如何提升行政事業單位人事檔案管理規范化水平

羅鴻艷

（四川省內江市資中縣雙龍鎮便民服務中心，四川 內江 641215）

引言

每個行政事業單位中都有完全不盡相同的崗位設立，在一個事業單位內部，每個人所在崗位以及在單位內所發揮的意義和作用都有所不同。因此，在行政事業單位中，需要根據招聘人員的個人特性進行對其所在崗位進行合理的調配，并且還需要對人員進行崗前及在職的培訓，不斷提升事業單位中人員的職業道德，這對于其工作的開展具有較大的助益。人事檔案的管理對行政事業單位的內部管理來說非常重要，行政事業單位一般都會將自身需要的部門全部設立完備，保障單位內部工作的正常開展，在部門較多的情況下，行政事業單位的人員調配就變得更加復雜。對于行政事業單位的發展來說，只有通過對人事檔案進行合理的管理與使用，才能合理地進行人員的調動。

一、行政事業單位人事檔案規范化管理的意義

1.提升人事管理的工作質量

人事管理的工作離不開檔案作為信息及數據的支持，在進行企業內部考勤檢查、面試安排以及人員調崗等工作的時候，都需要對人力資源的檔案進行仔細的查看，并且將相應的檔案放置于相應的類目中。首先，人事檔案的規范化管理讓人事管理的工作有變得更加規范，在人力資源部門開展工作的過程中，員工的具體信息、培養情況以及在企業中的職位和參與的具體項目、上司對其的評價等，都需要通過人事檔案進行有效的記錄，在人員升職會是競爭某一資源、項目的時候，人事檔案會成為參考標準之一。企業內部還是需要進行正常的運作，人事管理工作開展的時候需要以人事檔案作為工作開展的必要核心，所有的工作情況都會在企業中每個人的人事檔案上有所體現，因此，人事檔案的規范化讓人事管理變得具有公正性。

其次，切實提升工作的質量，在社會進步的同時，各行各業都推出了高效工作的概念，在事業單位對人員搭配和人力資源管理的時候同樣需要做好高效地開展工作，在認識管理的崗前培訓、崗位教育以及鍛煉等諸多環節，在人事資料規范化管理以后，人事熱播與你可以依照一定的工作流程和工作做需求完成人事管理的工作，減少了人事管理工作中出現工作錯誤的可能性。

2.反映行政事業單位的發展狀況

人事的調動情況與行政事業單位的發展狀況有一定程度的聯系，即使不是處于行政事業單位之中，在普通的企業中也能夠表現出工作人員基數越大，企業發展的越好，對于行政事業單位來說亦是如此，通過對人事檔案的規范化管理，及時地了解準確的人力資源變動數據，通過對人事變動情況的分析來了解單位的發展。另外，從事業單位發展的角度上來說，人事檔案的信息化、規范化發展也能夠反映出行政事業單位的良好發展，對于單位本身來說，只有其自身在不斷地走向規范化，其中一個部門才能受到整個單位發展的影響，建設更加規范化的認識管理制度，優化行政事業單位的人力資源管理，為行政事業單位體現更高的人力資源管理優勢[1]。

3.便于人員的招聘和調配

3.1 人員明確分類

在規范化的人事檔案管理過程中，人力資源管理部門對行政事業單位中的每一位員工的具體情況都有詳細的記錄，并且依照不同工作人員所在的部門不同，對資料進行了合理的分類。正是由于人事檔案的規范化管理，現如今，所有進入行政輝夜單位中的工作人員，在正式入職之前就需要經過政審以及個人審查，所有的個人資料都會在單位資料庫中進行備份，在后期開展崗位招聘的時候可以直接調去人事管理資料對以往的招聘標準進行查看，以其為參照制定更加合理的招聘要求。

3.2 對人員進行合理的調配

有了資料的支持，所有在行政事業中工作的工作人員在管理者的面前都可以有明確的特征記錄，其通過觀看完善的人事資料，可以了解到企業中大致的運行狀況。根據不同人的自我評價、他人評價以及在項目中表現情況來了解人員的具體情況，具有更強的參考性，在進行人員調配的時候可以根據這些信息進行合理的調配，實現員工的崗位價值，也使各個崗位都能有效地完成工作。

二、目前行政單位人事檔案管理中存在的問題

1.對規范化檔案管理的重視程度不足

人事檔案的管理與其他性質的工作不同，其并不能給行政事業單位帶來及時的經濟效益或是體現管理效果，實現人事檔案的規范化管理，其好處都體現在今后工作的過程中。但是由于其作用做不到及時體現，導致不少行政事業單位的管理人員對人事檔案的管理缺乏重視，在工作中將更多的工作精力放在一些具有經濟效益或是政治推動意義的工程項目中，事檔案的管理在行政事業單位中逐漸被邊緣化，沒有經過規范化、有效化的管理，也難以發揮人事檔案的切實作用，對于人事檔案的管理來說，是徘徊在得不到重視、難以發揮作用之間的惡性循環[2]。

2.管理體系不夠健全

管理體系的建設是為了給予人事檔案管理人員一定的工作準則，但是由于人事檔案的管理本就得不到相應的重視，在管理體系上自然也出現了不健全的問題。首先，人事檔案管理制度建設不完善，沒有在制度中明確的說明人事檔案管理人員在工作中的禁區，甚至在工作制度中沒有說明出現工作錯誤的時候應該采取的處罰辦法，這會導致發生工作錯誤的時候難以合理地制定處罰措施。

其次，人事檔案管理的工作內容劃分不清晰，在檔案管理的過程中，包括考勤的登記、整理、人員調配的考核、崗位招聘要求的制定等多項工作內容，工作內容沒有依照人力資源部門的工作人員特性進行準確的劃分，出現了部分復雜工作無人去做以及出現工作錯誤以后無法追責到個人的情況。

再次，人事檔案管理流程制定不明晰，目前，大部分行政事業單位中的人力資源管理人員都是依照自身的工作喜好開展公祖內容，對人事檔案的管理和處理順序也是由主觀意識引導。實際上，在崗位職責劃分清楚以后，不同的崗位應該在什么環節開展工作都應該有明確的規則，制定明晰的工作流程，提高認識檔案管理的工作完成度。

3.信息化管理水平較低

隨著我國科學技術的不斷發展，信息化技術在大眾的生活與工作中也得到較為深入的應用，在行政事業單位人事檔案管理工作開展的過程中，也可以應用信息化技術對工作的形式進行合理的創新。但是，現如今在大部分的行政事業單位中都呈現出信息化管理水平較低的狀況，造成這一現象的原因如下所示。

第一，資金不足，信息化管理需要建設相應的信息化設備，比如，計算機、打印機、掃描儀等，沒有充足的租金購買信息化的設備，導致部分行政事業單位人力資源部門的檔案管理工作無法進行信息化的改革[3]。

第二，檔案管理人員的信息化水平較低，在設備完善以后，還需要人事檔案管理人員能夠熟練使用信息化設備，對線上登記系統和錄入系統有較高的應用程度，才能在實際工作的過程中充分應用信息化的設備開展工作。但是，大部分的檔案管理人員自身對信息化技術并沒有了解，甚至有部分管理人員都是由事業單位內即將退休的工作人員擔任，其年紀較大，對新事物接受程度較低、學習能力較弱，很難發揮信息化設備建設的作用。

三、提升行政事業單位人事檔案管理規范化水平的策略

1.提高對人事檔案管理的重視程度

行為是思想的體現，要實現人事檔案管理的規范化，就需要提高對人事檔案管理的重視程度，是從思維上意識到這項工作的重要性，才能對這項工作的改革做出深入思考，讓工作現象發生較大程度的轉變。

首先，從行政事業單位內的領導人員角度上來說，領導人員對行政事業單位內的所有工作進行統籌的規劃和安排，對于基層的工作人員以及各部門的管理人員來說，其工作的方向都是由領導人員做出指引，因此，思想的轉變需要從領導做起。作為行政事業單位的領導人員，其需要與其他單位進行交流，對一些發展良好的單位進行學習，在一些發展好的單位中有許多規范化管理人事檔案的單位，領導人員可以對這一行為進行深入了解和觀察，再結合自身單位情況進行策略的細微調整應用。

其次，從基層的人事檔案管理人員的角度上來說，基層管理人員的工作開展完全依照單位領導人和部門領導人的工作知道開展，因此，要基層的管理人員提高對人事檔案管理規范化的重視程度，就需要領導在下達工作任務的時候充分考慮到基層工作人員的實際工作行為，將理念與工作內容進行有機的結合，并且要對基層管理人員的工作成果進行檢查，讓其意識到這是一項非常重要的工作。

2.建設完善的人事檔案管理體系

2.1 建設完善的人事檔案管理制度

制度的建設是工作開展的基本準則，在正確工作制度的指引下，工作人員充分了解到人事檔案管理工作的禁區，能夠清楚地明白有哪些行為是在工作中不能做的行為，減少工作中出現的問題，提高認識檔案管理工作的完成度。除此之外，在完善的制度中，還需要對工作錯誤進行明確的處罰規定，不同的工作錯誤行為會帶來的后果不盡相同，根據后果的嚴重性制處罰方式，今后在由員工出現工作錯誤的時候也不會出現對處罰不滿意的心理[4]。

2.2 明晰各個崗位的工作職責

在人事檔案管理的過程中，不僅僅需要管理人員對相應的檔案內容進行登記和記錄，還有人力資源管理部門對事業單位的人員調度情況、人員招聘情況的具體記錄。人事檔案管理的工作沒有進行集中分配，導致工作內容出現了部分檔案內容無人記錄、登記的情況，需要明晰各個崗位的具體工作職責，不同的崗位登記的內容不盡相同，做到所有內容完全分配，在出現工作錯誤的時候也能夠準確地進行追責。

2.3 明確人事檔案管理的工作流程

相關的領導者和管理人員應該對人事檔案管理工作進行準確的分析，在分析之后了解其工作的意義和目的，在不耽誤工作進度和額工作效率的情況下，將人事檔案管理的每一項工作的完成順序進行明確，給所有參與人事檔案管理的工作人員一定的參考意義，盡可能地減少工作錯誤。

3.推動人事檔案管理的信息化建設

信息化是所有行業改革的共同目標在，在行政事業單位人事檔案管理的時候，要切實做到推動人事檔案管理的信息化建設，可以從以下幾個方向入手。

3.1 建設完善的信息化檔案管理設備

在有相應設備的支持下，信息化的管理工作才能開展，信息化的檔案管理設備中最主要的就是先進的計算機，除此之外，還需要準備一些軟件設備，比如，人事檔案系統，線上的檔案系統是對人事檔案資料保存的信息化形式，通過系統的輸入與保存，實現以信息化的方法保存人事檔案，在系統中，可以通過對檔案中的所有信息進行比對了解。

3.2 建設網絡安全管理方式

網絡技術與信息化技術在帶來便捷的同時也帶來了更大的安全隱患，在網絡技術的支持下，黑客可以通過用病毒攻擊行政事業單位的內部人事檔案系統來獲得相應的人事資料或是破壞人事資料，在這種情況下，行政事業單位中的人事檔案資料安全性便失去了保障。因此，需要建設堅固的防火墻，預防有黑客或是不法分子對系統的攻擊。并且行政事業單位中的網絡安全防護人員還需要對信息系統進行定期的查驗和防火墻加固，確保人事檔案系統的安全性[5]。

4.建設優質的人事檔案管理隊伍

人事檔案的規范化管理需要有優質的人事檔案隊伍，管理隊伍的質量也直接決定了人事檔案管理的質量，因此，行政事業單位需要不斷提升人事檔案管理人員的綜合素養。首先，需要提升人事檔案管理人員的招聘要求，需要其具備檔案管理的專業知識，還需要有信息化工作的經驗。其次，要對人事檔案管理隊伍中的所有人開展定期的專業培訓，培訓內容包括人事調動的準則、人事招聘工作落實的途徑、對人員的管理辦法等，這些都可以幫助人事檔案管理工作的開展，提高人力資源部門員工的綜合素養。

結語

綜上所述，行政事業單位中人事檔案的管理工作中，其規范化的管理可以有效提升人事檔案管理工作的工作質量和工作效率，更加科學地對人員進行調配。但是，當下在諸多行政事業單位中，對人事檔案的管理都存在著一些問題，這些問題的存在嚴重影響了人事檔案管理的效果，需要引起行政事業單位中管理人員及人事檔案管理人員的高度重視和深入思考，根據單位內的具體情況，制定并落實有效的改革策略，讓人事管理工作能夠更加規范化的開展，在行政事業單位中形成人盡其才的狀態，提高人事管理工作的質量。