淺談內(nèi)勤人員如何做好時間管理提高工作效率

張 珠

（中車戚墅堰機車有限公司，江蘇 常州 213011）

內(nèi)勤歸屬文職類工作。內(nèi)勤工作廣泛包含行政辦公、人事財務(wù)、文筆宣傳、日常管理等。簡而言之，不包含在以體力為代表的外勤工作范圍之中的工作，大多屬于內(nèi)勤部分。內(nèi)勤人員往往是非技術(shù)型人才，但卻是辦公室工作中不可或缺的部分，并且在維持機構(gòu)內(nèi)部有序運行、強化部門內(nèi)部控制方面發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。

一、內(nèi)勤人員的工作職責(zé)概述

1.業(yè)務(wù)輔助工作

內(nèi)勤人員從事的工作雖然不直接接觸部門的主要業(yè)務(wù)工作，但往往會承擔(dān)一定的輔助職能。內(nèi)勤人員需要遵循上級領(lǐng)導(dǎo)的安排要求，遵守部門各種規(guī)章制度，并按時按量、高標(biāo)準(zhǔn)完成工作內(nèi)容。在實踐中，內(nèi)勤人員需要對部門相關(guān)工作執(zhí)行情況加以跟蹤和督促，建立不同部門的工作開展一覽表，并編制月、季、年度工作開展情況的統(tǒng)計表，定期將部門工作跟蹤監(jiān)督情況上報給相關(guān)部門的管理人員以及其他有關(guān)崗位。

2.后勤工作

后勤工作是內(nèi)勤人員工作的主要部分，需要強化后勤保障直接為部門內(nèi)部其他崗位的正常運作提供支持，同時為部門目標(biāo)任務(wù)的實現(xiàn)發(fā)揮間接作用，為其他各崗位職能的順利實現(xiàn)提供物質(zhì)與服務(wù)。內(nèi)勤人員需要從整體上對行政后勤保衛(wèi)等工作進行指導(dǎo)、協(xié)調(diào)、監(jiān)督與管理，明確部門行政制度并采取各種措施保障制度有效實施，做好部門內(nèi)部制度、文案等編訂、宣傳以及實施、監(jiān)督等工作，同時對部門的各種資料、辦公用品等進行管理，與人力資源部做好對接并支持后者加強勞動合同管理，對部門信息進行收集、整理、打印與分發(fā)[1]。

3.保管工作

從某種程度上來說，提供物品以及服務(wù)是內(nèi)勤人員的基本職能，是充分發(fā)揮內(nèi)勤作用并保障企業(yè)良好運行的關(guān)鍵。其中從提供物品的職能層面看，內(nèi)勤人員需要做好相應(yīng)的物品保管工作，應(yīng)當(dāng)對部門資產(chǎn)進行清點與保管，并需接發(fā)、處理大量文件，和其他部門展開配合，保障物品保管的有效性。另外，內(nèi)勤人員還需對各種資料、辦公用品等加強保管，確保各種物品能夠被有效保管并發(fā)揮其作用。

4.考勤工作

內(nèi)勤人員往往需要負責(zé)行政管理相關(guān)的部分事宜，其中考勤管理正是重中之重。不管是上班考勤還是會議考勤，均是內(nèi)勤人員在日常工作中需要做好的基本工作。按照部門相關(guān)制度對員工的上班以及會議參加等情況進行考勤，做好統(tǒng)計工作，定期編制報表并提供給相關(guān)管理人員。根據(jù)考勤情況，內(nèi)勤人員可以按照規(guī)定落實相應(yīng)的考勤獎勵、懲罰等工作，在保障考勤作用充分發(fā)揮的同時激發(fā)部門人員的工作積極性[2]。

二、內(nèi)勤工作中的常見問題分析

1.權(quán)責(zé)不統(tǒng)一

權(quán)責(zé)統(tǒng)一是組織機構(gòu)健全化的重要體現(xiàn)。然而部分部門組織機構(gòu)存在缺陷，有著諸如人員冗余、權(quán)責(zé)劃分不明確等問題，內(nèi)勤人員的崗位職責(zé)并不清晰。在這種情況下，內(nèi)勤人員往往很難完全正確意識到自身的職責(zé)，在實踐中也很難通過準(zhǔn)確的目標(biāo)以及良好的溝通協(xié)調(diào)來提高內(nèi)勤工作質(zhì)量與效率，甚至存在較為嚴(yán)重的內(nèi)勤管理與服務(wù)問題。

2.思想意識不到位

缺乏良好的服務(wù)意識，意味著內(nèi)勤人員往往不能在實踐中做到主動服務(wù)，無法充分發(fā)揮內(nèi)勤工作在支持部門運行管理方面的優(yōu)勢與作用。缺乏良好的全局意識，意味著內(nèi)勤人員在工作中難以加強統(tǒng)籌規(guī)劃、溝通交流、團結(jié)協(xié)作等，給內(nèi)勤工作的開展帶來了一定阻力。缺乏良好的保密意識，意味著內(nèi)勤人員在長期接觸部門機密信息如考勤數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)等的情況下，很可能會將這些內(nèi)容泄露出去，進而影響部門內(nèi)部員工的團結(jié)性與凝聚力，甚至?xí)?dǎo)致部門機密信息外泄[3]。

3.缺乏規(guī)劃意識與能力

內(nèi)勤工作較為繁雜，涉及諸多領(lǐng)域、崗位、人員、事務(wù)等，需要內(nèi)勤人員以良好的規(guī)劃意識與能力對所有工作進行合理規(guī)劃與安排，進而保障內(nèi)勤工作高質(zhì)量、高效率開展，有效避免各項工作相互沖突以及工作時限間的矛盾。部分內(nèi)勤人員缺乏良好規(guī)劃意識與能力，在實際工作過程中往往只是按部就班地對所有工作進行簡單排列，甚至采取隨機完成的方式進行實踐。

4.管理制度不完善

內(nèi)勤工作的開展需要以完善的管理制度作為重要依托、支撐與保障，但是目前部分企業(yè)內(nèi)勤工作相關(guān)的管理制度并不完善。要么是覆蓋范圍較窄，要么是內(nèi)勤工作管理制度之間存在漏洞、矛盾，要么是管理制度與內(nèi)勤工作本身的契合度過低[4]。在缺乏完善制度體系支撐的情況下，內(nèi)勤人員往往難以高質(zhì)量、高效率地完成各項繁雜的工作任務(wù)。

5.缺乏決策服務(wù)

內(nèi)勤工作的開展除了要保障企業(yè)各部門正常運行之外，還需要提供貼合各部門、各崗位的服務(wù)工作，需要根據(jù)實際情況進行靈活調(diào)整與創(chuàng)新，致力于強化內(nèi)勤工作的決策服務(wù)職能。而且在應(yīng)對突發(fā)事件時，要采取合理措施加以應(yīng)對和解決。不過目前部分企業(yè)內(nèi)勤崗位相關(guān)的決策服務(wù)機制并不完善，導(dǎo)致內(nèi)勤工作的職能作用很難在實踐中得到完全發(fā)揮。

6.對工具的利用不到位

現(xiàn)代化背景下，內(nèi)勤工作效率往往直接與各種工具的使用情況掛鉤，如計算機軟件、數(shù)據(jù)庫、人臉識別功能、門禁系統(tǒng)等。但是一些內(nèi)勤人員對各種先進技術(shù)手段工具的認(rèn)知與掌握不到位，在實踐中并不能充分利用這些工具優(yōu)化內(nèi)勤工作，相應(yīng)的工作效率提升效果不明顯。

三、內(nèi)勤人員做好時間管理提高工作效率的策略

1.明確職責(zé)分工

內(nèi)勤工作雖然繁雜，但在實踐中一定不能無序。只有在充分明確內(nèi)勤職責(zé)、任務(wù)的前提下，內(nèi)勤人員才能準(zhǔn)確把握自身的職責(zé)，并在實踐中積極落實本職工作，合理優(yōu)化時間管理并提高內(nèi)勤工作效率。通常來說，內(nèi)勤人員需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)草擬工作計劃總結(jié)和各類報告，按要求匯總，統(tǒng)計上報企業(yè)運行管理相關(guān)情況，及時、準(zhǔn)確統(tǒng)計有關(guān)數(shù)據(jù)，上報各種報表，做好日常考勤登記與出勤統(tǒng)計工作，做好文書材料收發(fā)、登記、閱辦與分類管理工作，落實資料、文檔、印章管理與文印工作。另外，內(nèi)勤人員還需要與相關(guān)部門、崗位人員進行有效溝通，傳遞企業(yè)相關(guān)信息、文件、制度等，按照規(guī)范建立各類報表檔案并加強管理。在日常工作中，內(nèi)勤人員需加強總結(jié)與反思，為內(nèi)勤工作的優(yōu)化提供支持。

2.加強內(nèi)勤人員隊伍建設(shè)

雖然內(nèi)勤人員屬于非技術(shù)型人才，不需要具備高水平的專業(yè)知識與技能，但其必須在多方面素養(yǎng)達到一定要求與水平才能充分勝任內(nèi)勤崗位。部門應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身實際情況，對內(nèi)勤人員需具備的綜合素養(yǎng)提出明確要求，如服務(wù)意識、全局意識、保密意識、語言表達能力、文電處理能力、會務(wù)接待能力、分析與處理問題能力、人際交往能力、拓展能力等[5]。從多個層面合理提高招聘門檻，確保進入內(nèi)勤崗位的人員綜合素養(yǎng)務(wù)必要達到一定水平。另外，針對在崗人員加強培訓(xùn)，組織內(nèi)勤人員定期參加各種進修學(xué)習(xí)、培訓(xùn)活動，結(jié)合時代發(fā)展需要以及部門發(fā)展需求逐步提升內(nèi)勤隊伍的綜合素質(zhì)。

3.完善內(nèi)勤管理制度

部門需要對內(nèi)勤管理制度加以完善，通過管理大綱、員工守則、行政管理制度、人事管理制度、考勤管理制度等支持內(nèi)勤工作的良好開展。其中行政管理制度主要包含文件管理規(guī)定、辦公用品領(lǐng)用規(guī)定、保密制度等。內(nèi)勤人員需要根據(jù)企業(yè)規(guī)定按時打印相關(guān)文件并傳遞給相應(yīng)部門、崗位的人員，按照要求與規(guī)定采集輸入、輸出信息，并為領(lǐng)導(dǎo)與有關(guān)部門決策提供信息資料。同時，內(nèi)勤人員還需要上報各部門的辦公用品需求，并根據(jù)部門實際需要進行領(lǐng)用管理。內(nèi)勤人員在實踐中需要嚴(yán)格按照制度規(guī)定落實人事管理工作，維系企業(yè)內(nèi)部穩(wěn)定并增強員工對企業(yè)的歸屬感、認(rèn)同感，充分激發(fā)員工的工作熱情與積極性。考勤管理制度主要包含考勤細則以及請假、遲到、早退和曠工的處理細則等[6]。按照制度規(guī)定嚴(yán)格落實考勤管理制度，督促員工遵守考勤規(guī)定，同時保障員工享受探親假、婚假、產(chǎn)育假等的權(quán)利。

4.周密與合理設(shè)計內(nèi)勤工作

內(nèi)勤人員應(yīng)當(dāng)具備良好的規(guī)劃意識與能力，并需要在實踐中周密與合理設(shè)計內(nèi)勤工作，既要按照不同工作的屬性進行類型劃分，也要基于工作的輕重緩急進行類型劃分。具體來看，內(nèi)勤人員可從以下幾點優(yōu)化內(nèi)勤工作中的時間安排。

4.1 分清輕重緩急。要分清各項任務(wù)的輕重緩急，提前溝通，科學(xué)安排，協(xié)助做好領(lǐng)導(dǎo)全年、月度以及每周的工作計劃表。在計劃表中，要區(qū)分常規(guī)工作和應(yīng)急工作，按任務(wù)的重要性、緊急性優(yōu)先級來協(xié)調(diào)安排領(lǐng)導(dǎo)的時間。要把日常性工作和臨時性事務(wù)分開，固定日常性工作的時間，如在相對固定的時間段給領(lǐng)導(dǎo)報送文件等。而在處理臨時性事務(wù)則要根據(jù)實際情況進行靈活調(diào)整與安排，盡量在不影響日常性工作的前提下進行有效處理[7]。

4.2 集中辦理要事。要掌握和配合好領(lǐng)導(dǎo)的時間節(jié)奏，合理有效地安排時間和任務(wù)，讓領(lǐng)導(dǎo)能夠在精力最旺盛的時間段處理最重要、最困難的工作。就自身而言，要把主要時間和精力集中在完成重要和緊急的任務(wù)上，不要因為鋪天蓋地的瑣碎小事而貽誤了領(lǐng)導(dǎo)交辦的大事。對于像起草重要文稿這類時間上不緊迫但需要集中精力的重要任務(wù)，要放在一個可以集中注意力思考的時間段。另外，針對大量繁瑣的工作，內(nèi)勤人員要學(xué)會利用現(xiàn)代信息技術(shù)進行高效率的集中化處理，進一步提高效率的同時減少不必要的精力浪費。

4.3 善用碎片時間。內(nèi)勤人員在工作過程中由于需要處理大量瑣碎事務(wù)，自然存在不少的碎片時間，需要合理利用碎片時間以提高工作效率。利用碎片時間整理存檔文件、分發(fā)通知和紀(jì)要、溝通各類會議活動安排、回復(fù)郵件和傳真等，能夠在不影響主要工作的前提下全面做好內(nèi)勤工作。而且在工作計劃中可預(yù)留一些小塊的空余時間，便于應(yīng)對突發(fā)的工作任務(wù)。

4.4 立說立行立改。接到領(lǐng)導(dǎo)指示和任務(wù)時，特別是遇到突發(fā)性、臨時性事件時，要立說立行、馬上就辦。對重要工作任務(wù)要逐一登記，及時分解細化，抓住關(guān)鍵點，設(shè)定工作完成期限，倒推各步驟的時間節(jié)點，有序推進落實。

4.5 及時溝通協(xié)調(diào)。領(lǐng)導(dǎo)部署工作任務(wù)時，要迅速準(zhǔn)確領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)意圖，對拿不準(zhǔn)或容易出錯的地方，要和領(lǐng)導(dǎo)再次確認(rèn)清楚。對于領(lǐng)導(dǎo)的各項部署，要協(xié)助做好后續(xù)落實，及時與職能部門溝通，抓好協(xié)調(diào)、跟進和督辦，并及時向領(lǐng)導(dǎo)反饋情況。

4.6 實現(xiàn)同頻共振。多從領(lǐng)導(dǎo)的視角來換位思考，多替領(lǐng)導(dǎo)想辦法、出思路和提建議，與領(lǐng)導(dǎo)形成“共振”。尤其要充分考慮內(nèi)、外部環(huán)境對領(lǐng)導(dǎo)工作的影響，了解領(lǐng)導(dǎo)所思所想，及時采取有效措施加強管理。

4.7 做好工作日志。要做好每天的工作記錄，列清第二天的工作安排。勤用“爛筆頭”，記錄下工作內(nèi)容、花費時間以及在工作過程中遇到的問題、解決思路和結(jié)果，記下工作中的收獲、體會和感悟。要經(jīng)常回頭反思，定期形成月度工作小結(jié)，總結(jié)存在的不足，從而改進工作方法，提高時間利用效率。

4.8 不斷學(xué)習(xí)提高。在日常工作中把學(xué)習(xí)作為一種常態(tài)，從書本和實踐中學(xué)，深化對中央大政方針的理解，深化對各部門工作內(nèi)容和規(guī)律的認(rèn)識，深化對法律、管理、外語、辦公自動化等各領(lǐng)域知識的了解，從而不斷提高自身能力和水平，從根本上提升工作效率。

4.9 形成流程規(guī)范。要將常態(tài)化的例行工作流程化，形成操作規(guī)范，減少完成中的不確定性，節(jié)約工作時間，提高工作效率，不斷提高工作規(guī)范化水平。例如，將工作計劃和日程安排流程、各類文稿起草范式和發(fā)文流程、各類重要會議及活動組織籌備流程等匯編成冊，并在實踐中不斷改進優(yōu)化。

5.借助現(xiàn)代化工具與手段優(yōu)化內(nèi)勤管理

合理利用計算機辦公軟件以及電子郵件、微信等工具，既能大幅提高內(nèi)勤管理工作的效率，也能強化部門內(nèi)部的有效交流和溝通。而且在移動互聯(lián)網(wǎng)時代，充分利用智能手機加強內(nèi)勤信息化管理，能夠進一步提高效率，促進內(nèi)勤人員與各崗位的有效溝通，減少信息傳遞交流所花費的時間。借助計算機系統(tǒng)強大而豐富的功能支持各項內(nèi)勤管理工作的自動化處理，同時利用打印機、復(fù)印機、傳真機等機器設(shè)備實現(xiàn)對紙質(zhì)存檔資料的自動化處理與管理，減少工作中的手寫操作情況，進一步提升內(nèi)勤工作效率。利用打卡機、臉部特征打卡等，運用大數(shù)據(jù)等先進技術(shù)對內(nèi)勤管理工作的實際情況進行綜合分析并提供相應(yīng)的優(yōu)化依據(jù)，能夠為內(nèi)勤工作效率的逐步提升帶來有力支持。

結(jié)語

綜上可知，內(nèi)勤工作雖然往往較為簡單，但是由于工作量巨大且較為繁雜，要想保障工作質(zhì)量與效率依舊十分困難。內(nèi)勤人員一定要充分意識到內(nèi)勤工作的重要性，弄清楚自身的責(zé)任，并在實踐中做好規(guī)劃，嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)定與制度進行操作，通過動態(tài)化調(diào)整與優(yōu)化、發(fā)揮現(xiàn)代化工具優(yōu)勢等方法加強時間管理，切實提升內(nèi)勤工作效率。