新形勢下做好行政學校教學檔案管理工作的新思考芻議

車明海

（中共通榆縣委黨校（通榆縣行政學校），吉林 通榆 137200）

一、行政學校教學檔案管理中的突出問題

1.檔案管理意識不強

對于各級行政學校來說，在檔案管理工作當中具有意識較為薄弱的特點，并且實際的管理工作沒有得到科學的管理以及重視，主要有以下幾點原因。首先，對于檔案留存工作，沒有起到實質性的作用[1]。對于部分行政學校來說，檔案管理人員在了解到上級檢查需求時，只是將需要檢查的檔案進行留存，并且也只是保存了初級階段，這樣對于材料管理來說其管理方式不具有科學性，要進行歸檔的材料完整，只重視上級頒發的紅頭文件，對于行政學校教學的各個環節所涉及的材料沒有很好地進行歸檔，同時在進行檔案管理工作過程當中，也沒有對其很好地開發利用以及科學管理。其次，對于部分管理人員來說具有管理意識較為薄弱的特點[2]。在收集資料進行上交的過程當中態度較為懈怠，并且一些教師在教學的過程當中也沒有意識到檔案的重要性，對于教學中所涉及的材料沒有很好地進行收集，同時也認為檔案收集主要是由檔案管理人員進行負責，與教職人員無關，在檔案管理的過程當中也極易產生較為抵觸的情緒，對于行政學校中部分教職人員來說，教學檔案具有一定的私密性，不能將其進行公開處理，這些都是管理人員以及教職人員檔案管理意識薄弱的原因。

2.檔案管理制度不完善

在對檔案進行管理的過程當中，主要采用紙質檔案儲存的方式，雖然目前的檔案管理制度較為完善，但是大多數情況下都是對學習材料、紅頭文件等進行紙質的收集，其中并沒有很好地包含電子檔案以及影音資料等。在檔案管理制度當中，對于檔案的歸檔時間數量以及構成等都有著較為明確的規定，但是對于檔案的系統性以及完整性沒有具體的要求，這就使得教職人員在進行教學的過程當中，所涉及較為珍貴的材料不能很好地及時歸入檔案，這樣將檔案的使用價值大大降低[3]。

3.檔案管理手段落后

對于檔案管理的硬件設施來說，沒有很好地進行更新。首先，對于部分行政學校來說，其中主要是以基層行政學校為主，硬件設施相對較差、經濟條件有限、辦公場所較小的特點，同時在檔案管理的過程當中常常會受到傳統思想的影響。進行檔案管理的柜子以及房間等所用到的辦公設備較為陳舊，雖然配備了電腦等相關硬件設備，其真正的使用率較低，并且自身具備的功能也較為簡單，無法與當前現代化的檔案管理要求相匹配[4]。其次，收藏技術軟件落后，雖然對于當前大部分行政學校來說，已經積極響應了國家的號召，在檔案室中配備了打印機、電腦相機以及復印機等硬件設施，但是其真正的使用往往傾向于處理檔案以及文字錄入等方面，在檔案電子化管理過程當中的使用率較低，沒有在文件資料進行備份和傳遞的過程當中，充分使用先進的軟件，這樣不能夠促進檔案的管理以及留存，同時在檔案利用以及查詢的過程當中也會產生一定的阻礙。

4.專業檔案管理人才缺乏

對于我國檔案管理人員來說，主要是由兼職檔案員負責，或者是行政學校當中其他崗位通過轉崗來到了檔案管理職位。這就導致了檔案管理人員，不具備專業的管理能力，同時也沒有經過專業的技能培訓，檔案管理人員的編制問題也沒有很好地進行落實，因此對于檔案管理人員來說處于人才匱乏的狀態。這就導致了檔案管理人員在實際的工作當中，對于前沿技術的掌握情況較差，并且對檔案軟件的了解程度較少，只能夠負責簡單的紙質檔案的工作，對于電子檔案的管理工作來說，不能很好地進行應用[5]。

5.檔案開發利用不夠

在行政學校檔案工作的管理過程當中，主要是為了能夠將信息資源有效的開發，能夠更好地為行政學校后續的建設以及發展提供強有力的支撐。如果將重要的資料以及文獻存放在檔案中，使檔案沒有發揮到其自身具有的功效，同時對于行政學校的發展也沒有提供支持，這對于行政學校來說也是一種浪費，如果將行政學校的教學檔案充分地利用起來，那么對于學校的教學教研工作也會產生一定的推動作用[6]。

二、做好行政學校教學檔案管理工作的新思考

1.提高檔案管理意識

首先，學校領導在進行檔案管理意識提高的過程當中，要充分起到帶頭作用，并且從自身出發，全力支持教學檔案的建設工作，也要給予一定的資金支持，能夠有效地保障行政學校檔案管理工作進行不斷的創新，從自身出發進行檔案管理意識的宣傳工作，這樣，對于全校職工來說，也能夠充分地轉變對于檔案管理的意識，在之后的日常工作當中，能夠重視檔案管理工作[7]。其次，要將全員的檔案管理意識充分調動起來。在進行檔案管理的工作過程當中，會涉及較為龐大的文字、數據、視頻以及圖片等，這為檔案管理的工作人員帶來了較大的工作量，并且加大了其工作的壓力，因此，只靠檔案管理員進行數據的整理遠遠不夠，行政學校要重點培養全體職工在進行教學工作過程當中所涉及的資料，進行有意識的留存，這樣在之后的教學過程當中，能夠充分積極地將教學活動中產生的資料保存并且整理，將其上交于檔案管理部門，行政學校可以針對表現較為優異的教職員工給予一定的獎勵，將員工檔案管理的積極性充分地調動起來，為后續的檔案管理工作營造較為良好的工作氛圍。最后，對于檔案管理員來說要不斷進行創新。在檔案員進行檔案管理的工作過程當中，要時刻抓住信息化升級的腳步，摒棄傳統思想，不能夠將檔案管理工作局限于留存、收集整理等方面，需要從工作方式中不斷進行創新，在日常工作當中，不斷提升自己，積極地參與到培訓指導當中，這樣對于日常檔案資料的管理工作來說能夠提供充足保障。

2.建立健全檔案管理制度

將有關檔案收集整理的制度進行不斷的完善。檔案管理對于行政學校來說具有非常重要的作用，而制度化也是管理工作當中的重中之重，只有將檔案管理的各項工作明確制度要求，這樣在實際的工作當中才能夠做到有標準可循，各項管理工作才能夠真實落到實際工作當中，尤其是針對檔案的保密、歸檔、鑒定、利用、統計和移交制度的獎懲情況。將檔案安全管理制度進行不斷的完善，主要是針對檔案當中的信息避免出現丟失以及損毀的情況，同時也要將管理責任落實到實際人頭上，對于部分以紙質存儲的檔案要盡快進行電子的備份，防止珍貴檔案出現損毀以及丟失的情況[8]。也要完善檔案的保密制度，對于訪問者的身份認證、各個部門各個級別的訪問權限以及數據加密情況進行不斷的技術完善，對于檔案管理人員來說，要嚴格遵守各項規定，并且在日常的工作當中要具有一定的準確性，從而更好地對檔案進行保密工作。最后，在電子歸檔制度制定的過程當中，要與行政學校的實際情況相結合，從而為行政學校制定出具有針對性的制度規范，同時也為教學檔案的安全性提供了重要保障，提高了教學檔案的共享性以及利用性。

3.加快檔案管理工作的信息化步伐

隨著我國科學技術的不斷進步，信息化時代也逐漸到來，這同樣也體現在檔案信息的管理工作當中，行政學校要與實際情況相結合，使檔案信息化管理的步伐逐漸加快，摒棄傳統的舊紙張的保存形式，主要從以下幾點入手。第一，購置相關硬件設施，需要在檔案管理的日常工作當中增加影視視頻制作工具、辦公電腦等相關硬件設備[9]。第二，軟件設施也要與硬件設施進行配套使用。在檔案信息化的管理過程當中，首先，要具有專業的硬件設施。其次，也要有較為完善的管理系統，能夠使管理的各項流程充分體現信息化的特點，對于內部控制制度也要不斷進行完善，能夠有效地保障電子檔案的保密性以及安全性，防止被外界入侵造成信息丟失的情況。最后，要將行政學校檔案管理技術不斷提升，在硬件設施以及軟件設施不斷完善時，管理人員的技術水平也要逐漸提高，不僅要求管理人員的知識面以及知識結構較為完善，同時也要具有較強的管理專業意識，對于自身的專業素養水平也具有非常嚴格的要求。

4.培養專業的檔案管理人才

首先，對于行政學校來說，其自身思想素質較高，并且其自身具有一定的特殊性，教職人員在進行日常的工作當中不能夠違背行政學校的原則，尤其是體現在檔案管理的工作過程當中，會涉及行政學校各方面的工作，這對于管理人員的思想素質要求較高，并且自身的思想覺悟較強，在實際的工作當中，能夠從自身出發，切實地維護行政學校工作連續性、系統性、完整性以及規范性[10]。其次，行政學校管理人員要具有較好的職業道德。在檔案管理工作過程當中涉及的內容較為繁雜，這就要求重視行政學校教學的工作，具有勇于突破、愛崗敬業的職業精神，真正熱愛檔案管理工作，并且會全身心地投入到科研、教學的過程當中。最后，要重視管理教育以及管理技能的培訓，行政學校要給予管理人員外出學習的機會，與國內的頂尖檔案管理人員進行交流學習，不斷將自身的管理意識進行提高，也要充分利用業余時間，將計算機網絡能力到操作水平不斷升級，這樣能夠更好地將相關技術應用到檔案保管以及接收的工作當中。

5.實現檔案資源共享化

行政學校的教學檔案與其他檔案之間存在著一定的差異性，只有將其充分地進行利用，才能夠更好地發揮其應用效益，使行政學校的教學科研工作當中更好地融入優質資源，促進行政學校事業的健康發展。為了能夠更好地實現檔案資源的共享化，可以從以下幾方面入手。首先，要建立完善檔案信息的共享平臺，檔案人員要將庫存的實際情況進行定期公布，并且為教職人員提供信息查詢的服務，由傳統的被動服務模式逐漸轉變為新型主動服務模式，能夠為廣大的教職員工查詢信息提供較為方便的渠道，將信息資源的利用率有效提高[11]。其次，行政學校要將自己校內的網絡優勢充分發揮出來，在不同階段、不同時期的教學活動，以不同形式進行呈現，這樣在檔案進行查閱、檢索的過程當中利用率會大大增加，為社會效益做出一定貢獻。最后，要將檔案資源共享化與保密性之間的關系進行有效處理，要將保密關系作為共享關系當中的重點，對于重要的檔案要制定權限查閱以及隱私查閱的方式，這樣能夠有效地保障行政學校的利益和安全性，同時保障教職員工的合法權益也不會受到侵犯，對于能夠被大眾所了解的信息，要及時將其發布于網絡平臺，能夠將信息的利用效率達到最大化的特點[12]。

結語

綜上所述，對于我國行政學校來說，教學檔案會影響行政學校的未來發展方向，同時也能夠對行政學校的各項事業起到決定性的作用。因此，在行政學校的后續發展過程當中，要重視教學檔案的管理工作，組建專業人才、完善相關制度、提高檔案管理的重視程度等方面入手，將管理工作的各個環節進行不斷的完善，真正將行政學校教學檔案在行政學校建設過程當中的作用充分發揮出來，為我國行政學校后續的發展提供充足的保障，同時也為我國教育事業起到了引導作用。