企業檔案管理創新與服務模式研究

趙惠芹

（河北省交通規劃設計研究院有限公司，河北 石家莊 050011）

當前我國互聯網的普及與推廣程度越來越高，經濟體制改革也在循序漸進，所以企業檔案管理工作有必要跟隨社會時代發展的腳步，及時摒棄傳統的管理模式，積極進行改革與創新，從而進一步推動企業的長遠發展。現階段，在企業檔案管理中呈現出越來越多的問題，如缺乏有效的管理措施、建設總體戰略偏差、管理制度落實監管不足等，而這些問題存在的主要原因便是管理理念、思想陳舊落后導致的?；诖耍髽I必須要切實有效地提升檔案管理工作的效率和質量，借助信息化的手段完善檔案管理機制，這樣才能夠確保檔案管理工作真正服務于企業的發展。

一、企業檔案管理創新的必要性

企業在多年來發展的過程中，積累了非常多的文書檔案，這些資料都具有很大的留存價值，并且與企業日常運營生產活動息息相關，因此，可以說檔案管理工作與企業今后發展有著直接的聯系，只有提高檔案管理的水平，才能保證檔案管理工作的效率和質量，促使檔案管理更加便捷、高效，充分發揮部門自身的價值。促使企業檔案管理工作向著現代化的方向轉變，可以通過信息技術將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，并加強管理，從根本上節約大量資源，讓檔案的收集與歸檔工作變得更加方便、快捷，避免檔案管理人員在獲取資料的過程中浪費時間和精力，同時，當企業各部門有檔案資料需求時，隨時隨地地利用相關平臺就行翻閱查找即可，切實有效地提升了檔案管理工作的效率[1]。除此之外，企業各部門有檔案資料使用需求時，也可以實現隨時隨地的翻閱與查找，真正實現企業檔案管理工作效率的提高。現代企業檔案管理工作創新具體來說，指的就是確保原有檔案工作能夠正常運行的基礎上，轉變檔案資料的保管方式、歸檔收集方式、使用方式等。電子檔案資料在管理的過程中能夠進行自動的分類整理，檔案管理人員可以單獨為每一項檔案設置目錄標簽，從而減輕自身的工作負擔，同時也有利于使用者查閱調取?？傊诰W絡信息飛速發展的背景下，企業必須要對檔案管理創新工作予以足夠的重視，根據當前自身發展實際情況選用科學有效的信息檢索與處理方法，以此來保證企業檔案管理工作在信息技術的支持下具有高效、便捷等特點。

二、現階段企業檔案管理工作存在的問題

1.信息技術利用程度較低

在現代化的企業檔案管理工作中，不只是要求對各類檔案進行簡單的存儲，而是更需要利用好檔案中各種各樣的信息數據，來創造更多的價值，從而更好地服務企業的長遠發展。企業檔案內容記錄了很多的重要事件，所以其中往往有著十分復雜的信息量，傳統的管理方式為檔案人員增加了較大的管理難度[2]?，F階段，在企業檔案管理工作中，檔案人員僅僅只是利用現代信息技術對檔案信息進行簡單的儲存方式轉變，而沒有對其進行高度利用與開發，這種情況最終導致企業檔案信息儲存空間越來越少，并造成浪費大量空間留存的問題，檔案資源浪費現象也十分嚴重。正確的檔案管理方式應該是借助現代信息技術建立完整的大數據信息分析平臺，著重分析和總結企業檔案信息中的異同點和共同點，從而保證企業檔案管理工作更加科學，體現出企業檔案管理創新的真正意義。

2.檔案管理現代化創新不足

目前，一些企業單位依然沿用傳統紙質的檔案管理工作方式，工作效率遲遲無法提升，檔案管理工作理念較為落后，因此，應該將檔案管理工作現代化革新作為重中之重。企業應通過多種途徑調整檔案管理工作，在不斷的探究和實踐中選用最能夠符合自身發展實際情況的檔案管理措施，從而為自身長遠發展奠定踏實的基礎。但從現在多數企業檔案管理整體現狀來看，雖然已經正確認知傳統檔案管理模式中存在的問題，并進行適當的調整與完善，但是卻沒有實現真正的檔案管理創新改革，而這種因素的存在直接影響了企業檔案管理工作的有效性。若是企業在今后的發展過程中對檔案管理工作的創新重視程度依然不足，存在檔案管理理念與方法滯后的問題，那么就會直接影響企業今后的良好發展[3]。

3.檔案檢索效率低下

在企業檔案管理的過程中，不可避免地會遇到檔案調取工作，但是當前多數企業檔案管理工作中存在著檔案檢索效率嚴重低下的問題，與現代檔案創新管理的理念背道而馳。在社會飛速發展的背景下，企業檔案管理工作有必要實現各類信息資源的數字化儲存，利用計算機、互聯網等優化檔案管理系統，并實現各項基本管理工作的操作，但由于受人才、經費以及技術等多種因素的影響，導致部分企業并沒有建立完善的計算機檔案管理系統。除此之外，有些企業雖然已經建立特有的檔案管理系統，但是由于人才專業技術能力不足、電腦系統老舊等原因，導致開展的檔案管理工作出現問題，檔案檢索與歸檔的效率不高，這就會在一定程度上阻礙企業檔案管理現代化創新的腳步[4]。

三、企業檔案管理創新的有效措施

1.加大信息化建設投入力度

企業檔案管理向著現代化、信息化的方向發展是未來的必然趨勢，這也是提高企業檔案管理工作效率和質量的有效手段之一。隨著我國信息技術水平不斷提高，企業應結合當前自身發展的實際情況，適當加大信息化建設投入力度，擴寬信息收集的渠道，革新檔案管理理念，優化網絡系統平臺，并設置調取、查詢以及歸檔等多種信息共享功能，確保檔案管理的綜合效率能夠得到有效提高。在檔案管理向著信息化方向轉變的過程中，相關檔案管理人員也需要結合檔案管理體系，從而實現檔案管理工作一體化的良好目標。除此之外，對于增量檔案電子化也需要不斷提高要求，保證企業檔案信息具有統一標準的格式，并帶有元數據，通過電子簽章、時間長、數據封裝等技術，確保電子檔案的“四性”。同時，應綜合設計檔案文件自動著錄、編目、加蓋檔號章、跨庫、分類、全文信息檢索等多種電子文件整合，多媒體和綜合信息處理等功能，確保歸檔電子文件、電子檔案與紙質檔案具有同等效力[5]。企業只有不斷加大信息化建設投入力度，才可以讓檔案歸檔管理工作變得更加便捷，充分發揮檔案管理創新的價值，切實有效地提高企業檔案管理整體水平。企業檔案中的內容都具有重要的價值，所以需要長時間的留存保管，而傳統的管理模式不僅需要浪費大量存儲空間，在調用和查取時也極為不便，但是通過現代化創新就能夠有效解決這一問題，如當檔案信息數據存放在網絡空間中形成電子檔案，由于網絡空間有著較大的儲存空間，所以能夠在根本上避免傳統紙質檔案需要浪費大量空間留存的問題，相關人員在調用和選取時也十分方便，還能夠保證各項信息數據的安全性，防止企業重要信息和內部機密的流失。

2.積極創新檔案管理工作理念

企業檔案管理工作的創新必須要做到與時俱進，積極創新檔案管理理念。首先，企業檔案工作人員必須要正確認知開設檔案管理部門的實質意義，這樣才能夠明確接下來的工作方向，理清自身的工作職責，從而保證自身的專業能力可以得到有效提高，充分發揮自身的工作價值[6]。其次，檔案人員要加強與企業內部各部門人員之間的溝通與交流，做好工作上的協調與配合，確保各部門合理的工作需求都能夠得到及時滿足，讓檔案部門特有的服務性質可以充分發揮出來。最后，企業檔案人員必須要進一步加強各項檔案與數據信息的研究力度，將一些具有利用價值的數據信息挖掘出來，并及時整理歸檔上報，從而為企業接下來的發展提供更加便利的條件。

3.創新檔案資源共享檢索

只有不斷提高企業運營信息共享水平，才能夠確保各部門的工作順利開展，做到既掌握行業動態，又了解外部變化，這是檔案管理現代化創新不可或缺的重要內容，以此來保證企業各部門的運行效率，提高工作質量。企業檔案管理創新的主要內容之一就是檔案資源成果共享，可以有針對性地提出需求點，并以企業各部門的工作需求為基礎，全面建立聯合目錄，形成共享體系，讓各部門之間都能夠詳細了解檔案資源的情況，并通過互聯網信息技術來實現內容互通，確保檔案內容的管理服務能力可以得到完善。同時，通過企業內部局域網制作檔案部門網頁，強化網上信息檢索頁面，方便員工及時查閱利用，聘請專業的技術人員，利用當前成型的數字化圖書館模式，形成符合企業實際需求的運用方式，促使內部檔案盤活，提高檔案服務水平[7]。

4.重視檔案管理人員培訓工作

若想切實有效地提高企業檔案管理工作的效率和質量，促使檔案管理工作向著現代化的方向轉變，企業必須要對人才的引進和培養提高重視程度，聘用計算機專業技術能力相對較高的管理人員，并定期對他們開展信息化技能培養活動，讓企業所有檔案人員都能夠及時掌握最新的計算機網絡技術，這也是提升檔案管理創新效率的基礎前提條件之一。對于一些企業依然沿用傳統紙質檔案管理模式的現象與檔案人員思維固化的現象，企業應加強對檔案人員的引導與指導，通過強化電子檔案管理的優勢宣傳，為他們講述電子檔案管理的優勢與方案，轉換檔案管理人員的工作思維，為企業檔案管理工作創新奠定牢固的基礎。同時，企業還應加強網絡信息技術手段的引用，讓工作人員快速適應現代化的辦公模式，為他們提供更多接觸信息化知識的機會。重視對檔案管理人員培訓是企業可持續發展的重要途徑，能夠在一定程度上提升工作人員的綜合素養，掌握專業的管理以及計算機操作知識，提升檔案管理工作的質量和效率[8]。

四、企業檔案服務模式創新的策略

1.創新檔案服務能力

在企業生產和運營過程中，檔案信息發揮著十分重要的作用，因此檔案人員必須要更深層次地挖掘檔案信息存在的價值，明確接下來的服務方向，創新檔案服務能力，同樣是企業發展過程中的重點工作。企業檔案人員要及時發現檔案信息服務開展過程中存在的問題，不斷探索和嘗試新型服務模式，在現有服務功能的基礎上實現補充，打破各部門之間的信息壁壘，確保各項信息資源能夠實現高效傳遞。企業要充分發揮檔案信息的服務優勢，滿足企業長遠發展的具體需求，這能夠保證今后的戰略決策和目標的制定更加科學，以此來收獲更加可觀的經濟效益。同時，企業也要重視檔案遠程服務能力的創新，保證檔案人員可以實現隨時隨地開展工作，實現檔案資源的高效化、精細化管理，而實現這一目標的主要手段就是融入現代信息技術，網絡環境下檔案服務有著明顯的優勢，提高工作效率也是必然。例如，利用現代化的管理技術，推行數字化管理機制。包含數據庫技術、數字加密技術、掃描技術等。通過紙質檔案，將其掃描處理為數字檔案，并保存在儲存介質上，以便于對數據信息進行更新。在檔案管理模式上，要想完成自動化管理，還需要結合檔案信息管理中的任務。例如，引進自動化技術，提高檔案管理的水準。包含電子標簽、COR識別技術等，通過這些技術，可以實現對于電子檔案的自動化檢測、篩選、刪除、查找等，極大地提高了檔案管理的自動化處理水準以及審批效率。同時，全面了解檔案服務對象的需求，對檔案資源進行合理地開發以及利用，發揮出應有作用，保障檔案管理能夠達到最終目的。相關管理部門與檔案管理員都必須轉變傳統觀念，重視對于檔案資源的利用，深刻認識到開展此項工作的含義。拋去以往的固性思想，克服困難，制定針對性的管理制度，落實“以人為本”的服務理念。開展檔案管理服務工作，組織專題講座、服務咨詢等活動，保障檔案管理能夠走出庫房、走入單位、走進群眾，使檔案管理能夠得到更加充分的應用。

2.深化層次編研

檔案資料的編研是現代企業檔案管理工作中的重要組成部分，所以對于此項工作必須要予以足夠的重視。在企業生產運營過程中，檔案人員必須要多各類信息的產生進行及時的采集與分類處理，這就需要借助檔案管理信息系統實現這一目標，從而保證各項檔案信息的完整性與真實性。企業發展過程中的檔案信息原始價值也有著高低之分，所以檔案人員需要合理利用大數據挖掘技術深挖內部潛藏的價值，以此來為企業創造經濟效益[9]。檔案信息數據的編研要點有以下幾種。一是考慮到企業檔案信息有著十分多的類型，且數量也十分龐大，這就需要優化劃分檔案的級別，等級最高的數據信息要先進行處理，將等級較低的放在后面處理；二是在開展相關工作時可以聘用具有豐富經驗的專家協同進行，從而保證資料編研的科學性、合理性可以得到提高；三是要定期編研匯總來自各管理企業部門和國家行業協會的指導性文件，對檔案資料庫進行良好的補充與完善。

結語

總而言之，企業檔案管理現代化創新能夠有效改善傳統管理模式中存在的不足。但現階段，受多年來管理模式的影響，多數企業依然沿用傳統紙質檔案管理方式，消耗較高且工作效率遲遲無法提升。因此，企業應充分發揮網絡信息技術的優勢，通過加大信息化建設投入力度、積極創新檔案管理工作理念、創新檔案資源共享檢索、重視對檔案管理人員的培訓等方式，切實提升檔案管理工作的效率和質量，充分發揮檔案服務的價值，確保企業能夠穩定、健康的發展。