基于“互聯網+”的科技檔案管理創新研究

劉穎娜 張俊利

（1.遼寧省丹東市留置看護與公安技術服務中心，遼寧 丹東 118000；2.遼寧省丹東市振興區站前社區衛生服務中心，遼寧 丹東 118000）

引言

相較于傳統檔案管理工作，基于“互聯網+”的科技檔案管理工作更具有優勢。而對“互聯網+”的科技檔案管理進行研究分析，則能為在“互聯網+”環境下科技檔案管理提供依據，繼而為檔案管理創新提供便利。

一、現階段科技檔案管理存在的問題

1.科技檔案歸檔工作不規范

現階段，部分事業單位沒有意識到科技檔案管理的重要性，使得這些事業單位的科技檔案缺乏正規化管理，并且歸檔率不高，尤其是一些大型科技活動檔案，往往只保存了一個立項，缺少研究過程的真實數據，一些單位的檔案管理部門，在進行檔案管理工作時，甚至沒有一個相關標準，導致一些單位的科技檔案歸檔工作十分不規范，并且不夠完善，難以準確發揮科技檔案的作用，嚴重影響了科技檔案歸檔工作的開展。并且根據調查和統計，部分單位沒有給予科技檔案歸檔足夠的重視，使得科技檔案歸檔工作存在諸多問題。

2.科技檔案利用率不高

目前，我國部分單位對于科技檔案的利用率不高，在將科技檔案歸檔后，許多檔案得不到合理的利用，和實際需求存在一定的差距。造成這一情況發生的根本原因是在科技檔案管理工作中，缺少合理的手段將各個環節連接在一起，使得科技檔案利用率低。同時，隨著“互聯網+”時代到來，對于科技檔案管理提出了新的要求，管理人員在日常工作中，必須嚴格按照相關制度進行檔案管理，加強對軟硬件設施的使用，只有這樣才可以最大程度確保科技檔案信息化的完善。不過由于檔案管理工作存在很多問題，使得整個科技檔案管理信息化速度緩慢，難以滿足科技檔案信息化需求，從而導致科技檔案利用率不高。

3.科技檔案呈現分散管理模式

檔案管理是一項綜合性、復雜性的工程[1]。但目前，一些單位缺乏管理意識，沒有意識到檔案集中管理的重要性，因此科技檔案呈現分散管理模式，不利于科技檔案管理工作的開展，不僅阻礙了科技檔案管理工作的進行，而且還容易出現檔案丟失的情況發生，使得科技檔案的完整度無法得到保證。并且科技檔案分散管理，使得各部門的科技文件相互獨立，不利于各部門之間的溝通交流，阻礙檔案信息共享，加大了檔案管理難度。

二、在“互聯網+”環境下的科技檔案的管理工作

1.內部環境數字化

所謂內部環境是指科技檔案自身的工作領域在“互聯網+”環境下的創新發展。隨著科學技術的不斷進步，科技檔案管理工作也在不斷進行創新。并且新技術應用賦予了傳統科技檔案工作更多新特點，使其內部環境出現新特征[2]。不僅極大彌補了傳統檔案管理工作出現的問題，而且還賦予了科技檔案管理工作新的時代特征。并且隨著內部環境不斷形成，科技檔案出現網絡化、數字化以及信息化等特點，通過提高對網絡技術的使用，能夠實現數字化信息的整合，使科技檔案符合信息化的特點。不僅如此，在“互聯網+”背景下的檔案網絡化，不再只局限于傳統的檔案管理方法上，而是不斷進行創新發展。

2.外部環境網絡化

同樣，外部環境網絡化也是科技檔案管理工作在“互聯網+”背景下的重要創新方式。與內部環境不同，外部環境涉及社會環境以及外部技術環境，目前科技檔案管理工作的外部環境正朝著數字化、網絡化以及信息化方向前進。此外，由于科學技術的不斷進步，使得外部技術環境受到信息技術的影響，變得更加復雜，從而使得檔案管理工作進行創新發展，以此來滿足不斷變化的外部技術環境，提高對科技檔案的管理工作。

3.科技檔案工作所面臨的挑戰

現階段，在“互聯網+”背景下，管理人員在進行科技檔案管理工作時變得越發困難，使得在進行科技檔案管理時存在一些問題。

首先，檔案管理人員缺乏檔案管理意識，一些事業單位的管理人員在日常工作中沒有意識到科技檔案管理工作的重要性，因此沒有給予科技檔案管理工作足夠的重視，使得在開展科技檔案管理時，無法有效進行管理。其次，缺乏全面的科技檔案收集工作，部分單位的管理人員在進行檔案管理時，沒有將檔案進行歸檔整理，造成檔案出現丟失的情況，無法保證科技檔案完整。此外，部分單位缺乏完善的科技檔案保管手段，缺乏專門的檔案存放室，導致科技檔案無法得到有效的保管，經常出現損壞的情況。最后，部分單位的管理人員自身缺乏專業性，不具備專業的管理知識和技能，因此不能有效進行檔案管理工作，在日常管理科技檔案時，也沒有按照相關標準進行檔案管理，使得檔案歸檔質量難以保證。

三、“互聯網+”環境下科技檔案管理工作發展的對策

1.加強對互聯網的利用

目前，很多單位雖然建立了專門的科技檔案管理部門，但卻沒有做好檔案文件的收集工作，無法滿足科技檔案管理工作的需要，并且很多科技檔案缺乏實質性內容，難以發揮科技檔案管理工作應有的作用。由此可以判斷，如果檔案文件信息缺失，會導致科技檔案無法發揮自身作用，使科技檔案管理部門無法得到相應的效益。因此，在“互聯網+”背景下，為了能夠實現單位各部門信息資源共享，就必須建立一個專門的互聯網管理平臺，以此來對科技檔案進行管理，促進科技檔案管理工作開展。

除此之外，因為科技檔案歸檔工作十分復雜繁瑣，常常會耗費大量的時間，為檔案管理人員增加了工作難度，所以為了避免這種情況發生，簡化檔案歸檔工作，檔案管理人員在進行科技檔案管理時，應該加強對互聯網的利用，通過信息技術來開展科技檔案管理工作，如此不僅促進了科技檔案的創新發展，還使科技檔案的管理工作走向規范化和制度化。例如，管理人員在進行科技檔案歸檔時，可以使用互聯網，實現數字化查閱，既縮短了科技檔案歸檔時間，又降低了工作難度，方便管理人員開展科技檔案歸檔工作，推動科技檔案管理工作不斷發展進步。

2.實現檔案資源共享與開發利用

科技檔案要切實發揮其作用，為經濟發展、社會進步真正創造價值[3]。目前隨著信息技術的不斷發展，使得科技檔案管理工作變得愈發重要，因此必須要加強對科技檔案的管理工作。基于“互聯網+”環境下科技檔案管理不斷發展創新，朝著數字化、網絡化、信息化的方向不斷前進。最為關鍵的是，科技檔案管理的創新并不僅僅是把管理任務進行疊加，而是通過提高對互聯網平臺的使用，將互聯網技術與科技檔案管理工作融合在一起，形成了一種新的發展生態，改變了科技檔案管理模式，使科技檔案管理工作能夠更加符合當前需要，讓管理人員在日常工作中可以更加方便快捷地進行檔案管理工作。

就目前而言，各單位要想加強科技檔案管理工作，就必須加強對“互聯網+”的應用，并在科技檔案管理過程中最大限度發揮“互聯網+”的作用，使科技檔案管理工作能夠不斷進步。現階段隨著互聯網技術的不斷發展，各單位已經不再將科技檔案管理工作作為主要工作目標，而是變為了服務的重要內容。尤其是在“互聯網+”的背景下，因為科技檔案管理工作能夠提供創新服務，所以必須要加強對檔案資源共享以及開發利用。

例如，事業單位可以在內部建立一個科技檔案管理平臺，并讓各部門將科技檔案上傳到這個平臺當中，如此便可以有效緩解了科技檔案分散這一問題。而且建立一個專門的科技檔案管理平臺，可以將事業單位各部門緊密聯系在一起，加強檔案管理，最大程度地實現檔案資源共享，從而避免科技檔案出現篡改丟失的情況，提高科技檔案管理能力，促進工作不斷發展，最終提高經濟效益。

3.構建專門的數據庫

在“互聯網+”理念深入融入的時候，事業單位的科技檔案管理也應該構建專項管理體系[4]。因此，要想加強科技檔案管理工作，就必須保證科技檔案收集的完整性，只有這樣才能加強科技檔案管理的創新性，促進科技檔案管理工作不斷發展進步。并且在科技檔案管理中，只有及時對科技檔案進行收集歸檔，才能最大程度發揮科技檔案價值。因此，事業單位應該做好頂層設計，以此來加強檔案管理工作。為了實現這一目標，可以將科技檔案管理平臺與檔案管理中心聯系在一起，構建一個專門的科技檔案數據庫，如此不僅可以使各部門之間相互協調，加強各部門之間的聯系，還可以使各部門對零散的科技檔案資料進行收集整理，從而最大限度地提高科技檔案的完整性。

不僅如此，檔案管理人員在日常收集過程中，要擴大檔案收集范圍，將每一項科技檔案的收集工作落實到個人身上，以此來加強科技檔案收集。同時，在進行科技檔案歸檔時，應該同一時間將科技檔案進行集中歸檔，這樣可以簡化檔案管理工作，保障檔案收集的完整性。而且通過統一歸檔，還可以將總結性和階段性材料進行歸檔，從而加強科技檔案管理工作。

除此之外，事業單位還應該加強信息化建設，讓科技檔案管理工作朝著信息化方向前進，并對硬件設施與軟件設施進行優化升級，使其能夠滿足檔案信息化管理的需要。并且在事業單位內部建立一個專門的檔案信息懸掛系統，構建檔案信息數據庫，對科技檔案進行集中管理，如此才能最大程度發揮互聯網信息管理平臺的特點，最終促進科技檔案管理工作實現現代化這一目標，使事業單位加強對科技檔案管理，提高科技服務水平。

4.采取專業化管理

由于科研工作以及科技檔案之間存在一定的密切性，因此事業單位一定要做好科技檔案管理工作，以此來加強對科技檔案管理，使科技檔案能夠為生產和決策人員提供依據，將二者緊密聯系在一起，最終實現科技檔案管理創新發展這一目標。不僅如此，在“互聯網+”背景下，管理人員在開展科技檔案管理工作時，應該在工作當中加入日常議事日程，并將這一方法貫徹落實到事業單位管理當中，從而與其他部門相互協作，促進科技檔案管理創新，加強對科技檔案的管理。

不僅如此，若要保證科技檔案管理工作的創新，需要注重科技檔案的管理質量與管理效率[5]。因此，為了保障檔案管理工作能夠有序進行，科技檔案管理工作必須讓擁有專業管理知識和技能的人員來進行，使其能夠符合檔案資源數字化管理的需要。例如，事業單位應該定期對檔案管理人員進行培訓，提高檔案管理人員的專業性和綜合素質，使其具備專業的管理知識與技能，能夠滿足科技檔案管理工作的需要。或者可以定期開展研討會，讓一些具有專業管理經驗的檔案管理人員分享自身管理經驗，豐富其他檔案管理人員的專業知識，從而在潛移默化中加強檔案管理人員的專業性，擁有專業的管理經驗，可以在日常科技檔案管理中應對出現的問題，使檔案管理工作朝著信息化、網絡化、數字化的方向前進，最終加強對科技檔案管理，促進檔案管理工作不斷發展進步。不僅如此，事業單位在招聘員工時，可以設立相關標準，只招聘具有專業管理經驗的員工，這樣便可以保證招聘的人員具備豐富的檔案管理經驗，繼而使科技檔案管理工作能夠有序進行，不斷發展。

5.盤活檔案資產

在“互聯網+”環境下，事業單位要想創新科技檔案管理工作，就必須加大對科技檔案的開發利用，以此來轉變管理人員思想觀念，認識到科技檔案管理工作的重要性。為此，管理人員在日常工作中不僅要收集各種科技檔案信息，還要發布相關科技信息，形成一個開放性的檔案信息化管理模式，如此便可以最大程度挖掘科技檔案的真正價值，并充分發揮出科技檔案的作用，使科研人員在查閱檔案資料時，提高檔案資料利用率，將死檔案變為有用的信息，從而促進科技研發。

不僅如此，要想在“互聯網+”的環境下，將互聯網和科技檔案管理工作聯系在一起，就必須大力挖掘科技檔案信息資源，以此來促進科技檔案信息化發展。既能夠促進科技檔案管理朝著現代化發展，還能夠為事業單位的科技活動提供科技服務，發揮科技檔案最大的利用價值。

除此之外，管理人員在日常管理過程中，要根據實際工作需要，對科技檔案進行歸檔，方便科研人員進行查閱。并且對于一些利用率高的科技檔案，管理人員應該及時進行數字化處理，以此來保證科技檔案的完整性。但需要注意的是，管理人員在管理電子形式的科技檔案時，必須要使用科學、合理的管理手段進行管理，避免電子形式的科技檔案出現缺失，確保電子文件的真實性和完整性。

結語

綜上所述，要想在“互聯網+”環境下創新科技檔案管理工作，還需要綜合考慮各種檔案管理創新方法和實際情況，從而進行有利方案選擇。在此基礎上，才能將各種檔案管理創新方法進行有效整合，進而在“互聯網+”背景下創新科技檔案管理工作。