淺談物聯網技術在企業數字檔案館（室）建設中的應用

張 鈺

（白銀有色集團股份有限公司，甘肅 白銀 730900）

引言

信息技術的發展極其快速，在不到兩百年的時間里就從建立電磁理論發展到了提出“智慧地球”概念，信息化已經充斥了人們生活的方方面面。“無紙化辦公”的快速推行使得舊有的檔案工作方式已經難以適應現代化企業的辦公模式，人們對于檔案中信息資源的渴求也使得舊有的檔案服務模式難以滿足所需。企業對于工作“簡潔增效”的要求、科技發展導致的大量電子版檔案的產生及人們對于檔案信息資源的需求促使檔案工作進入信息化時代，數字化檔案館（室）的建設已是勢在必行。

一、數字檔案館（室）建設必要性

在前些年，國家是以經濟建設為中心，在這樣的形勢下，二線工作的人手不足、身兼多職等現象并不罕見。檔案部門的日常事務性工作瑣碎繁雜，難見效益，往往會被歸類到二線部門。人員缺少尤其是高素質的專業人才的缺失對檔案工作來說影響巨大，檔案缺乏開發利用，其價值難以體現。也因此，檔案中潛藏的信息資源往往不能很好地提取從而創造新的價值，檔案工作不受重視只能說是必然之果。但在近些年，檔案工作對于生活，對于工作，對于社會乃至于對于人類的重要性凸顯得越來越明顯。檔案工作愈來愈受人重視，檔案服務的受眾愈來愈廣。僅憑有限的檔案工作人員已經難以兼顧檔案的歸檔整理、開發利用及社會服務等各項工作。唯有使用數字化手段簡便各項流程方能解決此項問題，檔案信息化管理已經成了必然。

二、使用物聯網技術建設數字檔案館（室）

1.物聯網技術簡介

物聯網指的是將無處不在的末端設備和設施，包括具備“內在智能”的傳感器、移動終端、工業系統、數控系統、家庭智能設施、視頻監控系統等和“外在使能”的，如貼上RFID的各種資產、攜帶無線終端的個人與車輛等“智能化物件或動物”或“智能塵埃”，通過各種無線或有線的長距離或短距離通信網絡實現互聯互通（M2M）、應用大集成以及基于云計算的SaaS營運等模式，在內網、專網或互聯網環境下，采用適當的信息安全保障機制，提供安全可控乃至個性化的實時在線監測、定位追溯、報警聯動、調度指揮、預案管理、遠程控制、安全防范、遠程維保、在線升級、統計報表、決策支持、領導桌面（集中展示的Cockpit Dashboard）等管理和服務功能，實現對“萬物”的“高效、節能、安全、環保”的“管、控、營”一體化[1]。

2.使用物聯網技術建設數字檔案館（室）的原因

使用計算機進行檔案管理只能稱之為檔案信息化，而不能稱之為建立了數字化檔案館（室）。數字化檔案館（室）是一個集檔案管理、檔案庫房管理、通過數字化手段進行檔案開發利用為一體的綜合型概念。現在不少企業已經使用計算機搭建檔案管理軟件來進行檔案管理工作。但檔案工作中的檔案庫房管理不少仍舊是采用定時檢查的老辦法，檔案管理軟件中針對庫房的部分往往比較簡略，并沒有實現真正意義上的智能管理。檔案的開發利用更是常常僅限于編寫組織沿革及大事記和提供日常借查閱工作。編研耗時、耗力，多數的檔案館往往難以在短時間內做出編研成果。

唯有使用物聯網技術方可以做到對檔案進行信息化管理的同時對檔案存放環境實行智能化管理確保檔案安全，并為檔案開發利用方式提供更多可能。

3.使用物聯網技術建設檔案管理系統

3.1 使用物聯網技術建設檔案管理系統的原因。檔案管理系統其實就是將紙質的檔案轉化為與電子文件一樣的電子數據后進行共同的存儲管理。對于檔案管理系統而言，最重要的屬性無疑是簡便易用、安全可靠。簡便易用可以只依靠軟件，但安全可靠就必須依靠軟件和硬件共同實現了。

3.2 使用物聯網技術搭建檔案管理系統的可行性及如何搭建或選購檔案管理系統。檔案管理系統主要需要的是數據庫及管理數據庫的頁面。但為了便于進行大量數據的錄入，編程必不可少，因此對于開發人員的技術水平有一定要求。對于小型企業來說，在產生的文件不多，但希望使用數字化手段將其歸檔管理時，可以使用市面上通用的數據庫mysql、SQL Server或ACCESS等搭建自身的檔案管理系統，可以省略頁面及其他附加功能的制作。記熟數據錄入及查詢的幾個簡單的sql語句就可以實現用數字化手段管理檔案。但大中型企業面臨著過于龐大的數據，就必須要使用制作完整的檔案管理系統才可以便捷工作，否則反而會產生許多的麻煩。現在市面上已經有一些商家制作了功能完備的檔案管理系統，可以直接選購。在企業中有相關技術人員時也可以自行開發。

無論是自行開發還是進行選購，檔案管理系統都應注意以下幾點。

第一，能夠做到安全可靠，如錄入檔案管理系統的數據必須存放在本公司能夠確保安全的服務器或計算機中。

第二，具備可擴容功能。

第三，具備與“無紙化辦公系統”進行對接的接口。

第四，具備關鍵字查詢和能夠進行重點檢索的高級查詢兩種查詢方式，并具備日常查詢所需的同義詞庫，簡單說來就是需要查詢辦公用品采購情況時，在檢索框中輸入“辦公用品”，結果應該能出現計算機、電腦、辦公耗材等多個關鍵詞的查詢結果總和。

第五，有多個角色可對訪問檔案管理系統的人員進行權限分級。

第六，可自動提交對已超保管期限的檔案進行移庫或銷毀的請求。

第七，具備多單位、多全宗的不同門類的檔號自動生成功能。

第八，具備組件（卷）、拆件（卷）功能。

第九，具備根據字段自動生成報表、統計結果的功能。

4.使用物聯網技術建設檔案庫房管理系統

4.1 使用物聯網技術建設檔案庫房管理系統的原因。檔案的庫房管理的實質就是對于檔案保管環境的維護。只要是具備實體性質的檔案均存在其最佳保管條件。我們可以通過使用物聯網技術進行檔案保管環境的監控與維護。這一點也只有物聯網技術方能做到。

4.2 使用物聯網技術搭建檔案庫房管理系統的可行性及如何搭建檔案庫房管理系統。物聯網技術的發展讓檔案的保護有了新的方式。可是檔案庫房往往占地較廣，檔案中的一些短期文件即便是繼續沿用現有的檔案保管方式也不會因時間更替損毀檔案對其開發利用造成影響。鑒于檔案庫房管理所需的智能設備目前價格較為高昂，個人認為可以對保存短期檔案的庫房暫緩建設。但對于一些難以復制的重要珍貴檔案而言，對其保管環境的方方面面嚴格要求就很有必要性。

對于一個完整的智能化檔案庫房來說，至少應該具備視頻監控系統、門禁系統、入侵報警系統、智能檔案柜（架）系統、防火報警系統、防水報警系統、智能借查閱系統、智能化集成系統這八個系統。除智能化集成系統外的每個系統均應包括系統所需的各類軟硬件設施設備。

4.2.1 智能化集成系統。智能化集成系統的主要用途在于對各子系統進行集中的管理、控制、監測。簡而言之，就是管理系統的系統。它應該具有以下功能。

第一，能夠控制各子系統進行多子系統聯動。

第二，有預加載的通用應急預案（提供修改功能），有相應子系統后自動監測啟動。

第三，能夠加載自主的應急預案，自動檢測應急預案開始條件，并做出相應反應。

第四，有相應接口，能夠在安全的情況下進行信息資源導出。

第五，具有良好的安全機制。

第六，有詳細的統計、報表功能。

第七，能夠加載定制模塊。

4.2.2 視頻監控系統。視頻監控系統的主要用途在于對館（室）內部及周圍的人員活動情況進行實時監測。它應該具有以下特點。

第一，視頻監控無死角。

第二，能夠分屏實時顯示監控情況并能對歷史錄像進行調閱。

“舅翁”一詞最早出現于宋代，自此在文獻中層出迭見，但詞語工具書未見收錄，如清人《稱謂錄》、當下《漢語大詞典》和《漢語稱謂大詞典》等皆不載此詞。我們認真梳理古代文獻，從相關資料中搜集些許確證，進而發現“舅翁”從古至今主要有四種意思:一是舅爺爺或外祖父;二是舅舅;三是內兄(弟)，即妻子的兄弟;四是女性的公公。惟獨沒有“岳父”這一義項。

第三，在規劃時須根據建筑結構進行整體規劃布置。

4.2.3 門禁系統。在已經具有視頻監控系統的情況下，門禁系統的主要用途僅在于確定進入檔案庫房的人有相應權限，且重要檔案或具有重大經濟價值的檔案不被私帶出庫，以確保檔案的安全。它應該具有以下功能。

第一，進出時須刷臉驗證身份，未通過驗證或通過驗證者不足兩人（人數可設置）時庫房大門無法打開。

第二，能檢測到檔案離庫且能及時發出警報。

第三，能夠加載定制功能。

4.2.4 入侵報警系統。入侵報警系統的主要用途在于監控檔案館（室）非法入侵情況。它應該具有以下特點。

第一，布控于相應地點后可以實時監測到非法入侵。

第二，當發現非法入侵后，可向智能化集成系統及相應工作人員發出警報。

第四，能夠加載定制功能。

4.2.5 智能檔案柜（架）系統。智能檔案柜（架）系統的主要用途在于維護檔案保管所需的環境條件。它應該具有以下功能。

第一，實時監控檔案柜（架）溫濕度情況，并進行智能調控，如濕度不夠時可自動加濕，溫度過低可進行升溫等。

第二，定時進行通風換氣，并依據天氣進行智能調控，如檢測到大風、大雨等天氣時及時閉窗，并于天氣好轉后繼續完成計劃時長等。

第三，定時進行清掃除塵、空氣凈化工作，并依據空氣情況進行智能調控，如當空氣中灰塵過多時加長清掃時長等。

第四，能夠加載其他有關檔案保管環境維護的定制功能模塊，如預防長時間光照等。

第五，所有傳感器能做到功能自檢，并在檢出問題后自動上報系統管理員。

第六，對于上述所有功能模塊都能夠生成詳細的相應報表，并可導出歷史記錄。

第七，當接到智能化集成系統有險情發生的通知時，可第一時間關閉柜門，向遠離險情的方向盡可能移動柜架。

4.2.6 防火報警系統。防火報警系統的主要用途在于監測檔案館（室）內的火警情況，并在發生警情時，發出警報，保護檔案。它應該具有以下功能。

第一，能夠實時監控火警情況，在警情發生時能迅速確定具體地點及火警情況，并實時上報。

第二，能夠在檢測到有火警發生的第一時間向值班人員發出警示，并上報智能化集成系統以便及時根據應急預案發起多系統聯控。

第三，能夠加載其他定制功能。

4.2.7 防水報警系統。防火報警系統的主要用途在于監測檔案館（室）內情況，并在檔案有水淹風險時，發出警報，保護檔案。它應該具有以下功能。

第一，能夠實時監控檔案庫內情況，在檢測到跑水發生時能迅速確定具體地點及情況，并實時上報。

第二，能夠在檢測到檔案有水淹風險的第一時間向值班人員發出警示并上報智能化集成系統，以便及時根據應急預案發起多系統聯控。

第三，能夠加載其他定制功能。

4.2.8 智能借查閱系統。智能借查閱系統的主要用途在于當收到系統管理員發來的調閱、歸還請求時，可自動進行檔案的取、放工作。它應該具有以下功能。

第一，可遠程接收管理員的調閱檔案要求。

第二，可進行檔案的取放工作，且不傷害到其余檔案。

第三，可將檔案按要求傳遞至于指定地點。

第四，能夠加載其他定制功能。

5.使用物聯網技術搭建檔案開發利用系統

5.1 使用物聯網技術搭建檔案開發利用系統的原因。信息化時代，線上線下的交互變得尤為重要。面對已經到來的AR、VR應用和即將來臨的5G時代，物聯網相比傳統的互聯網無疑更具有優勢。檔案價值的體現就在于檔案中信息資源的開發利用。所以檔案的開發利用必須要解放思想，跟上時代，借用高科技手段，方能在確保安全的情況下更好地進行檔案開發利用。

5.2 使用物聯網技術搭建檔案開發利用系統的可行性及如何搭建檔案開發利用系統。檔案的開發利用需要在原有開發利用方式的基礎上不斷創新更多的方式方法，所以初步的檔案開發利用系統起碼應具備下列功能。

第一，足夠堅固的安全保密體系。

第二，線上借查閱功能（必先進行權限確認）。

第三，自動編研，即輸入年代、關鍵詞等要素，可自動整合相關案卷并提取要素。

第四，可根據所存檔案類型及瀏覽次數高的檔案進行編研主題推薦。

第五，瀏覽記錄可調閱，異常瀏覽記錄可提供警示。

第六，可統計總體檔案利用率，分類檔案利用率等數據。

6.將物聯網技術搭建檔案管理系統、檔案庫房管理系統、檔案開發利用系統整合為檔案綜合性管理系統的必要性

檔案管理系統、檔案庫房管理系統、檔案開發利用系統是數字化檔案館（室）建設的基石。它們彼此獨立又相互依存。就像圓鼎缺少任何一個腳都無法立穩，只有將之整合為檔案綜合性管理系統才可以真正地使檔案工作做到全面的信息化、數字化，才可以將檔案館（室）變為數字化檔案館（室）。只有通過整合，我們才能切實實現多系統聯動聯控，才能更好地管理保護并利用檔案，才能讓辦公變得更簡潔高效，才能真正地發揮檔案的價值。