新時期電子檔案歸檔的難點和重點

陳令杰

（湖北文理學院檔案館，湖北 襄陽 441053）

相比于紙質文件來說，電子文件的歸檔方法是一項工程量較大且需要極度細致的工作。但是絕大多數電子檔案文件的管理者有礙于傳統觀念的阻礙并不認為電子檔案是一種文件，因此，忽視了對于電子檔案的歸檔，會由于工作量巨大，在工作過程中缺乏耐心和細致性。除此之外，電子檔案以及電子文件對于計算機平臺的依賴性較強，必須要借助計算機平臺進行編目和歸檔，對于一些不熟悉計算機操作流程的檔案管理者來說，在檔案歸檔管理的過程中無法像紙質檔案歸檔那樣駕輕就熟，容易在電子檔案歸檔工作過程中產生畏懼和抗拒心理。為了有效地解決的電子檔案歸檔過程中存在的一系列問題，應該在規劃電子檔案文件時，從本單位所用的辦公自動化系統以及信息管理工作系統出發，順應單位內部的檔案存儲和管理規律，摸清檔案的來源，保障電子文件能夠順利歸檔到辦公自動化以及信息管理的相關程序中，只有建立起健全且完善的檔案歸檔制度，才能為企業檔案的查詢提供準確的數據支撐。

一、電子檔案歸檔工作中存在的主要問題

隨著現代互聯網技術在各行各業的普及和應用，目前國內各大企業都已經建立了有企業特色的辦公信息平臺以及信息網絡平臺，而檔案管理人員完全可以利用現代信息平臺實現對檔案信息的傳輸和整理。但是在電子檔案歸檔過程中，由于受到了操作人員、技術以及平臺系統等問題的影響，容易出現程序代碼錯亂，造成原有檔案空白等問題。因此，需要相關工作人員在檔案歸檔工作中，能夠選擇與企業檔案特色相符合的業務軟件，按照一定的工作要求以及工作標準，對管理人員的檔案歸檔流程進行準確的設定，保障歸檔人員能夠按照規范的工作順序進行操作，有效地提升檔案歸檔工作的效率和質量。

二、電子文件歸檔的主要方法和途徑

紙質檔案作為文字信息的載體相對來說具有安全穩定的特征，但紙質檔案存在不易存儲的缺陷性。電子檔案作為信息數據的載體容量更大，檔案的存儲也更加便捷。但是電子文件的穩定性較差，容易受到硬件設備和軟件系統的影響產生損壞，因此選擇電子文件的歸檔方式對于企業信息的存儲來說是至關重要的。在多數的電子文件歸檔工作實踐中證明，利用磁盤脫機采集數據這種轉移介質的方式容易造成電子文件數據信息的丟失。尤其是遇到本身存在質量問題的磁盤，還可能會影響到后續文件的可讀性，導致文件存在部分數據丟失的問題。除此之外，為了防止企業內部數據信息的丟失，采用磁盤脫機的檔案管理方式還需要制作多份備份存檔，這不僅增加了企業內部磁盤文件的存儲量，同時還相應地加大了檔案管理工作人員的工作時長。為了解決這一問題，一種更加簡潔而安全的電子文件歸檔方式出現，采用網絡移交作為電子文件的歸檔方式并利用光盤進行備份和存儲，成了當前企業電子文件歸檔過程中常見的方式。

1.借助計算機信息管理網絡對電子文件進行歸檔處理

隨著企業內部計算機信息管理網絡平臺的建立和普及，企業內部在經營管理過程中，越來越多的重要數據信息以文件的形式被傳輸到網絡平臺管理中心。這些電子文件均是經過不同的職能管理部門經過保存和記錄后，反映了不同職能管理部門在企業中的經營管理活動。而這些文件在傳輸到企業內部的信息管理網絡中心之前，需要信息管理部門按照統一的文件格式要求對原先的數據信息進行格式轉換，在保證數據信息的完整性以及通用性的基礎上，實現對電子文件的歸檔。而對于那些并沒有傳輸到企業計算機信息管理中心且具備相應保存價值的電子文件來說，則應該交由不同的職能部門對電子文件進行編目整理[1]。除此之外，也可以利用現代化互聯網技術向檔案管理部門進行傳輸，借助信息管理網絡中心在不同業務管理機構以及檔案部門之間開通的電子文件歸檔傳遞網線，建立一個能夠依附在企業信息管理中心的專用電子文件歸檔子系統。這樣就可以將已經存儲在信息管理中心和未存儲在信息管理中心且具有保存價值的電子文件通過聯動式的系統傳遞給檔案部門。而檔案部門在與辦公自動化以及信息管理部門進行統一協商后，要對需要進行歸檔的電子文件進行統一格式要求。通常情況下，企業認定的統一格式要求并不是唯一不變的，而是可以通過通用性軟件實現對格式的轉換。目前，企業認定的電子文件統一格式主要包括dpf.Doc.Txt.EXE.的文件格式[2]。

2.選擇電子文件信息的匯總點，由計算機部門與信息管理部門統一進行歸檔

目前，大多數企業都已經開始應用oa自動化辦公平臺，而人們在信息數據傳輸的過程中，也越來越重視信息工作的系統性以及數據內容的標準性，計算機信息系統的開發以及應用也從傳統的部門分散轉變為了集中統一化的管理，打破了不同職能部門電子文件立卷的壁壘和界限，更加趨向于電子文件立卷朝著統一化的方向發展。而企業內部的計算機部門以及信息管理部門主要負責規劃，并且設置本單位的信息管理工作，是單位內部開發集約性信息管理系統的牽頭部門和骨干團隊，同時也是個部門電子文件信息的匯集點[3]。有企業內部的計算機部門以及信息管理部門將企業在經營管理過程中形成的具有保存價值的電子文件進行統一歸檔，無疑成了最佳有效的歸檔形式之一。

例如，清華大學內部的計算機與信息管理中心就研究了利用網絡技術建立校園行政信息管理系統，而在此信息管理系統中，又分為教研系統、科研系統以及人事管理這三個子系統，同時還籌建了教學的管理系統，與學生的注冊中心系統、教務處系統、財務結算中心等構成了各類型數據的存儲平臺和共享平臺。其中，注冊中心的主要功能是關注學生的選課狀況以及成績數據的傳輸等。結算中心主要是對學生日常生活中的繳費信息進行存儲。教務處系統主要是負責教學計劃、教學課程、學位授予等數據信息的傳輸和查詢。計算機與信息中心在接收到這些數據內容后，就會對這些子系統收集到的數據信息進行匯總處理，并且將匯總后的信息數據以統一的格式傳送到不同的業務管理部門，實現了數據信息的統一共享。而隨著每一階段數據的持續更新，已經過期的數據內容將會全部交由學校的檔案管理部門進行統一歸納，可以通過網絡傳輸的方式移交給檔案管理部門進行保存，也可以通過直接存入光盤的方式進行定期歸檔[4]。

總而言之，無論利用哪一種歸檔方式，都必須將電子文件形成格式統一且邊牧整齊的形式，再傳輸給檔案管理部門。而不是由檔案管理部門自行從信息管理平臺中進行搜集和下載。這樣的匯總管理方式能夠確保電子文件內部數據信息的真實性和有效性。與此同時，檔案管理部門在接收到電子文件后應該存入光盤的硬件設備中，盡可能避免用移動磁盤進行存儲[5]。

三、保障電子文件歸檔工作水平的有效策略

1.建立健全且完善的電子文件歸檔制度

大多數企業內部通過對傳統的紙質文件進行多年的歸檔工作已經積累了相應的經驗，并逐漸形成了歸檔工作的骨干團隊，具有一定的工作基礎。而開展電子文件的歸檔工作首當其沖的就是要建立起一支骨干的歸檔團隊。但由于大多數采用傳統紙質檔案，歸檔方法的管理人員對于計算機網絡以及信息管理網絡的認知不足，使用的手法較為生疏，無法像立卷歸檔人員那樣，通過多年與檔案部門進行歸檔合作已經建立了相對穩定的業務關系。因此，企業必須要加強對原本紙質檔案管理骨干團隊的培訓力度，能夠建立起與計算機平臺和信息管理中心為使用主體的歸檔工作團隊[6]。傳統的紙質檔案歸檔工作，大多數采用的是人工操作的方法，相比于電子文件的歸檔處理方式來說效率較低。因此，需要對檔案管理人員進行新知識和新技術的培訓，通過組織業務學習以及技能培訓，確保骨干團隊能夠盡快地掌握信息化以及自動化的管理知識和技能，肩負起電子文件歸檔工作這項重任。為了保障不同單位主管檔案工作的領導以及檔案立卷的牽頭人員能夠盡快地掌握計算機歸檔技術，某企業內部將探索電子文件歸檔工作列為該年度企業檔案工作會議的重要議題之一[7]。在會上明確表明，分管檔案工作的職能部門管理人員以及檔案管理部門的負責人應該將電子文件的歸檔工作列入立卷的歸檔程序。除此之外，還應該建立更加規范的電子文件歸檔流程，在對電子文件檔案來源進行調研的基礎上，能夠在工作中遵循職能因素原則，首先選擇電子文件信息綜合性較強的財務管理部門以及業務管理部門作為電子文件歸檔的重點試點區域，并且先后幾次與專門研究電子檔案歸檔工作的專業人員形成了歸檔工作小組，參照傳統的紙質檔案歸檔方法，制定出符合企業發展現狀的電子文件檔案歸檔細目[8]。

2.通過兩套制的歸檔方式保障檔案存儲的安全性

在電子檔案歸檔過程中管理人員的簽章和名字簽署是文件生效的主要標準。雖然在現代技術水平條件下已經具備了電子檔案形式，但是對于一些具備憑證作用或具備法律效力的文件，還是必須要紙質作為數據信息的載體進行保存。由于電子文件以及軟件系統作為載體，存在較強的不穩定性，而電子文件在存儲過程中也容易被攻擊或修改，因此有必要將原始的電子文件進行拷貝和存檔，以此來保證內部數據信息的安全性和有效性。目前，許多企業已經開始采用電子文件，以及紙質文件分別歸檔的雙軌制歸檔方法，歸檔的內容也形成了紙質介質和光盤介質這兩種形式，同樣的歸檔內容可以具備兩種不同的檔案存儲模式。在電子文件和紙質文件歸檔過程中，會采用不同的目錄編制方法以及存儲介質，檔案管理部門需要在每一圈紙質檔案的備考表格或目錄備注中注明，與之相對應的電子文件編碼和存儲地址。與此同時，在電子文件歸檔過程中，也應該在備注項目中填寫與之相對應的紙質文件檔案編碼以及存儲位置，方便在文件查詢或文件丟失等特殊情況下相互參照。考慮到磁盤以及光盤作為介質的電子文件在留存過程中存在耐久性以及安全性的問題，在這些問題沒有完全解決之前，以磁盤和光盤作為介質的電子文件檔案將會與紙質檔案共同并存。

在推動企業檔案管理工作長遠發展的角度上來看，如果未來電子檔案存儲的介質安全性能夠得到進一步的提升，或電子檔案的存儲技術有所改善，就可以嘗試對企業內部參考價值較高、數據信息利用價值較強的檔案采用以磁盤和光盤作為介質的歸檔方式，而紙質檔案的歸檔方法則可以作為輔助，以免在電子檔案歸檔出現問題時缺乏參照。而對于一些具有較高憑證價值的檔案來說，例如電子發票等檔案還應該采用以紙質介質檔案為主的存儲方式，可以利用磁盤或光盤介質歸檔的方法為輔。通過這種雙軌制的檔案管理模式，不僅能夠有效地提升企業內部檔案管理工作的水平，同時也能夠在保障檔案信息內容完整性和安全性的前提條件下盡可能地減少檔案占據的空間，緩解企業內部檔案管理庫房庫空間緊張的現狀。但是紙質介質和電子介質二者之間的相互結合，必須要經過企業的審慎思考，需要在確保檔案信息萬無一失的條件下才能采用這種方式。如果需要將紙質介質的歸檔方式和電子介質歸檔方式簡化合一，必須要考證信息內容的完善性和存儲安全性，在保障存儲安全的前提條件下才能采用紙質介質和電子介質簡化合一的歸檔方式。

結語

綜上所述，科學技術的發展為檔案管理工作帶來了新的著眼點，使檔案管理工作的模式以及工作理念發生了翻天覆地的變化。因此，在新的工作理念下，檔案管理人員更應該利用oa辦公平臺以及信息網絡管理中心，實現對企業內部電子文件的數字化歸檔，也可以通過建立雙軌制的檔案管理模式，在保障檔案數據信息完整性和安全性的前提條件下，有效地提升檔案管理工作的效率和質量。