(jìn)行相應(yīng)的計(jì)算機(jī)操作、格式轉(zhuǎn)換、掃描存儲(chǔ)檔案等技能培訓(xùn)。與此同時(shí)，高校檔案人員缺乏市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不愿意主動(dòng)學(xué)習(xí)新技能甚至產(chǎn)生抵觸情緒，高校發(fā)展迅速，檔案門類和數(shù)量增多，日常檔案的整理、統(tǒng)計(jì)、借閱已占用高校檔案人員大量時(shí)間與精力，使檔案工作人員無(wú)暇顧及自身信息化技術(shù)能力的提高。

三、高校檔案人員工作能力提升的有效策略

高校檔案工作是學(xué)校行政工作的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，其工作人員整體實(shí)力的高低是決定學(xué)校檔案工作好壞的關(guān)鍵因素，一支高素質(zhì)檔案管理人員隊(duì)伍是推動(dòng)我國(guó)高校檔案事業(yè)持續(xù)發(fā)展、取得更大成就的基本保障。提升高校檔案人員工作能力不僅需要相關(guān)部門給予高度重視，還要求檔案人員自身不懈的努力。

（一）構(gòu)建完善的檔案管理體系

構(gòu)建完善的檔案用人管理體系。一是要健全用人機(jī)制，由于檔案館長(zhǎng)期被學(xué)校用來(lái)安排教師家屬工作和解決冗余員工問(wèn)題，導(dǎo)致檔案工作人員的工作能力參差不齊，絕大部分工作人員無(wú)法真正勝任數(shù)字信息時(shí)代下的檔案工作。這就要求各個(gè)高校必須建立健全對(duì)檔案人員業(yè)務(wù)績(jī)效的考核機(jī)制，并且設(shè)置并實(shí)行具有專業(yè)資格認(rèn)證的崗位準(zhǔn)入政策，廣泛吸引人才。二是要制定科學(xué)合理的員工激勵(lì)制度。由于檔案工作基本上都是一些幕后工作，部門不受學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)重視，其工作社會(huì)認(rèn)可度不高。[3]因此，檔案工作人員工作態(tài)度消極，工作常處于被動(dòng)狀態(tài)。所以，高校的檔案管理部門應(yīng)該以績(jī)效考核為依據(jù)建立具有激勵(lì)性薪酬體制，詳細(xì)調(diào)研檔案工作人員的工作困難和真實(shí)需求，實(shí)現(xiàn)績(jī)效成績(jī)與薪酬、獎(jiǎng)金以及職位晉升相掛鉤，部門領(lǐng)導(dǎo)要與員工多交談，幫助解決其工作難題，多方面激發(fā)員工的工作積極性。三是要強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員的工作能力評(píng)價(jià)。為提高檔案人員學(xué)習(xí)工作的努力程度，使檔案人員的綜合能力得到進(jìn)一步提升。高校的檔案管理部門須采用多樣化的手段，對(duì)檔案工作人員的實(shí)際業(yè)務(wù)能力進(jìn)行周期性考評(píng)。并對(duì)業(yè)務(wù)熟練、專業(yè)技術(shù)過(guò)硬的優(yōu)秀員工進(jìn)行適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)，從而激發(fā)檔案管理人員的工作熱情。

（二）加強(qiáng)高校檔案管理人員自身綜合能力

1、提高思想意識(shí)。（1）加強(qiáng)高校檔案人員的思想政治教育。由于檔案管理工作有時(shí)涉及一些重要的保密性內(nèi)容，所以就要求檔案人員必須具備較高的政治敏銳性和保密意識(shí)，嚴(yán)格遵紀(jì)守法，認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》《保密法》和學(xué)校有關(guān)規(guī)章制度。[4]（2）強(qiáng)化高校檔案人員的檔案責(zé)任感，高校檔案工作本質(zhì)上是一種對(duì)外服務(wù)的工作，服務(wù)性是其順利開展的前提，這就需要檔案人員必須擁有高度的責(zé)任和服務(wù)意識(shí)。

2、增強(qiáng)檔案專業(yè)理論知識(shí)。高校檔案人員科班出身的占比較低，大多數(shù)人員基本理論功底不扎實(shí)，因此，檔案人員必須要熟悉各種檔案的管理技術(shù)，進(jìn)一步深化與本專業(yè)及其他相關(guān)專業(yè)的融會(huì)貫通。在具體實(shí)踐過(guò)程中，檔案人員既要了解有關(guān)的技術(shù)理論知識(shí)，持續(xù)拓寬知識(shí)領(lǐng)域，又要結(jié)合理論積極參加實(shí)踐，在實(shí)踐過(guò)程中學(xué)習(xí)前輩的經(jīng)驗(yàn)，與同行交流心得體會(huì)，揚(yáng)長(zhǎng)避短。同時(shí)，針對(duì)實(shí)踐中存在的問(wèn)題，相互探討，集思廣益，找出相應(yīng)的對(duì)策及時(shí)解決。積極開展與檔案管理工作相關(guān)的科研活動(dòng)，生產(chǎn)出可供同行參考借鑒的學(xué)術(shù)成果，從而全面提升檔案工作水平。

3、提高信息化水平。現(xiàn)階段，高新技術(shù)及其相關(guān)產(chǎn)品的應(yīng)用日益普及，信息化發(fā)展已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的主題。高校檔案信息化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，因此，檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平就顯得格外重要。要想提高檔案管理人員的信息技術(shù)能力，首先必須提高檔案人員查詢并獲取有效信息的能力，21世紀(jì)是互聯(lián)網(wǎng)通訊的世紀(jì)，面對(duì)五花八門的信息，檔案人員需具備廣博的學(xué)識(shí)和較強(qiáng)的檔案信息敏感性，以快速查詢并分辨出有效信息[5]。其次，要提高檔案人員處理信息的能力，在實(shí)際的檔案工作中能夠熟練應(yīng)用各種信息處理軟件，熟練掌握檔案的管理流程和業(yè)務(wù)處理，使所采集到的各類檔案數(shù)據(jù)，通過(guò)科學(xué)的歸納、分類、鑒別、篩選、分析等步驟，最終能有效被學(xué)校歸檔與利用。[6]再次，要提高檔案管理人員在工作中開展信息協(xié)作的能力，當(dāng)下是一個(gè)資源共享的時(shí)代，高校檔案管理同樣要面臨信息共享的展開，現(xiàn)在社會(huì)各界對(duì)公文檔案的使用越來(lái)越頻繁，這對(duì)于檔案工作人員而言，一定要培養(yǎng)自身在工作中有效辨識(shí)和歸類各種檔案的技能。

（三）加強(qiáng)高校檔案人員培訓(xùn)工作

開展對(duì)高校檔案從業(yè)人員的教育培訓(xùn)是促進(jìn)其綜合素質(zhì)提升的主要方法。然而，受制于培訓(xùn)環(huán)境多變、培訓(xùn)模式落后等問(wèn)題，高校檔案工作人員的培訓(xùn)工作仍然表現(xiàn)出培訓(xùn)組織較少、培訓(xùn)內(nèi)容單一、培訓(xùn)質(zhì)量和效果不佳等問(wèn)題。高校檔案從業(yè)人員培訓(xùn)項(xiàng)目應(yīng)健全綜合能力評(píng)價(jià)體系及業(yè)務(wù)培訓(xùn)質(zhì)量評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，其評(píng)價(jià)體系應(yīng)融合不同階段中多個(gè)維度、多種層次的培訓(xùn)效果，涵蓋但不限于個(gè)人工作水平、專業(yè)能力、信息化技能、服務(wù)態(tài)度、工作業(yè)績(jī)、科研能力、培訓(xùn)成果、對(duì)外合作交流等領(lǐng)域。[7]同時(shí)因?yàn)槭歉咝５臋n案從業(yè)人員，其整體素質(zhì)較高、擁有的資源較豐富。因此，應(yīng)加大對(duì)參與人員在學(xué)術(shù)科研方面的成果考核，從而可以更多地將優(yōu)秀的科研成果應(yīng)用于具體的工作實(shí)踐中。綜上，加強(qiáng)對(duì)培訓(xùn)的過(guò)程監(jiān)控和結(jié)果運(yùn)用，制定培訓(xùn)結(jié)果考核制度，才可以切實(shí)提高培訓(xùn)的成果，實(shí)現(xiàn)培訓(xùn)的預(yù)期目標(biāo)，有效推進(jìn)學(xué)校檔案工作的持續(xù)發(fā)展，為高校檔案事業(yè)的進(jìn)步增磚添瓦。[8]

四、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展推動(dòng)高校教學(xué)規(guī)模的持續(xù)擴(kuò)大，高校對(duì)檔案工作人員的要求越來(lái)越高。為了實(shí)現(xiàn)高校檔案工作轉(zhuǎn)型發(fā)展，必須建立起一支專業(yè)技能和素質(zhì)過(guò)硬的專職型人員隊(duì)伍。高校要達(dá)成這一目標(biāo)，必須建立起科學(xué)合理的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，從增強(qiáng)思想意識(shí)、專業(yè)理論知識(shí)、信息技術(shù)能力三方面提高綜合能力，重視對(duì)高校檔案從業(yè)人員的教育培訓(xùn)，從而實(shí)現(xiàn)高校檔案工作水平的持續(xù)健康提升，為我國(guó)高校教育的順利開展貢獻(xiàn)一份力量。