6S精細化管理在醫院檔案管理中的應用研究

朱玉 滕州市婦幼保健院

醫院檔案是促進醫院發展的一種基礎信息資源，對提高醫院服務質量產生的影響不容忽視。就目前而言，我國絕大部分醫院已展開了一定的檔案管理信息化建設工作，這使得檔案管理工作質量得到了明顯的提高。但為了充分發揮出檔案管理工作的重要作用，還應秉持精細化管理原則，利用精細化管理方法，對管理環節進行優化及完善。檔案管理人員可依托6S精細化管理手段，確保各項管理工作更加科學規范，使檔案管理工作的價值得以體現。

一、醫院檔案管理內涵

醫院檔案管理是指檔案管理人員對醫院檔案信息進行管理，并提供一定的業務服務。醫院檔案管理工作涵蓋檔案收集環節、整理環節、鑒定環節、存儲環節等，檔案管理的對象為檔案信息，服務對象為檔案使用者。檔案管理人員應及時解決管理過程中出現的各項問題及矛盾，利用精細化管理方法，順應時代發展潮流，提高檔案管理工作水平。

二、醫院檔案管理重要意義

在市場經濟飛速發展背景下，各行業競爭愈加激烈。對于醫療行業而言，為了提高醫院綜合競爭力，使其在激烈的行業競爭中占據有利位置，應做好醫院檔案內部管理工作。在醫院檔案管理實施過程中，醫護人員應對日常工作內容進行記錄。醫院檔案是醫護人員醫療診斷過程的反映，一旦醫院內部檔案管理工作出現不當的現象，將會導致醫護人員的工作質量受到影響。為了避免此類問題發生，在醫院檔案管理工作實施過程中，檔案管理人員應養成認真負責的工作態度，確保各項工作要點能夠落實到實際，強化各道環節管控，通過視頻、紙張及圖片等方式，對醫院內部科研工作、管理工作與醫療環節進行記錄。醫院檔案管理是醫院日常經營過程中極為重要的一項工作內容，科學完善的檔案管理措施能夠使醫院與外界之間實現更緊密的聯系。在日常工作當中，醫院檔案人員應確保各環節科學規范，積極應用先進的管理方法與理念，以此提高醫院檔案管理工作成效。

隨著醫療事業改革工作的不斷推進，現有醫療體制也發生了明顯的變化，精細化管理理念逐漸實現了一定的應用。檔案管理工作的實施要點是，將服務對象作為核心要素，從客戶角度出發，對各類問題進行解決，盡可能地淘汰煩瑣的工作內容，以此提高日常工作效率及質量。經相關研究顯示，在醫院檔案管理過程中，為了提高精細化管理模式及方法的應用水平，應做好現有檔案分類工作，以此為基礎實施針對性的管理手段，使醫院檔案管理工作流程更加簡單、標準，加強信息技術應用，提高醫院檔案匯總環節及統計環節效率，科學合理地對信息數據進行應用，為醫務人員后續各項工作的展開提供堅實的保障。

三、6S精細化管理內涵

6S精細化管理方法是一種新型的管理方法，從字面意思我們不能看出，6S精細化管理方法共有6個要素，分別為整理、整頓、清潔、清掃、素養及安全。將該種管理方法應用至檔案管理環節當中，能夠提高檔案管理質量及效率，確保檔案存儲環境干凈整潔，避免檔案出現丟失現象，提高各項工作的執行力，營造一個良好的檔案管理文化氛圍，為各項業務工作的展開打下堅實的基礎。在檔案管理環節當中，應秉持科學的原則及方法，對檔案管理過程進行完善，使檔案管理作用得以發揮。檔案管理人員應做好收集環節、整理環節、存儲環節、統計環節、使用環節的管控工作，提高醫院的檔案管理工作效果。

四、醫院檔案精細化管理現狀

醫院檔案能夠對醫院內部各項信息進行記錄，是最為原始的歷史數據，更是醫院發展的重要財富。醫院領導人員可根據檔案信息擬定未來發展目標，制定戰略發展方向。但檔案管理過程中仍存在著一定的不足之處，主要體現在以下幾點。第一，管理過程不規范。現階段，醫院管理人員大多重視經濟效益，卻忽視了檔案管理工作的重要作用，使得醫院內部缺少內容完善的檔案管理制度，導致檔案管理人員在日常工作中出現失誤現象。第二，檔案管理環境較差。部分檔案管理人員缺少良好的工作態度，未及時對檔案存儲環境進行清潔與打掃，使得檔案存儲環境較為惡劣，最終導致檔案破損現象發生，影響后續檔案查找工作的展開。第三，保密工作水平有待提高。部分檔案管理人員缺少良好的保密意識，導致檔案信息及泄漏問題出現。第四，檔案管理人員的綜合素質有待提高。就目前而言，部分醫院對檔案管理工作的重視程度不高，導致檔案管理人員綜合能力較弱。在日常工作當中，缺少專業的管理技能及方法，難以對現代科學技術手段加以應用，使得檔案整理環節、存儲環節及歸納環節的工作效果仍未達到預期要求。

五、6S精細化管理方法在醫院檔案管理中的應用

為了充分發揮出6S精細化管理方法在醫院檔案管理環節中的重要作用，應根據現階段醫院檔案管理環節中存在的各項問題，利用針對性的手段做好相應的優化及完善工作，使6S精細化管理方法能夠融入各個環節中，以此強化各道工作效率及質量，充分發揮出檔案管理工作的現實意義，推動醫院可持續發展。

（一）整理應用

醫院檔案種類繁多，數量龐大，如果沿用傳統的方法對檔案內容進行整理，將會導致整理環節消耗大量的時間成本。此外，受管理人員主觀意識影響，一些具有價值的檔案還會出現無法被利用的信息。而依托6S精細化管理方法能夠對整理環節進行優化及完善，能夠對無用檔案及有用的檔案進行劃分，及時去除無用檔案，留下有用檔案，再將有用檔案進行精細化分類管理，降低檔案管理人員的壓力，節省檔案存儲空間，使有用檔案能夠實現有效的歸檔及管理。

（二）整頓應用

在檔案管理環節當中，整頓是對有價值的檔案進行科學合理的處理，重點做好關鍵文件的標記工作，使其存放在指定位置，便于后續查找。在醫院檔案管理環節當中，應用6S精細化管理方法能夠對檔案管理部門的責任加以明確，使檔案存儲區域更加顯眼，檔案整頓過程更加規范。例如，對于醫院行政部門、人力部門及服務部門產生的各類檔案信息而言，應先由各自部門做好相應的整頓工作，在統一遞交給檔案管理部門進行存儲。對于財務部門、經營部門產生的各類檔案信息而言，則直接由各部門存檔。在檔案整頓存檔環節當中，除需做好相應的特殊處理工作外，還應以醫院制定的規章制度內容為基礎，做好檔案編號處理，分批進行存放。

（三）清掃應用

在6S精細化管理方法中，清掃是指對醫院檔案存儲環境進行清理及打掃。在清掃環節當中，應對清掃工作內容進行細分，做好醫院檔案安全防護工作。例如，定期使用紫外線消毒的方式對檔案進行消毒處理，或定期對檔案存儲環境進行全方位的打掃，使檔案存儲環境衛生標準達到規定要求，定期做好檔案存儲環境的檢測工作，判斷存儲環境溫度及濕度是否科學合理，各類設備運轉是否正常。此外，還應適當對檔案存儲環境光照條件進行調整，使室內環境適宜滿足檔案存放標準。

（四）清潔應用

在6S精細化管理方法中，清潔是清掃工作的升級，清潔的主要目的是使檔案整理環節、整頓環節及清掃環節更加科學規范，這就需要做好相關制度內容的建設工作。例如，醫院可通過擴建檔案存儲室的方式，對檔案存儲室空間功能進行劃分，便于使不同種類的檔案資料能夠實現有效的存儲。此外，還應做好檔案功能區對應管理人員的責任明確工作，確保檔案管理工作穩步推進，使檔案管理職能更加清晰明了。還應將先進的管理設備設置在檔案存儲室內，例如消防設備、消毒設備等，以此使檔案管理過程更加科學規范。還應擬定惡劣條件下檔案保護應急機制，避免惡劣環境或自然災害對檔案造成破壞及影響。還應擬定科學完善的檔案清潔制度，以此使檔案管理人員能夠養成良好的工作態度及嚴謹的工作精神，充分發揮出精細化檔案管理工作的積極意義。

（五）素養應用

6S精細化管理方法中的素養是針對人的素養，具體而言是指提高檔案管理人員的綜合能力，確保其能夠嚴格按照規范標準執行精細化管理方法。例如，應定期組織醫院檔案管理人員參加相應的技能培訓工作，使其掌握精細化管理理論及管理技術，明確行業規定及法律法規，確保其能夠對自身的工作行為進行約束及規范，根據檔案的內容做好分類管理工作，充分領悟精細化檔案管理內涵，養成良好的管理理念，提高精細化檔案管理工作成效，充分發揮出6S經濟化管理方法在醫院檔案管理過程中的重要作用。

（六）安全應用

在6S精細化管理方法中，安全是最為重要的核心理念。醫院檔案內部涉及多種機密文件，這就對管理工作提出了更高的要求。現階段，我國許多醫院已將傳統的紙質檔案轉化為電子檔案，安全管理模式也需要發生相應的調整。但在實際管理過程中，也不可忽視傳統檔案安全管理工作的實施要點。例如，對于傳統紙質檔案而言，應設置專業的紙質檔案存放區域，確保存儲環境干燥通風，避免出現火災及盜竊等事故，定期做好紙質檔案檢查工作，確保檔案內容無損壞現象，無丟失問題。對于能力允許的醫院而言，還可通過備份的方式確保檔案管理工作的安全性。對于各類電子檔案而言，應做好檔案存儲系統建設工作，配備相應的防火墻系統，提高防盜等級，加強電子安全管理，及時應用殺毒系統滅殺系統內部的存在的各類病毒，避免電子檔案出現丟失現象。此外，還可通過移動硬盤等設備對電子檔案進行備份，做好硬盤的存儲工作，確保內部資料不會出現丟失問題。

六、提高6S精細化管理方法應用水平的具體要求

（一）明確6S精細化管理目標

現階段，6S精細化檔案管理已成為醫院檔案管理重心所在，檔案管理人員應明確6S精細化管理目標，制定科學合理的管理方案，以此提高各項管理工作質量。第一，檔案管理人員應充分掌握醫院發展現狀及檔案管理工作要求，以此為基礎擬定內容完善的檔案管理策略。為了提高管理工作水平，還可制定短期管理目標。第二，應對各部門的責任進行明確。醫院檔案管理環節涉及多個部門，各部門之間需要保持緊密的溝通及交流，當出現問題時應及時解決。第三，對于工作效果優越的部門而言，應適當地給予一定的獎勵，以此強化檔案管理人員的工作積極性，確保6S精細化管理目標能夠實現。

（二）完善6S精細化管理制度

建設內容完善的醫院安全檔案管理制度，也能夠實現6S精細化管理工作要求，可從以下幾個角度出發。第一，應養成良好的6S精細化管理理念。雖然精細化管理方法極為重要，但如果管理方法應用不科學，將會使6S精細化管理工作成效受到影響。管理人員應將6S精細化管理要求與醫院發展理念相互結合，以此強化6S精細化管理工作質量。第二，應對管理環節進行科學合理的細分。6S精細化管理的重點主要集中在細節管控上，應針對各個環節做好相應的細節管控工作。第三，應建設內容完善的考核制度，結合考核結果對工作人員的能力進行判斷，提高工作人員工作積極性。對于不合格的工作人員而言，應及時辭退，避免檔案管理工作成效受到影響。

（三）完善6S精細化管理責任體系

內容完善的6S精細化醫院檔案管理制度能夠對管理人員的行為進行約束，還能夠提升各部門的工作水平，為醫院發展產生的重要影響不可忽視。通常情況下，醫院應聘請一位副院長專門負責醫院檔案管理工作，對各部門進行協調，秉持精細化管理理念，下達相關指令，進而提高精細化管理工作成效。為了全面提升醫院檔案信息化管理工作質量，還可聘請經驗豐富、技術水平高超的管理人員完成相應的管理任務。對各類醫院檔案內部管理人員而言，應使其認識到自身的職責所在。當出現管理問題時，應及時向相關的責任人進行問責，進而使各項工作有序展開。

（四）加強6S精細化管理信息化建設

在醫院檔案精細化管理環節中，也應加強信息化技術應用，推動醫院檔案管理工作信息化發展。醫院檔案管理人員應通過互聯網技術及計算機技術提高資料收集環節、整理環節及歸檔環節效率，及時解決傳統人工管理過程中存在的不足之處，確保信息應用的完整性及準確性，降低醫院檔案管理人員工作壓力，減少人力成本支出，提高醫院綜合管理水平。此外，通過信息化管理方法還能夠提高資料查閱速度，便于各科室工作有序展開。為了提升信息化水平，還應加強管理軟件研究，使檔案管理工作更加快捷高效。

目前絕大部分醫院已充分認識到檔案管理工作的重要作用，并出臺了一系列的制度規范，對醫院檔案管理環節進行約束，但仍有部分醫院未充分認識到檔案管理工作的現實意義。為了提高檔案管理工作水平，充分發揮出檔案管理工作的重要作用，應加強6S精細化管理方法應用，及時解決檔案管理環節中的存在的不足之處，使檔案管理工作更加科學規范。