新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路的探索

黃秋平

（巨野縣行政審批踏勘評審中心，山東 菏澤 274900）

在信息化時代背景下，行政事業(yè)單位管理需要有效地利用資源保證檔案管理信息化建設(shè)的順利展開。期間為了更好地提升檔案管理信息化水平，將需要積極增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)層與所有員工對檔案管理的重視力度，深入挖掘檔案管理建設(shè)的高效、便捷價值，注重人才的培養(yǎng)，注重資源的節(jié)約性運用。相關(guān)的行政事業(yè)單位都應(yīng)認(rèn)識到在形勢下做好檔案管理創(chuàng)新性建設(shè)的重要性，通過建設(shè)信息化與標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理系統(tǒng)，促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，為其健康發(fā)展提供有力的檔案數(shù)據(jù)分析保障。

一、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理信息化的必然性

首先，行政事業(yè)單位檔案信息化管理必須具備一定的軟硬件基礎(chǔ)，各單位要做好相應(yīng)的硬件配置，才能滿足檔案信息化管理的需要。當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理人員整體素質(zhì)和能力均有較大提高，同時檔案管理人員的計算機(jī)操作水平也有所提高，能夠熟練運用各種軟硬件進(jìn)行檔案信息收集和錄入，為加強(qiáng)檔案資源的利用打下良好的基礎(chǔ)。行政事業(yè)單位軟件設(shè)施建設(shè)也是檔案管理信息化的基礎(chǔ)。

其次，傳統(tǒng)的行政單位檔案管理模式存在著信息資源丟失、內(nèi)容保存不完善等問題，同時檔案管理人員更替過程中產(chǎn)生了不同的歸檔方式，影響了檔案信息的后續(xù)檢索和利用。而行政事業(yè)單位檔案信息化的實施，能有效解決紙質(zhì)資料資源向電子資源轉(zhuǎn)化、延長檔案存檔時間、防止檔案內(nèi)容丟失等問題，提高檔案利用的可行性。

最后，傳統(tǒng)的檔案管理信息化會占用大量的空間，而且整理起來非常麻煩，而實現(xiàn)檔案管理信息化，不僅可以節(jié)省大量的存儲空間，還可以節(jié)省大量的存儲空間。行政事業(yè)單位檔案管理實現(xiàn)信息化管理，減輕行政事業(yè)單位工作人員工作量，簡化檔案維護(hù)工作[1]。

二、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新轉(zhuǎn)變

1.由繁瑣轉(zhuǎn)向高效化工作

傳統(tǒng)的行政事業(yè)單位檔案管理主要靠人力來管理，比較麻煩，而且都是紙質(zhì)文件，更偏向于實體管理。在信息化時代，以計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為主導(dǎo)的信息化管理已占據(jù)主導(dǎo)地位，行政事業(yè)單位檔案管理堅持以人為本的理念，在人力資源管理中發(fā)揮著重要作用。隨著信息化程度的提高，檔案管理與建立用戶能夠更有效地進(jìn)行信息更新，在減少工作繁瑣的同時，也保證了信息的準(zhǔn)確性和效率。

2.由傳統(tǒng)管理轉(zhuǎn)向了媒體化管理

隨著信息化時代的到來，以往的管理模式逐漸不適應(yīng)時代的發(fā)展，管理起來也比較麻煩，需要合理地管理檔案信息。從過去單一的傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閷I(yè)媒體管理。為適應(yīng)時代發(fā)展需要，增加硬件設(shè)備和軟件設(shè)施，充分發(fā)揮檔案資源的價值。

3.從區(qū)域性管理轉(zhuǎn)向網(wǎng)絡(luò)化管理

行政事業(yè)單位檔案館收藏了大量原始檔案，并以紙質(zhì)檔案為主，以收集內(nèi)容、上門提供資料等服務(wù)為主，服務(wù)內(nèi)容單一，服務(wù)方式不適應(yīng)時代發(fā)展，更新緩慢。新媒體依托于網(wǎng)絡(luò)通信和計算機(jī)數(shù)字技術(shù)，構(gòu)建了多元化、多元化的信息系統(tǒng)。系統(tǒng)資源豐富、傳播面廣、傳播速度快，能夠?qū)⒆钚碌男畔鞑ソo社會。

三、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理中存在的問題

1.缺乏完善的管理制度

從當(dāng)前行政事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化建設(shè)的實際情況可以看出，我國相關(guān)部門對檔案管理制度的建設(shè)并不重視對于檔案制度的建設(shè)，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作十分混亂，不僅會出現(xiàn)應(yīng)入檔案室的檔案沒有及時歸檔，也會出現(xiàn)存放到檔案室的檔案隨意堆放，使得檔案管理部門根本無法及時找到行政事業(yè)單位所需的檔案資料等各種問題，嚴(yán)重影響了檔案的使用效果。如果相關(guān)部門和事業(yè)單位不能有效地解決檔案制度建設(shè)中存在的問題，那么檔案管理工作就會失去意義，無法提供相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)分析使用，這會嚴(yán)重影響行政事業(yè)單位的健康發(fā)展[2-3]。

2.檔案管理人員專業(yè)化水平有待提升

在新形勢下，檔案管理人員專業(yè)化程度低是當(dāng)前檔案管理工作面臨的重要問題。由于部分行政事業(yè)單位檔案管理人員多為兼職人員，其綜合素質(zhì)與能力均達(dá)不到國家的要求，加之檔案管理人員缺乏計算機(jī)知識，無法有效地運用信息化系統(tǒng)管理檔案，導(dǎo)致檔案管理效果越來越差。同時，行政事業(yè)單位也沒有把檔案管理納入年度目標(biāo)考核之中，因此，使得當(dāng)前檔案管理工作十分混亂，不利于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展，所以，行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對于檔案管理人員的選拔、培訓(xùn)和考核，以保障其能真正肩負(fù)起做好檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化與信息化建設(shè)的責(zé)任，保障檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果。

3.檔案電子化處理率低

各行政事業(yè)單位在檔案管理過程中，通過不斷地發(fā)展已經(jīng)擁有了規(guī)模不等的數(shù)據(jù)庫。部分行政事業(yè)單位在對檔案管理的過程中是各自為戰(zhàn)的方式，使得一些行政事業(yè)單位在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，會有急功近利的想法，產(chǎn)生浮躁的心理，這些數(shù)據(jù)庫滯后的表現(xiàn)主要在以下這些方面。首先，沒有一個整體性。在建設(shè)數(shù)據(jù)庫時，更多的是自給自足，同時數(shù)據(jù)庫也僅僅局限于單個行政事業(yè)單位，規(guī)模相對來說較小。其次，標(biāo)準(zhǔn)化程度無法與當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)化相比，類型不多，部分行政事業(yè)單位還出現(xiàn)在建設(shè)方面的重復(fù)性，造成資源的浪費。最后，在數(shù)據(jù)控制上沒有規(guī)范，導(dǎo)致無法進(jìn)行商業(yè)發(fā)展。這些數(shù)據(jù)如果只限于單個行政事業(yè)單位使用的話，就會大大下降數(shù)據(jù)的利用率，影響數(shù)據(jù)庫的價值利用。此外，部分行政事業(yè)單位在進(jìn)行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，僅僅是進(jìn)行條目數(shù)據(jù)庫進(jìn)行建設(shè)，很難在具體的數(shù)據(jù)信息上有具體的表現(xiàn)，對用戶的具體要求就無法得到滿足，有些行政事業(yè)單位雖然進(jìn)行了聯(lián)網(wǎng)，但是僅僅是提供了對主頁的訪問，并不能進(jìn)行資源共享。

4.行政事業(yè)單位管理經(jīng)費投入較低

在行政事業(yè)單位管理當(dāng)中，硬件設(shè)施正在不斷地得到提高，但是在軟件的建設(shè)上還沒有跟上現(xiàn)代化建設(shè)的水平，然而無論是檔案管理的硬件建設(shè)還是軟件使用都需要進(jìn)行資金的投入，然而，經(jīng)過調(diào)研發(fā)現(xiàn)，部分行政事業(yè)單位在對檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)過程中投入的資金相對有限，同時也沒有更多的資金去購置更好的硬件來達(dá)到高起點的檔案館的現(xiàn)代化建設(shè)，對設(shè)備的更新不及時，發(fā)生這類現(xiàn)象的主要原因是因為經(jīng)費投入低，阻礙了行政事業(yè)單位管理現(xiàn)代化建設(shè)的發(fā)展。

四、新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新思路

1.加強(qiáng)檔案法規(guī)制度建設(shè)

對于行政事業(yè)單位并未建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度的問題，我國相關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)對于《中華人民共和國檔案法》修訂，制定出行政事業(yè)單位所需遵守的檔案管理制度，使得行政事業(yè)單位能不斷地增強(qiáng)檔案管理的工作意識，對檔案法律法規(guī)制度進(jìn)行有效的學(xué)習(xí)，提高自身的檔案管理意識和能力，并使其能嚴(yán)格地按照政府部門對于檔案管理的要求，以及行政事業(yè)單位的實際檔案管理情況，以及新形勢下行政事業(yè)單位的檔案管理所需，制定出科學(xué)合理的行政事業(yè)單位標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理制度，明確制定出檔案管理部門的工作職責(zé)和要求，根據(jù)國家對于檔案管理法規(guī)的要求，進(jìn)行對檔案管理制度的及時更新，以加強(qiáng)對檔案管理制度落實效果的保證[4]。同時，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強(qiáng)對于檔案管理工作人員的監(jiān)督和考核，保障檔案管理人員能嚴(yán)格地按照標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理要求執(zhí)行檔案管理工作，隨之不斷地提高檔案管理的工作效果，使得行政事業(yè)單位能獲得更好的經(jīng)濟(jì)發(fā)展。除此之外，為進(jìn)一步保障新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的效果，相關(guān)的行政事業(yè)單位還需加強(qiáng)檔案管理保障水平，將檔案管理工作納入本地區(qū)社會發(fā)展規(guī)劃之中，因為當(dāng)檔案能得到有效的管理，才能為本地區(qū)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)資料支持。

2.加強(qiáng)檔案人才隊伍建設(shè)

針對行政事業(yè)單位中檔案管理人員專業(yè)化水平低下的問題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)積極地加強(qiáng)對于檔案人才隊伍建設(shè)，選拔檔案管理專業(yè)的優(yōu)秀人才，并通過開展上崗培訓(xùn)、遠(yuǎn)程培訓(xùn)和專題培訓(xùn)等方式，不斷地提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)與工作能力，使其能夠樹立正確的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和工作認(rèn)識，使其能高效地執(zhí)行檔案管理工作，為行政事業(yè)單位提供有力的檔案管理服務(wù)。同時，行政事業(yè)單位還可以通過加強(qiáng)與高校的合作，使高校能為行政事業(yè)單位補(bǔ)充優(yōu)秀的檔案管理人才，如檔案資政服務(wù)產(chǎn)品開發(fā)、檔案搶救保護(hù)等方面的人才，通過與技術(shù)行政事業(yè)單位進(jìn)行有效的合作，使其能對檔案管理系統(tǒng)和信息化管理技術(shù)進(jìn)行深度研發(fā)，供給行政事業(yè)單位進(jìn)行有效的運用，在不斷提高檔案人才隊伍建設(shè)效果的同時，也使得行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和信息化建設(shè)的效果能得到有效的提升，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能得到更加高效的開展。

3.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

為了解決檔案電子化處理率低、查詢使用率低的問題，相關(guān)事業(yè)單位要積極引進(jìn)現(xiàn)代信息技術(shù)和計算機(jī)技術(shù)，制作符合行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)所需的，信息化的檔案管理系統(tǒng)，以信息化檔案管理系統(tǒng)取代人工，最大程度地降低檔案管理所需的人力、物力和財力，并通過加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，使得檔案管理工作能更加符合新形勢下行政事業(yè)單位對于檔案管理工作的需要，促使檔案電子化處理效率和查詢使用率的不斷提升。同時，全面推行檔案數(shù)字化管理，實現(xiàn)檔案電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理，有效防止因紙質(zhì)檔案資料遭到破壞而造成檔案無法有效利用的不良現(xiàn)象。同時，相關(guān)行政事業(yè)單位也可以加強(qiáng)電子檔案的歸檔管理，使檔案存放規(guī)范化、規(guī)范化，使相關(guān)檔案管理人員能夠更有效地查詢和利用檔案資料，建立規(guī)范的管理制度和技術(shù)保障措施，有效地保護(hù)檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理人員合理利用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案收集、分析、管理和利用，有效地提高新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和運用的效果。同時，為了面對檔案管理需求新形勢，檔案管理人員應(yīng)該及時更新、優(yōu)化檔案資源，并對單位信息檔案進(jìn)行集成、分類儲存，以方便有需求的人員隨時調(diào)取、查閱，保障為客戶提供的信息在規(guī)范、完整、有效的基本要求上更加精確、及時，制定出一套符合要求的個人定制化服務(wù)內(nèi)容，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)工作，提升客戶的服務(wù)體驗感。方便行政事業(yè)單位人員在對已有檔案整合分析的基礎(chǔ)上挖掘出單位的潛在用戶，將檔案轉(zhuǎn)化為有效的工作資源，實現(xiàn)檔案的創(chuàng)新性應(yīng)用。

4.加大資金投入完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

對于行政事業(yè)單位未設(shè)立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問題，相關(guān)的行政事業(yè)單位應(yīng)正確地認(rèn)識到，在新形勢下進(jìn)行對信息化與標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，對于行政事業(yè)單位的健康發(fā)展至關(guān)重要，應(yīng)及時地改善傳統(tǒng)的檔案管理思想，應(yīng)重視檔案管理工作，加大對于檔案管理工作的資金投入，加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，健全相應(yīng)的檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，設(shè)置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使其能進(jìn)行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設(shè)備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫的新建或改擴(kuò)建，使得相關(guān)的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運用這些基礎(chǔ)設(shè)施做好標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作，并嚴(yán)格地按照國家對于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，進(jìn)行相應(yīng)的檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，以加強(qiáng)對于新形勢下行政事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)效果的保證，使得行政事業(yè)單位的檔案管理工作能真正得到安全和標(biāo)準(zhǔn)化的開展。在經(jīng)費的運用上保持節(jié)約型管理，避免鋪張浪費[5-6]。以實用性為主，避免過高標(biāo)準(zhǔn)而不適合實際所需。此外，信息化技術(shù)的高速發(fā)展與廣泛化的使用，以及新媒體、云算法、數(shù)據(jù)加密以及電子簽名之類的信息技術(shù)的使用，都使得電子文件與檔案的收集、存儲、搜索能夠有堅實的技術(shù)保障。而行政事業(yè)單位要做的便是活用這些高新的信息技術(shù)，以構(gòu)建更加靈活可靠的信息化電子檔案管理系統(tǒng)。

結(jié)語

綜上所述，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)不能再滿足當(dāng)下社會事業(yè)管理的需求，面對信息膨脹的現(xiàn)狀、人們對檔案調(diào)取便捷性等需求，建立一套新型的數(shù)字化檔案管理模式是新時代的必然要求。行政事業(yè)單位要正確深刻地認(rèn)識到檔案管理工作的優(yōu)劣直接關(guān)系到單位的發(fā)展，需要樹立正確的檔案管理觀念，加強(qiáng)對于檔案管理的資金投入，加強(qiáng)對于檔案管理人員的培養(yǎng)，健全與完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，制定信息化的檔案管理系統(tǒng)，等等，全面地開展檔案管理工作，從而促使行政事業(yè)單位檔案管理效果的不斷提升，使得檔案能更好地服務(wù)于社會與國家。