新形勢下煤炭企業檔案管理數字化建設

常娜 陜西中能煤田有限公司

一、煤炭企業檔案管理數字化帶來的意義

（一）是現代企業發展的基本要求

煤炭企業數字化檔案管理工作主要指的是相關工作人員應用互聯網信息技術，配合使用現代化計算機設備，合理統計不同類型的檔案資料，統一整合成具體的電子檔案信息，此類方式有利于其人員進行快速查閱和瀏覽，首次畫家的管理能夠實現資源共享，可以在同一時間便于更多人查看，促進工作效率提升，煤炭企業需要及時轉變傳統紙質檔案管理模式，使用數字化管理方法，快速調整企業檔案管理工作整體流程以及相應管理方式，這不僅是適應時代潮流，更能降低管理成本[1]。

（二）有利于提高企業經濟效益

在煤炭企業開展檔案管理工作過程中，合理應用信息化技術以及數字化檔案處理技術，不僅僅可以進一步減輕工作人員的工作壓力以及工作負擔，也可以逐步提升煤炭企業的經濟效益，減少檔案管理工作成本，避免在檔案管理工作之中頻繁出現比較復雜的工作問題以及原則性管理問題，并在此基礎之上，幫助每一位工作人員及時規避復雜管理問題以及相應的體系化管理問題，緩解促進經濟效益的提升[2]。

（三）有利于提高工作人員效率

傳統紙質檔案管理工作具體流程比較復雜，實際的管理模式多種多樣，有可能會由于工作人員不正當操作或者是失誤操作同時出現比較復雜的數據錯誤問題，修改起來也比較困難，特別是面臨大量管理人員工作調動的問題，由于交接的不完整性，很有可能出現數據整理失誤的情況，另外，運用數字化檔案信息管理技術以及相應的互聯網信息技術，也可以及時幫助工作人員收集不同類型的工作信息以及檔案資源，避免檔案信息以及重要資源在傳輸過程中出現數據泄露問題以及數據被篡改的問題，進一步提升炭企業重要檔案管理工作的科學化、信息化、智能化、現代化水平。

（四）有利于延伸檔案資料的信息內容

傳統類型的煤炭企業檔案信息管理工作之中存在許多細節工作問題以及管理問題。管理人員無法及時獲取更加全面的檔案信息以及相關資料，工作人員也無法在第一時間快速查閱相關資料，無法準確定位資料的主體內容，也無法快速把控資料的核心信息。但是應用數字化管理技術便可以合理解決此類問題，相關工作人員也可以快速查找特定信息，逐步提升煤炭企業檔案管理部的整體質量與水平，是信息的準確性明顯增加，能夠使查閱人員在看待好好解決問題時，更加客觀公正[3]。

二、煤炭企業檔案管理工作數字化面臨的問題

（一）數化檔案管理利用率低

目前煤炭企業對于數字化管理的重要性缺乏深刻認知，于是這就導致數字化檔案管理的利用率比較低，受到傳統思想觀念的影響，過去的檔案管理方式仍然在很多煤炭企業沿用，顯然這是數字化檔案管理的作用受到了限制。

（二）電子檔案信息安全性不能保證

在煤炭企業的數字化檔案管理過程中，主要是利用計算機技術對電子文件，雖然從操作上相對簡便，而且文件查找起來也比較便捷，存儲空間所占較小，但是想要100%保證電子文件的安全性是存在困難的，電子文件在進行隨意編輯和修改后，基本不會留下任何修改痕跡，這目前是數字化檔案管理中面臨的一個嚴峻問題.

（三）極易受到載體影響

伴隨著互聯網信息技術不斷發展，相關現代化數據處理技術以及數據分析技術的更新換代速度極快，在先進計算機系統之中，數據集成鏈條可能會存在較大差異，早期電子文件檔案以及相關數據可能無法完全讀取，進而造成數據流失，可能會遭受病毒侵襲，從而損壞電子信息檔案，由于電子文件非常依賴計算機的軟硬件設備，所以想要長期保存，還需付出更多的努力[4]。

（四）檔案管理工作人員缺乏專業技術素養

對于數字化檔案管理工作沒有引起高度重視，所以員工在工作過程中缺乏專業的技術素養，這很容易導致在管理期間出現問題，甚至損害企業的經濟利益，威脅企業的自身發展，使企業數字化檔案管理工作的有序展開受到阻礙。

（五）煤炭企業領導對數字化管理重視程度不夠

一部分煤炭企業領導對于檔案信息管理工作的數字化建設缺乏有效重視，極個別煤炭企業高層管理人員依然沿用過去的檔案管理方法，也有一些領導為了能夠敷衍了事，所采用的計算機設備過于老化，不僅常常死機，而且會出現數據丟失、硬件損壞等問題，這些都不適合數字檔案的長期管理，由于領導對數字化檔案管理重視程度不夠，過于關注企業的經濟效益，所以企業檔案管理工作遲遲得不到發展[5]。

三、煤炭企業檔案管理工作數字化建設的幾點建議

（一）提高煤炭企業檔案管理者的素質與意識

如果企業管理者對于大管理的認知不夠充分，那么想要順利地開展數字化檔案管理工作非常困難，甚至還會出現明顯的滯后性。因為管理層面往往對于企業的相關活動起到一定的決策作用，甚至就會導致工作力度跟不上時代，發展需求是企業在激烈的市場競爭中難以脫穎而出，所以企業的管理者必須在經營企業期間發揮與時俱進的精神，受到新時代發展的影響，關注科技創新，發揮信息技術的作用，促進企業軟實力的不斷提升。管理者首先需要對檔案管理的數字化理念與內容有基本的認知，通過仔細的學習，確定好企業今后的發展狀態和相關制度，確保企業的數字化建設能夠有條可依。其次，從另一個角度分析，煤炭企業需要及時購買新型數字化管理設備，引導每一位工作人員正確使用互聯網信息技術以及其他類型的現代化管理技術，將硬件設施的價值發揮出來，保證大工作的數字化升級得到落實，最后時代與企業的發展有共同進步，檔案管理人員的綜合水平應維持高標準。

（二）提升經費投入力度，創造良好的檔案管理環境

從煤炭企業管理者角度出發，檔案工作的質量直接影響企業的長遠發展，固然檔案管理工作無法直接產生可觀的經濟效益，但管理人員應透過現象觀察本質，發現檔案工作所形成的延伸效益，例如會計檔案可以提高企業預算的精準度與合理性，也可為各項經濟查證提供有效的書面證明；圖紙、勘測圖等記錄檔案可以成為企業后續項目的勘察業務中極具參考價值的重要資料，有效降低其難度與資金投入，成為其重要的基礎條件，降低企業的損耗。由此可見，數字化檔案工作對企業的發展與效益具有關鍵作用，煤炭企業應不吝嗇于在檔案管理數字化建設工作中投入經費與成本，不斷學習科學的管理模式，讓檔案管理能夠為企業的戰略決定提供更有效、科學的參考與指導。企業管理者應該對數字化檔案管理建設給予充分的支持，確保投入的人力與物力可以發揮最大的效用，為檔案管理營造優質的發展環境。而企業對檔案管理提供的資金支持主要落實于兩個方面：（1）硬件設施建設。檔案管理的數字化建設需要硬件設備與基礎設施作為支撐，因此煤炭企業應在合理規劃后投入資金購買相應的設備，為檔案工作數字化發展奠定基礎。（2）人員建設。數字化檔案管理需要更為專業的技術管理人員，煤炭企業必須具備先進技術人才及專業人士，為了提高人才質量與降低人才流動性，企業必須根據人才價值提供相匹配的薪資待遇。

（三）大力培養檔案數字化專業技術人才

在煤炭企業大力開展檔案管理數字化建設過程中會發現人才缺失是直接影響管理與建設水平的關鍵因素，大部分企業當下的檔案管理人才結構與隊伍并不符合數字化建設的需求，因此煤炭企業必須進行檔案管理人才團隊的結構調整，大力引進高素質的復合型人才，強化檔案管理人員的先進技術培訓，讓管理人員能夠掌握數字化檔案管理所需的信息技術，適應檔案管理數字化趨勢，提高檔案管理人員的技術與綜合能力，組建技能與素質過硬的專業檔案管理團隊。數字檔案管理人員不僅需要具備現代化管理理念，掌握先進的檔案管理技術，還需要具備一定的信息素養，可以利用信息技術完成檔案管理工作。同時管理人員應具備不斷突破與進取的積極精神，在工作中踐行務實精神，提高檔案管理的精準性與安全性。煤炭企業一方面可由外部引進專業的數字化人才，不斷為檔案管理部門注入新鮮血液，另一方面應積極組織開展檔案管理人員的培訓活動，設計科學系統的培訓計劃，借鑒先進的檔案管理人才培養經驗，不斷提高管理人員的綜合素養。

（四）加大檔案數字化過程中的信息安全保護

數字化檔案管理可以有效提高檔案保存的全面性與檢索的便捷性，但同時隨著信息技術的應用會產生相映的信息安全風險，因此在檔案管理數字化建設過程中用重視信息安全保護。為保障網絡安全應積極應用防毒軟件，并定期更新與升級防毒軟件，降低信息泄露與黑客攻擊的風險。企業內部軟件應優先選用國產軟件，在使用軟件前應與相關部門完成安全檢測，并與軟件提供單位進行信息保密合同的簽署，從而提高軟件應用的安全性。企業應做好檔案管理人員及數字化管理過程中會涉及的其他人員的保密教育，提高所有人員的保密自覺性，對數字化檔案管理各環節進行全面的審查，明確信息錄入員、程序操作員的作業流程及范圍，提高信息安全保護工作的全面性。

（五）規范對數字化檔案管理工作的標準

標準是事物運行與推進的根本依據與基礎，科學有效的標準能夠保障工作的有序運行。對于數字化檔案管理而言，制定規范的標準更加有利于其順利推進，使數字化建設腳步更加扎實。因此，煤炭企業應針對數字化檔案管理工作建立科學有效的統一標準，雖然目前我國煤炭企業尚沒有形成完善的標準體系，但隨著檔案管理數字化建設腳步的不斷加快，相應的標準與規范必然會早日出臺。在數字化檔案管理標準中應該包括對計算機操作過程與操作標準的規范、檔案類型/存儲方式/檢索途徑的規范、數字化檔案管理的標準與規定等，從而確保煤炭企業的檔案管理數字化建設目標能夠得到有效落實。

（六）建立并完善煤炭企業檔案數字化制度

煤炭企業在落實數字化檔案管理建設過程中為了保障其穩定性，必須治掉系統的數字化建設保障制度，針對因檔案資料復雜、歸檔任務量大而容易產生的信息未及時歸檔問題應通過健全的歸檔制度進行預防與處理。通過制定完善的檔案數字化制度可以使數字化建設與檔案管理工作都有制度可依循，有效避免檔案管理工作發生混亂與錯誤。而檔案管理數字化制度應主要包含統一的歸檔日期與歸檔范圍、文檔一體化工作制度、數字檔案鑒定制度與網絡文件保密制度等。企業還應定期評測檔案管理數字化制度的合理性，由專家、管理人員及員工等不同人員對制度提出改進建議，及時有效篩除不合理制度。在檔案管理數字化制度中應對相關工作進行明確劃分，將工作對應到部門與專人，并設立移交人員與監督人員，將檔案工作進行層層劃分，確保檔案管理工作有效落實。各部門也應將檔案管理工作的完成度納入考核標準中，督促各部門檔案管理人員積極落實相關工作。

（七）加速煤炭企業檔案網絡化歸檔工作落實進程

伴隨著越來越多煤炭企業實現了網絡化辦公，網絡化與自動化辦公平臺具有極為廣泛的覆蓋面積，這位檔案網絡化歸檔提供了平臺與技術提供了有效的技術支持，檔案管理與專業技術人員應抓住這一時機與優勢提高煤炭企業檔案網絡化歸檔工作的落實速度。所謂網絡化檔案信息歸檔是指在專業人員指導下，檔案管理人員可在全職范圍內對企業各部門所生成的檔案信息進行歸檔處置意見簽署，然后由自動化辦公系統將檔案信息自動傳輸至檔案數據庫中。如此在進行年終檔案收集整理時檔案部門僅需收取移交清單即可，年底工作量降低，出錯率自然下降。同時網絡化歸檔工作也為煤炭企業檔案管理節約了人力物力，縮減了企業檔案管理的成本。

（八）配合設立煤炭企業的檔案網站

自動化辦公系統的建設與使用是檔案部門實現數字化建設的重要契機，煤炭企業在開發辦公系統時應在系統中設立數據歸檔平臺，同時收藏各種數據庫的查詢入口，如基本目錄數據庫、基層報表數據庫、單位動態數據庫等，從而實現各部門數據與信息的有效收集與傳輸，在企業日常辦公的同時完成部分檔案歸檔工作。在建立的煤炭企業檔案網站中還可適當開放訪問權限，設置用戶訪問端口，在信息服務平臺中發布非保密范圍的、可被用戶獲取的信息，讓用戶可線上查看與參考此類信息，保護用戶的知情權，提高檔案管理的透明化與公開化，同時還可優化煤炭企業運行與生產的效率。

四、結語

對于煤炭企業而言，檔案管理不僅是對過往經營成果的記錄，也是企業未來發展與決策的重要參考文件，整合分析企業的發展歷程是為研究自身的經營狀況與發展水平核心的參考與依據，而在互聯網環境下數字化建設是煤炭企業檔案管理發展的必然途徑。建立數字化檔案管理體系不僅是企業進步的必要需求，更是企業為提升管理與業績水平所做出的必然選擇。計算機技術的突破與研發為數字化檔案管理提供了技術支撐，是煤炭企業檔案管理工作可以有效地實現信息交換與傳輸功能，為檔案管理數字化建設奠定良好的外部環境，是煤炭企業自動化辦公的需求可以被充分滿足。在進行煤炭企業檔案管理數字化建設過程中應重視對檔案資源的有效開發，重點建設多媒體數據庫，通過數字化管理水平的提高，可以使檔案工作為煤炭企業的發展提供更優質的服務，更好地助力于煤炭企業的持續發展與不斷進步。