淺談地名檔案管理模式的繼承與創新

劉 巍

（凌海市社會事務服務中心，遼寧 錦州 121200）

引言

現代社會一個突出特征就是信息技術的快速發展與廣泛應用，在此背景下，傳統地名檔案管理模式遭受了巨大的沖擊。為跟上時代發展的步伐，新時期地名檔案管理工作必須遵循精準高效、嚴謹便捷的原則，積極探索管理新理念與新方法。傳統地名檔案管理模式變革要在繼承的基礎上尋求創新，將新技術同傳統管理方式結合起來，推動地名檔案管理走上更加科學、更加規范的發展道路[1]。

一、地名檔案管理及其工作模式創新的必要性

1.地名檔案管理工作概述

在國家檔案管理工作中，地名檔案管理是其中的一個重要組成部分，具有極大的存儲與管理價值，有利于相關工作人員通過查詢地名屬性信息，查閱相關資料，以解決工作當中的實際問題。當前我國城市化進程不斷加快，地名信息也不斷融合改變，采用傳統的地名檔案管理方式難以滿足實際管理需要，因此必須積極探索現代化管理手段[2]。做好地名檔案管理工作，是確保公眾高效利用相關信息的前提。如果管理理念與方式不更新，那么對管理效果與質量會造成較大的影響。在繼承的基礎上創新地名檔案管理工作模式，有利于對地名屬性信息進行完善，幫助社會公眾了解地名所蘊含的文化內涵與歷史價值，對推動區域文化發展而言也具有非常重要的意義。另外，地名檔案管理是一項具有嚴謹性要求的工作，需要由國家法律法規來進行規范與約束，因此，在現代化社會發展背景下，應該結合信息技術積極探索地名檔案管理工作模式的創新路徑。當然，在信息時代背景下，推動地名檔案管理模式在繼承基礎上創新是一項復雜的系統化工程，無論是在思想觀念轉變、制度規范的制定、安全保密措施執行以及人才隊伍建設等方面都提出了比較高的要求。為有效創新地名檔案管理模式為提高地名檔案利用率，發揮其實用價值，就必須滿足其在各個方面的新要求。

2.傳統地名檔案管理模式存在的問題

推動地名檔案管理模式創新，是由傳統地名檔案管理模式存在的問題決定的，主要體現在以下幾個方面。第一，地名檔案管理投入力度小。當前，我國許多機構雖然建成了地名檔案管理部門，但是在軟硬件設備投入方面的力度比較小，導致管理質量受到了不同程度的影響[3]。同時，由于地名檔案信息收集力度不足，導致檔案中僅存在一些較為基礎的信息，檔案資料不健全，同樣也影響了管理質量；第二，制度規范不健全。由于地名檔案管理工作的內容龐雜，涉及的工作流程也比較繁瑣，檔案管理人員需要同各個部門進行深入交流與合作，才能夠保證地名檔案信息的完善性，確保管理質量。但是從管理工作開展的實際情況來看，由于缺乏制度規范的約束，導致一些員工自身缺乏責任意識，存在管理流程混亂、檔案信息不完善、部門溝通協調不足等問題，影響了管理工作的開展。第三，地名檔案管理隊伍素質水平低下。當前，我國一些地方的地名檔案管理隊伍建設水平低下，人員素質較低，由于多地還未實現專人專崗，導致相關從業人員缺乏專業的管理理念與技能，嚴重影響了地名檔案管理的工作質量。再加上一些管理人員的意識比較落后，主要依賴于人工管理模式，導致管理效率低下，檔案的使用價值沒有發揮出來[4]。

3.借助信息技術創新地名檔案管理工作模式的必要性

在互聯網時代，信息技術的發展與應用深刻地改變著各行業的面貌，對傳統的地名檔案管理模式也帶來了巨大的沖擊。借助信息技術創新地名檔案管理工作模式，已經成了其在新時期變革發展的必然要求，其必要性主要體現在以下幾個方面。首先，利用信息技術進行地名檔案管理，有利于創新與豐富管理方法。在經濟社會改革發展的背景下，我國地名檔案信息量飛速增長，對管理方法提出了更高的要求。傳統的地名檔案管理方式雖然具有原貌保存、安全程度高等優勢，但是同時存在著人力成本較高，監管時效性差等劣勢，借助遠程監控以及防火墻等，現代化信息技術有利于實現地名檔案信息的網絡化、自動化管理，從而能夠有效彌補傳統管理模式的不足[5]。其次，應用信息技術有利于實現地名檔案管理功能的多樣化。傳統的地名檔案管理方式常常是“為管而管”，其具體的使用價值沒有真正體現出來。而信息技術能夠實現不受時空限制的遠程資源利用服務，滿足不同受眾的個性化服務要求，在此基礎上實現了地名檔案管理使用功能的拓展。最后，信息技術的應用，提高了地名檔案管理的效率與效益。在傳統的地名檔案管理模式中，檔案信息主要有紙質材料來進行存儲，依賴的管理方式也以人工為主，雖然人工管理較為穩定可靠，但大量的檔案信息需要進行分類歸檔以及存儲，時間效率低，工作人員壓力大，且效益低下。而借助數據庫云計算等現代信息技術，能夠實現地名檔案信息的電子化存儲，一方面，能夠擴充檔案信息容量；另一方面，又能夠依賴電子手段進行地名檔案信息的采集分類等工作，既簡化了流程又節省了成本，同時創造了更大的管理效益。

二、地名檔案管理模式在繼承基礎上創新的策略

1.加大地名檔案管理工作的投入力度

在大數據時代背景下，各個行業領域每天產生著大量的數據信息量，這無疑給檔案管理工作帶來了更大的挑戰，地名檔案管理工作也面臨著更大的壓力。因此，各地必須加大地名檔案管理工作投入力度，主要滿足其在軟硬件設備方面的需求。首先，應該建立起較為完善的地名檔案管理信息系統。借助信息技術連接各個部門，高校進行數據傳輸，從而保障地名檔案信息收集的效率，增進各部門之間的協調合作。此外，還需構建，地名檔案信息資源共享庫，將相關的地理檔案信息傳輸并存儲到數據庫當中，再借助大數據技術對其進行分類，劃分成信息查詢瀏覽以及下載等各個板塊，以確保服務的質量。其次，地名檔案管理工作的開展，受到技術、人員以及資金等各方面因素限制，只能夠保證一些基礎信息的收集，卻無法發揮地名檔案信息管理的實際價值，有關部門應該加大投入力度，收集地名屬性信息，如果地名發生變動，那么應該確保檔案信息更新、編排的及時性，以凸顯地名檔案信息管理的效率與價值。最后，當前科學技術飛速發展，傳統的地名檔案信息存儲載體已經發生了多元變化，傳統的紙質存儲占據空間較大，且不易查找，發生意外事故被損壞的幾率較高，因此可探索電子存儲路徑。當然，在利用圖片、音視頻等電子存儲載體進行地名檔案信息的儲存時，也應高度關注存儲路徑的安全性[6]。

2.打造地名檔案信息化管理專業隊伍

要推動地名檔案信息化發展，就必須打造地名檔案信息化專業管理隊伍。首先，建立地名檔案管理創新模式，必須要有堅強有力的組織領導。只有做好頂層設計，做好科學的宏觀指導，才能夠更好地推動管理模式轉變的具體策略落到實處。此外，各地有關部門應該制定地名檔案信息化管理人才培養計劃，針對各種類型的人才，依照職能以及數量進行科學配置，其中尤其要關注高層次、高素養人才的培養，在落實人才管理計劃時，應該將建立現代化高素質信息管理隊伍作為指導思想，依據目標要求展開科學的工作程序，通過系統培養方案，使檔案信息專業人才，結構設置合理分工明確。新時期地名檔案管理人員的能力素質要求更高，一方面，需要有過硬的信息理論知識與技術能力，需要精通與地名檔案管理建設有關的計算機基礎知識數字化網絡技術知識，等等，并且能夠掌握嫻熟運用這些技術的專業技能；另一方面，為確保檔案信息的安全性，管理人員還需要具備良好的信息道德意識，擺脫傳統的管理思維模式，建立起與新時期地名檔案信息化管理模式相適應的管理思維，同時要嚴格恪守檔案職業道德，認真對待檔案管理工作[7]。

3.完善基于信息技術的地名檔案管理標準與制度

為發揮信息技術在地名檔案管理中的作用，就必須明確基于信息技術的新時期地名檔案信息化管理標準與制度。地名檔案信息化管理標準包括以下幾方面的內容。第一，應該實現地名檔案信息管理目標的全覆蓋。從地名檔案的信息源頭到資源末端使用，需要實現全方位覆蓋監控。第二，實現地名檔案使用的智能化。減少人力資源投入，優化管理流程，提高檔案資源信息的使用效率。采用信息技術將傳統的紙質檔案載體掃描成相關的電子檔案資料，轉化為數字化檔案資源，并建立相關的地名檔案信息數據庫，用于集中存儲。第三，拓展地名檔案信息的利用范圍與渠道。減少傳統管理模式中的繁瑣流程，降低層級阻力，從而暢通地名檔案信息的縱向及橫向交流，以保證地名檔案信息服務功能的實現。第四，推動檔案信息一體化的實現，包括促進檔案文檔一體化以及各門類檔案館的一體化建設等。此外，還要建立完善的、能夠適應信息技術要求的地名檔案管理機制，包括以下幾方面內容。第一，建立完善的責任機制，充分發揮信息技術保密性強、專業度高等優勢，從而使地名檔案信息管理工作能夠切實落實到各個層次、各個環節中，使各個崗位分工明確，責任落實到個人，建立相關責任追究制度，提高管理人員的責任意識。第二，建立完善的監督管理機制。要發揮信息技術的可溯源性、交互性強等優勢，對各個工作環節展開細致監督。第三，建立完善的技術研發維護機制。為使技術信息技術同地名檔案管理工作更好的融合，應組建專業管理團隊，發揮技術優勢，圍繞檔案管理工作的實際需要，開發電子檔案資源數據庫，并不斷攻克地名檔案管理中的重難點問題，提供更加堅實的技術支持。此外，針對地名檔案管理信息技術存在的綜合性、復雜性的特點，展開全面周密的系統維護、設備維護以及使用環境維護工作，等等。

4.提供地名檔案信息管理安全保障

實現數字化管理雖然可以使資源集中存儲，使用更加便捷高效，但是也增加了安全風險。因此，推動地名檔案信息化管理的實現必須筑牢安全保障?？刹扇∫韵聨追矫娲胧?。首先，強化地名檔案信息管理人員的安全意識。強化相關管理人員安全保密教育，并促使其全面學習國家有關檔案安全保密管理的政策法規，使管理人員能夠樹立起依據，國家保密政策與法規辦事的自覺。其次，落實安全責任。為了提高地名檔案信息管理人員的責任意識，須嚴格依據“業務誰主管、保密誰負責”的管理原則，使安全保密，工作意識能夠貫徹落實到地名檔案信息管理工作的全過程，尤其是在檔案信息利用環節，必須強化管理，對相關人員的權限要進行一個控制，信息使用的全過程也要進行監控，以防不法人員非法侵入和破壞系統，造成重要檔案信息的泄露或損傷。再次，采取技術安全防范策略。有關部門需要嚴格限定檔案查閱的具體范圍，根據不同的使用途徑限制權限，采取身份識別、數據加密以及訪問控制的安全防范策略做好地名檔案信息管理的安全保障工作，防止地名檔案信息遭到非法竊取。最后，嚴格執行地名檔案信息安全保密制度。對數據庫使用以及殺毒軟件等相關產品的配備安裝，都需要由權威部門的安全鑒定通過。在電子文檔制作歸檔以及使用等各個環節中，都必須建立科學規范的安全管理制度，對這些檔案信息進行安全有效的檢查，以確保資源的完整性和可靠性[8]。

5.筑牢基于信息技術的地名檔案管理硬軟件基礎

加強基礎設施建設是確保地名檔案管理信息化實現的前提保障。掃描儀、傳輸加密設備、復印機、硬盤、光盤等都是建立電子檔案數據庫所需用到的基礎設備，為發揮信息技術在地名檔案管理中的重要作用，就必須按照要求進行這些基礎設備的配置，為了保障安全，還需要安裝攝像監控系統以及防盜報警等裝置。此外，為使檔案信息的使用更加便捷，還可以建立檔案資源閱覽室等，為地名檔案管理信息化的實現奠定堅實的物質基礎。

結語

綜上所述，新時期地名檔案信息在各部門工作中發揮著極其重要的作用，為減輕檔案管理工作人員的負擔，提高檔案管理工作效率，就必須根據時代發展的需要，積極創新地名檔案信息管理模式。我國傳統地名檔案信息管理模式存在諸多問題，建立新模式需要有效解決和完善這些不足。為了將信息技術同地名檔案信息管理更好地融合起來，可采取組建專業的人才隊伍、建立完善的管理標準與制度、提供安全保密保障等舉措，提升新時期地名檔案信息化管理水平，創造更大的綜合效益。