新時期如何提升醫院檔案管理工作的標準化與規范化

付曉雷

（凌源市中心醫院，遼寧 凌源 122500）

引言

在全面深化改革的大背景下，醫院的醫療水平和服務質量得以明顯提升，醫院的經營規模也在不斷擴張，在一定程度上增加了醫院檔案管理的工作量。檔案管理其實是一項較為繁瑣的工作，對于醫院來說，檔案管理更是涉及醫院運營的方方面面，醫院檔案管理既包括人事檔案管理、公務文書檔案管理這一類的基本內容，同時又包括醫保檔案、診療檔案、醫學影像檔案、科研檔案等這一類專業性較強的內容[1]。做好檔案管理工作，能夠給醫院的醫療、服務提供重要的信息資料參考。在新時期醫院深化改革與轉型發展的過程中，對檔案管理工作提出了更高的要求，醫院必須要加快檔案管理工作的標準化與規范化建設，進一步提升檔案質量，最大程度地挖掘檔案信息資源，提升資源價值，推動醫院檔案管理工作的可持續、健康發展。

一、實現醫院檔案標準化與規范化管理的重要性

1.提升檔案管理效率

實現醫院檔案的標準化與規范化管理，能夠極大地提升檔案管理的效率。當前醫院檔案信息資料的數量不斷增加，無論是紙質版檔案還是電子版檔案，實現標準化與規范化的管理是進行檔案資源開發和利用的重要基礎[2]。通過標準化與規范化的檔案管理建設，能夠健全檔案管理與運行的相關制度，使檔案的收集、整理、分類、保存、利用等各個環節都能夠協調有序地進行，確保檔案信息資料處理的高效性和統一性，從而提升檔案管理的效率水平。

2.節約檔案管理成本

新時期加快推進醫院檔案管理的標準化與規范化建設，還能夠有效地節約檔案管理的成本。在以往的檔案管理工作中，經常存在公文重復以及立卷組合無序性的問題，這樣在進行檔案信息資料查找時，無疑會增加相應的時間成本。并且由于檔案信息資料的大量重復，在進行檔案制作時也會造成一定資金浪費。而通過檔案管理的標準化與規范化建設，能夠有效地減少信息冗余，通過對檔案信息資料的整合，避免檔案重復。并且在標準化管理的要求下，會統一檔案制作流程、統一驗收標準、統一檔案格式，這些都能夠有效省去在以往檔案管理中存在的一些麻煩，從而提高檔案管理的成本效益。

3.提高檔案資源利用率

醫院檔案管理工作不斷朝著標準化與規范化的方向發展，更加有利于提升檔案資源的利用價值。檔案管理工作的最終目標就是實現檔案的價值最大化，在進行檔案管理的過程中，需要對相應的檔案信息資料進行整合、信息提取，確保使用者能夠更為快速、完整的對檔案信息資料加以檢索和利用[3]。在以往的醫院檔案管理工作中，更多是對檔案信息資料的保存，在資源開發利用上存在不到位的情況。而隨著醫院檔案管理標準化和規范化水平的不斷提升，歸檔原則更加明確、立卷重點更加清晰，同時也更為重視檔案管理服務質量的提升，會統一的進行檔案編目，分類的制作檢索和查詢目錄，切實提升了醫院檔案資源的利用率。

二、醫院檔案管理中存在的問題

1.檔案管理制度不健全

在醫院運營和發展的過程中，雖然制定有相應的檔案管理的規章制度，但是制度的覆蓋范圍不夠廣泛，更多的是集中于檔案管理這一個部門。但是醫院的檔案管理工作涉及方方面面，既包括臨床診療又包括后勤行政，都需要進行檔案資料的收集和整理，由于缺乏有力且覆蓋范圍廣的檔案管理機制，使得檔案管理工作缺乏部門間的有效配合，尤其是像醫院的臨床科室，主要是為患者提供醫療服務，相應的醫護工作人員對于檔案管理的相關工作缺乏認識和配合，很容易導致檔案管理被忽視，信息資料收集不完整，上交檔案資料的時間也不夠及時，影響了醫院檔案管理的質量和效率。

2.缺乏必要的經費投入

在醫院運營管理的過程中，普遍存在“重醫療、輕管理”的情況，大多數的醫務工作人員以及科室領導都更加重視臨床醫療服務，忽視后端的檔案管理工作，對檔案管理的標準化與規范化建設缺乏足夠的認識[4]。在這樣的情況下，醫院在設立各項經費時，就不會優先考慮檔案管理，使得在檔案管理工作的經費投入方面存在嚴重的不足，檔案管理的設施設備較為落后，維護也不到位，進而影響了醫院檔案管理標準化和規范化水平的提升。

3.檔案管理的軟硬件設施不到位

利用好先進的信息科學技術，加快推動醫院檔案管理的信息化建設，是提升醫院檔案管理標準化與規范化水平的重要基石，通過信息化建設能夠更好地幫助醫院檔案管理人員更為全面、快速和精準地進行檔案信息資料的收集和集中化的管理。但是就當前的實際情況來看，不少醫院檔案管理的信息化水平不高，軟硬件設施不到位。在信息化發展的大背景下，醫院雖然更加廣泛地使用計算機網絡、存儲服務器來提供診療服務，但是在檔案管理方面，還沒有建立起完整和統一的檔案信息化管理平臺，使得檔案管理工作仍然處于手工收集信息和監測信息的階段[5]，檔案信息化發展的步伐稍顯滯后，不利于推動醫院檔案管理的標準化與規范化發展。

4.醫院檔案歸檔范圍不明晰

醫院在開展檔案管理工作的過程中，由于缺乏一套規范性的檔案管理工作標準體系，使得醫院檔案歸檔的范圍不夠明晰，哪些檔案資料需要進行歸檔，而哪些不需要沒有明確的標準。再加上，醫院內部不少從事檔案管理工作的行政人員并不是專門的檔案管理人員，有的是辦公室行政兼任，有的是一些退休的一線醫護人員，這就導致這些工作人員對于檔案管理的相關業務不夠精練和熟悉，也就無法更為深度的協助進行檔案管理的標準化建設，且不能夠很好的開發和利用檔案資源，進而影響檔案管理水平。

三、新時期提升醫院檔案管理標準化與規范化水平的策略

1.健全和完善醫院檔案管理工作制度

新時期要切實提升醫院檔案管理的標準化與規范化水平，提高檔案收集質量，必須健全和完善醫院檔案管理的工作制度，通過體制機制的落實，確保醫院各項檔案資料都能夠得到規范化與標準化處理。首先要全面落實公文制發機制，在醫院檔案管理當中，公文制作和發放是其中非常重要的環節，也是進行檔案標準化規范化管理的基礎，公文制作與發放的質量就直接影響檔案管理的質量。因此醫院必須要從公文規劃的角度入手，加快進行醫院檔案公文制發的標準化體系建設，使醫院各科室、各后勤行政部門都能夠嚴格按照公文制發的標準進行檔案信息資料的排版和上傳，以便于檔案管理部門能夠更加集中和統一的進行分類整理，減少不必要的格式糾正這一類的工作，提升檔案管理的效率。其次要建立和完善相應的立卷歸檔機制[6]。做好立卷歸檔是進行后續檔案卷中開發利用的重要前提，因此必須要實現立卷歸檔的標準化與規范化建設。一是要確保歸檔卷宗的真實性和完整性，對于全宗入口的資料信息匯總有全方位的掌握，避免出現歸檔混亂、文件資料重復丟失等的情況。二是在歸檔工作中醫院檔案管理部門要分清主次、把握好檔案管理的重點，尤其是要注意區分一些政策性文件和其他資料，根據內容、形式、作用完成精準的分類。三是要確保立卷歸檔的時效性，通過相應的制度約束統一各科室的醫療工作信息資料移交時間，對于超出時效范圍尚未執行的有關科室及其負責人要進行相應的責任追究。最后是要加快建立和完善醫院檔案管理的質量檢查機制。要確保檔案管理的標準化與規范化水平提升，還要注重在執行階段質量檢查工作的開展，重點對檔案信息資料完整性、真實性、及時性、統一性等進行檢查，對于存在的質量問題要督促檔案管理部門加以整改。

2.加大醫院檔案管理方面的經費投入

新時期醫院要提升檔案管理工作的標準化與規范化水平，還要進一步加大在檔案管理方面的經費投入。首先，要求醫院領導要增強對檔案管理工作重要性的認識，明確檔案信息資源的價值，從而設立相應的專項資金用于支持醫院檔案管理的標準化與規范化建設。其次，醫院在持續加大資金投入的過程中，要更加側重于提升檔案管理的現代化水平。在檔案管理室中，要安裝空調、除濕器等的現代化設備，提供一個良好的檔案管理環境，確保紙質檔案的安全。并且為了使檔案信息資料能夠進行分門別類地存放和管理，還要購入大量的專用儲存設施，完善相應的資料檢索工具，確保檔案信息資料能夠擺放齊整。以此外對于電子檔案的管理，同樣要投入必要的經費，要購置專門的掃描儀器等設備，用于支持紙質檔案向電子檔案的轉化。尤其是對于醫學影像類的檔案資料[7]，像CT影像資料等，要依托于電子掃描與錄入設備，進行電子化的歸檔整理，以減少紙質檔案的庫存，節約檔案管理成本。與此同時醫院還要針對電子檔案建立相應的電子數據庫，更加方便進行電子檔案的管理，形成紙質檔案與電子檔案互通的檔案管理體系，為醫院檔案管理的標準化與規范化發展奠定重要基礎。

3.注重醫院檔案管理的軟硬件設施建設

新時期醫院檔案管理的標準化與規范化發展，要以醫院檔案管理的信息化建設為基石。首先從硬件設施上來看，醫院要購置相應的計算機設備專門用于檔案管理，并且設置電子檔案室，盡可能地使檔案管理工作擺脫傳統的手工資料收集和整理，更多的依托于計算機來進行電子文檔的整理，為工作人員提供相應的便利。其次從軟件設施上來看，醫院要利用好信息網絡和先進的信息技術，搭建醫院檔案管理的信息化平臺，在信息化管理平臺中運行相應的檔案管理系統，并且將這一檔案管理系統與醫院的辦公行政系統進行有效的銜接，在醫院內部辦公網絡中設置檔案管理系統的接口[8]，這樣不同科室、不同行政部門的工作人員就能夠更加及時、方便地進行檔案數據及有關信息資源的上傳和整理，確保檔案信息化檢索和一些數據能夠同步，進一步提升醫院檔案信息資料的真實性和完整性。

4.提升醫院檔案管理人員的專業能力及責任意識

在醫院檔案管理工作中，要提升檔案管理的標準化與規范化水平，關鍵還在于檔案管理人員的專業能力和責任意識。首先，醫院要著力建設一支業務能力突出、綜合素質過硬的專業化檔案管理團隊，檔案管理工作人員必須是專職人員，要與辦公室行政工作進行有效的區分，與此同時，要進一步優化醫院檔案管理人才隊伍結構，盡量使檔案管理人員保持年輕化，從而更加適應檔案管理信息化建設的需求，加快推動檔案管理標準化與規范化。其次，醫院要定期組織檔案管理人員進行學習和培訓，了解檔案管理的相關工作標準，并且增強檔案管理人員的服務意識和責任意識，能夠主動地進行檔案信息資源的挖掘和整理，并且積極學習先進的現代化社會理論知識與技能，為檔案信息數據資源的利用以及檔案管理新鮮血液的補充奠定重要基礎。

5.明確醫院檔案管理的內容與范圍

醫院在進行檔案管理的過程中要進一步明確檔案管理的內容和范圍，確保檔案信息資料收集的完整性，使工作人員能夠明確哪些資料是需要進行歸檔的，哪些是可以進行篩除的，因為這直接影響到檔案信息資料的應用價值。針對許多醫院在檔案管理歸檔內容、范圍模糊的問題，要建立起完善的歸檔標準。首先，明確檔案管理的范圍，醫院檔案管理不但包括文書檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案，還包括相應的科研檔案、病理切片檔案、設備檢查的各類圖文影像資料、樣本檔案、聲像檔案等等。此外醫院在經營管理和建設方面，還包括醫院工程檔案、租賃承包檔案以及在每年醫學設備招標采購方面的信息資料等也需要進行歸檔收集。其次在明確歸檔內容及范圍的基礎上，要注意在進行立卷時把同類型且內容上有聯系的文件資料歸入同一個卷宗，這樣更加方便后續的資料查詢，也使得形成的卷宗更為系統和有序，從而提升醫院檔案管理的規范化和標準化水平。最后，醫院要注意分批次地對一些傳統的紙質檔案的內容進行重新地梳理和整合，尤其是對于一些年代比較久遠、無頁碼、無編目的案卷資料進行重新地加工和整理，并且為了確保一些原始且有價值的紙質檔案的安全，可以制作電子備份，進一步優化醫院的館藏資源。

結語

綜上，新時期醫院要提升檔案管理的標準化與規范化水平，就要更加注重制度落實，強化經費、軟硬件、人才保障，建立規范化的歸檔標準體系，實現檔案管理工作的革新與全面發展。