融媒體文檔管理工作中存在的問題與對策

胡玉艷

（本溪滿族自治縣干部人事檔案管理中心，遼寧 本溪 117100）

隨著網絡、智能移動終端的迅速普及，更多的人通過網絡獲取信息，而網絡信息的冗雜與龐大，也造成了網絡用戶的信息需求差異。在這種情況下，單純的數字信息提供已經不能為檔案部門吸引到更多的新用戶了。檔案部門要實現自己的社會價值，就必須主動地深入社會，進入人們的視野，一方面，要繼續有針對性地開發檔案信息資源，豐富檔案部門的數字信息儲備；另一方面，要順應時代的潮流，在復雜的信息環境下，促進檔案信息服務的轉型，從而為檔案信息服務的發展開辟廣闊的社會空間。

一、融媒體文檔適應了通信技術發展的需要

信息技術突飛猛進地向前發展，廣播電視臺各類消息的傳播方式也在不斷推陳出新。融媒體文檔的受眾可以通過各種信息傳播媒介直接獲取，免去了經過“檔案室”獲取文檔的環節。這樣一來，在融媒體文檔收集到利用的整個流程中，形成了一個大的文檔管理系統。

在新媒體環境下，融媒體不是一個獨立的實體媒體，而是把廣播、電視、互聯網整合在一起，使各自的功能、手法、價值相互作用，提高現有的檔案信息服務的精準度。融媒體文檔是媒體融合后在新聞工作中形成的各類文檔統稱。媒體融合后的新聞單位，整體人員增加，廣播中心、電視中心、新聞中心、技術中心及新媒體中心等多個中心合為整體。廣義的包括傳統紙媒工作中形成的報紙類文檔，也包括新媒體文檔。狹義的“融媒體文檔”主要針對新聞機構內部形成的文檔[1]。

融媒體文檔管理形式以“云”為主。融媒體文檔管理更加貼合時代特征，通過網絡“云”傳播、保管與再利用。以“云”為主的融媒體文檔管理形式能夠對檢索結果進行自我加工和編輯，自定義所選信息的模式和結構。實現檔案信息服務的交互式轉型，檔案部門可以通過后臺賦予檔案用戶不同的權限，為信息用戶提供組織和選擇信息的操作門戶。但從目前融媒體文檔的再利用情況上看，融媒體文檔的“再利用”與嚴格意義上的檔案利用存在差異。融媒體文檔的再利用過程受技術與傳播媒介的影響較大[2]。

二、融媒體文檔管理過程中出現的問題

1.融媒體文檔類型多使得歸檔范圍界定困難

新聞消息的首要特征是真實性，在保證真實的情況下，時效性的作用更為突出。融媒體文檔不僅包含了傳統消息的形式，由于信息技術升級，廣播電視媒體新的報道形式不斷涌現，新的融媒體文檔的出現，增加了歸檔難度，現有的文檔管理辦法不能保證適用所有的融媒體文檔的管理，不同類型的融媒體文檔管理辦法需要重新擬定。融媒體文檔數據庫建設難度大、原始文檔再利用程度低。

新聞單位形成的融媒體文檔類型多樣，給歸檔帶來難度的同時，也加大了單位內部數據庫建設的難度。新媒體文檔的形成、發布與傳播的形式有別于傳統媒體，新媒體文檔的發布平臺本身就自帶一定的保存功能，如新聞消息在微信公眾號上進行發布時，會自動將文檔信息上傳至網絡，受眾可以隨時隨地瀏覽自己需要的稿件。這里的“稿件”是指定稿，定稿形成之前經歷過多次修改，被歷次修改的文檔被利用的程度沒有定稿的利用程度高。

2.管理融媒體文檔需要進一步規范

目前，新聞單位文檔管理部門建設不完善，保管措施不到位，尤其是對新聞類各種文檔的保管存在嚴重欠缺。媒體融合后，個別單位還存在檔案部門缺乏單獨的管理人員的情況，加上要將日后融媒體文檔的利用工作也考慮在管理的范疇之內，更重視提升融媒體文檔的檢索功能，根據不同類型文檔的特點，設立關鍵詞、主題詞檢索，為文檔的再利用做好充分準備，這會影響到融媒體文檔的管理。此外，傳統媒體普遍缺乏具有專業素養的文檔管理人員，在融媒體時代這種現象更是嚴重，難以應對目前日新月異的新媒體時代的發展需要。融媒體時代下更加需要懂得檔案專業知識和掌握新媒體網絡技術的復合型人才，因為新聞單位內部融媒體文檔收集環節難度增大，每一篇新媒體文檔都是由碎片化的“資料”組成，對后期融媒體文檔的收集環節加大了難度。

3.融媒體文檔管理系統建設需要完善

廣播電視臺的新聞系統是以新聞采編、廣告管理、稿件遠程傳輸、資料收集和檢索、辦公以及管理自動化于一體的綜合業務網，這是一個很大的工程系統。在媒體融合趨勢的推動之下，這個新聞系統的每個子系統如新聞稿件管理系統、廣告管理系統以及數字資源管理系統都在拓展、延伸至更多的領域。這就意味著每個子系統下管理的內容將逐漸增加。這就要求各部門要在完善現有文檔管理系統的基礎上，還要求各部門管理人員具備文檔共享意識。

新媒體時代更加依賴網絡和現代化管理方式，由于目前通道管理設計不夠合理，部分管理內容存在欠缺，融媒體文檔管理人員從管理從業資質、收集整理流程、信息安全等方面，隨意性較大，規范性不足，無法滿足不斷更新的融媒體文檔管理的需要。

三、解決融媒體文檔管理工作中問題的對策

1.增強融媒體文檔的管理意識

媒體融合強調的是“高效整合”，同時不能忽視“內容為王”，這一理念同樣貫穿在融媒體文檔的管理過程中。隨著媒體融合的飛速發展，媒體中信息用戶角色逐漸多元，信息用戶除了信息受眾角色之外，同時還兼顧信息的使用者和信息的創造者雙重身份，角色切換頻繁且自如，所以這就要求融媒體文檔管理人員具有文檔收集與整理的工作意識。第一，不斷提高業務水平。融媒體文檔管理人員要具有較高的融媒體文檔管理系統的操作水平和技術監管水平，掌握文檔管理的基本知識，具備現代化管理意識和熟練運用現代設備的能力，了解新聞工作，掌握一定的業務知識，涉獵知識面廣。第二，文檔管理人員要轉變管理觀念，提高服務意識和創新意識，熱愛文檔管理工作，增強文檔管理工作的責任感和使命感。一是加強政治學習，樹立正確的人生觀，把自己平凡的工作融入新聞事業中努力為新聞工作服務。二是媒體文檔的管理人員作為信息的管理者，要具有信息素質，對信息的一般認識應該是全面深刻的，而對信息的個別認識則是具有專業敏感性的。信息技能的發揮表現了信息素質的水平，對于文檔工作者信息技能的好壞將會影響文檔工作的質量和效果。

2.重視融媒體文檔的收集與管理

融媒體時代下更應重視信息資源的收集，但不只是對文檔本身內容的收集，還涉及包括新聞內容的數據信息，這些都是做好新聞工作的前提，也是后續新聞工作順利開展的基本保障。當前網絡信息質量參差不齊，新聞題材和內容也是五花八門，對新聞文檔進行歸檔時要注意加強對原始文檔新聞內容的鑒定，應當選擇新聞價值高且檔案保存價值較高的文檔進行歸檔處理。鑒定新聞內容的再次驗證，相當于新聞內容的事實進行一次大體上的收集和整理，從而為以后新聞內容的匯編和重新利用做好基礎性工作。

完善融媒體文檔管理系統。廣義的新聞稿件管理系統應該包含記者在進行新聞工作的全部活動中形成的實踐記錄。狹義的新聞稿件管理系統更偏重管理層面，是把新聞稿件管理系統作為一個數據庫。建設融媒體文檔室，以便于更加智能化、信息化、有效化地落實廣播電視臺檔案工作，讓各類信息能夠作為原始記錄被收集和保存下來。融媒體文檔室的建立能夠使新聞單位內檔案工作持續健康發展，不僅要建立融媒體文檔室，還需要加大對融媒體文檔室的硬件與軟件投入。在對融媒體文檔管理中，實現“數字化”“信息化”“個性化”管理。

3.融媒體環境下實現檔案信息服務的交互式轉型

3.1 實現人機交互。人機交互是用戶通過計算機的用戶接口與系統交流，并進行操作。對檔案工作來說，良好的人機交互是實現檔案信息資源數據庫與檔案工作人員、檔案信息用戶深入溝通的必要條件，在人機交互中，用戶首先訪問系統或網站，然后根據系統的用戶接口給出的指示選擇相應的服務模塊，提交自己的檢索命令，系統按照用戶命令進行檢索，并將檢索結果呈現給用戶。接著，用戶與網站呈現的檢索結果進行交互，用戶根據自己的需求查閱給定信息，并且判斷網站反饋的內容是否符合自己的需要。如果系統給出的資源可以滿足用戶的需求，則用戶便獲取信息，結束檢索行為。反饋是交互的核心。檔案信息服務系統應該頻繁地向用戶索取使用反饋，這樣不僅可以了解用戶的需求動向，還可以發現自身服務的不足。

3.2 實現人媒交互。實現人媒交互，是實現檔案信息用戶與檔案信息服務平臺的循環互動的重要步驟。檔案部門可以通過宣傳和完善新媒體平臺的功能，來實現檔案信息用戶與檔案信息服務平臺的良性交互。可以增加檔案查詢預約服務，這樣一方面，可以讓檔案部門提前準備好客戶需要的材料；另一方面，還可以讓客戶提前了解辦事流程及所需材料。客戶按照預約時間到檔案館業務部門掃描二維碼，即可受到專門的接待人員“一對一”的服務。檔案部門通過新媒體平臺推送政策變動信息及服務的更新提醒；用戶可在線查詢本人學籍檔案、工資更改記錄、企業信用、離退休時間等民生檔案，同時還可為信息用戶提供更多可選擇的音視頻服務。

3.3 實現媒體交互。檔案部門的新媒體信息服務平臺，面對不同的信息用戶，可以收集到不同類別用戶的信息需求，也可以擴大檔案館藏的收集來源，整合從各類媒體的收集到的信息，并實現不同媒體之間交互式轉型的重要部分。實現媒體交互，重點是統一信息用戶在各信息服務平臺的賬號，并為用戶建立綁定賬號的個人數據庫。檔案部門可以運用QQ、手機通訊等社交平臺現有的客戶群體，允許用戶使用QQ、手機號碼或其他一個常用的賬號來登錄檔案部門的信息服務平臺，用戶在登錄不同的平臺時，都可以看到自己收藏或分享的內容。此外，媒體平臺間互相設置鏈接，通過在各個平臺建立其他平臺的超鏈接，可以使用戶可以隨時在不同的新媒體平臺之間交流，發展共同的用戶[3]。

4.加強融媒體文檔利用工作的技術保障

4.1 融媒體為轉型的準備工作提供技術咨詢。融媒體對社會生活方方面面的滲透，對檔案部門了解社會需求，規劃交互式檔案信息服務的功能模塊具有很大的幫助。

手機媒體、網絡媒體等因為其強大的互動性和便捷性，發展出了數量龐大的用戶群體，而又因為融媒體的開放性與參與性，吸引無數用戶通過融媒體參與到社會生活各方面的討論中來。以數字電視為例，數字電視利用雙向信息傳播技術，吸引用戶參與到節目的互動，甚至針對某一節目，給用戶提供多個可選擇的結局。這種對虛擬生活的選擇，恰恰反映了用戶的隱性愛好與需求。融媒體利用這個特性，儲備了大量的信息資料和知識經驗，這些數據以及數據的分析結果，可以為檔案信息服務交互式轉型過程中出現的以及可能出現的問題，提供綜合性的數據及解決對策[4]。

4.2 融媒體為轉型的實施過程提供技術保障。融媒體和傳統媒體一樣，都是交流、傳播信息的工具和渠道，也是各類信息資源的載體。融媒體在信息即時傳播、雙向交流方面的獨特優勢，保障了檔案信息服務交互式轉型過程中，檔案信息資源、檔案工作人員和利用者的無障礙溝通。交互性是融媒體的最大優勢，也是對于實現檔案信息服務交互式轉型最有用的特性。融媒體中的網絡媒體可以輕易實現用戶和檔案人員之間的即時交流，提供恰當的檔案信息服務，其成交的可能性極高。數字電視則采用雙向信息傳輸技術，增加了交互能力，賦予了電視許多全新的功能，為實現檔案信息服務的交互式轉型提供了新的途徑。數字電視技術在檔案信息服務中應用，可以為用戶提供更大的自由度，更多的選擇權，更強的交互能力。

4.3 融媒體為交互式信息服務提供技術維護。檔案信息服務實現交互式轉型之后，檔案部門會具有多個融媒體信息服務平臺，例如手機APP、檔案網站、檔案數字電視節目等，這些信息服務平臺，面對不同的信息用戶，可以收集到不同類別用戶的信息需求，也可以擴大檔案館藏的收集來源，如果整合從各類媒體收集到的信息，并實現不同媒體之間數據的交流，則十分有利于檔案信息服務范圍更加全面，是實現檔案信息服務交互式轉型的重要部分[5]。

手機媒體、網絡媒體和數字電視，都是檔案部門和檔案信息用戶可以實現溝通的渠道。檔案信息服務的交互式轉型，可以借助手機媒體以及微博、微信、QQ、網站等現有的社交平臺來展開，既可以節約技術開發的經費，又可以利用微博、微信、網站已有的用戶群體推廣檔案信息服務，改變檔案信息服務的模式，提升服務質量，還可以為檔案信息用戶提供便利。