機關事業單位檔案數字化現狀分析及優化措施

宋相鳳

（華東革命烈士陵園管理服務中心（沂蒙革命紀念館），山東 臨沂 276001）

關于事業單位的檔案管理工作，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發的《“十四五”全國檔案事業發展規劃》中提出，必須加快檔案的信息化建設工作，引領檔案管理工作朝著現代化的方向發展，這樣一來才能夠使檔案管理工作與社會發展步伐一致，在開展機關事業單位各項管理工作的過程中，將檔案的作用充分發揮出來，在檔案資料的引領下，加快機關事業單位的發展步伐。檔案信息化主要體現在將檔案信息化主動融入數字社會、數字經濟以及數字政府的建設中，在國家大數據戰略中全面納入檔案管理工作內容，并且持續做好“存量數字化”“增量電子化”，中央和國家機關傳統載體檔案數字化率達到80%，各類電子文件應歸盡歸、電子檔案應收盡收。陸國強同志在“深入學習貫徹習近平總書記重要批示精神專題研討班”的講話中也提到了要加大力度推進檔案信息化建設，突顯了檔案數字化工作的重要意義。

一、機關事業單位檔案數字化建設的優勢

1.提高辦公自動化水平

隨著機關事業單位傳統檔案管理工作的進行、檔案內容的增加，需要采取定期增設檔案人員的方法，通過更新檔案管理工作中的軟硬件設備來滿足檔案管理工作的實際需要。如果長時間使用這種方式，不僅會增加檔案管理工作難度，同時還會提高管理成本。而數字化管理方法的應用，可將大量繁雜的檔案信息以數字化的方式存儲在電腦中，為相關人員及時調用提供便利，由此可見，數字化的檔案管理方式，不僅減少了成本耗費，同時還節約了空間，在提高檔案管理工作效率方面發揮了非常關鍵的作用[1]。

2.提升檔案管理水平

機關事業單位的檔案數字化管理工作作為一項新型檔案管理方式，為了能夠取得良好的管理效果，就對檔案管理人員的綜合技能提出了更高的要求，要求其必須在掌握專業技術水平的基礎之上，還必須擁有良好的信息素養，以便能夠熟練操作網絡設備，正確分析網絡信息。隨著科學技術水平的日趨完善，管理人員必須積極保持認真嚴謹的態度，在做好本職工作的同時，不斷進行自我提升。數字化的檔案建設方式，能夠確保檔案管理工作取得良好的成效。

3.確保檔案得到充分利用

在先進信息技術的輔助下，數字化檔案管理工作可以及時做到歸檔、存儲。機關事業單位很多部門業務工作的開展，都需要以檔案資料為依據進行，需要通過查詢、調用相關信息來為工作的開展提供指引。由于檔案中的信息化資源內容繁多，因此，如果使用傳統的管理模式，將無法使檔案信息得到充分利用，而數字化的檔案管理，能夠為工作人員提供可靠的信息，以便為相關工作人員決策提供支撐。

二、機關事業單位檔案數字化現狀分析

1.檔案數字化建設相關制度規范不健全

縱觀當前我國機關事業單位的檔案管理工作，仍然停留在數字化建設發展初期階段，很多標準還需要進一步完善，甚至一些單位數字化檔案管理工作的開展沒有參考規范，使得該項工作普遍存在著處理標準不一致的問題，對此，只有制定了規范化的制度，才能夠為檔案管理工作的有序開展提供可靠的支撐。

2.檔案數字化工作重視程度不高

機關事業單位的相關領導認為，檔案管理工作是一項附屬工作內容，在本職工作業務繁忙的時候，選擇性忽略檔案管理工作，并沒有嚴格按照國家檔案局的要求實施檔案數字化建設，對于檔案數字化工作未能制定明確的目標，進而阻礙了檔案數字化工作的有序開展，這種現象對于檔案管理工作的長期發展是極為不利的。

3.檔案數字化資金傾斜不足，基礎設施建設和人才建設薄弱

由于沒有從意識上重視檔案工作的重要性，因此，使得用于開展檔案數字化建設工作的軟硬件不夠完善，最終增加了紙質檔案轉化工作的難度。盡管一些單位為存儲檔案配備了計算機硬件設備，但是，因缺少軟件技術，同樣也無法實現檔案管理數字化。再加上檔案數字化人員的技能水平與業務要求不符，這些都是影響檔案數字化管理工作實施效果的主要原因。

4.檔案數字化管理安全隱患較高

第一，外包人員往往都來自于公司，盡管和外包人員簽訂了保密協議，但是，由于公司中人員的離職流動性大、再加上人員混雜，所以，很難做到讓所有人員都遵守保密協議。第二，磁盤、計算機以及光盤作為開展檔案數字化管理工作的載體，如果這些電子元件受到有毒氣體以及劃痕等損傷，就會影響數據內容的讀出，甚至有可能造成數據丟失。第三，為保障檔案數字化軟硬件產品的安全性，需要建立專業的安全保密防護體系，由于數字化載體很容易被篡改或者復制，一旦受到黑客攻擊，就會加劇檔案資料的安全隱患。

三、新時期機關事業單位檔案工作管理原則及要求

為確保機關事業單位檔案管理工作的標準化、規范化開展，就需要深入分析經濟適用導向，嚴格遵循堅持檔案原貌的原則，充分利用成熟的信息技術開展檔案管理工作。

1.維護檔案原貌

檔案管理工作的開展，必須在遵循檔案基本特征的前提下進行，也就是必須確保檔案工作的原始性以及完整性，不得改動原檔案中的內容。比如，在《電子公文歸檔管理暫行辦法》中表明，機關事業單位需要在電子公文處理系統中設置滿足安全要求的操作日志，以便能夠確保電子公文的真實性。

2.經濟適用導向

經各級檔案管理部門鑒定之后，對于納入歸檔的檔案資料，需要對其采取永久性保存或者長期保存措施。隨著機關事業單位各項業務工作的不斷開展，保存的檔案資料將會逐漸增多，因此，對于歸檔范圍的制定，必須在結合檔案領域實際情況的基礎上，嚴格遵循長期保存的原則，以此來制定合理可行的檔案管理規范。

3.應用成熟技術

在檔案管理工作中，應用LTO磁帶、縮微膠片數字化技術、檔案修裱技術等比較成熟的先進技術，能夠有效避免由于技術不穩定或者技術被市場淘汰可能出現的一系列問題，對于提高檔案管理工作質量，減少后期管理支出具有非常重要的意義。

四、機關事業單位檔案數字管理工作實施策略

1.制定具體制度細則，保證有章可循

統一的工作標準是開展各項工作的依據，機關事業單位的檔案管理工作也是如此，因此，需要結合機關事業單位的實際情況，出臺相應的制度以及方案，在此基礎之上，圍繞制度規定明確各環節的管理細則。要求檔案管理人員圍繞自身的工作職責，嚴格按照制度標準開展各項工作，以便能夠最大限度保障機關事業單位的檔案數字化管理成效。

2.切實加大對檔案數字化工作的重視程度

為保障機關事業單位的檔案管理效果，就要求檔案管理工作的開展必須明確管理目標，將檔案管理工作責任制全面落實到位，并且將檔案數字化管理和機關事業單位的信息化發展結合起來，對檔案數字化管理工作的考核機制予以優化。同時，機關事業單位應該加大對檔案數字化管理工作的支撐力度，為該項工作的高效開展創建良好的環境。

3.加大檔案數字化工作資金投入、基礎設施建設及人才建設力度

要想全面實現機關事業單位檔案管理工作的數字化，就需要確保該項工作的各個層面都必須朝著數字化的方向靠近，就基礎設施層面而言，可以采取引進文件格式轉化器以及電子高速掃描儀等數字化硬件設備，同時，還需要加大對軟件的研發力度，促進檔案管理工作全面實現數字化轉型。從人才基礎層面而言，除了要定期組織檔案管理人員參與數字化培訓之外，還可以采取引進優秀的數字化人才的措施，從多個方面入手來提高檔案管理團隊的信息化應用水平。

4.保證檔案數字化工作管理的安全性

一是檔案作為一種具有特殊性質的資料，其安全性備受人們關注，因此，檔案管理人員必須重點關注檔案信息資料的安全性，尤其是對于外包人員，除了要簽訂保密協議之外，還應該建立監督檢查制度，最大限度保障檔案信息的安全。二是檔案管理人員在剛開始使用數字化軟硬件的時候，為確保軟硬件環境安全，就需要對其安全性和適用性進行全面檢查，查看其是否與國家標準設備要求一致，在此基礎之上，還需要建立安全保密防護系統。在使用數字化軟硬件設備的過程中，為以免安全隱患的出現，還需要及時進行風險評估工作，從整體上提升檔案信息的安全監測水平，這樣一來，即便出現安全隱患，也能夠及時予以解決。此外，網絡病毒作為威脅網絡設備安全的常見問題，因此，檔案管理工作的實施，應該將網絡病毒的檢測和殺滅作為一項重要內容，通過裝設防病毒軟件來對安全保障不足的應用程序進行嚴格管控，以免病毒侵害檔案。對于插有U盤等外部設備的計算機，為避免外部設備攜帶有惡意程序，就需要嚴格落實其安全性控制工作。三是在數字化場地中，為保障數字化檔案的安全，就需要配備防水、防火以及防盜報警等設備設施，定期做好數字化設備設施的安全狀態檢查工作，將由于設備設施受損而造成的數據丟失問題扼殺在萌芽狀態。備份檔案信息資料作為確保信息安全的一項重要途徑，必須完善備份機制，并且要加大對新備份方法的探究力度。

5.提高檔案數字化服務水平

在檔案數字化建設過程中，可依照的規范有《“十四五”全國檔案事業發展規劃》，以此來建設檔案資源共享平臺，在擴大檔案信息資源共享規模的同時，達到提高檔案服務水平的目的。儲存檔案的目的是給后期使用提供便利，是從檔案實體管理到利用檔案內容的一個過程，檔案數字化建設的關鍵在于能夠在海量的數據信息中找出有價值的信息。在新技術快速發展的前提下，檔案工作效率也得到了明顯的提升，對此，機關事業單位檔案管理工作的進行，應該將為不同群體提供個性化的檔案服務以及在海量檔案信息中發掘出有價值的信息作為我們后期研究的新課題，以便能夠充分發揮出檔案資料更好地服務社會的價值屬性。

五、機關事業單位數字化檔案管理工作優化路徑

1.完善管理制度

從上文中可以得知，完善的管理制度對于開展檔案數字化建設工作意義重大，因此，機關事業單位應該結合自身情況，在應用信息技術的基礎上，制定合理可行的制度，并且細化檔案管理工作為多項內容，通過明確崗位分工，為檔案管理工作的規范化開展創建良好的環境。在制度的約束和指引下實施檔案資料收集、歸檔以及錄入工作，能夠進一步提升檔案管理工作效率。特別是在檔案調閱方面，為避免出現檔案泄露以及遺失問題，就需要制定規范化的制度，同時，還需要結合檔案管理特點，進一步提升檔案管理效率。

2.組建專業團隊

優秀的檔案管理人才隊伍是確保檔案管理工作效率的關鍵，因此，為了能夠盡可能降低檔案管理人員對檔案管理工作效率的影響，就需要加強檔案管理人員的數字化建設工作。在對其進行專業化培訓的過程中，可以通過制定合理的獎懲機制，對管理人員的培訓效果進行考核。在員工招聘環節，機關事業單位必須重點關注員工的從業經驗以及業務水平，嚴格遵循擇優錄用的原則。

3.建立專業平臺

機關事業單位檔案數字化管理工作的進行，必須依托于數據中心平臺來實現，由此可見，要想最大限度保障檔案信息資料的安全性，提高檔案數字化管理效率就需要從數據中心平臺出入。平臺的搭建，除了要重視其保存檔案信息的功能之外，還需要關注查詢功能，以便能夠在海量的數據信息中檢索出重要信息，從而為人們利用這些信息資源提供便利。隨著數據中心平臺的使用，還應該根據人員的實際需求對其進行不斷更新。機關事業單位檔案數字化管理工作，能夠突破時間和空間的限制，實現信息資源共享，能夠達到有效整合碎片化數據的目的。對此，相關管理人員必須準確把握時機，結合實際情況建立數據平臺，以便能夠進一步提升工作效率。

4.促進檔案改革，優化管理方式

檔案檢查工作的進行，必須圍繞檔案的數字化特點，使用先進的文件管理方法，通過查閱之前的資料來實現對環境的全面監測。具體管理工作的實施，還要求機關事業單位重點關注檔案的維護工作，以便能夠及時發現管理系統中的病毒，為檔案資料的安全保存提供良好的環境，從而達到盡可能減少管理投入，提高管理效率的目的。

結語

總而言之，信息技術的發展在為檔案管理工作提供良好的發展機遇的同時，也為檔案管理工作帶來了一定的挑戰，主要體現在檔案信息會受到病毒等隱患的侵襲，對此，機關事業單位必須從加強檔案數字化建設入手，充分利用信息技術來實現對檔案管理工作方式方法的創新，將信息技術和檔案管理工作整合起來，為檔案資料效用的充分發揮提供可靠的保障。