國土資源檔案信息服務存在的問題與策略

山西省呂梁市規劃和自然資源局 賈艷尼

新時代條件下，信息技術水平在不斷發展和更新，其實際應用范圍也在擴大。為使國土資源檔案能夠保持高效管理狀態，應構建相應的信息管理系統，優化信息服務質量，使國土資源檔案管理工作更加規范化和便捷化，同時為用戶提供良好的信息服務。

一、國土資源檔案內涵及價值

（一）內涵

國土資源是指我國領土主權范圍內的土地、海洋、空間等區域中含有的全部資源總稱，由全部資源信息構成國土資源檔案。從狹義上來分析，國土資源是我國領土范圍內的各種資源的全部空間，是國家和人民賴以生存和發展的基礎條件。從廣義上來看，其中不僅包括自然資源，同時含有社會資源和經濟資源。其中社會資源是指人力、科技教育相關基礎設施；經濟資源是指具有經濟效益的固定資產，所有相關資源中的信息內容整合成為國土資源信息。

國土資源檔案是將國土資源信息收集和整理，形成具有直觀性的文字、數字、表格、圖片、聲像等記錄形式，并進行分類儲存，構建成為國土資源檔案。其內部的資源內容含量相對較多，不同類型的國土資源檔案具有其相應的作用。如土地檔案記載土地的權屬情況，包括土地的位置和用途等相關數據，便于進行合理的管理和規劃[1]。

（二）價值

國土資源檔案具有十分重要的作用，其內部含有國土范圍內的資源信息，能夠幫助國家加強對資源的管理與開發效率，加快經濟發展。如通過分析國土資源信息，提高礦產勘查效率。利用國土資源能夠解決關于國土資源相關的矛盾與糾紛，如根據檔案內部信息記錄情況，判斷是否符合違法占的情況，保障土地應用的公平性[1]。此外，由于自然資源處于動態變化過程中，為加強對國土資源了解效果，需要定期進行國土資源檔案的更新和管理，為相關部門提供有價值的情報信息，進一步強化對資源的開發和保護。

二、國土資源檔案信息服務的特點與意義

（一）特點

國土資源檔案信息服務是一種檔案服務內容，其充分利用信息技術，為用戶提供國土資源檔案相關信息數據，從而滿足用戶的實際需求。其在具體的落實過程中具有較為明顯的特點：首先，社會性。國土資源檔案信息服務的服務對象是全社會人群，因此在提供相關信息服務的過程中應具有社會性，能夠結合不同使用者的實際情況提供相應的信息服務，以滿足用戶的實際需求。其次，多樣性。國土資源檔案中的信息種類較多，并且內容較為豐富，在為用戶提供檔案信息服務時，能夠結合用戶的需求情況，為其提供不同類型的信息服務，整體服務質量較高[2]。再次，專業性。國土資源檔案信息服務內部的系統結構較為專業，在收集和整理檔案信息時，會根據不同的專業特點整理，因此在提供服務時，整體內容較為專業。最后，可優化升級。國土資源檔案信息處于動態的變化中，會隨著實際資源變化情況進行調整，因此檔案信息服務會發生一定變化，同時能夠根據

（二）意義

國土資源檔案信息服務的根本內涵，是檔案管理人員為用戶提供恰當的檔案信息服務。一方面，通過檔案信息服務，可衡量國土資源檔案管理的工作質量。在檔案管理過程中，需要進行信息收集、整理和編輯等工作。只有信息管理質量達到標準，才能有效提高信息服務效果。另一方面，檔案信息服務不僅是提供信息服務的過程，同時具有較高的學術性。通過信息服務，體現出檔案管理部門的職能特點，加快檔案信息的使用效率。

三、國土資源檔案信息服務中存在的問題

（一）檔案信息化發展水平不足

在當前環境背景下，國土資源檔案管理部門為更好適應環境發展，改變了傳統的檔案信息服務方式，使用大量新的信息服務方式，如構建網絡平臺或構建公眾號等。看起來檔案信息服務類型較為豐富且整體質量得到提升，但在實際的應用過程中，仍存在網絡平臺和公眾號內容單一且更新不及時，缺乏個性化服務和人工服務等內容。部分公眾號缺乏足夠的功能和內容，形式化痕跡嚴重，不利于真正地提升國土資源檔案信息服務質量。

（二）檔案信息服務質量亟待提升

檔案信息服務管理過程中，為提高服務質量，應充分開發國土資源檔案信息進行應用，使信息服務更加充分且高效。國土資源信息類型較為豐富，不同用戶對國土資源檔案信息的需求不同，因此信息管理人員面臨的信息管理難度較大。當前檔案管理部門應用信息技術，使信息管理和應用效率得到提升，但在實際的檔案管理中，大部分信息管理系統無法應對復雜且多變的國土資源內容，導致信息應用效果不理想。因目前社會信息技術快速發展，仍缺乏全面且完善的信息管理系統，無法針對不同用戶的需求提供準確且豐富的信息服務。例如，在土地檔案中，大部分內容為土地證明和房產證等，其中自然環境中信息較少，若用戶需要江河湖泊等相關內容時，系統中的相關信息不完善，無法為用戶提供有價值及專業的信息，影響實際管理效果。

（三）檔案資源管理信息水平不足

當前國土資源檔案信息利用水平仍存在部分不足，無法滿足檔案管理需求，使信息服務質量受到影響。隨著國家對互聯網技術和信息技術應用的推廣與應用，大部分國土資源管理部門對內部信息系統進行升級，但信息化更新的結果仍是電子化儲存的方式實現國土資源檔案信息，未能實現數字化管理和智能化控制，導致管理效果不理想。在現代化需求下，應將國土資源檔案進行數字化處理，同時融入大數據技術，構建完善的信息處理和查詢系統，便于管理人員和用戶按照需求進行搜索，提高信息使用效果。部分區域的國土資源管理部門仍需要進行升級和優化，才能夠加入到信息共享平臺中，提高部門信息利用水平和信息實際利用率。

四、國土資源檔案信息服務問題原因探究

（一）檔案管理部門人員配置發展不合理

國土資源檔案管理部門中的人員配置相對不合理。首先，檔案管理部門缺乏足夠的專業性人才。檔案管理部門的人員中，相當一部分為外業對調崗人員，該部分工作人員對國土資源信息具有一定的了解，但缺乏專業的檔案管理能力，只能按照要求完成日常查閱、信息收集和檔案管理等對專業能力要求不高的工作，不能根據工作情況提出優化建議。同時部分專業性人員在長時間枯燥工作中，缺乏深度挖掘國土資源檔案信息和深度研究的時間與機會，使專業能力無法得到充分的表現[2]。其次，人員配置相對不合理。檔案信息服務過程中，需要管理人員收集國土資源內容，按照要求整理歸檔，并為用戶提供信息服務。不同環節對人員的需求量不同，忽視人員配置時，可能存在部分工作人員過于繁忙而其他人員空閑的情況，不利于提高工作效率。最后，檔案人員工作效率較低。一部分檔案管理人員缺乏對信息技術的了解，在實際操作電腦和信息系統時，學習效率低且掌握速度慢，使整體工作效率不足。隨著國土資源檔案信息服務內部信息系統的不斷完善，對員工信息技術要求逐漸提升，當前人員的技術水平難以滿足要求，使整體工作效率較低。

（二）檔案管理需求與現狀存在矛盾

檔案管理部門中的基礎建設較為薄弱，實際工作環境存在交叉混亂的情況，影響信息服務效果和業務辦理質量，同時部門信息化水平有待提升。國土資源檔案管理部門中的軟件使用時間較長，程序版本較為老舊，無法進行有效的系統升級和優化，服務器容量較小，難以滿足信息量日益增長的現狀，導致檔案管理信息服務質量無法達到標準，用戶在信息資料查詢時，不能快速且高效地獲取相關資料。同時信息化管理制度不夠完善，當前環境背景下，檔案管理要求與傳統的檔案管理制度之間存在矛盾，無法達到有效的融合發展。在國土資源信息更新時存在不及時情況，導致檔案的誤差和修改率相對較高，因此對檔案管理工作產生了較大的影響。

五、優化國土資源檔案信息服務水平具體對策

（一）優化國土資源檔案管理體系

在國土資源檔案管理體系構建過程中，應堅持實用性原則，以國土資源檔案為基礎，以用戶需求為中心，以服務理念為導向，合理構建相應的管理體系。以某國土資源檔案管理部門為例進行分析，在構建檔案管理體系時，應注意以下兩點：

（1）應加強對國土資源檔案的開發與收集，豐富國土資源檔案內容。檔案管理部門應推進數字化管理體系的落實，以提高檔案信息的整體效率[3]。定期進行資源信息的更新和優化，在發生土地資源變化以及自然環境變化等情況時，主動進行信息優化和檔案更新。加強對檔案內容的收集效果，全面提高檔案資料的豐富性。國土資源檔案管理部門在此基礎上構建了信息共享系統，不同區域的國土資源管理部門能夠在平臺上進行資料共享，進一步豐富信息資源，為用戶提供有效資料。

（2）應構建完善的管理體系，落實檔案管理責任制度，降低檔案管理過程中歸檔不及時等情況的發生概率。在進行管理時，根據檔案類型進行合理分類，并結合檔案資料管理總量設置管理范圍，明確相應的責任人，由專人負責檔案信息的收集和管理，及時向各部門進行檔案收集。為提高檔案管理效率，可制定相應的獎懲措施，一旦出現檔案去向不明情況，對檔案負責人進行懲罰，同時對檔案借閱人員進行處罰，提高其他部門人員對檔案的保護意識，杜絕檔案資料去向不明等情況發生。如國土資源檔案管理部門針對違規行為設置處罰措施，要求責任人補全資料并處罰金，以增加管理力度。

（二）制定個性化信息服務系統

為提升國土資源檔案管理信息服務質量，充分滿足用戶實際需求，應結合檔案管理部門情況以及用戶的需要，制定個性化信息服務系統。

（1）應加強對用戶信息需求的挖掘和分析。在挖掘用戶需求時，應從多個角度和方向探究。首先，應對用戶進行分類，不同類型用戶的需求不同，通過分類的方式，為用戶提供針對性內容，有利于提高檔案信息服務質量。如科研人員更需要專業性強的國土資源信息，而政府部門更傾向于了解國土資源相關的規劃和法規等內容。其次，加強對用戶的精細化管理。檔案信息服務部門可以制定相應的用戶調查問卷，結合調查問卷情況，進一步對用戶需求進行分類，了解對不同類型服務的需求程度。按照需求調整國土資源檔案信息服務內容，提高用戶體驗感。最后，為加強對用戶的了解，可以構建專門的溝通渠道和用戶反饋模塊，在接受服務后，用戶對服務質量進行評價，并點出不足之處或給出優化措施。鼓勵管理人員與用戶溝通，結合用戶反饋內容優化檔案信息服務工作，以提高服務質量。

（2）應完善檔案信息服務系統，為用戶提供個性化服務。加快構建數字化國土資源檔案信息管理機構，結合用戶信息和需求，制定完善的個性化服務系統。系統中設置服務訂單管理模塊和服務內容制定模塊。在服務訂單模塊中，用戶根據自身需求提前下訂單，管理人員按照訂單要求完成國土資源檔案信息的收集、整理等工作，并將其傳輸給用戶，完成訂單內容要求。在服務內容定制模塊構建時，應調整系統結構，根據用戶內容構建專項的信息領域，在該領域中為用戶提供內容相關的檔案資料，同時屏蔽無關信息，使信息查詢和使用效率得到充分提升。國土資源檔案管理部門在具體落實過程中，支持節約網絡化和自主化發展，在內部構建專門的資源節約網，在外部設置查詢系統，有效提升了方案信息服務質量。

（三）完善人力資源配置效果

為使國土資源檔案信息服務效果得到提升，應結合檔案管理部門的內容結構，對人力資源進行合理配置，提高管理人員專業素養。

首先，應加強對人力資源管理人員專業素質的培養與提升。在現代化檔案管理工作中，對工作人員的專業技術水平要求較高，需要充分掌握人力資源相關內容，同時了解信息技術并能夠熟練操控系統運行。檔案管理部門在該過程中應設置相應的培訓計劃，定期為員工培訓新的信息技術及相關操作，鼓勵員工自我學習，不斷提升檔案信息服務的專業性和高效性。國土資源檔案管理部門主動為員工提供不同類型的學習資料，同時在國土資源平臺中設置“智慧學習通”板塊，便于崗位人員進行學習。

其次，應調整人力資源配置結構。目前在進行人力資源配置時，主要根據管理范圍內的資源信息量優化進行人員的增減工作。在該基礎上，應結合不同管理工作的性質進行人員調整，適當增加人員數量，使管理人員能夠有時間對國土資源檔案進行深度挖掘和分析，使檔案管理質量得到進一步提升。國土資源檔案管理部門在配備人員時，根據個人能力進行合理配置。針對檔案專業水平不足的人員，如其他部門轉崗人員，可以安排接待用戶或庫房管理等專業性不強的工作；針對專業水平較高的人員，應安排檔案編研和培訓管理等工作，充分發揮員工價值。

最后，設置相應的人員激勵措施。檔案管理部門不涉及業務等內容，因此績效管理對其影響較小，難以起到良好的激勵效果。為使檔案人員保持積極的工作態度，應制定相應的獎懲制度，根據檔案文件的整理以及服務工作質量進行考核。同時對檔案的完整性和更新頻率進行核算，設置相應獎金。通過恰當的激勵措施，提高工作人員的實際效率。

（四）構建數字化檔案管理體系

通過構建數字化檔案管理體系，提高國土資源檔案信息管理和信息服務質量。

在該過程中，首先應建立數字化檔案管理平臺，利用數字化管理技術構建平臺結構，使檔案的收集、整理以及信息服務等過程均通過數字化體系完成，有效提高工作效率。同時完善平臺的功能模塊，在常規功能之外設置使用者服務中心，設置反饋通道、人工服務以及問答模塊，進一步提高檔案管理質量。其次，推進檔案信息服務智能化發展。在數字化檔案管理體系中增加智能管理系統，通過智能技術識別檔案內容，智能化信息處理及歸檔，使工作質量得到充分提升和發展。在該過程中，應搭載傳感系統、識別技術、數據處理系統以及網絡通信技術等，使系統功能更加完善。最后，提高現代化檔案服務效果。針對網絡平臺、國土資源檔案APP以及公眾號等信息服務途徑，設置專門的負責人，針對用戶的實際需求，給出相應的信息指引和幫助，使用戶順利得到相關信息。同時按時更新檔案信息資源，優化信息服務效果。國土資源檔案管理部門可充分利用大數據技術中的Hadhoop完成數據收集和加載工作，充分結合《新一代人工智能發展規劃》進行智能化方案管理體系的開發，提高檔案信息和政務信息的整合與應用。

六、結語

在現代化背景下，為充分提升國土資源檔案信息服務質量，應優化檔案管理體系，提升管理人員的綜合能力，使管理效率得到提升。此外，管理人員應提高服務意識，充分理解用戶需求并提供相應服務，提高用戶滿意度，進一步推動檔案信息服務的不斷發展。