智慧時代視域下醫院電子檔案管理系統的構建與探討

翟鳳芹

（淄博市中心醫院，山東 淄博 255000）

前言

當前，隨著全球進入大數據時代，人類的學習、生活、工作等均進入了一個全新的智慧時代，在智慧時代的視域下，醫院檔案管理系統構建工作出現了新的挑戰，但也面臨著一個全新的發展機遇。當前，隨著現代化進程的不斷推進，電子檔案管理系統不斷得到完善，電子檔案管理系統必將備受重視。傳統的檔案管理工作模式有一定的弊端，工作效率較低，且容易損壞原件，其已經遠遠不能夠適應社會經濟及干部隊伍發展的需求，需要使用現代化的技術制定一個安全且有效的管理模式。對此，本文針對如何構建電子檔案管理系統做出了深思，旨在進一步推動電子檔案管理系統的開發，詳見下文。

一、智慧時代視域下電子檔案管理系統的基本特征

傳統的檔案管理模式已經不能適應當前的社會經濟發展，電子化信息管理模式也將成為信息化社會發展的必然趨勢，而在當前智慧時代視域背景下，電子檔案管理系統也在不斷的完善，其終將得到各界廣泛的重視。電子檔案管理系統是指由信息采集部分、檔案的管理部分以及信息利用及安全控制部分組成，檔案中的數據能夠通過紙質檔案的掃描等導入多種數據，并且能夠完成對檔案信息的采集和分析，建立一個網絡信息采集協同處理平臺，實現檔案的收集、統計、存儲及查閱等多種功能。構建電子檔案管理系統是當前智慧時代視域下對檔案管理工作提出的一個必然要求，而智慧時代視域下需要構建的管理系統應需要結合互聯網技術、大數據以及智能化服務，以達到促進檔案管理工作的飛速發展。

1.檔案信息采集智能化

以往的傳統檔案管理中均采取紙質形態的檔案，電子版與其他形態的檔案相對較少，幾乎沒有，而在智慧時代視域下，所有的檔案系統均采取電子檔案的管理，該方案已經成了檔案管理的主要部分。電子檔案主要包括電子文檔、圖片、音頻等，也可以將檔案的信息變成多個碎片。而電子檔案管理系統的構建主要是為了方便管理及發掘出更多新的信息資源，將部分碎片所表達出的信息進行收集和分析并且針對這一信息進行更加深度的處理措施，提示當前檔案信息采集已經進入了一個智能化階段，也是作為電子管理的一個重要突出點。

2.檔案管理智能化

在智慧時代背景下，幾乎相關的檔案管理部門均建立了一個智能化的檔案管理平臺，其能夠利用智能化平臺加強對檔案的管理干預措施，使得檔案的管理更加安全與智能化。檔案管理平臺能夠在檔案信息的采集階段完成對相應電子檔案的全面收集記錄，并將其分析后整理分類，最后采取存儲及區分存儲。檔案的查詢和統計是對檔案利用的兩種方式，檔案查詢主要是對于檔案狀態的查詢，包括檔案入庫狀態、存儲位置、分類等情況，而在檔案需要調閱時，管理平臺能夠控制個人能夠查詢到的檔案范圍，同時也可對個人查詢的權限限定，也可利用平臺挖掘出檔案中存在的更深層次的信息，從而提高了檔案的使用效率。另外，在電子檔案的管理中，能夠在資料上傳時通過網上審批實現對檔案查閱功能，以系統專用資源網為網絡基礎，采取服務器等模式架構，在系統的內部實現本地或遠程的查閱，并可按照日期、時間等多種方式完成閱檔授權，且在閱檔過程中能夠記錄相應的日志，信息能夠通過加密的方式傳輸，以此提高了系統運行的安全性。

3.檔案服務的智能化

在智慧時代視域下，當前檔案的相關信息收集逐漸變為智能化，同時也逐漸實現了檔案服務的智能化，將檔案的實體、內容及相關管理信息與當前互聯網信息技術對接，能夠保證檔案相關人員與檔案相關客戶之間的溝通交流，并且，相關管理人員也能夠對其中存在的資源信息等進行快速高效的處理，能夠快速對檔案采取借閱及查閱措施，使得檔案中的內容能夠得到充分使用，并且能夠保證檔案信息的真實性[1]。最后，在檔案的信息技術管理中，對于檔案管理中出現的問題能夠及時反饋，相關的管理人員能夠根據管理中出現的問題進行更加深入的分析，并且加強對檔案中相關信息的挖掘分析，能夠及時了解到客戶的需求，從而為客戶提供更加優質的服務措施。

二、智慧時代視域下檔案管理工作中存在的問題

在當前智慧時代視域背景下，雖然檔案管理開展了電子檔案管理的一個全新的時代，但當前在檔案管理工作中仍存在較多的問題，列舉如下。

1.專業管理人才稀缺

構建電子檔案管理系統是指對檔案管理采取數字化模式，而這一模式下對于人才的渴求更甚，受到傳統檔案管理觀念的影響，我國在檔案信息技術管理中缺乏相關的技術人才，部分人才專業知識能力高，但對于信息技術的操作能力較低，綜合型人才匱乏，因此導致檔案信息的采集真實性和準確性存在較大的問題，另外，多數檔案管理人員多是其他專業人才，沒有學習過檔案管理相關專業知識和技能，而精通計算機操作的復合型檔案管理人才又相對較少，因此在一定程度上限制了電子檔案管理系統的構建和開發。

2.檔案管理工作的規范化程度較低

檔案管理是一件重要且嚴肅的事情，日常檔案管理工作并不會引起相關人員的重視，這主要是由于部分相關人員對于檔案知識的了解并不深刻，觀念程度較低，因此導致了檔案管理工作出現了“說起重要，做起不重要”現狀，出現了部分較為重要的缺陷。這主要是由于一些檔案管理的制度并不健全，部分工作人員工作較為隨意，平時并不會刻意去管理，要用時隨意一翻；同時，檔案管理并沒有相應健全的機制，導致檔案管理工作質量停滯不前。

3.檔案管理方式相對落后

目前，隨著互聯網信息技術不斷提高，雖然檔案管理工作人員都在積極地建立電子檔案管理系統，且做出了相應的動作，但系統的建立仍舊停留在形式上，可見，部分管理人員在信息的采集中仍舊多采取傳統的手工采取方式，導致信息的質量仍舊得不到有效的保障。另外，檔案信息需要采取更深層的挖掘和處理，而相關管理人員并未建立這一層面的服務內容，最后，綜合性平臺的搭建率一直不高，且使用率相對較低，不少醫院單位的檔案服務均不能滿足用戶的實際需求。

三、智慧時代視域下檔案管理系統發展的主要方向

電子檔案是指利用計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，能夠用于區別部分客觀存在的檔案實體，并且能夠將這一些實體在電腦網絡中流動，引入正確的軟件隨機定位到用戶所在的網絡終端，顯示用戶所需要的檔案實體的真實信息。智慧時代背景下，對于檔案信息管理技術已經得到了初步的完善，從全球及我國的相關數據分析中可見，我國的電子檔案信息管理技術在系統及功能等多個方面的技術發展均較為迅速，促進了我國電子檔案管理系統的發展[2]。

1.開啟一站式服務管理模式

在智慧時代視域下，一站式服務可能將成為我國檔案信息管理技術當前的主要發展方向之一，一站式服務是指通過全方位感知的方式整理檔案中的相關信息，并且能夠利用管理系統將檔案中的信息依據資源、文件類型等的不同將其進行分類處理，使客戶在需要時能夠快速地查詢到相關的檔案信息，并能夠快速匹配到所需內容，另外，將檔案信息進行碎片化處理能夠達到快速查詢的目的[3]。

2.開啟多元化的分眾服務管理模式

在當前信息技術飛速發展的當前，檔案管理的服務需求逐漸呈多樣化改變，對此，電子檔案管理系統應根據當前客戶的多層次及多樣化的服務需求進行調整，以實現檔案管理的最大價值。其一，在管理期間管理人員需要認真分析信息需求，提供其需要的服務內容。其二，利用電子檔案管理系統中的數據挖掘及分析技術對需求進行全面的挖掘和分析，根據結果提供其所需要的檔案資源，促進多元化分眾服務模式的開展[4]。

3.開啟移動終端信息推動服務模式

在智慧時代視域下，信息的分析、挖掘及推送也已經逐漸進入智能化，首先，電子檔案管理系統能夠進行深度挖掘，從而推送相關的檔案信息。其次，其能夠深入挖掘關于用戶的行為及愛好，從而降低在信息推送中一些不必要的信息顯示。最后，該系統能夠利用大數據處理的方式篩選相應的信息，剝離出使用率相對較低或幾乎無用的信息，挑選出利用率相對更高的內容，從而減少時間成本，提高推送管理效率。

四、構建電子檔案管理系統策略

構建電子檔案管理系統是一個較為嚴謹的過程，相關的工作人員應做到嚴謹、認真對待的工作態度，工作中應循序漸漸，構建出一個科學合理的電子檔案管理系統。

1.扎實做好電子檔案信息采集工作

做好相應的電子檔案信息采集工作，能夠在一定程度上提高數據庫的內容和信息的質量，電子檔案管理系統建立的基礎上，數據庫是一個必要的前提，數據庫的建設對于該系統的建立十分關鍵，只有先保證數據庫的質量才能夠提高該系統的效用，保證系統使用的可靠性。在數據庫的管理中，首先應加強對各類電子文件的采集和分析程度，并將紙質的檔案全部轉變成為電子檔案，推動檔案逐漸向電子檔案的數據化轉變。其次，需要專業人才提高對該系統的維護，保證數據庫能夠更加安全且穩定的進行，最后，在數據庫的管理中應提高電子數據庫的實用性，以便于能夠及時發現數據庫中存在的問題并及時采取有效措施[5-6]。

2.科學建立電子檔案管理的標準

建立一套完整的電子檔案管理標準制度，有利于電子檔案管理系統的運行，并且為其運行提供有效的制度機制保障。電子檔案雖然并不需要遵守相應的標準，但需要制定一套科學合理的制度和機制保障，首先，需要構建一個相應的信息化標準體系，這一體系主要是為了能夠有效整理檔案，包括檔案的采集、整理和保存安全等多個環節，這些環節均需要納入數字化的統一格式標準。其次，需要構建電子檔案數字化管理的規范，應明確規定該類檔案的接收和管理制度。最后，要建立一個科學合理的管理制度就需要加強對各環節工作機制的完善措施，以保證整個管理系統能夠正常運行。

3.加強檔案管理系統的設施

積極加強現今的電子檔案管理系統軟硬件建設是管理可靠的基礎保障。一般情況下，電子檔案的管理系統為保證客戶的需求而需要高效運行，而高效運行需要強有力的軟硬件設備支持，同時也需要科學的軟件和相應的技術人才作為運行的基本條件。而加強電子檔案管理系統的軟硬件建設就需要做好以下幾個方面，加強對檔案管理的投資力度，為相應的管理部門購置先進的計算機等硬件設備；加強對軟件的開發技術，開發和配置更加高效的系統軟件；加強對相關專業人才的培養，積極招收更加優質的人才，其需要能夠懂得檔案的管理專業知識，同時，該人員也需要有較為高超的計算機操作技能。

4.備份系統及系統還原

在電子檔案系統的管理中，應注意保證系統數據的安全性，這需要提供計劃備份以及手動備份功能，備份的主要內容包括檔案的數據和材料的數據，備份需要由相應的管理人員進行，而備份的數據能夠通過移動硬盤或刻錄機等方式保存。系統的還原和備份功能是互相對應的，當系統的軟件出現異?；虺霈F病毒入侵時可利用最近備份的紋理恢復到以前的數據內容。而在備份及還原系統建立過程中應對檔案的管理方式有一個新的嘗試，結合當前先進的技術和思想等并依據當前工作中的實際需求建立一個較為安全且靈活的檔案管理平臺，能夠使客戶在網上即可咨詢，滿足客戶的服務需求，其能夠作為檔案管理的新思路，也是作為檔案管理的又一個創新之路。且在當前智慧時代視域下相關工作人員的選拔和任用工作做出了一系列的重大改革，在這一背景下，對于工作人員的考察方式逐漸轉變，而對于干部等多種特殊人員的選拔中，為更加深入地了解到干部信息，查詢相應的檔案也是作為一條最快的重要途徑之一。通過電子檔案管理系統的應用方式能夠幫助更快速地調查到干部資料，在選拔中有重要意義，能夠推動各級管理部門的信息化水平。

結語

電子檔案管理系統的構建仍舊是當前智慧時代視域下檔案管理中一個較為重要的課題，其在為檔案工作帶來難題的同時也為檔案工作的發展帶來了一個全新的契機。電子檔案管理系統的建立能夠有效降低檔案管理的工作強度，同時也在一定程度上提高了工作的效率，而隨著當前互聯網信息技術的不斷發展，各領域對于電子檔案的管理系統正在逐漸完善，在日后，電子檔案管理系統也將越來越受到重視，覆蓋面將越來越廣，能夠有效促進社會的發展和進步。