檔案管理規范化與科學化發展

徐曉斐 膠州市疾病預防控制中心

辛金華 同濟大學附屬東方醫院膠州醫院

檔案是單位開展社會管理活動時，形成的具有保存價值的文件材料。事業單位在不斷發展中，檔案類型和數量明顯增加，從紙質檔案向電子檔案轉變，尤其是圖片、音頻、視頻等文件增多。另一方面，信息技術的普及應用，改變了傳統的管理工作模式，將信息技術應用在檔案管理中，能提高效率、降低成本。《檔案法》修訂完成后，對檔案管理提出新的要求，如何提高規范化和科學化，成為從業人員關注的重點。以下對此進行探討。

一、檔案管理的意義和四化要求

（一）檔案管理的意義

1.憑證作用。從檔案的形成過程來看，反映的是單位開展社會管理活動的全過程，因內容真實準確，具有一定的法律效用，這是和其他文獻的明顯區別[1]。從物質形態來看，部分檔案來源于當事人的手稿、印信，部分檔案記錄了當事人的聲音和形象，是對單位發展歷史的見證。

2.參考作用。檔案的參考作用非常廣泛，例如：高校畢業生進入職場，需要從學校提檔；單位內出現人事崗位調動，需要對檔案信息進行調查。所謂“察往知來，視茲故帙”，對檔案的參考作用作出高度概括。不論是人事管理，還是各項業務活動，均離不開檔案的支持，能幫助單位領導層做出科學合理的決策。

（二）檔案管理的四化要求

1.流程規范化。檔案管理流程規范化，主要體現在三個方面：①檔案收集環節，嚴格執行歸檔標準，設置明確的保管期限，保證資料內容準確客觀。②檔案整理環節，按照文件的形成時間、重要程度、相互關聯進行排序，編制頁碼，保證內容和形式上的一致性。③檔案借閱環節，明確借閱范圍，嚴格執行借閱制度，例如原始文檔一般不外借，重要文件要獲得領導審批，明確歸還時間等。

2.制度科學化。科學完善的管理制度，是檔案工作開展的依據和保障，要求做到：①從檔案形成到檔案使用，建立全過程管理制度，細化管理實施方法。②落實管理責任，明確總體要求和責任分工，增強檔案意識。③做好監督考核工作，激發工作人員的積極性，提高工作效率，確保檔案的完整與安全。

3.著錄標準化。著錄是檔案保存和利用的基礎，具有較強專業性，要根據國家和行業規則進行著錄管理。①保證著錄項目完整，包括題名、文件編號、責任人、保密等級、保管期限、載體形式、主題和關鍵詞、附件等。②工作人員需經過培訓，掌握著錄規則和要求，才能開展對應工作。

4.存取數字化。得益于信息技術的廣泛應用，檔案管理模式發生轉變，存取數字化體現在：①將紙質檔案轉化為數字檔案，提高檔案資源的傳輸效率，方便開展保存、查詢、利用等活動。②整合檔案資源，建設目錄數據庫和全文數據庫，從傳統管理模式升級為新型智能管理模式。

二、事業單位檔案管理存在的問題

在事業單位內，隨著相關宣傳教育工作開展，領導和工作人員的檔案管理意識均明顯增強，但實際管理工作依然存在一些問題，總結如下。

（一）基礎設施落后

檔案管理工作開展的前提，是有完善的基礎設施條件，否則巧婦難為無米之炊。在基層單位內，尤其是經濟發展水平落后的地區，檔案管理的基礎設施落后問題較為突出。檔案庫房或檔案室的建設標準低，只有建筑物和檔案柜，配套設施不完善，例如缺少空調、監控系統、滅火器、滅蟲設備等，不滿足防火、防盜、防蟲的要求。對于這一問題，主要原因是資金投入不足，上級提供的財政資金主要用在經濟活動上，用在檔案基礎設施建設上的資金有缺口。

（二）管理制度混亂

事業單位在檔案管理上，因缺少長期規劃，管理制度的建設不健全，沒有形成科學可行的管理模式，整體工作較為混亂。對于這一問題，主要原因有三個：1.宣傳工作不到位，部分工作人員的管理思想陳舊，將檔案管理等同于資料收集和保存，沒有認識到檔案的重要價值，也沒有進行合理開發利用[2]。2.單位在發展中，內外部環境改變，業務活動改變，檔案類型和數量改變，但管理制度沒有隨之完善，滯后于管理工作現狀。3.檔案管理制度執行時，需要領導牽頭組織，工作開展受領導的影響大，易出現多頭管理、人情管理等情況。

（三）專業人才缺乏

專業工作人員，是檔案管理的經手人，他們的技能和素質高低，直接影響檔案管理成果。隨著人才戰略的實施，單位在選擇招聘人員時，不斷提高綜合素質，為管理工作提供充足的人力保障。然而在基層事業單位中，專業人才缺乏的現象較為普遍，分析原因在于：1.現有人員年齡大，缺少完善的專業知識體系，而且思維理念陳舊，對新鮮事物的接受能力差，影響專業技能水平的提升。2.受到環境、薪資、待遇條件的影響，檔案管理對人才的吸引力不足，難以招聘到高素質人才；且人才流動性強，不利于長遠發展。3.約束激勵機制缺失或不合理，難以激發工作人員的積極性，存在僥幸、應付心理，管理效率和質量不高。

（四）信息化程度低

將信息技術融入檔案管理中是一個必然趨勢，但信息化建設需要一個過程，并非一蹴而就。部分單位在檔案管理上的信息化程度低，主要表現為：1.信息技術的推廣不到位，依然采用人工作業模式，每天面對大量的、重復性的工作任務，不僅工作效率低，而且容易出現人為差錯。2.因資金投入不足，軟硬件系統設備配置不全，例如計算機系統版本低，掃描儀、數碼相機不夠先進，在檔案轉化過程中易出現不準確、不清晰的問題。3.部門之間信息溝通不暢，不少人認為檔案管理由檔案室負責，和自身完全無關。如此造成的后果，是部門之間形成壁壘，信息不對稱，影響檔案管理質量。

（五）開發利用不足

檔案文件不是靜態的，而是隨著單位發展、人事調整而動態改變，對檔案資源進行開發利用，是管理工作的終極目的[3]。單位內檔案開發利用不足，主要表現為：1.檔案類型不豐富，以文書檔案、政治方面的方案為主，科研檔案、經濟方面的檔案少。因檔案資源單一、數量少，不利于開發利用。2.《檔案法》中對于單位檔案向社會開放有明確規定，但檔案主要為本單位服務，受限于技術、人力、制度等因素，檔案使用者提出的需求無法滿足，不僅降低了檔案的價值，也會削弱使用者的積極性。

三、檔案管理規范化與科學化的對策

（一）加快基礎設施建設

檔案管理的規范化與科學化，首先應加快基礎設施建設，滿足國家和行業規范要求。1.以庫房為例，檔案庫房、辦公室和閱覽室要分開設置，但位置距離較近；庫房面積滿足管理工作要求，并且預留出一定空間；實現“三鐵”和“八防”[4]。2.基礎設施建設項目要完善，建設標準要細化，具體到防火、防蟲和溫濕度管理，3.為了滿足建設需求，單位應加大資金投入，一方面獲得上級財政支持，另一方面對資金合理使用，達到開源節流的效果。

（二）健全管理制度體系

檔案管理的規范化與科學化，要建立健全管理制度體系。針對當前管理混亂的問題，結合單位實際情況和檔案工作需求，組織相關人員共同制定管理制度。1.根據不同的檔案類型，制定管理工作細則，明確管理要求、方法和目標。針對現行的管理制度，對不符合實際要求的內容予以剔除，對不合理的內容進行修訂，管理上的盲區和空白區及時增加相應內容。2.落實崗位職責，對工作人員進行分工，日常管理中加強監督管理，定期核查盤點，看檔案文件的完整性、規范性，總結工作中存在的問題不足，并提出有效的建議措施，促進管理水平不斷提升。3.開展績效考核，建立評價指標體系，創新評價工具，既有定性評價指標，也有定量評價指標。考核結束后，及時反饋給工作人員，利用好評價結果。

（三）提高人員綜合素質

檔案管理的規范化與科學化，要建立一支高素質的工作人員隊伍。1.從招聘環節入手，改進招聘選拔機制，例如：適當提高準入門檻，優先選擇有學歷、懂技術、會管理的人員。上崗后，通過“老帶新、熟帶生”，快速適應工作環境，掌握工作規范要求，樹立創新意識。2.針對現有人員，制定長期培訓計劃，采用多樣化的培訓方案。例如：專業知識扎實、理解能力較強的人員，開展專家講座，通過群體性教育了解新知識、掌握新技能；理解能力較差、但動手能力強的人員，采用技能比武、實訓進修的方式，重點培養實踐能力。3.制定科學可行的獎懲激勵機制，激發工作人員的主觀能動性，增強工作責任心和團隊凝聚力[5]。

（四）大力推廣信息技術

檔案管理的規范化與科學化，還要大力推廣信息技術，實現管理方法和模式上的創新。1.加大資金投入力度，用于軟件和硬件配置，通過功能模塊的合理開發應用，逐步建成完善的檔案信息化管理系統，實現數據資源共享。如此，能減輕工作人員的工作量，提高工作效率，將更多精力用在檔案服務上。2.對檔案數據進行維護和優化，完善數據資源的整合集成體制。將數據的標準化作為一項日常工作進行，延長檔案的使用周期，保障檔案的質量。3.加強安全管理，采用防火墻、數據加密、權限訪問等技術，保護檔案數據的安全，有效抵御病毒和黑客入侵。

（五）加強開發利用工作

檔案管理的規范化與科學化，最后要加強開發利用工作，充分發揮出檔案的功能和價值。1.采用會議、展覽等形式，為所有人員宣傳檔案管理的知識，認識到檔案管理的意義。通過簡報，對館藏資源、研究成果進行通報，拉近檔案和人員之間的距離。總結典型案例，突出檔案開發取得的經濟、社會效益。2.檔案使用者提出需求后，將大數據、云計算等技術運用其中，創新檢索工具、優化開發流程，盡量滿足使用者的個性需求[6]。在統計工作中，計算查詢率、借閱率，了解哪些檔案的利用率高，為開發利用提供依據。

四、新規背景下醫院科研檔案的創新管理途徑

科研檔案是科學技術研究過程中形成的記錄，屬于科研成果的一部分，是經濟社會發展和科技創新發展的基礎資源。2020年11月1日，《科學技術研究檔案管理規定》（簡稱“新規”）正式施行，為科研檔案的管理工作提出明確要求。在此背景下，加快醫院科研檔案的信息化建設，創新管理工作，實現檔案信息共享，成為醫院、檔案使用者和管理者的共同關注。

（一）科學選擇智能管理系統

科研檔案智能管理系統，要滿足以下兩點要求：1.可操作性。該系統的設計和使用，要結合檔案管理人員的技能水平，既不能過于復雜，符合管理人員的操作習慣，系統界面簡潔大方；又要保證各項功能齊全，運行程序是人性化的。2.實時性。檔案庫房的智能化管理，一大特點是檔案數據可以及時上傳至數據庫，這就要求系統對檔案信息進行采集、分析、保存時，提高運行效率，滿足實時性需求。

（二）優化檔案管理制度體系

對科研檔案管理制度體系進行優化，主要從三個方面入手：1.結合醫院的發展現狀，按照集中統一管理原則，建立科研檔案工作規章制度，涉及人員、庫房、設備、經費等方面，保證檔案工作順利開展。2.科研檔案歸檔時，重點從立項論證、研究實施及過程管理、結題驗收及績效評價、成果管理等階段入手，具有保存價值的各種形式和載體的科研文件材料，均應納入歸檔范圍。3.對科研檔案進行整理時，普通檔案依據《科學技術檔案案卷構成的一般要求》執行，電子檔案依據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》執行。

（三）加快信息化建設速度

信息化建設是實現科研檔案信息共享的基礎。1.充分利用大數據、云平臺、人工智能等新技術，為檔案數據庫和信息化管理平臺的建設提供支持，完善管理功能模塊，將檔案管理者從機械性、重復性的工作中解脫出來。2.合理選擇專業化的檔案管理軟件，結合醫院實際情況對系統功能進行開發，尤其做好網絡安全工作。例如：采用防火墻、數據加密、病毒查殺等技術，積極有效應對黑客入侵和病毒攻擊等問題，確保檔案數據庫的安全性。

五、結語

綜上所述，檔案具有憑證和參考作用，新形勢下要求檔案管理做到流程規范化、制度科學化、著錄標準化、存取數字化。針對目前事業單位檔案管理中的問題，文章從加快基礎設施建設、健全管理制度體系、提高人員綜合素質、大力推廣信息技術、加強開發利用工作5個方面，闡述了檔案管理規范化與科學化的措施，助力事業單位健康發展。