做好房地產開發企業檔案管理工作的策略

夏美麗

（山東中陽房地產開發集團有限公司，山東 壽光 262700）

引言

近年來，房地產開發行業發展勢頭迅猛，所以房地產企業檔案管理的內部環境和外部環境也需要緊跟房地產開發行業的步伐作出許多改變。但是目前國內房地產企業檔案管理并未得到重視，諸多困難阻礙了房地產開發企業的檔案管理的相關工作的效率的提升，也嚴重阻礙了企業的發展道路。如果房地產企業想要緊跟著社會經濟的發展速度，就必須用長遠的眼光來看待問題，尋找到一個科學的管理手段，讓房地產開發企業的相關檔案變得更加真實并且具有一定的利用價值。

一、房地產開發企業檔案管理特點

房地產開發企業檔案可以歸為專業檔案的一種類型，房地產開發企業在日常的生產、經營和管理工作中漸漸形成的具備一定的參考價值的原始資料。而相關檔案的管理和利用工作是房地產開發企業眾多工作之中的關鍵，與此同時也是房地產開發企業生存和發展的基礎資料，所以必須做好相關的方案管理工作[1]。

檔案周期長、類型多、工作、專業性強、利用率較高以及房屋可以作為長期使用的貴重物品是房地產開發企業的檔案管理工作的五個顯著特點。第一，檔案周期長變化大。一般來講，房地產項目比其他行業的項目都需要消耗更長的時間來完成，所以在這樣一個需要經受住時間的考驗的發展過程中，檔案是否真實有效是困擾房地產開發企業檔案管理工作人員的一大難題。而想要緩解這一難題，就要讓房地產開發企業的相關檔案管理的負責人牢記動態管理的原則，實時預測未來可能出現的問題。第二，房地產檔案類型繁多。房地產行業的復雜程度比其他行業要復雜得多，大部分流程都要有相關專業人士的證明和報告，這些由相關專業人士提供的證明和報告都是房地產開發企業開展項目時的重要舉證材料，這些材料也需要轉交相關檔案管理的工作人員，進行錄入檔案管理系統統一管理。額外的檔案管理又再次增加了房地產開發企業的檔案管理壓力，復雜程度也有了較大程度的提升。第三，房地產開發企業的檔案工作整體專業性更強。檔案管理看似簡單，其實巨大的系統內部所提到的檔案類型非常之多，對于從事房地產開發企業檔案管理的相關工作人員的專業知識以及專業技能的要求也非常高。所以要對房地產開發企業的相關檔案管理的知識有一個全面充分的認識，并且對房地產檔案管理具有一定技能的相關人員才可以順利地從事這項工作。第四，房地產檔案的利用率較高。因為通過房地產檔案可以清楚地把握市場的動態規律，能夠幫助房地產開發企業做出最符合時宜的相關決策，可以引導房地產開發企業對未來的戰略有所部署，同時也可以給未來的發展方向的制定指出道路。所以，企業的相關負責人對于檔案管理的工作質量要求比其他工作更高。第五，房屋是一種可以長期使用的貴重物品，與未來的城市建設、居民的日常生活、政府未來的規劃都有著不可分割的關系。所以，房地產開發企業的檔案管理和利用工作對于房地產開發企業的整體發展有著不可言說的意義，相關部門必須將檔案管理的工作落實到位[2]。

二、房地產開發企業檔案管理工作的不足

1.管理層不聞不問，管理形式散漫

房地產企業建設的目的就是為了盈利，能夠達到企業利潤的最大化，并且以自主核算、獨立經營為特征的社會性組織，主要經營的項目有房地產的開發、出售和后期的管理以及服務等。但是一些房地產企業沒有緊跟時代飛速發展的腳步，相比之下有些滯后，相關的軟件和科學技術的開發進程比較緩慢，也沒有把關注點聚焦在檔案管理工作本身上。只有檔案管理部門完成了企業內部交代的工作，不足以讓企業整體完成高品質的工作質量。想要完成企業的任務，是需要各個部門相互協商與配合的。但是針對目前房地產企業的現狀來說，部分工作人員還沒有感知到檔案管理對于企業發展的重要性，每個部門只是做到了各自部門的檔案管理，這樣就容易造成檔案管理過于分散的局面，有礙于房地產企業檔案的管理和使用[3]。

2.兼職管理員適用度不高，檔案管理人員調動頻率高

大多數房地產企業的檔案管理人員都很難一直堅守在崗位上，所以企業就采取了招聘兼職的方法，讓兼職管理員負責相關檔案的管理，并為已完成的業務進行存檔保存，但是兼職管理員不但要確保相關檔案管理的工作要落實到位，還要同時保證自己原本崗位的工作已經完成好。不僅如此，大多數的房地產企業在社會上進行人員招聘的時候，也沒有確切指出來應聘檔案管理員兼職的人員需要具備專業的檔案管理知識業務的能力，這一現象造成檔案管理的工作崗位進入到了流動性極強的不良循環里。而經常的交接工作也會導致相關工作人員對于檔案管理的信息掌握不全有所忽視，最終造成檔案質量不過關的局面[4]。

3.檔案材料過雜，無法按時歸檔

營銷檔案、工程檔案、人事檔案、財務檔案和成本檔案等各方面的公司檔案都囊括在了房地產開發企業的檔案之中。相關工作人員在完成所有的檔案收集、整理和歸檔工作之后，為了方便接下來查找利用相關資料，部分經辦部門都沒有主動地把檔案轉交給相關的專門負責檔案管理的部門，特別是工程施工過程的相關資料，部分房地產開發企業會選擇在工程完成之后再向相關專職的檔案管理部門移交工程資料。

4.檔案管理意識薄弱，電子檔案的歸檔和保存不力

紙質檔案在現代科技飛速發展的情況下，已經不能適應需求，所以大部分房地產企業已經開始使用電子檔案。但是一些檔案管理部門的工作人員缺少把電子檔案歸檔的習慣，就導致了大多數的電子檔案被相關的處理人員所忽視，一直被存儲在電腦文件當中，但是被委托進行檔案管理的兼職人員也不知道電子檔案具體的內容和數量，所以會出現相關電子檔案沒有及時整理和完善的現象，會產生電子檔案歸檔工作遺漏的情況。不僅如此，電子檔案在操作不當的情況下極易被刪除、篡改或者修改，這會大大縮小電子檔案的存儲利用率[5]。

三、做好房地產開發企業檔案管理的策略

1.應用集中化的聯合管理形式

房地產開發企業對檔案管理采取統一的集中化管理模式，不但能有效提升檔案保存和檔案整理的方便性，還可以有效地發揮出檔案的最大利用價值。目前相關房地產開發企業的檔案管理比較獨立，如果每個部門的負責人沒有重視到檔案管理的重要性，就容易使檔案利用受到巨大的阻礙。但是如果房地產開發企業能夠對檔案管理實施集中化統一管理的辦法，就能夠十分有效地緩解分散管理帶來的難題。但是要做到集中化管理就要先獲得相關企業領導人員的重視，把檔案管理作為推動企業向前發展的規劃內容，并把檔案管理工作當作企業日常運作必須完成的工作內容。最后再集齊并管理所有部門的檔案，組成專項負責檔案管理的小組，最終實現完善建立檔案管理體系的目標[6]。

2.強化房地產開發企業檔案的基礎業務

首先，要做到檔案收集，因為檔案收集是確保檔案齊全和完整的關鍵性因素。分散性嚴重本身就是房地產檔案資料的一個重大特征，更加需要房產管理部門實時有效地展開相關檔案的收集工作。其次，要做好檔案文件的整理工作。檔案整理就是要求把統一集齊來的全部房地產相關資料進行條理化、系統化地按照不同的類別保存起來。最后，將日常的歸檔工作形成一個完整的檔案體系，有利于日后對相關檔案進行查找。第一，要先做好相關的篩查整理工作，做好第一步工作的把關，為存檔打下堅實的基礎，確保重要資料的存檔。第二，要完全按照相關檔案管理的標準和原則對檔案進行管理，對檔案材料進行完整的分類之后再將材料羅列條理化之后進行裝訂。裝訂的效果一定要體現出房產情況在房產資料中是否能夠直觀呈現，并且是否真實有效，最佳的做法是可以做到能把房產的照片和最開始房產的資料合并整理之后在相關的檔案庫中做好存檔的工作。第三，要完善檔案編目。檔案編目對于開展房產檔案管理的工作來說是非常重要的，相關的編目工作的科學合理性和后期房產資料是否有效是直接相關聯的。不僅如此，遵守房產檔案動態管理的規定也需要特別關注。

3.完善企業相關檔案管理制度

想要成為一個優秀的檔案管理人員，就要仔細鉆研《檔案法實施辦法》和《中華人民共和國檔案法》等所有和檔案管理相關的法律政策和法律法規。要學會靈活處理工作狀態，按照真實的工作狀況來調整自己的檔案管理工作。規范房地產開發企業的檔案收集、保存、分檔、歸檔、再次利用和保密等一系列工作，達到相關企業的檔案管理工作的更加標準。不僅如此，還要明確指出檔案管理人員的職責，針對檔案管理人員的崗位條件，落實相應的責任歸屬。明確指出相應的工作人員要仔細做好檔案收集、整理和存儲的工作內容。房地產開發企業也要制定出一套完整的和公司運營模式相結合的檔案管理辦法，并且被制定出來的方案不但要符合該房地產企業的發展現狀，還要遵守公司集中管理的準則，即要求對文書檔案、會計檔案和商品房銷售合同檔案實施分層次管理，把文書、會計、商品房銷售合同的檔案區別開來。對工程和人事這兩種類型的檔案要實施一級管理。分公司和其他部門要依照流程和相關的規定保存好一手資料，并且能夠在規定的時間內上交相關的檔案資料，在每個部門都整理完成之后統一上交到檔案室即可立卷歸檔。每個部門，每個分公司，每個子公司都要安排相應的兼職檔案管理人員，及時地向房地產開發企業的總公司上報相應的工作人員名單，同時還要在檔案室存檔備案。

4.推動房地產開發企業的檔案數字化

相關工作人員對于房地產開發企業檔案管理信息化建設的認知較弱。怎樣將現代科技技術融入房地產企業的檔案管理工作中來是目前最需要解決的難題。因為現代科技的快速發展，所以檔案管理與科技相結合是房地產開發企業檔案管理形式改革的必然發展方向。第一，想要切實有效地提高房地產資源的開發能力和資源的有效利用率，可以把現代的信息處理技術融入其中，例如檔案管理軟件或者計算機，把管理、儲存和檢索的工作都交給計算機、縮微機和掃描儀完成，這也是房地產開發企業適應社會發展的必然要求。因為這樣可以更加完整地把房地產檔案的價值體現出來，最終將房地產開發企業的檔案管理水平提升到一個新的高度上。第二，要不斷加快房地產檔案數字化進程。信息化建設的基礎是加快推動房地產檔案數字化進程，具備超高檢索能力的電腦能幫助相關工作人員完成在數字檔案管理過程中的工作，這樣才可以把房屋地理位置、面積信息和產權人姓名等關鍵檢索詞設置為一個檢索點。第三，應該持續改進房地產檔案的信息歸集系統。房地產檔案系統和房地產交易系統不能相互剝離開來，應該進行有機融合，這樣才有利于切實有效地提高房地產開發企業信息收集效率，可以讓負責房地產售賣的工作人員在與買家進行房地產交易過程中，將獲得的房屋產權信息直接錄入企業的檔案信息系統里。此外，可以借助現代科技產品，比如掃描儀或者數碼相機，將相關的資料通過現代科技產品的有效處理，按照圖片的樣式錄入檔案信息系統當中，并且把一些最開始的原始數據歸入計算機和相關軟件當中，在經過一系列的組合、分類、檢索之后，最后做成一套全面的檔案數據庫。

5.創新檔案管理方法

針對房地產項目檔案管理的特殊性，可以采用文件連續體理論的方法，將所有和房地產工程項目有聯系的檔案統一進行處理。材料連續體是指把檔案材料的產生到最后的歸檔處理采用連續管理的方式進行管理。采用連續的管理方式可以在文件材料形成的每個環節中都做到較好的質量把控。也就是在各個環節都有相關的質量管理要求和相關的轉交規定，以此來確認檔案文件的歸檔品質是否過關。房地產開發企業的檔案管理者和有關技術操作人員要盡全力配合，必須完全依據房地產工程項目檔案文件的產生規律、歸檔準則和集齊方式，嚴格按照相關的規章制度來保證檔案文件的品質。以此來保證房地產的建設項目和檔案的產生是統一步伐的。在確保檔案材料的可靠性和完備性的基礎上，再對集齊到的檔案文件分別整理上交到房地產開發企業的檔案管理部門保管。

結語

房地產開發企業檔案管理其實質上可以歸為服務性質的工作，需要在確保工作效率的同時也能緊跟社會發展的步伐。把滿足檔案使用需求作為目標，實時更新完善管理方法，尋找科學的手段，讓房地產開發企業的相關檔案變得更加真實并且具有一定的利用價值，以此來保證房地產開發企業整體的運作順暢。