行政機關單位數字檔案室建設探討

王彩春

（朝陽市生態環境局凌源分局，遼寧 凌源 122500）

引言

行政機關單位在運行和管理的過程中，會產生大量的檔案信息，檔案室主要就負責對這些檔案信息進行收集、整理、分類、保存和利用。伴隨著信息科技的發展和計算機的應用，大部分行政機關單位已經實現了辦公自動化、網絡化，這就對行政機關單位的檔案管理提出了更高的要求，需要檔案管理不斷朝著高度集成化、信息化以及數字化的方向發展。因此在新時期，加快進行數字檔案室建設已經成了機關單位的重點任務[1]。通過數字檔案室建設，能夠實現對檔案信息資源的數字化處理，增加電子檔案存量，并且通過集中統一的資源管理，為檔案使用者更為優質的檔案服務，提高檔案資源的利用效率，真正的發揮行政機關單位檔案信息資源的價值。

一、數字檔案室建設概述

1.概念

要加快推進行政機關單位數字檔案室建設，首先就要明確什么是數字檔案室。所謂數字檔案室，其實可以簡單地理解為在信息化技術的支持下，對傳統檔案室的升級，也就是在保持檔案室基本工作職能不變的情況下，綜合運用計算機、信息網絡等技術，對傳統紙質檔案進行轉化，通過開展數字化掃描，積累、歸檔、管理、利用各類檔案信息，以實現對檔案資料的數字化、信息化和網絡化管理[2]。在進行數字檔案室建設的過程中，不僅僅要開展數字化掃描工作，還要求行政機關單位建立與數字檔案、電子文件管理要求相適應的管理機制，完善各類軟硬件配套設施，整合有序資源。

2.特點

相比于傳統的檔案室，數字檔案室具有以下特點：一是數字化。數字檔案室采用統一的數字形式來進行檔案信息資源的存儲，不再像以往一樣由紙質載體來進行信息存儲，數字形式的信息存儲不僅具有容量大、可靠性高等的優勢，同時還方便進行信息資源的調取和查閱。二是虛擬化。傳統檔案室中的檔案信息資料大多是以實體紙質檔案、照片、錄像帶等形式存在，而數字檔案室則是對這些實體檔案資料進行數字化的加工和處理，使得這些實體檔案虛擬化，從而能夠更好地與電子檔案以及一些其他的數字資源進行集中和統一的管理。三是系統化。數字檔案室的檔案管理，主要是將檔案業務流程、標準固化在數字檔案管理系統當中，通過系統化的分析和處理，進一步提升檔案管理和資源利用的規范性、科學性[3]。四是網絡化。傳統的檔案管理主要依靠工作人員手動的進行檔案收集、資料整理，行政機關各部門也要派出專門的工作人員進行檔案移交，而通過數字檔案室的建立，所有的檔案管理操作都可以依托網絡而進行，無論是檔案信息的收集整理，還是檔案移交，都可以通過登錄相應的檔案管理平臺來完成。五是知識化。數字檔案室將文本、圖像、聲音、視頻等各類信息資源加以整合，能夠形成一個統一和完整的知識單元，在提供相應的檢索和查詢服務時，能夠直接以動態分布的方式對有關的信息和知識進行呈現，實現從傳統的檔案提供向知識提供的轉變。

3.建設要求

行政機關單位數字檔案室的建設要以檔案目錄數據庫和全文數據庫的建設為基礎，以硬盤、光盤等數字化設備為載體，以傳統載體檔案的數字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，機關單位各類檔案信息資源，包括各項業務電子數據在內的規范化管理以及資源的有效利用為目標。

二、行政機關單位數字檔案室建設的意義

1.提升檔案管理效率

行政機關單位加快進行數字檔案室建設，能夠提升檔案管理的效率。傳統的檔案管理，在進行有關檔案信息資源核對、篩選、錄入使更多的是依靠人工操作，容錯率較高。同時傳統的檔案室管理有一套嚴格的管理規章和流程，尤其是在進行檔案資料的調取和查閱時，需要進行層層的審批，缺乏一定的靈活性。而通過數字檔案室建設，依托于完善的檔案管理信息系統，不僅能夠實現檔案信息資源的數字化存儲，減少人為操作的失誤，同時還能夠簡化檔案室管理流程，根據不同部門的操作權限直接在檔案管理系統當中完成有關的信息調取和查閱，極大地提升了行政機關單位檔案管理工作的效率。

2.節約檔案管理成本

行政機關單位通過數字檔案室建設，還能夠有效地節約檔案管理的成本。在傳統檔案室中，主要是進行一些紙質檔案資料的存放，為避免紙質檔案的損壞，需要配備相應的防塵除潮設備，并且還要安排專門的人員進行看管，針對一些重要檔案資料的調取和查閱還要進行復印，使用復印件來進行查閱。即便如此，一些年代久遠的紙質檔案仍然有損毀的風險。這些都會增加行政機關單位人力、物力、財力的支出，使得檔案管理成本增加[4]。但通過建設數字檔案室，能夠真正地實現無紙化操作，并且通過對相關計算機設備的加密處理，在平時也不用派專門人員進行看管，只要做好對數字檔案信息的備份，能夠提升檔案管理的安全性和可靠性，有效節約行政機關單位檔案管理的成本。

三、行政機關單位數字檔案室建設中存在的問題

1.軟硬件平臺建設不到位

就當前行政機關單位數字檔案室的建設情況來看，存在軟硬件平臺建設不到位的問題，究其根源就在于行政機關單位缺乏對數字檔案室建設重要性的認識，致使相關的經費投入不足，由于缺乏必要的資金保障，相應的軟硬件設施配置就存在缺失。數字檔案室建設牽扯到許多方面的問題，比如數字信息技術的應用、辦公室管理系統的優化、相關專業人員的配置、信息安全管理等等[5]，因此有一部分行政機關單位認為數字檔案室建設比較麻煩，具體的建設工作遲遲難以推進。

2.缺乏對數字檔案資源的整合利用

目前雖然有一部分行政機關單位著手建立了數字檔案室，但是大多只是停留在簡單的信息查詢、入庫登記以及檔案統計這樣的基礎階段，普遍缺乏對數字檔案資源的整合利用。不能很好地建設檔案目錄數據庫和全文數據庫，同時也不能很好地完成對傳統檔案的數字化轉換以及電子文件歸檔整理工作，無法實現對于數字檔案信息數據的集中儲存和利用，降低了數字檔案的資源價值。

3.專業化數字檔案室管理人員匱乏

對于大部分的行政機關單位來說，都存在專業化的數字檔案管理人才匱乏的問題。行政機關單位內部同時具備檔案管理能力和現代化信息技術應用能力的復合型人才可謂是鳳毛麟角。現有的檔案管理人員其檔案管理理念和檔案管理方式方法比較落后，他們所掌握的知識結構和管理體系不能很好的適應數字檔案室管理的需求，也無法提供有針對性的信息服務，進而降低了行政機關單位數字檔案室建設質量和水平。

四、行政機關單位數字檔案室建設的優化舉措

1.重視數字檔案室的軟硬件平臺建設

行政機關單位要建設和利用好數字檔案室，提升行政機關單位等信息化水平，就必須要做好軟硬件平臺的建設。首先，行政機關單位領導要加強對數字檔案室建設重要性的認知，將數字大師的建設和應用成果納入到單位年度考核當中，制定完善的數字檔案室建設方案，設立專項資金專門用于支持數字檔案室建設。其次，行政機關單位必須要本著滿足現階段需要并適當超前的原則，充分估算所需檔案存儲數據容量、數據操作強度和網絡訪問量，在選用硬件設備、軟件系統以及進行網絡架構時，適當的為今后的設備擴充、系統升級以及網絡擴建留有一定的余地。首先從硬件設施建設上來看，要配置高規格服務器，滿足數字化檔案管理的海量存儲、快速查詢以及按需擴展的需求，為各用戶端的訪問提供各種共享服務的計算機[6]。同時還要配置掃描儀等必要的設備，用于對紙質檔案、照片檔案的數字化處理。其次從軟件系統建設上來看，一是要配置運行穩定、安全可靠且能夠與硬件選型相匹配的主流操作系統。二是要安裝與掃描儀設備相匹配的掃描軟件，并且根據需要安裝ps等軟件用于圖像處理。三是根據數字檔案室設計要求開發電子文件歸檔管理系統、數字檔案室管理系統、檔案查詢利用系統，滿足對檔案信息數據的采集、加工、利用及管理等基本功能需求。最后是網絡系統建設，也就是數字檔案室建設的整體網絡架構。數字檔案室中所使用的網絡必須要保持獨立性，與外部網絡實現物理隔離或者是邏輯隔離，禁止接入因特網要嚴格按照國家規定的對涉密信息系統分級管理的規定進行分級，明確安全區域。同時，在數字檔案室中要配置專門的計算機實現與行政機關單位內部辦公網、業務網之間的數據交換，要做到分層授權、專人負責，以保證檔案信息數據的安全。

2.加快行政機關單位的數字檔案資源整合利用

行政機關單位要提升數字檔案室建設水平，還有更加重視數字檔案資源的建設，加快實現行政機關單位數字檔案資源的整合利用。首先，行政機關單位的數字檔案室要建立面向全部室藏檔案的符合標準的檔案目錄數據庫、常用和珍貴檔案全文數據庫、歸檔電子文件數據庫，以實現對數字檔案信息的集中儲存和管理。其次是完成好對傳統檔案的數字化轉換工作。要求行政機關單位要嚴格按照有關的國家標準，這里建議參考《文獻檔案資料數字化工作導則》及《紙質檔案數字化技術規范》[7]，來進行有關紙質檔案的數字化轉換。同時要明確傳統檔案數字化轉換的工作原則：一是價值性原則，也就是要優先進行價值較高的檔案的數字化轉換；二是實用性原則，也就是優先選擇利用率和使用頻率較高的檔案文獻資料進行數字化轉換；三是開放性原則，也就是優先選擇非涉密、公開性的檔案文獻資料進行數字化轉換，更加便于各部門加以利用；四是特色性原則，也就是在人力物力限制條件較多的情況下，優先選擇本單位有特色的檔案文獻資料進行數字化轉換。其次是電子文件的歸檔。最后是電子文件歸檔。電子文件歸檔是行政單位進行數字檔案室建設的基礎內容，要實現對數字檔案資源的有效整合利用，就必須要保證電子文件歸檔的標準化和規范化。這就要求行政機關單位要制定統一的電子文件歸檔格式，嚴格按照《電子文件歸檔與管理規范》來統一電子檔案接收、著錄、整理加工、編研的標準。健全和完善完善相應的應用系統，數字檔案室要參照有關《電子文件管理系統通用功能要求》，設置捕獲、登記、分類、編目、著錄、存儲、數字簽名、檢索、利用、鑒定、統計、處置、格式轉換、命名、移交、審計、系統配置、用戶管理等基本功能，集成管理各門類數字檔案資源，為電子文件的真實、完整、可靠、可用提供首要保障[8]。與此同時，行政機關單位要逐步探索一體化的業務建設，實現檔案管理系統與辦公系統之間的有效銜接，在開展辦公室業務時能夠做到對電子文件的網上移交和實時歸檔，以保證數字檔案室檔案數據的完整性。

3.健全和完善數字檔案管理制度體系

行政機關單位要提升數字檔案室建設水平，還要建立健全相應的數字檔案室管理制度體系。具體就包括電子文件歸檔與管理辦法、檔案數字化技術標準、檔案安全保密制度、檔案數據網上查詢利用制度、檔案數據管理維護制度、電子檔案鑒定銷毀制度等。通過建立完善相關的制度體系，為數字檔案室的安全有序運轉提供必要的制度保障。

4.做好專業化數字檔案室管理團隊建設

行政機關單位在建設數字檔案室的過程中，要注意同步做好專業化數字檔案室管理團隊的建設。首先要加強對數字檔案室管理人員的培訓使其掌握必要的互聯網運用能力、數字化管理能力。要求檔案管理人員要結合數字化應用的現實需要，積極主動的學習計算機技術及軟件應用，具備扎實的專業知識和較高的網絡技能，從而更好地完成對有關檔案信息的獲取、組織和傳遞，為行政機關單位數字檔案室建設奠定重要的信息基礎。其次，要不斷提升檔案管理人員的服務意識，提高檔案管理人員的信息服務能力。行政機關單位要培養一批具有資源開發意識和能力的復合型人才，從而打造全新的數字資源檢索模式，為使用者提供多種查詢方式，也包括多媒體網上檢索、聯機檢索、關聯檢索、關鍵詞檢索等等，提高檔案信息利用的高效性和便捷性。除此之外，檔案管理人員在提供相應的數字化檔案服務時，要積極主動地進行信息資源的拓展，將傳統單一的數字化檔案文獻信息服務過渡到現代化的網絡信息服務中去，提高對數字化檔案的重視，在熟悉本單位數字化檔案文獻資源的基礎上，充分利用網絡數字化檔案信息資源，在不影響信息安全的前提下，實現對信息資源的良好擴充。

結語

綜上，行政機關單位數字檔案室建設是實現社會信息化發展的關鍵一環，行政機關單位要高度重視數字檔案室建設，制定完善的建設方案，明確軟硬件系統建設、制度建設、人員建設等的重點，提高數字檔案室建設和管理質量與水平。