論基層單位行政事務文秘人員的能力與素養(yǎng)

上杭縣自然資源局 葉建年

縣級基層機關事業(yè)單位的行政事務崗位中的文秘人員，工作具有繁重、復雜、綜合、服務、速度、服從等特性，在機關眾多崗位中較重要，代表著單位的形象，是單位的筆桿子，領導的重要參謀，廣大干部職工后勤保障的管家。文秘人員的選聘及任用，一般都由組織人事部門精挑細選，甚至由一把手親自嚴格把關。作為關鍵崗位的重要人員，文秘人員除了具備強健的體魄外，還要具備良好的心理素質、過硬的政治思想素質以及較高的文化素養(yǎng)等。

一、文秘人員必須具備的基本素養(yǎng)

（一）要做甘于寂寞、樂于奉獻的老黃牛

作為單位辦公室或綜合部門的文秘人員，工作事務繁多，千頭萬緒，必須做好上傳下達、擬寫文稿、工作安排等日常工作，還需處理突發(fā)事件和接待來信來訪人員等。各項事項需逐一厘清并辦理清楚，工作不認真出了差錯，輕則挨批評，嚴重的還要承擔一定的后果。在機關事業(yè)等單位，利用晚上和休息日加班的大多數(shù)都是辦公室的文秘工作者，正常上班期間，最遲下班的往往都是文秘人員，文秘人員干的活，經(jīng)常被同事戲稱為“臟、苦、累”，領著微薄工資，干著搬運工一般累的活。而且經(jīng)常要甘當幕后英雄，在鮮花和掌聲的背后，都離不開文秘人員加班苦干揮灑的辛勤汗水，許多單位在報刊雜志電臺播發(fā)的文章及單位發(fā)言稿，基本上都是由文秘人員擬的底稿，經(jīng)過反復斟酌修改而成，而這些講話稿及發(fā)表的文章等往往不允許署上文秘人員的名字，工作特性要求文秘人員只能甘當人梯，不可沽名釣譽，嘩眾取寵。往往單位在評先評優(yōu)或提拔人員時，人秘人員因工作崗位平凡，難有突出的工作業(yè)績而往往得不到提名。

（二）要做保守秘密、嚴于律己的鐵士兵

文秘部門是單位的機要部門，文秘人員因為崗位特別重要，涉及秘密的事項多，甚至有些文件在領導尚未審閱前，文秘人員已經(jīng)先清楚相關內(nèi)容，這就要求文秘人員嚴格遵守保密相關規(guī)定。

（三）要做口齒伶俐、思維敏捷的真秀才

文秘人員因為工作的特殊需要，經(jīng)常代表單位或者領導出面待人接物、公務接待、接聽電話等，這就要求文秘人員在各種場合著裝得體、講話文明，表達清晰明了、上得了臺面，展現(xiàn)單位良好形象。但這并不表示文秘人員可以夸夸其談展示個人魅力，而是要求文秘人員說話真誠、為人謙和中肯，讓人感覺踏實靠得住。在要求待人接物處理得體的同時，文秘人員在接到領導或上級相關部門出的“題目”后，必須具備在規(guī)定時間答卷的能力，并且要求文筆流利精準答題，交出讓上級領導和同事都滿意的答卷。筆者多年文秘工作經(jīng)驗之一就是我們文秘人員辦事一定要講究速度，干凈利落，不拖泥帶水，做到事前有請示，事后快匯報，辦事拖拉是機關行政事務人員辦事的大忌。

（四）要做信息靈通、溝通協(xié)調(diào)的好參謀

文秘人員是單位領導的左膀右臂、重要參謀和助手，對單位的所有工作無一不涉及，上至重要文件的傳送與落實，下至機關電燈與水龍頭的維修，日常機關工作不僅涉及本機關單位內(nèi)部管理而且還涉及與上級機關、兄弟部門、下屬單位乃至人民群眾的溝通協(xié)調(diào)等，有時文秘人員還需代表領導出面應酬或者出席會議等。具備良好的溝通能力，也是文秘人員的重要基本功。文秘崗位是單位的樞紐，它的溝通作用，從橫向看，是做好兄弟部門協(xié)調(diào)溝通交流，理順機關各部門之間、協(xié)調(diào)同事之間的關系。從縱向來看，是與上下級相關聯(lián)系，傳達相關精神，將基層的聲音及動態(tài)及時反饋。稱職的文秘人員是溝通上下協(xié)調(diào)左右的一座重要橋梁。作為重要的助手與參謀，文秘人員必須跟隨領導或者代替領導深入基層進行細致的調(diào)查研究，收集相關材料及信息，經(jīng)歸納整理后提出處理初步建議，供領導決策參考。文秘人員不僅為單位的領導服務，還必須為單位這個大集體服務，除平時注意收集相關部門工作亮點及業(yè)績外，還要及時歸納整理信息向各級部門報送，讓上級領導和相關部門及時了解本單位工作動態(tài)及所做的成績與亮點，為單位的宣傳工作搖旗吶喊助威。

二、提升文秘人員素養(yǎng)的途徑

（一）由單位搭建平臺

文秘人員所處的機構或單位，在文秘人員素質提升方面要多方面、多渠道，搭建足夠廣闊平臺，向上級單位如政府機關的文秘部門，推薦本單位文秘人員前往跟班學習，要經(jīng)常性組織文秘人員參加專業(yè)機構組織的文秘相關專業(yè)培訓，還可以組織各種技能培訓，具體集中在社會、法律、經(jīng)濟、計算機、公文寫作、現(xiàn)代辦公與自動化管理等一些比較突用的技能。通過培訓讓文秘人員適應各種角色，了解多方面工作情況，盡快使文秘人員鍛煉成為全方位人才，而且還要在培訓經(jīng)費等方面予以足夠的保證，在制度上予以完善，這樣才能讓文秘人員像雄鷹在廣闊的天空展翅翱翔。

（二）文秘人員自身素質提升

基層單位的文秘人員一般都從具有相關專業(yè)的高校畢業(yè)生中招錄或從文筆比較好的其他崗位人員中選拔，經(jīng)過多方面培訓和工作的歷練后，慢慢成熟成長為一名合格的文秘人員。而要逐步成長為一名合格且成熟的文秘人員，必須不斷提高自己的思想素質和能力水平，使自己慢慢適應崗位需求。文秘人員日常有一項主要工作就是宣傳，不僅需要寫一手漂亮文章，還必須能寫一手得體的書法，甚至出黑板報等。但是在單位中，由于電腦的普及，一些文秘人員的書寫能力水平較低，導致不能完整將工作計劃和總結等相關文字予以準確表達，更何況寫漂亮的毛筆字和出一期讓人賞心悅目的黑板報了。對書寫能力方面存在不足，單位和個人必須有針對性地進行培養(yǎng)和努力，經(jīng)過多方努力，使文秘人員綜合素質得到全方位提升，做到文武雙全，更有效地開展各項工作。

（三）完善建立相關的規(guī)章制度

為了使文秘人員在單位工作干得舒心、干得安心、干得放心，單位需要制定及出臺針對文秘人員工作獎懲相關規(guī)章制度，為文秘人員制定具體的工作指南。在制度保障上，充分體現(xiàn)獎罰分明，對文秘人員的考核、表彰提拔升職等作出明確規(guī)定，讓文秘人員工作更有干勁，充滿希望。同時，積極向上級人事組織及相關部門推薦，使文秘人員有上升成長的空間和臺階。單位和部門的領導者也必須以身作則，關心愛護身邊的文秘人員工作與生活，堅持正確的新思想和新觀點，積極傳遞正能量，鼓勵創(chuàng)新立意，要讓文秘人員上行下效、耳濡目染進而潛移默化，同時，要以寬容大度的態(tài)度愛護文秘文員的辛勤工作，建立容錯機制，對文秘人員犯下的小錯及時予以糾正并鼓勵，讓文秘人員充分感到單位的關心、組織的溫暖，工作才有動力，才能干的安心、充滿上進心。

三、文秘人員素養(yǎng)提升的成效

（一）有助于提高工作效率

機關事業(yè)單位的工作主要在于人員具體去抓落實，而上傳下達主要抓落實的重要人員就是單位的文秘人員，因為文秘人員是外界及上下級信息傳輸首要接收員。如果把單位比作一個具體的流水生產(chǎn)線，文秘人員就是關鍵的操盤手，生產(chǎn)線的運輸是否順暢，生產(chǎn)的成品質量如何，與文秘人員的素養(yǎng)及工作水平高低有極大的關聯(lián)。單位文秘人員素養(yǎng)高，工作效率就水漲船高，機關事業(yè)單位的運轉速度就較為順暢，工作效率也就較為高效，也能較大提升單位的良好形象，使單位各項工作充分受到上級及社會各界的認可。在這方面，一個成熟優(yōu)秀的文秘人員處理應急突發(fā)時間的能力可以充分體現(xiàn)，在突發(fā)事件發(fā)生之前，必須在思想上引起足夠的重視，時刻保持警惕，不麻痹大意而松懈，同時在制度上予以強化完善，做好突發(fā)事件的應急預案和相關的物資準備。在突發(fā)事件發(fā)生后，需立即向上級領導報告，并將上級指示解決問題的措施和方法通知各部門的下級，要求共同配合予以及時解決問題，在行動上予以堅決果斷處置，做好安民告示及群眾安撫等工作，實現(xiàn)快速有效將事故予以掌控并處置，在處理好突發(fā)事件后，必須及時總結事件的經(jīng)驗與教訓，形成材料及時上報領導和相關部門。

（二）有助于增強溝通文字能力

文秘人員作為單位的“管家”及領導的助手，妙筆生花及口齒伶俐是其中基本功之一。在成為專職的文秘人員之前，文秘人員接受的教育可能是學校的基礎教育或基層其他崗位的歷練。只有通過歲月的沉淀及不斷的工作磨煉，文秘人員的文字水平及溝通口頭表達能力才能不斷增強，只有經(jīng)歷了風雨才能見彩虹。在重要的崗位，文秘人員每天都要接觸形形色色的人員，有上級領導、外地來賓、兄弟單位人員、人民群眾等等，只有具備較高的素養(yǎng)才能笑迎八方來客，接待好每一位來訪人員，處理好手頭上工作亂麻。文秘人員在寫材料時，如果肚子里沒有平時積累的素材及相當水平的表述能力，是不可能寫出有分量讓上級領導及同事認可的好文章的。筆者在剛擔任機關單位秘書時，辦公室主任安排寫一個材料，要求兩天內(nèi)限時完成。苦于胸中無墨，在熬一整夜抽掉兩包煙，咬爛筆頭后仍然沒有寫出一段話，抓耳撓腮，確實苦惱。當時心里就想，如果誰能幫我寫出這篇文章讓我順利交差，本人愿意拿出一個月的工資給他當作辛苦費。最后因交不了差這篇材料還是由辦公室主任親自完成，自己留下一頭一臉的尷尬，肚子里沒有墨水的無奈可見一斑。隨著時間的推移和水平不斷提升，小秘書也變成了大主任，加班熬夜已不再是家常便飯，文章寫得好以后，經(jīng)常在各級報刊發(fā)表，單位的信息報送及上稿水平也有較大提升，被上級信息部門經(jīng)常通報表彰。文秘人員的文筆水平對文秘人員自身素養(yǎng)及單位的形象提升都有一定程度的影響，文秘人員的自身價值也可以得到較完整體現(xiàn)。

（三）有助于當好助手參謀

文秘人員工作為單位及領導的助手，一言一行不僅代表著自身的形象，也無形中代表著單位領導的形象。文秘人員的素質高低也影響著單位領導作出決策正確與否，因為文秘人員提供的佐證材料及依據(jù)和建議是領導的重要決策參考。古人言“先謀后事者昌，先事后謀者亡”，古代君主在作出重要決策之前，一般都要聽謀士的諫言獻策，才會作出決斷。明智的君主清楚，要成就大業(yè)，必須做好細致的前期調(diào)查研究，再根據(jù)調(diào)查結果進行客觀分析判斷，經(jīng)過深思熟慮，廣泛征求意見后再決定方針謀略，硬干蠻干，必敗無疑。作為重要的“謀士”，文秘人員其素質高低作為對領導的拍板決策影響可見一斑。作為機關事業(yè)單位領導的重要參謀，文秘人員也是領導的耳目，有時必須代表領導去基層調(diào)查研究，收集第一手資料，傾聽基層群眾的聲音，反饋重要信息。如果文秘人員是心術不正或者素質低下之人，領導有時聽進去的極有可能是謊言，甚至“讒言”，進而偏聽偏信，或者作出錯誤的決策，小則傷害同志感情，重則耽誤國家大事。因此，作為文秘人員，不僅要行的端坐得直，而且要不斷提高素養(yǎng)，做到心正則身正，心靜則目明。

四、結語

新時期的基層文秘工作人員，工作有時代的新要求，工作內(nèi)容涉及方方面面，相當繁雜瑣碎，形式多樣，各項工作相互交叉、彼此交融。作為一名基層合格文秘人員，對于單位顯得尤為重要，必須多方位提升綜合能力與水平，提高個人素養(yǎng)，工作認真負責，全心全意為人民服務。