新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的思考

孟偉麗

（夏津縣人民政府辦公室，山東 德州 253200）

在基層單位之中檔案管理人員可以根據單位中存放的檔案材料，進行對單位發展情況的合理分析，結合當前的新形勢發展情況，制定出符合單位現代化發展對策，以保障基層單位能在快速發展社會經濟市場中得到健康穩定的發展。而如若基層單位無法對檔案進行規范化管理，就會使得檔案管理工作的過程之中，出現各種各樣的問題，也會嚴重影響到基層單位的健康發展[2]。對此，相關的基層單位都應認識到在形勢下做好檔案管理標準化建設的重要性，通過建設信息化與標準化的檔案管理系統，促使基層單位檔案管理效果的不斷提升，為其健康發展提供有力的檔案數據分析保障。

一、基層單位檔案管理標準化中存在的問題

1.對檔案管理標準化工作重視度不高

1.1 制度建設缺乏

從當前基層單位檔案管理標準化建設的實際情況可見，由于對于檔案管理制度的建設重視度欠缺，使得基層單位的檔案管理工作出現混亂狀況，不僅會出現應入檔案室的檔案沒有及時歸檔，也會出現存放到檔案室的檔案隨意堆放，基層單位檔案材料無法及時有效收集歸檔，影響檔案的整理利用，如若檔案主管部門與基層單位，不對檔案制度建設缺乏問題進行有效處理，就會使得檔案管理工作失去意義，也無法為基層單位進行管理工作提供相應的檔案數據分析使用，這會嚴重影響到基層單位的健康發展。

1.2 未設立檔案管理專職人員

在基層單位之中開展檔案管理工作的時候，是由辦公人員兼任檔案管理工作，由于基層單位并未設立檔案管理專職人員，自然使得辦公人員的檔案管理能力不足，也使其并不注重檔案管理工作，自然使得檔案管理工作出現了各種問題，無法做好對檔案的標準化管理。當基層單位需要檔案進行工作總結或是發展分析的時候，就會出現相關檔案材料無法及時有效地查找利用的問題，這會嚴重阻礙基層單位的健康發展[3-4]。對此，相關的基層單位應積極地改善這一錯誤的檔案管理工作認識，認識到檔案管理工作對于基層單位發展的重要性，設立檔案管理專職人員，使其能真正實現對檔案的標準化管理，使檔案能在基層單位中得到更加倍高效的運用。

1.3 投入不足

部分基層單位在開展檔案管理標準化建設工作的時候，并未加大對于檔案管理的資金投入，這就使得基層單位中并沒有專門的檔案室，這就使得檔案管理的信息化設施設備，以及大量的檔案都沒有安全的地方可以得到有效的存放，不僅影響了檔案管理標準化建設的效果，也影響到了檔案信息化的有序推進，非常不利于新形勢下基層單位的健康發展，這也是當前基層單位急需解決的重要問題。

1.4 分類建檔不足

從當前部分基層單位檔案管理的實際情況可見，一些基層單位并未對檔案進行分類建檔，這就使得哪些材料需要進入檔案室，哪些材料需重點管理都不明確，使得檔案管理工作難以取得實效，也影響了基層單位對于檔案的管理和使用效果。甚至出現了轄區群眾的個人檔案，以及財務檔案等都被隨意地存放在財務和人事各處，使得檔案出現各種遺漏管理和丟失的問題，嚴重影響了社會的健康發展，以及基層單位的健康，相關的基層單位應積極加強檔案管理標準化建設意識，對這一問題進行有效處理。

1.5 檔案交接制度不夠完善

由于基層單位人員變動的頻繁，這也使得基層單位對檔案交接情況重視不夠，這就使得檔案管理崗位人員變動的時候，并沒有正式的檔案管理交接手續，這樣一旦檔案管理出現了問題，無法找到負責人，也使得檔案室中的重要檔案材料，沒有長期有效的負責人進行管理。加上在檔案交接的過程之中，基層單位并沒有對其進行有效的監督，使得檔案遺失和丟失的問題十分嚴重，所以，相關的基層單位應樹立正確的檔案監督管理意識，對檔案管理崗位工作人員及其檔案交接進行有效的監督管理，以加強對檔案管理效果的保證。

2.基層檔案管理人員專業化水平不高

部分基層單位中檔案管理人員專業化水平不高，這也是存在于新形勢下基層單位檔案管理中的重要問題。由于基層單位中都是辦公人員兼職檔案管理工作，這就使得其綜合素質和能力，都沒有達到國家對于檔案人才的要求，加上一些檔案管理人員對計算機缺乏足夠的認知，無法有效地運用信息化的系統開展檔案管理工作，這就使得基層檔案管理工作的效果越來越低下。而且一些基層單位也沒有將檔案管理工作納入年度目標考核工作之中，使得檔案管理人員也不注重檔案管理工作，使得基層單位中檔案管理工作信息化與標準化建設的目標難以實現，使得當前基層檔案管理工作十分混亂，不利于基層單位的健康發展，所以，基層單位應積極地加強對于檔案管理人員的選拔、培訓和考核，以保障其能真正肩負起做好檔案管理標準化與信息化建設的責任，保障檔案管理的標準化建設效果[5]。

3.檔案電子化處理率低，查詢使用率低

在新形勢下以往傳統的人工檔案管理的方式，已經不符合基層單位對于檔案管理工作的需求，因為傳統的人工檔案管理的工作方式，其檔案電子化處理率低，檔案管理工作人員需消耗大量的精力和時間進行檔案查詢利用，使得檔案歸檔后查詢使用率低，非常不利于基層單位中對于檔案的運用要求，會嚴重限制基層單位的發展。但是運用信息化的檔案管理系統，即可通過系統代替人工的方式，有效地提高檔案管理、存儲和利用的效果，這才符合當前基層單位對于檔案管理的實際工作需要。

二、做好基層單位檔案標準化管理的對策建議

1.加強基層檔案法規制度建設

對于基層單位沒有標準化管理制度問題，檔案主管部門應要求基層單位依據《中華人民共和國檔案法》，制定出基層單位所需遵守的檔案管理制度，使得基層單位能不斷地增強檔案管理的工作意識，對基層檔案法律法規制度進行有效的學習，提高自身的檔案管理意識和能力，并使其能嚴格地按照檔案主管部門對于檔案管理的要求、基層單位的實際檔案管理情況，以及新形勢下基層單位的檔案管理所需，制定出科學合理的基層單位標準化檔案管理制度，明確制定出檔案管理部門的工作職責和要求，根據國家對于檔案管理法規的要求，進行對檔案管理制度的及時更新，以加強對檔案管理制度的落實效果。同時，相關的基層單位還需加強對于檔案管理工作人員的監督和考核，保障檔案管理人員能嚴格地按照標準化的檔案管理要求執行檔案管理工作，隨之不斷地提高檔案管理的工作效果，使得基層單位能獲得更好的經濟發展。

2.加強基層檔案基礎設施建設

對于基層單位未設立檔案管理專職人員、投入不足、分類建檔不足、移交保管不足的問題，相關的基層單位應正確地認識到，在新形勢下對信息化與標準化檔案管理系統的建設，對于基層單位的健康發展至關重要，應及時地改善傳統的檔案管理思想，應重視檔案管理工作，加大對于檔案管理工作的資金投入，加強基層檔案基礎設施建設，健全相應的檔案標準化管理制度，設置專職的檔案部門，以及檔案管理人員，使其能進行檔案管理工作，并配套好檔案管理所需的設備、光盤、磁盤等，做好檔案館庫的新建或改擴建，使得相關的檔案管理專職人員，能夠在檔案管理的崗位上，運用這些基礎設施做好標準化的檔案管理工作，并嚴格地按照國家對于防盜、防光、防高溫、防火等“十防”措施的檔案安全管理要求，對相應的檔案室基礎設施進行建設，以加強對于新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的效果，使得基層單位的檔案管理工作能真正得到安全和標準化的開展。

3.加強基層檔案信息化建設

為有效地解決檔案電子化處理率低、查詢使用率低的問題，相關的基層單位部門應積極地引進現代化的信息技術和計算機技術，制作符合基層單位檔案管理標準化建設所需的，信息化的檔案管理系統，以信息化檔案管理系統取代人工，最大程度地降低檔案管理所需的人力、物力和財力，并通過加強基層檔案信息化建設，使得檔案管理工作能更加符合新形勢下基層單位對于檔案管理工作的需要，促使檔案電子化處理效率和查詢使用率的不斷提升。

同時，通過全面地開展檔案數字化管理工作，對基層單位中檔案的電子文件與紙質文件同步管理，有效地防止因紙質檔案文件受到破壞，所產生的檔案無法得到有效運用的不良現象，而是以紙質與電子的方式，雙重地保障檔案存儲效果和利用效果[6]。而且相關的基層單位還可以加強電子文件的歸檔和管理，使得檔案都能夠得到標準化與規范化的存放，使得相關的檔案管理人員能更加倍高效地查詢和利用檔案材料，并通過建立規范的管理制度和技術保障措施，有效地保護好信息化的檔案管理系統，使得相關的檔案管理人員能合理地運用這一系統開展檔案收集、分析、管理和利用，高效地提高新形勢下基層單位檔案管理標準化建設和運用的效果。

4.加強基層檔案人才隊伍建設

針對基層單位中檔案管理人員專業化水平低下的問題，相關的基層單位應積極地加強對于基層檔案人才隊伍建設，選拔檔案管理專業的優秀人才，并通過開展上崗培訓、遠程培訓和專題培訓等方式，不斷地提高檔案管理人員的綜合素質與工作能力，使其能夠樹立正確的檔案管理標準化建設和工作認識，使其能高效地執行檔案管理工作，為基層單位提供有力的檔案管理服務。同時，基層單位還可以通過加強與高校的合作，使高校能為基層單位補充優秀的檔案管理人才，如檔案資政服務產品開發、檔案搶救保護等方面的人才，通過與技術企業進行有效的合作，使其能對檔案管理系統和信息化管理技術進行深度研發，供給基層單位有效的運用，在不斷提高基層檔案人才隊伍建設效果的同時，也使得基層單位檔案管理標準化建設和信息化建設的效果能得到有效的提升，使得基層單位的檔案管理工作能得到更加高效的開展。

5.加強基層檔案安全體系建設

在基層單位之中檔案材料都是十分重要的，一旦其出現了丟失或是泄漏的問題，會嚴重影響到社會的健康發展和基層單位的健康發展。所以，在新形勢下基層單位開展檔案管理標準化建設工作的過程之中，應積極地加強基層檔案安全體系建設，通過對基層單位中工作人員的檔案安全宣傳教育，使其都能認識到保障檔案材料安全的重要性，也使得相關的檔案管理工作人員能結合可能出現的檔案安全問題，提前制定好相應的應急解決對策，不斷地加強對于檔案的安全管理效果。與此同時，基層單位還需建立與健全信息安全管理制度，根據基層單位中各個部門和各個職員的不同崗位職能，對其檔案權限的合理設定，以嚴格地控制檔案安全，以信息系統安全等級保護和分級保護的方式，使得檔案電子數據能得到有效的管理，并通過詳細地記錄到檔案室中查詢檔案材料運用的人員，有效地加強對于紙質檔案材料的安全保護，隨之不斷地提高基層單位對于檔案的安全管理效果，使得檔案能在基層單位中真正得到安全和高效的應用[7]。

6.加強基層檔案管理保障水平

為進一步保障新形勢下基層單位檔案管理標準化建設的效果，相關的基層單位還需加強基層檔案管理保障水平，將檔案管理工作納入本單位長期發展規劃中，因為只有當本地區所有單位檔案管理工作有序開展時，才能為本地區的發展提供有力的數據材料支持，使得各基層單位能夠制定出更加符合本地區經濟發展的策略，促使本地區經濟的不斷發展。所以，相關的基層單位應始終秉持檔案投入增長幅度與經濟增長速度同步的要求，隨著經濟的不斷發展，不斷地加強對于檔案館的經費投入和建設，使得檔案能有效地服務基層單位和其地區經濟的發展，有效地發揮出檔案管理的工作價值。

結語

綜上所述，在新形勢下做好基層單位檔案管理標準化建設工作，對于基層單位的健康發展和社會的健康發展至關重要。基層單位應正確與深刻地認識到，檔案管理工作的好壞直接決定著單位的發展，應樹立正確的檔案管理標準化與信息化建設意識，通過加大對于檔案管理的資金投入，加強對于檔案管理人員的培養，健全與完善檔案標準化管理制度，制定信息化的檔案管理系統，等等，全面地開展檔案管理工作，從而促使基層單位檔案管理效果的不斷提升，使得檔案能更好地服務于社會與國家[8]。