從檔案部門的角度研究檔案合理利用問題

何志強

（山東省菏澤市城建檔案技術咨詢服務中心 山東菏澤 274000）

檔案部門無疑是開展檔案管理的重要部門，如若檔案部門無法做好檔案管理工作，不僅容易使得檔案出現各種無法被及時存放的問題，還會影響到各個企業做出重大的經濟決策，這會嚴重影響到社會企業對于檔案的運用效果，以及國家對于檔案的管理運用要求。對此，相關的檔案部門應及時改變傳統的人工檔案管理的理念，基于信息化的視域下創新新型的檔案管理機制，以實現對檔案的高效存放、管理和利用，使得檔案使用者能及時得到自己所需的檔案信息，促使檔案合理利用效果的不斷提升，加快我國社會和經濟健康穩定發展的步伐。

一、從檔案部門的角度研究檔案合理利用問題

檔案部門是檔案館（室）直接對檔案實體和檔案信息進行管理并提供利用服務的各項業務工作的總稱，也是國家檔案事業最基本的組成部分。本文從檔案工作者的社會歸屬組織——檔案部門，進行對檔案合理利用的研究，致力于能從形形色色檔案利用者的行為共性出發，進行對檔案合理利用方法的深度研究，以為檔案部門的后續工作奠定堅實的基礎。而且在實際從檔案部門的角度研究檔案合理利用方式的時候，相關的研究人員應從數量維度上開展研究，當檔案的數量能得到準確的分析和計算時，才能保障檔案得到了充分的利用。從質量維度上開展研究，檔案的質量能得到保障，才能保障其對于檔案使用者的運用價值，使得檔案能得到合理運用。從時間維度上開展研究，保障檔案運用的時效性，才能保障其被及時使用到社會各處。從空間維度上開展研究，當檔案利用活動能得到有效的規范，才能保障檔案主體與客體分布空間的動態平衡與和諧穩定，使得檔案能均衡利用，以全面地保障檔案的運用價值[1]。

二、充分利用：檔案合理利用的數量維度

為進行對檔案合理利用數量的有效研究，相關的研究人員應對國家檔案資料總量及其構成情況進行深度探究，以考察方案數量的多少進行比對，從而得到合理有利的檔案，盡管我國的方案資源繁多，運用了大量的檔案管理成本，但是其開放率十分低，僅有百分之二十，這就意味著有一大半的檔案資料都沒有開放，自然就沒有可能為社會所用，這就使得檔案失去了存在的價值。之后，從檔案已供利用的情況可見，檔案的利用人次只占當年總人口數的0.35%，而且檔案與99%以上的人不相關，與90%以上的檔案不相關，這就說明檔案幾乎都沒有得到充分利用，只是作為歷史的記錄被存放在檔案部門之中。

針對以上種種情況，相關的檔案部門應充分樹立正確的檔案利用意識，及時改變這種大量檔案被存放在檔案部門，檔案部門也需花費大量的時間、精力和成本進行檔案管理，卻使得檔案價值無法得到有效發揮和運用的不良管理現象，改變原有的檔案管理理念。除卻國家的機密檔案之外，根據不同的機構，對檔案進行不同程度的開放，使得每個部門都能得到自己所需運用的檔案，通過控制檔案總量、擴大檔案開放、增加利用數量這三個方面，對檔案利用率的實施進行監控，對其開放和利用方案進行調整，使得檔案部門中的每一份檔案都能得到充分的利用，以保障檔案部門對于檔案充分利用的應用效果，為社會提供更加優質的檔案管理服務。

三、有效利用：檔案合理利用的質量維度

所謂的檔案有效利用是基于檔案質量合格的前提之下，如若檔案部門所收集管理的檔案資料不真實，自然就會使得檔案的質量出現問題，也會影響到社會對于檔案有效利用的效果。所以，在從檔案部門的角度研究檔案是否得到有效利用的時候，檔案部門應從質量維度對檔案進行有效利用情況的分析，并根據當前存在的問題，制定出相應的有效利用方案，以提高檔案利用的質量，使其能夠為社會提供更高的效益，也使得檔案部門能夠實現成本與收益兼顧的發展目標。

在基于質量維度進行檔案質量分析的過程之中，應先對檔案利用成本和情況進行調查，從實際的調查情況可見，我國在檔案行政部門中投入了大量的資金，但是檔案利用人次和卷、件次的增長速度卻遠遠低于檔案利用管理成本，這就使得檔案管理的成本是不斷增加，也使得國家產生了嚴重的檔案管理費用損失。之后，從檔案利用需求的角度來說，由于檔案部門并未對社會進行檔案需求的調查，使得檔案部門無法為社會提供所需的檔案，但是隨著社會的不斷改革與發展，經濟建設、科學研究和社會發展等各個方面，對于檔案的利用需求都越來越大，而檔案需求和檔案供給二者之間的不協調，這是使得檔案無法得到有效利用的重要原因之一。最后，從分析成本投入與利用需求滿足度之間關系的對比情況來說，檔案利用的成本投入和需求滿足之間存在邊際效益遞減現象，這就意味著在檔案成本不斷增加的過程之中，檔案的社會貢獻度卻越來越低，這嚴重影響了檔案在社會中的運用價值，也使得國家在檔案管理方面受到了嚴重的經濟損失。

對此，檔案部門應深刻反思檔案無法得到有效利用的情況，對檔案收集管理人員進行嚴格管理，保障檔案資料收集的質量，為后續的檔案有效利用提供有力的管理保障。同時，從降低檔案管理成本、根據社會需求提供有針對性的檔案服務兩個方面，改革原有的檔案管理工作方式，通過降低檔案管理的成本，使得檔案的利用價值能得到有效的增加，并通過為社會中的不同檔案使用部門和人員提供有針對性的檔案服務，使得檔案的利用率能得到有效的提升，也使得檔案部門能夠通過對社會檔案需求的深度分析，不斷提高檔案服務的準確性和實效性，使得檔案利用收益和效果都能呈直線式遞增，加快我國檔案部門健康發展的步伐，使其能真正更好地服務于社會[2]。

四、及時長遠利用：檔案合理利用的時間維度

為進行對檔案及時長遠的利用，相關的檔案部門還需從檔案合理利用的時間維度進行分析，以遵循檔案價值規律和利用要求的時間特征為前提，分析如何及時和長遠地利用檔案，以保障檔案部門能更好地管理檔案，也使得檔案的應用價值能得到更好的發揮。

1.檔案及時利用的現狀分析及應對措施

從當前檔案利用的實際情況可見，正是因為檔案開發工作的滯后，使得檔案的開發及其時間有著一定的局限性，依舊過于謹慎，使得開放檔案遲遲無法得到有效的落實，更無法真正有效地服務于社會，經常會出現檔案“老齡化”與“超時”的問題，這就使得檔案的及時利用與相關的檔案開發法規產生了嚴重的沖突，使得檔案根本無法及時利用。所謂的檔案的及時利用是指檔案在被收集到檔案部門之后，能夠立即提供給相關的檔案利用者進行使用，而一旦檔案過于形成期在給予相關的檔案使用者利用，很大程度上就會使得這份檔案失去其利用的價值。就從當前我國經濟發展的情況來說，全球經濟一直處于不斷發展變化的過程之中，如若相關的企業無法及時得到相關的經濟檔案信息，自然就會使得自身的企業無法緊跟時代發展和經濟發展的步伐，走向下坡路。因此，相關的檔案部門應加快檔案開發的速度，以保障檔案能夠真正得到及時有效的利用。通過及時地調整完善檔案開放相關規定、設定檔案開發的時間，使得檔案部門能與檔案使用者之間實現文檔信息開放的無縫連接，使得檔案信息能真正得到及時利用，也使得檔案利用者能合理地運用檔案信息獲得更好的經濟發展，加快我國國民經濟健康發展的步伐。

2.檔案長遠利用的現狀分析及應對措施

檔案本身就是歷史的一種特殊記錄形式，檔案可以使歷史得到更加久遠的傳承，也可以為我國的文物歷史修復工作等提供有力的數據保障，但是正是因為檔案存放得久遠，也會使其出現一定的破損和丟失的問題，這也是檔案部門所面臨的重要管理問題。從檔案部門對于當前檔案長遠利用的現狀分析來說，當前檔案部門所運用的都是人工管理的方式，并將檔案都存放在檔案室之中，使得檔案會產生受潮和被水泡，或是被人為損壞的問題，嚴重影響了檔案長遠利用的效果。所以，檔案部門應結合當前我國的信息化發展情況，將現代化的計算機和信息技術運用到檔案管理工作之中，通過運用信息化的檔案管理方式代替人工，將檔案信息存放到計算機之中，以實現對檔案的有效保護，并以數字存儲介質的保護和信息安全使得檔案能真正得到長遠與高效的利用。

五、協調均衡利用：檔案合理利用的空間維度

從當前檔案部門對于檔案的實際管理情況來看，如何進行檔案的協調均衡使用，無疑是檔案管理部門當前面臨的重大管理問題。本文就從檔案部門的角度，對檔案合理利用的空間維度開展研究，分別分析檔案運用過程中主體之間權力空間交錯的矛盾，以及利用客體之間分布空間失衡的矛盾，以有效解決這些矛盾，保障檔案能真正得到均衡利用。

1.檔案利用中權利交錯及其平衡

從檔案利用中權利交錯及其平衡的情況來看，社會大眾如若都獲取了使用檔案信息的權利，就會產生對人們隱私權的侵犯，這兩種權利無法實現共存，這則是主體之間的矛盾。一方面，人們希望檔案部門能管理好自己的因素；另一方面，有要求信息公開化，使得檔案能有效地監督公共空間的事務活動，這就使得二者產生了嚴重的矛盾。如若不進行對這一問題的有效解決，就會使得二者之間的矛盾越來越大，會嚴重到檔案的運用效果。

對此，檔案管理部門可以先排除十分必要或者涉及公共利益，一般涉及隱私檔案不予公開的檔案，并根據不同的機構對其檔案信息使用權利的合理分配，使得隱私范圍和檔案利用權限都能得到合理的規定，自然二者之間的矛盾問題就能得到有效解決，其檔案主體權利的平衡性也能得到保障，真正實現在保護隱私的同時維護社會對檔案的利用權利的管理目標。

2.檔案信息資源分布失衡及其整合

我國城鄉的檔案信息失衡則是當前檔案信息資源分布失衡的重要問題，因為城市相比于鄉村經濟更加發達，就使得城市中的各項檔案信息都得到了及時的記錄和存放，而鄉村中的檔案信息存放卻十分不及時，自然影響了檔案利用在社會中的整體平衡程度，消除這種影響保障其平衡分布供給社會運用則至關重要。對于這一問題，相關的檔案部門應進行對其有效的調整，通過用遵循“平等性”和“國家利益至上”原則，對城鄉檔案信息進行有效整合，并有效地加大對于鄉村檔案管理的力度，使其能與城市同步開展相應的檔案收集管理工作，以有效地調整檔案信息資源分析不均衡的問題。同時，通過遵循“重要性”和“時間性”原則，有序地開展相應的檔案信息資源管理工作，使得檔案信息資源管理工作的效果能得到更加高效的保障，為社會中的相關部門及時提供相關的檔案信息。

六、檔案信息化管理的應用優勢

從檔案部門對于檔案管理的種種情況來說，原有的人工管理方式，已經不符合當前社會對于檔案管理的要求，以信息化的管理方式代替人工管理，是檔案部門檔案管理工作發展的必然趨勢。作為檔案部門的高層領導者，應加大對于檔案信息化管理的資金投入力度，對信息化檔案管理人員進行有效培養，建設符合檔案管理部門的信息化檔案管理系統，運用檔案管理系統將檔案使用者所需的信息實時地傳遞到檔案使用者面前，這樣檔案的利用率將會得到有效的提升。而且通過這種信息化的檔案管理方式，可以有效降低人工管理中所需的人力、物力和財力，使得檔案管理的成本能得到有效的降低，使得檔案管理的工作效率和效果都能得到有效的提升，可促進我國檔案部門檔案管理工作更上一層樓[3]。

而且相關的檔案管理部門還可以需正確地認識到現代檔案管理工作已成為復雜的系統，應進行對信息化檔案管理系統的全面設計，其第一層次分檔案實體管理和檔案信息開發兩個子系統，各子系統又下分若干層次小系統。檔案實體管理分收集、整理、鑒定、保管、統計等工作環節；檔案信息開發又分信息加工和信息輸出兩部分，信息加工由編制目錄、編輯文獻匯編和編寫參考資料構成，信息輸出由提供閱覽、復制、咨詢、函調、外借以及出版、展覽等多項服務活動構成。整個檔案管理系統及其子系統在運行中都形成反饋機制。以整個信息化的檔案管理系統組成一個有機整體，為實現檔案管理系統整體功能而發揮各自的作用，使得檔案部門中各項檔案管理工作都能夠實時、有序和高效開展，不斷地提高對于社會的方案利用服務效果，促使我國檔案部門的現代化發展。

結語

總而言之，檔案部門應進行對檔案的合理利用，以保障其在社會中的應用價值。檔案部門應正確地認識到當前檔案管理出現的各種問題，制定出有針對性的檔案利用方案，使得檔案能被充分利用、有效利用、及時和長遠利用，以及均衡利用，不斷地提高檔案部門對于檔案的管理效果，也使得社會能獲得更加優質的檔案管理服務，從而促使我國檔案事業的健康可持續發展。