檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用

張慶磊 聊城市第三人民醫院

醫院檔案是疾病治療和控制過程活動形成的文字、圖像以及錄像等具備保存價值的原始憑證及真實信息記錄，是醫學領域中的重要信息資源。自步入信息時代以來，檔案數量劇增，傳統的手工、電腦錄入已經無法滿足檔案管理的實際需求，加強醫學檔案管理，注重數字化、信息化檔案庫的建設，實現信息資源共享，已成為醫院檔案管理的主要課題。在此形勢下，醫院要及時轉變傳統的發展觀念，在檔案管理上加大數字化手段的建設，以切實保障檔案管理的有效性，為醫院今后的長久發展打下基石。

一、檔案數字化管理概述及其在醫院檔案管理中應用的意義

所謂的檔案數字化，即以計算機技術、掃描技術、數字攝影技術、數據庫技術為核心的現代化檔案管理形態，在現代技術的作用下將檔案資源轉換為數字化形式的檔案信息，在數字化存儲形式下，檔案管理人員可靈活運用計算機系統進行管理，既有助于檔案信息的管理，也有利于檔案信息的共享。通過檔案數字化管理手段的運用，實現對醫院檔案庫的再度拓展，實現對管理模式的再創新，并通過智能化、數字化管理，有效實現對檔案信息的錄入、索引，既實現了檔案管理體系的優化，提升了管理效率，也減少了人工管理成本，對于促使醫院檔案管理的可持續發展有著重大意義。其次，在檔案數字化技術支撐下，醫院檔案管理工作部門可以將豐富的檔案資料內容完成分類、分析、總結等工作，讓檔案管理流程更加系統化、層次化，以從根本上確保醫院檔案工作的順利開展。然后，帶動醫院檔案管理人員素質的再提升。檔案數字化建設意味著當代檔案管理人員的工作水平、工作效益提出了更高水平的要求，在此過程中，檔案管理人員為適應崗位需求，必須要不斷從業余時間或者實踐中汲取經驗，學會靈活處理檔案信息安全問題，嚴格遵循職業道德標準。在處理一些檔案管理問題時，其內容復雜、操作要求更多，檔案管理人員能夠保持嚴謹的判斷力和問題處理能力去解決這些問題，從而切實保障醫院檔案管理成效。最后，通過檔案數字化管理技術的運用，切實拔高醫院的整體硬實力。檔案數字化建設除去切實提高檔案管理成效外，同樣也是為了保障醫院內部管理流程的高效展開，從而切實達到增強自身硬實力、行業競爭力的目的。檔案數字化管理的運用意味著醫院內部各個部門都會被帶動，促進本部門整體醫療效果、醫療服務水平的提升，實現本院醫療水平的不斷進步，從而為醫院今后的可持續發展奠定基礎[1]。

二、傳統醫院檔案管理中存在的問題

（一）醫院檔案種類繁多且歸檔復雜

醫院檔案涉及多個領域，并逐漸形成了多層次的綜合性學科，因而在醫學檔案當中，既包含了流行病學調查報告、監測數據以及預防措施，還包含了疫情統計資料、實驗室原始數據以及免疫規范方案等，涵蓋范圍較廣，檔案名目眾多，難以實現其收集、整理以及歸檔處理，這在一定程度上強化了對信息化、數字化管理的需求。

（二）檔案管理數字化水平不足

在新的時代背景下，互聯網已經步入到社會各大領域，讓各個領域取得了跨越式發展。然而，部分醫院在內部管理上仍未步入現代化發展軌道，在檔案管理層面依舊存在原始收工記錄、存檔的現象，既限制了醫院的發展上限，也在很大程度上降低了醫院的“軟實力”。其次，雖然當下醫院數字化水平得到了較大的提升，然而在檔案管理軟件的投入上不高，其操作步驟繁雜、實效性較低，再加上醫院檔案管理工作本身就十分繁重，極大地影響了檔案管理效率。

（三）檔案管理制度有待完善

醫院檔案記錄了醫院在不同發展時期的科研建設、基礎建設、財務活動等眾多內容，有效的檔案管理體系能夠幫助醫院自身意識到不同時期的發展軌跡，從而更加深刻地總結、反思。但就當下醫院管理的實際情況來看，部分醫院仍在采取傳統的粗放式管理制度，在管理制度上十分籠統、松懈，嚴重缺乏針對性，長期如此，也就極易造成檔案遺失、遺漏甚至惡意篡改等現象，既不利于檔案的高效、有序管理，也會在極大程度上使得醫院內部信息出現泄漏[2]。

（四）檔案管理意識較為滯后

在新的經濟條件下，醫療行業迎來了極大的變革，其公益性和事業單位性遭到了較大程度的削弱，促使自身經濟利益的提升成了醫院發展的主要方向，在內部服務、檔案管理等后勤類工作上逐漸懈怠，久而久之，醫院領導人員也就逐漸降低了對于檔案管理工作的重視性，不僅不注重檔案人員的招納，也不注重數字化檔案管理設備的建設，最終使得醫院檔案管理工作出現問題。

（五）先進的管理人才匱乏

先進的檔案管理人才不管是在數字化檔案技術的投入運用，還是在醫院的可持續發展上都有著極其重要的作用。而就具體情況來看，醫院在選拔管理人員時所設置的標準并不統一，對于檔案管理人員的要求也不高，所謂檔案管理只是做好本案室內檔案信息的收集、檢查等，這就使得檔案管理人員素質不一，或許其具備一定的檔案管理經驗，卻不具備先進的計算機操作能力，也沒有符合數字時代需求的先進管理理念，這是限制醫院檔案數字化建設的關鍵因素之一。

三、檔案數字化管理在醫院檔案管理中的應用路徑

（一）加強基礎設施建設

要想實現數字化檔案管理技術的運用，必須要保障醫院的基礎硬件設施過硬。當下醫院在硬件設施建設上要具備一定的智能性、數據性和前瞻性，要構建出一套圍繞著計算機技術的靈活結構化布線系統，只有基礎設施到位，才能為今后醫院的數字化檔案管理提供更加廣闊的運用空間。同時，醫院在選擇相關技術時也要具備一定的先進性，要綜合考慮到醫院檔案數據的復雜性，要以檔案數據的錄入、保存及檢索為中心，與此同時，為方便數字化管理技術的運用，醫院還應配置掃描儀、打印機等基礎設施，以更加方面檔案的輸出和利用[3]。

（二）創新醫院檔案管理工作理念

在新時代背景下，科學技術已經發展成熟，以互聯網技術為代表的網絡信息技術手段已經應用融入了社會的每一個角落。當下醫院已經具備了一定的檔案數字化、信息化管理能力，然而由于部分管理層缺乏對檔案管理的重視度，醫院在檔案數字化管理體系的建設上依舊困難重重。因此，醫院檔案管理部門需要將自身的管理理念進行創新，在內部構建出全新的工作服務觀念，使傳統滯后的觀念得到摒棄。首先，醫院檔案管理工作部門需要創新應用技術的工作理念，積極將網絡數字化技術手段應用到日常檔案管理工作當中。然后，要加強培訓，讓檔案管理人員能夠熟練操作現代技術手段，當今是大數據時代，各種先進的管理手段和管理方式層出不窮，這就需要醫院要讓職員工具備一定的計算機操作能力、檔案管理軟件運用能力，以促使醫院能夠在數字化平臺搭建完成后順利運用于檔案管理當中。

（三）加快檔案管理體制的建立

為保障檔案數字化手段的有效運用，醫院相關部門必須要加強促進檔案管理技術的研發與應用，在研發過程中應當嚴格遵守科學合理的機制和政策，構建出數字化檔案管理體系。醫院可以結合檔案數字化管理的內涵、特征，構建出一套完整的檔案管理體系，如在檔案管理時要嚴格按照登記-編目-檢索-利用-統計輔助五個板塊展開，對于各個板塊的檔案信息，要構建出合理的站點，以實現檔案信息的連接、互通，既提升檔案管理的安全性，也能夠保障檔案管理工作的梯度性展開。

（四）整合醫學檔案內容

為實現檔案數字化管理在醫院檔案管理中的有效運用，醫院檔案管理部門同樣要充實檔案庫，根據醫院檔案管理特點進行改革，這些內容不僅包括免疫規劃方案、醫療報告，還包括質量控制及效果評價資料，能夠真實且全面反映出醫院的真實醫療情況，將其作為其日后治療的依據。通過醫學檔案的整合，為后續檔案信息的完整錄入奠定基礎。

（五）加大數字化資源發展

數字化資源建設是醫院能夠有效運用檔案數字化管理技術的必備前提之一。醫院在數字化資源建設上要基于醫院館藏資源、醫院社會資源兩大層面，具體而言要涵蓋文書檔案、病歷檔案及人事檔案等，檔案建立時要注意編制目錄，便于后續的檢索和查詢，也有助于相關人員及時閱讀和下載。通過數字化資源的建設，將整個醫院的檔案信息有序地整理，并將其錄入到網絡系統當中。

（六）實現檔案信息的數字化錄入

檔案信息的數字化錄入是運用數字化檔案管理技術的關鍵點。對于以往的紙質檔案，管理員可以通過文字、圖片等形式將其錄入到網絡數據庫中，也可以利用掃描儀等現代設備進行錄入，通過數字化錄入，實現紙質檔案和數字檔案的同時存在，從根本上保障檔案信息的安全性。其次，對于各個檔案，要做好備份，醫院既可以建立多個數據庫，也可以選擇多臺計算機，通過對檔案信息的備份，切實保障檔案信息安全，且對于一些重要檔案，也便于醫院隨時跟進[4]。

（七）實現人工與計算機結合

檔案數字化管理的核心在于管理人員，除去創新檔案管理人員的管理理念外，還需要增強其專業技能，以有效實現人工操作與計算機的融合。就當下醫院檔案管理人員的實際情況來看，普遍存在“兩少”和“兩多”問題，即低學歷人員較多、非檔案管理人員較多，而“兩少”則體現在專業管理人員少，而具備專業管理水平和計算機操作能力人員更少，為有力解決這一問題，醫院在加強數字化建設的同時，也要加大對檔案管理人員的培訓，強化數字化、信息化技術的專業教育，讓人員既具備專業檔案管理知識，也能夠通曉計算機技術、通信技術及信息技術。只有通過培訓、招納出一批“復合型”人才，才能真正實現檔案管理人員從“保管員”到“信息員”的轉變。

（八）保障檔案管理的安全性

檔案數字化管理的運用讓檔案的安全性受到了廣泛重視，醫院工作人員需要構建出更加安全的檔案管理工作體系，確保檔案資料信息內容在信息化系統中仍然可以得到安全有效的管理保存。具體而言，為確保醫院檔案的安全性，檔案管理部門首先應當將自身的網絡數據安全保障技術進行強化，確保安全管理是以網絡技術為基礎開展的。同時，工作人員需要明確下來對檔案的監管工作，對檔案的管理進行實時監管，建立網絡防火墻，全方位提升檔案管理的安全性。對于一些重要文件，醫院要嚴格設置權限，實現分區加密，如此一來，檔案信息就難以發生丟失和泄漏。且為防止一些不必要的損失，醫院要在各個計算機安裝殺毒軟件，定期排查、殺滅計算機中的病毒，以從根本上保障檔案信息的安全性[5]。

（九）建立健全的醫院檔案管理制度

“無規矩不成方圓。”構建出一個完善的醫院檔案管理體系是當前醫院需要完成的關鍵管理工作內容。以數字化技術為基礎和背景，建立健全出完善的醫院檔案管理體系，可以顯著提升醫院檔案管理工作質量。首先，醫院檔案管理工作人員需要將知識產權的法律條例進行明確，將法律信息內容滲透到檔案管理的實際工作環節中。其次，要加強檔案管理工作過人員的法律意識觀念，以從根本上減少檔案信息泄漏、丟失的現象發生，增強檔案管理的安全性。其次，醫院檔案管理工作部門需要重點培養創新的技術人才，并對其進行定期的培訓，以及完善醫院內部的人才招聘機制，為實現數字化管理系統在醫院檔案管理中得到有效運用奠基。總之，建立健全醫院檔案管理制度，對實現數字化手段與檔案管理工作的順利融合，促使醫院檔案管理效能的提升有著重大意義。

綜上，信息時代的到來給醫院檔案管理工作帶來了極大的機遇和價值，也同樣帶來了較多的困難和挑戰，意味著當代醫院檔案管理部門要積極實現管理、工具及方法的轉變，深刻意識到數字化技術對醫院檔案管理、整體硬實力提升帶來的巨大價值，從加大硬件建設展開，從提升管理人員的信息素養、構建完整的數字化檔案管理體系及構建檔案安全管理為方向，全面確保醫院檔案管理工作的數字化、智能化落實，最終提升醫院檔案管理成效，保障醫院的可持續發展。