信息時代的數字化檔案管理

石瑩 陜煤集團神木紅柳林礦業有限公司

一、一流智慧化檔案館建設背景

（一）提升企業經濟效益，減少資源浪費

企業為了積極響應國家有關部門提出的檔案政策，在現有基礎上加大數字化檔案室的建設和管理，隨著數字化檔案室的進一步推進，當數字化檔案系統建設相對完善后，在通過各級檔案管理人員的授權和審批，企業各個工作部門以及其他基層單位需要進行檔案查詢的人員都能夠通過智慧化的檔案管理系統來實現直接搜集和查詢，這和以往的檔案管理工作相比，減少了中間大量性的檔案管理工作人員，并在極大程度上降低了檔案管理成本，有效避免了紙張資源、人力資源等的浪費。

（二）能夠有效提升企業檔案管理工作效率

以往的檔案管理工作不僅需要大量的管理人員對檔案進行整合和歸檔，而且檔案管理工作步驟比較多，過程相對麻煩，從而導致最終檔案管理的效率低下。在企業的數字化檔案管理工作中，通過系統集成，業務系統中已經處理完畢的工作形成的電子檔案能夠直接歸入檔案管理系統，檔案管理人員無須像以往一樣各部門去收集相關的檔案資料，這就在極大程度上降低了檔案工作人員的工作量，也會在一定程度上提升檔案工作人員的工作效率和工作質量[1]。另外，企業的全體工作人員都能夠利用網絡對相關的檔案信息資料進行遠距離的搜集和查找，這在極大程度上方便了檔案信息資料使用者，他們只需要對相關檔案信息進行規范的操作處理就能夠立即使用，從根本上促進了檔案信息數據的傳播效率。

（三）最大限度保證企業檔案信息資源的真實性、完整性以及可靠性

利用系統集成，在業務系統中形成的電子檔案信息就能夠直接歸入相關的檔案管理系統中，這樣就能夠從根本上保證企業電子檔案數據信息實際記錄的就是原本的檔案信息，這能夠最大限度地保證企業檔案信息資源的真實性。比如，檔案管理系統能夠隨時針對庫房溫度濕度等數據進行有效的記錄，這和以往的人工管理形式相比更加準確、精準[2]。除此之外，還能夠有效利用各個系統和檔案管理系統之間的聯系，能夠在檔案管理系統中對相關的電子檔案數據信息進行自動化智能化的收集，同時在檔案管理系統中還能夠明確看到不同電子檔案信息歷史處理記錄，從而最大限度地保證了企業檔案信息資源的可靠性。

（四）有助于積極推進企業檔案工作的升級轉型

檔案工作由以往的將檔案實體儲存作為重點逐漸向以電子數據信息等電子文件搜集使用檔案實體數字化、智能化信息為主的能夠面向企業全體員工展開為重點實現轉變。隨著數字化檔案管理工作發展，信息化、網絡化的管理方式逐漸替代了以往的人工管理，檔案管理工作的具體內容也由單一化管理檔案信息逐漸向綜合化管理發展，除此之外，最重要的是，企業的檔案服務形式逐漸從分散、被動的信息服務模式逐漸向全面、系統的服務形式轉變，檔案信息的使用打破孤本局限限制，最大限度地實現一份文件能夠實時提供多個人共享，并通過網絡實現遠程以及異地輸送，為遠程查詢搜集提供了條件，在現有基礎上，進一步增大了檔案信息的使用空間，有效提升了檔案信息的使用價值。

二、在信息時代下，積極推進數字化檔案管理的有效舉措

（一）打造專業化、高水平的數字化檔案管理人才團隊

在信息時代下的數字化檔案管理工作中，具有一定程度的綜合性和系統性，要求相關檔案管理工作人員能夠具備一定水平的檔案管理知識和檔案管理能力，同時還要求相關檔案管理人員能夠具備良好的信息素養，能夠在現有基礎上熟練進行電腦操作。

1.要從根本上加大對企業電子文件歸檔管理以及數字化檔案室建設職能部門以及分管領導的認識，充分明確信息化部門以及電子文件產生部門等在現階段企業數字化檔案室建設中扮演的重要角色。要將以上內容充分體現在相關項目任務書以及開發計劃等文件中。

2.企業內部數字化檔案是應當配備專門的管理工作人員，打造集中式數字化檔案管理室，統一提供各項存儲設施，統一各項檔案管理工作標準以及安全策略，構建統一性的數字化檔案管理模式。另外，當立檔單位通過授權獲得批準后，能夠在集中式數字化檔案管理體系中規范管理自身企業檔案，并獲得一定的檔案所有權。集中式數字化檔案室應當至少配備兩名專業的管理工作人員。

3.打造檔案部門以及信息化部門聯合工作機制。積極構建檔案部門和信息化部門聯合工作體系，進一步推進數字化當然是建設管理。首先應當要求檔案管理系統具備歸檔接收功能特點，并從根本上實現業務系統到檔案系統的歸檔轉變，保證信息化部門能夠參與到數字檔案室建設以及管理工作中，還要確保能夠有相關文件證明[3]。

4.企業還應當將數字化檔案室建設管理工作內容歸入相關管理人員崗位責任以及崗位考核中，同時還要有企業職責，文件、考核制度等證明。

5.企業還應當根據自身實際業務展開對相關檔案管理部門人員的管理技能以及信息技能的培訓，通過培訓簽到、培訓記錄以及培訓照片等證明。

（二）加強基礎設施建設，保證檔案數據信息的精準性

在從根本上加強企業數字化檔案室基礎設施建設的同時要最大限度地考慮到企業相關煤炭檔案信息的安全性以及保密性，必須選擇國產化、可靠性高的基礎設施設備。

1.機房建設。機房是數字化檔案信息集中存儲、運輸以及交換等的主要場所，對于機房的建設以及各類基礎設施的制備應當嚴格根據相關的電子信息機房規范來進行，要符合最佳的建設標準。同時還應當最大限度地考慮到機房的安全，機房的機械設施應當與工作人員的辦公區域分離開，除此之外，機房的頂部以及墻體應當設立相關的防水、防汽設備，同時還要在機房的地面加大防水以及防靜電效果。還應當及時在機房內部設立響應的防盜門以及門禁設備，包括監控、警報設備等。機房內部的消防系統可以選取潔凈氣體滅火系統，供電系統則應當使用不間斷電源，另外，機房內部還應當設立專門的空調，嚴格控制機房內部的溫度以及濕度。

2.網絡設施。網絡設施則包括路由器、防火墻以及傳輸介質等。企業內部不同級別、不同類型的信息檔案室應當從根本上根據自身企業網絡平臺安全的等級價格以及實際的應用系統需求來配置相關網絡設施，要保證網絡的安全性以及可靠性符合要求。

3.硬件設施。企業應當結合檔案管理系統以及基礎軟件系統的具體需求來配置相應的服務設施。從科學性、合理性的儲存備份角度出發，配置能夠最大限度地滿足企業檔案管理工作需求的計算機設施、掃描儀器以及打印機等。

國產服務器。企業內部國產服務器的配置通常包括網絡服務器、儲存服務器以及運用服務器。網絡服既包括內外網服，運用服務器則包括辦公智能化服務器系統以及檔案管理服務及系統等，儲存服務器則包括各種不同類型檔案，數據庫服務器以及雙機熱備服務器等。企業內部服務器的類型、質量以及使用數量等，應當充分根據企業內部系統布局和企業實際的工作需要來制定；存儲備份設施。存儲備份設施主要包括存儲服務系統以及硬盤磁帶等，存儲服務器通常情況下都會應用到企業內部的數據信息存儲工作中，適合一些數據量比較大的單位。硬盤磁帶通常情況下適用于企業內部的數據備份工作。在現階段的技術發展水平下，從保管時間以及保存環境的角度來看，檔案存儲光盤的保管時間最長，從使用方便性以及讀取效率來看，硬盤最方便讀取效率也最快，同時，硬盤的容量也比較大，適用性比較高；安全設施。企業內部的安全設施主要包括防火墻以及各種防入侵防御系統、網絡安全管理系統等。企業在建設數字化檔案，事實要嚴格根據信息安全保護的要求來進行，要從根本上保證配備相應的安全設施，同時還要加強人防以及技防等措施水平。通過防火墻以及各項防御系統來最大程度保證企業數字化檔案室重要數據信息不被非法盜取以及入侵等，除此之外，還要積極利用安全審計系統實時對網絡行為進行追蹤式管理，利用雙機熱備有效增加系統運行的安全性以及可靠性。

4.基礎軟件設施。企業應當充分結合自身信息化發展的實際情況，在保證已經統籌應用企業內部運行基礎軟件系統的情況下，根據現階段企業數字化檔案室開發以及管理的工作需要，積極配備規范性或者已經經過安全規范測試、明確登記過的自主研發基礎軟件，比如：信息化操作系統、數據庫管理系統以及智能化字符識別軟件等。

5.數字化加工場所建設。數字化加工場所建設要求應當嚴格根據有關檔案數字化外包安全管理規范進行。企業應當要將數字化加工場所設立在內部檔案管理部門獨立、封閉的建筑區域內；數字化加工場所應當從根本上滿足防火、防盜、防水以及防潮濕等安全管理規范，最大限度地保證數字化加工場所的安全性和規范性；數字化加工場所還應當積極配備一系列安全管理設備，包括監控設施以及報警系統等，最大限度地保證數字化檔案暫時存儲區域以及數字化加工工位等區域監控的全面性；數字化加工場所的監控視頻系統應當由檔案部門的專業工作人員進行管理和把控，數字化加工場所設立于檔案部門以外的，檔案部門的相關人員應當定期針對相映的視頻監控系統進行檢測和分析，另外，數字化服務部門應當將監控視頻上交到檔案部門進行保管；對視頻監控數據信息的保存應當不少于半年；檔案部門工作人員要定期對視頻監控數據進行回放和管理，在進行視頻刪除前，要確保已經留存視頻回放安全檢查記錄。

（三）加強標準體系建設

結合企業檔案室建設的總目標以及總規則，在遵守現階段國際標準以及國家標準、各項檔案行業標準的條件下，積極打造一套集數字化檔案室規劃、設計、建設為一體的建設體系，并通過系統化的活動培訓等方式積極推進現有標準的貫徹和落實，從根本上保證數字化檔案室合理規劃、科學設計、規范運行。企業在打造標準體系時應當注意：重視現階段相關標準的引用，同時注重一體化、集中式的管理模式，加強對信息化建設以及標準化建設之間相互作用的重視程度[4]。

（四）網絡平臺構建

企業數字化檔案是網絡應當同企業局域網相連接，并且同企業內部互聯網進行隔離，除此之外，管理涉密檔案的數字檔案室網絡也應當充分實現與互聯網的隔離，也可以在現有基礎上積極打造企業檔案部門局域網。網絡建設應當充分結合電子文件收集、歸檔以及檔案管理等工作的實際需要，除此之外，網絡的性能特點也要滿足圖像、視頻等不同類型數據信息傳輸的要求。

1.局域網。企業內部局域網分為外網以及內網。要確保企業內網同互聯網之間實現系統化的隔離。企業內部檔案是基礎數據庫平臺屬于內網，需要獨立建設，要和其他應用系統隔離開，并且還要有專門的負責人進行封閉式管理，以此來滿足數字化檔案信息資源入庫、整理等需求。數字化還應當結合不同情況的需求通過基礎數據庫平臺提取有關檔案數據從而為其他的網絡平臺提供多層次、多方面的共享檔案服務工作。數字化檔案室現場查詢平臺應當歸屬于內網，搜索頁面應當通過智能化搜索模式更好地為檔案查詢人員提供查檔服務。

2.保密網。企業保密網主要承擔數字化檔案室數據信息收集處理等工作，一切保密信息只能通過保密網進行處理，另外，還應當嚴格控制管理使用人員，最大限度地保證有關檔案數據信息的安全性。

3.政府網。政府網應當連接各個區域市政府計算機中心，最大限度保證數字化檔案室同進館單位檔案室網絡相連。政府網是檔案系統廣域網中的重要傳輸系統，主要的網絡構造以政府網為具體的傳輸主線，將檔案室作為網絡中心，連通各進館單位檔案室。

三、結語

隨著時代的進步，數字化的檔案管理是現階段我國檔案管理工作發展的新趨勢，它在一定基礎對我國的檔案管理工作有了更高的管理要求。在信息化的發展背景下，我們應當從根本上充分明確現階段檔案管理工作中存在的不足，積極認識到數字化檔案管理的優勢和特點，跟隨數字化檔案管理的發展趨勢，通過不斷健全各項基礎設施和相關的管理制度，最大限度地提升檔案管理人員的數字化、信息化管理素養，確保數字化檔案管理工作的有效運行。