事業(yè)單位檔案管理信息化和電子化建設的重要性

于英娜 煙臺市煙臺山醫(yī)院

科學技術的進步，對我們的工作方式帶來了新變化，也提出了更高的要求。計算機的廣泛使用、無紙化辦公，對傳統(tǒng)檔案管理帶來了新的沖擊。檔案管理的信息化和數字化，可以為大眾提供高效便捷的服務，實現檔案信息的充分利用。信息化的快速普及已經延伸到各個領域，事業(yè)單位檔案管理工作也不例外，檔案管理工作信息化建設勢在必行[1]。

一、檔案管理信息化和數字化建設中存在的問題

（一）缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)

檔案信息管理要想實現標準、規(guī)范的電子化，就要先做好檔案管理工作，并使其標準化、規(guī)范化[2]。目前我國檔案管理信息系統(tǒng)，未建立電子檔案目錄，沒有制定統(tǒng)一的檔案信息管理的標準，缺乏普適性、通用性。檔案管理信息系統(tǒng)僅局限于單位內部，或者是區(qū)域內部，未能實現省內或是全國范圍內的統(tǒng)一使用。各類檔案信息系統(tǒng)的兼容性不強，不能有效實現檔案信息的資源共享。檔案管理信息系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)的兼容性不強，不能實現多系統(tǒng)的聯(lián)合辦公。同時，檔案信息管理系統(tǒng)需要大量的前期檔案信息錄入工作，沒有統(tǒng)一的電子檔案目錄，錄入信息的歸類標準不一致，不能實現檔案信息管理系統(tǒng)的高效、便捷。而檔案涉及的內容十分豐富復雜，包括文字、圖片、視頻、影像、音頻等等，沒有統(tǒng)一的分類標準，不能準確地將檔案信息歸檔，造成檔案信息管理的遺漏和缺失。

（二）計算機、網絡等軟硬件設施配套不齊全

信息化時代，網絡的覆蓋實現萬物互聯(lián)，事業(yè)單位計算機的使用率和網絡的配置率也越來越高，但是依然存在著檔案管理信息化低的問題。檔案管理信息化需要一定多數量且性能較高的計算機硬件的支撐，更需要配置高速穩(wěn)定安全的網絡軟件。但是受資金等因素的影響，并不是每個事業(yè)單位都可以為檔案管理配備數量充足且性能較好的計算機。現在還是有很多事業(yè)單位的檔案管理，只配備了一兩臺電腦，電腦的配置比較低或者電腦硬件陳舊，有的甚至是其他崗位上淘汰下來的電腦安排給檔案管理使用。事業(yè)單位沒有引進安裝新的檔案管理信息化系統(tǒng)軟件，還是停留在傳統(tǒng)的檔案管理階段。而且由于網絡建設的不成熟，網絡穩(wěn)定性不強，存在著斷網數據丟失的安全問題，使得檔案管理信息化安全風險較高。

（三）沒有健全檔案信息管理的制度

制定適合時代發(fā)展需要和事業(yè)單位檔案管理需要的檔案管理制度，是事業(yè)單位檔案管理工作的重中之重，起到綱領性的作用，從整體上對事業(yè)單位的檔案管理工作進行指導。當下的檔案管理制度，落后于社會數字化發(fā)展的步伐，不能滿足檔案管理信息化提出的檔案管理的新要求。我們現在的檔案管理制度主要還是局限于傳統(tǒng)紙質化檔案管理的一些要求和制度約束，缺少針對計算機正確使用，網絡安全維護，檔案信息系統(tǒng)的及時更新等的新出現的問題的制度要求。導致檔案管理在遇到檔案信息系統(tǒng)維護、網絡安全事故等問題時，缺少制度依據來處理相關情況，造成檔案管理信息化缺少規(guī)范性、科學性、安全性。

（四）檔案管理人員的檔案管理素養(yǎng)不高

檔案管理的信息化對我們檔案管理的工作人員的自身信息化素質提出了更高的要求。要求檔案管理人員能夠熟練地使用計算機及檔案信息管理系統(tǒng)，進行檔案信息的錄入、查詢和維護。而目前，檔案管理的工作人員對計算機的使用信息化程度不高，即使單位引進了普適性較強的檔案信息管理系統(tǒng)，也不能很好地掌握系統(tǒng)的使用方法，不能及時錄入、維護檔案信息。從而我們的檔案信息的效率和普適性大打折扣。同時，缺乏專業(yè)的網絡安全維護人員，沒有專業(yè)性較強的信息技術人員對檔案信息管理網絡進行專門的維護管理，一旦出現斷電、斷網問題，很容易導致檔案信息的丟失，也容易受到網絡病毒的攻擊。檔案管理人員檔案管理素養(yǎng)不高還體現在工作服務態(tài)度上，部分檔案管理人員工作態(tài)度不認真，工作態(tài)度散漫，不按照檔案管理規(guī)定進行操作，不能定時對檔案庫房進行除濕、通風，不能定期進行消防檢查等工作，使得檔案管理存在安全隱患。同時在辦理相關業(yè)務時，服務態(tài)度較差，不能耐心辦理群眾相關業(yè)務，不能很好地服務群眾。

（五）對檔案管理的重視程度不夠，重管理輕利用

檔案管理工作有一定的特殊性，由于檔案管理需要對檔案信息進行規(guī)范保密。檔案管理工作一般是在單獨的檔案管理室，一般不對外辦理業(yè)務。傳統(tǒng)的檔案管理人員一般是年齡比較大的工作人員，一般也不是檔案管理專業(yè)的人員。所以，大家對檔案管理工作不了解，不知道檔案管理具體是從事什么業(yè)務。對檔案管理工作不是很重視，認為檔案管理是一個不重要的工作，是一個比較清閑的工作。當前事業(yè)單位檔案管理工作重管理輕利用，在檔案管理中，一般認為能夠把需要歸入檔案的資料按時歸入檔案，整理清楚，檔案管理工作就完成了。很少去思考如何去利用好檔案資料信息。其實，檔案信息在干部考察，職稱晉升，包括家庭成員關系證明，財產公正等都會用到檔案信息。如果能夠很好地利用檔案信息，可以更好地選拔干部，使得職稱晉升更加科學公平，提高管理效率。但是當前事業(yè)單位的檔案管理還沒有得到很好的利用，大多還是停留在管理層面。

（六）檔案管理的安全意識不夠

當下，國家對安全生產十分重視，各單位各部門都強調安全生產的重要性。檔案管理工作，安全是非常重要的一環(huán)。現在檔案管理工作中存在著比較多的安全隱患。不能保證定期對庫房進行通風、除濕，檔案庫房經常在背陰面或者地下一層，庫房常年處于陰暗潮濕的環(huán)境中。檔案庫房的辦公用電不能做到人走電斷，電源插頭長年不拔，電源插座長年是通電狀態(tài)，電器電線線路老化等問題，容易產生火災安全隱患。未進行定期的消防演練，對消防知識掌握的不夠用熟練，不能準確使用消防設施，一旦發(fā)生火災等突發(fā)情況，不能很好地進行應急處理。電腦辦公和網絡的使用，可能造成檔案信息的泄露，例如移動硬盤拷貝，微信等聊天軟件傳輸等方式。同時由于網絡建設不成熟，電腦和網絡也容易受到網絡病毒的攻擊和威脅，使得檔案信息安全存在風險。

二、加強檔案管理的信息化和數字化建設的措施

（一）建設統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)

首先建設一個省域內或者市域內統(tǒng)一的檔案信息管理系統(tǒng)，實現省內或市內的檔案信息管理系統(tǒng)的統(tǒng)一。制定統(tǒng)一的電子檔案目錄，各單位根據電子檔案目錄，將檔案信息分類錄入。其次，做好檔案信息管理系統(tǒng)的檔案信息前期錄入工作，按照統(tǒng)一的標準和電子檔案目錄，安排專人進行檔案信息的錄入。檔案管理系統(tǒng)的信息錄入是一項基礎性的工作，要保證錄入信息的全面、詳細、準確，這樣才能實現檔案信息的高效利用。檔案管理系統(tǒng)的信息錄入也一項工作量很大、很繁雜的工作，需要安排足夠的工作人員進行信息的錄入。然后，在檔案管理系統(tǒng)信息全部錄入以后，要搭建信息共享平臺，實現局域內的網絡互聯(lián)互通，實現不同部門、不同單位、不同區(qū)域內的檔案信息共享，讓我們的檔案信息查詢、使用更加高效，普適性更強。同時，我們要做好檔案管理系統(tǒng)的日常信息維護和更新，及時將新的檔案信息錄入檔案管理系統(tǒng)。檔案管理電子化實施過程中，需要以檔案信息數據庫作為重要的核心和基礎。通過構建檔案信息數字庫，形成檔案信息數據集合，以此來推動檔案管理電子化的實現[3]。

（二）配套計算機、網絡等軟硬件設施

事業(yè)單位要增加資金預算，加大對檔案管理的資金傾斜和投入，配套足夠數量性能較高的計算機、信息化檔案管理庫房等硬件設施。為檔案管理配備專門的工作電腦，淘汰硬件已經陳舊的電腦，更換系統(tǒng)配置更高的電腦。建設寬敞明亮的檔案庫房，改善庫房的通風條件，及時更新檔案密集架和檔案柜，將整理好的檔案及時上架。庫房配置溫度計、除濕機、空調等設施，保證庫房的干燥常溫。引進信息化檔案管理系統(tǒng)軟件，及時學習掌握軟件的使用和維護，利用信息化檔案管理開展檔案管理相關業(yè)務，提高辦事效率，實現軟件利用價值。加強網絡建設和覆蓋，為檔案管理信息化提供高效、穩(wěn)定、安全的網絡軟件支持。必要時可以建設檔案網絡專線，實現專網專用，實現局域網內的網絡和信息安全。定期對計算機、網絡進行安全維護和檢查，確保計算機和網絡的正常運行，避免關鍵數據的丟失。

（三）健全檔案信息管理制度

檔案信息管理制度應與時俱進，緊跟時代發(fā)展的步伐，滿足檔案管理信息化建設提出的新的制度要求。應該依據國家最新的檔案管理的相關政策法規(guī)和規(guī)章制度，結合各單位的實際情況，制定適合本地區(qū)和本單位的檔案管理制度。檔案管理制度要根據時代的發(fā)展及時更新完善，以滿足新時代下檔案管理的需要。制定計算機使用制度，正確合規(guī)的使用計算機，檔案管理電腦只允許檔案管理工作人員使用，做到對工作電腦的及時關機斷電。制定檔案信息系統(tǒng)的管理規(guī)范，實現對檔案信息系統(tǒng)的及時更新、維護，及時錄入檔案信息，正確查詢檔案信息。制定科學合理的檔案網絡安全制度，確保網絡安全。對網絡設施定期檢查維護，避免斷網導致的關鍵數據丟失。對不同部門、不同單位進行網絡授權，設置網絡準入，確保網絡安全，避免網絡病毒的入侵。

（四）提高檔案管理人員的信息化素質

創(chuàng)新是檔案管理人才需要具備的基礎素質之一，要實現檔案的開放、多元化發(fā)展，檔案人才需要更新觀念，不斷探索，勇于創(chuàng)新[4]。一方面，加強對工作時間比較長的檔案管理人員的信息化培訓，包括計算機的信息化使用，檔案信息系統(tǒng)的使用和維護等方面的培訓，使得檔案管理人員能夠熟練使用計算機和檔案管理信息系統(tǒng)，做到準確、高效、科學的進行檔案信息查詢、錄入和維護。另一方面，通過事業(yè)單位統(tǒng)一招聘，引進新的專業(yè)素質高的檔案管理人才。引入的檔案管理人才具備很高的專業(yè)素養(yǎng)，掌握新的檔案管理信息技術，能夠快速適應檔案管理的信息化。在引進人才時，可以引進信息技術的專業(yè)人員，專門負責檔案信息管理系統(tǒng)和網絡安全的維護和檢修。確保網絡和數據的安全。解決一些專業(yè)性比較強的信息網絡問題。

（五）加強對檔案管理的重視，重視檔案的利用

首先，單位領導要認識到檔案管理的重要性。檔案管理可以為單位考察、選拔干部提供重要的資料依據，對干部履歷考核確認主要依據檔案信息。單位領導認識到檔案管理可以為單位發(fā)展提供人才選拔的支撐，加大對檔案管理信息化建設的重視，在政策和資金上增加對檔案管理信息化的傾斜。其次，檔案管理人員應該端正工作態(tài)度，要認識到檔案管理工作的重要性，明確檔案管理工作涉及單位重要文件決定決策，個人考核、晉升等方方面面。需要工作人員在工作時，認真整理檔案材料，避免出現人為檔案整理錯誤，避免檔案材料的遺漏，保證檔案整理的準確、清晰、全面。最后，在檔案整理規(guī)范的前提下，重視檔案信息的利用，提高檔案管理的利用效率。在做單位重要決策，解決歷史遺留問題，選拔提拔干部等工作中要充分利用檔案管理信息，依據檔案管理信息做出更加準確、科學、合理的決策，為單位選拔更優(yōu)秀的人才，為醫(yī)院發(fā)展決策提供資料依據。

（六）加強檔案管理的安全意識

現代檔案管理理論強調檔案資源的真實性、完整性以及準確性。同時，檔案資源只有具備真實性、完整性以及準確性的特征，才具有相應的價值。一旦檔案資源出現失真問題、遺失問題，勢必會給單位檔案管理工作帶來不可忽視的損失。為此，單位必須要將檔案安全管理作為一項系統(tǒng)性、基礎性的工作來抓，解決安全管理中存在的漏[5]。要做到安全生產警鐘長鳴，把檔案管理的安全放在第一位。加強檔案管理庫房的通風、除濕，定期開窗通風，用除濕機除濕，定期查看溫度計和濕度計，保證庫房溫度和濕度在合理范圍內。做到人走電斷，及時拔掉電源插頭，關閉插座電源。定期檢修線路，對老化的電器和電器線路進行及時的更換。定期開展消防演習，掌握消防知識，熟練使用消防設施，能夠對突發(fā)情況進行應急處理。檔案信息管理的重中之重是網絡安全。網絡安全一方面是網絡硬件設施的安全，及時檢修網線，避免網線老化、損壞。對電腦進行定期維護，及時更換陳舊的電腦，避免電腦死機后檔案信息的丟失。網絡安全另一方面是軟件系統(tǒng)的安全，要正確使用檔案管理信息系統(tǒng)，只有檔案管理人員才可以登錄檔案管理信息系統(tǒng)，安裝殺毒軟件，避免網絡病毒的攻擊，造成檔案信息丟失。建立局域網，檔案管理信息系統(tǒng)不與外網連接，避免通過外網將檔案信息外泄。確保檔案管理的安全性。

三、結語

檔案管理的信息化和數字化是大勢所趨，是社會發(fā)展對檔案信息管理提出的新的更高的要求。通過檔案管理的信息化和數字化建設，實現檔案信息的高效、安全和共享。