醫院辦公室檔案管理規范化建議思考

濱州醫學院附屬醫院 于潔

醫院發展過程中，不但需要重視醫療事業水平的提高，而且還需要做好各項管理工作。

對于醫院辦公室檔案管理來說，涵蓋了醫院人事檔案、行政檔案、醫療信息檔案等管理，檔案管理的類型較多，針對不同類型的檔案，需執行不同的管理標準。與此同時，通過醫院辦公室檔案管理，可為檔案資料后續高效利用提供有效憑據，比如為人事調任、晉升提供有效參考憑據，為醫院行風建設提供有效參考支持等[1]。

當然，從現狀來看，國內部分醫院在辦公室檔案管理工作開展期間仍存在一些有待解決的問題，比如：檔案管理制度體系有待完善、檔案管理方式有待革新、檔案數字化建設滯后等。為解決這些問題，提升醫院辦公室檔案管理工作的規范化程度，本文圍繞“醫院辦公室檔案管理規范化建議”展開分析研究，意義顯著。

一、醫院辦公室檔案管理工作的特點及意義分析

（一）特點

明確醫院辦公室檔案管理工作特點，才能夠為醫院辦公室檔案管理工作規范化及質量的提升提供有效保障依據。具體而言，醫院辦公室檔案管理工作主要特點包括：

（1）管理制度現代化特點

在醫院辦公室，檔案管理人員工作崗位較為穩定，這樣有助于為辦公室檔案管理工作完整性及延續性提供有效保障。與此同時，在辦公室檔案管理制度體系上，需體現出現代化的特點，突破傳統紙質檔案的不足，確保檔案管理人員能夠具備新理念、新思想、新方法，這樣才有助于提升醫院辦公室檔案管理制度體系的可實施性及有效性。

（2）管理集中化特點

醫院辦公室在檔案管理工作開展過程中，會對大量的檔案資料采取集中化管理方式，比如針對醫院內部涉及的相關檔案在專門的辦公室存儲，這樣有助于醫院檔案管理工作的順利開展，避免檔案分散造成的檔案資料查找難問題的發生[2]。除此之外，在醫院辦公室檔案管理工作開展過程中，通過管理集中化的實施，有助于醫院內部檔案資料保密性的提升，特別是對于一些私密性高的檔案，在集中化管理的基礎上，可減少傳輸、交替的次數，從而使這些私密性檔案資料的安全性得到有效保證。

（3）管理內容多樣化特點

醫院辦公室檔案管理的內容較多，存在明顯的多樣化特點。一方面，涉及醫院內部業務指導檔案資料內容，比如醫院內部日常工作開展過程中的培訓手冊資料、日常會議資料等。另一方面，涉及醫患檔案，患者病歷信息、診療結果、醫療糾紛記錄等。此外，還涉及醫院內部職工人事檔案資料、行政活動資料等，這些資料對醫院內部職工的績效考核、晉升、調任、均具備一定的參考價值。當然，醫院辦公室活動較多，比如在醫院行風建設過程中，為了了解醫院辦公室工作人員的行業作風情況，則有必要參考多樣化的檔案資料，使行業作風評價、考核更加客觀、科學。

（4）管理設備科技化特點

傳統模式下，醫院辦公室檔案以紙質檔案管理為主，管理效率低，且易出現檔案資料丟失、缺損、盜竊等隱患問題。如今，隨著網絡信息時代的不斷發展，醫院辦公室檔案管理工作逐步朝向電子化、信息化、智能化方向發展，在這一發展方向轉變過程中，辦公室檔案管理設備便體現出了科技化的特點，比如攝像機設備、存儲U盤、計算機軟硬件設備、電子掃描儀等，在管理設備科技化的基礎上，使醫院辦公室檔案管理科技化、現代化目標的實現提供了有效基礎保障支持。

（二）意義

醫院辦公室檔案管理工作的開展，具備多方面的意義，具體如下。

（1）有助于醫院醫療服務改革需求得到有效滿足。醫院在醫療服務改革工作開展期間，無論是醫療技術水平，還是護理服務水平，均有待提升。而對于醫院辦公室來說，可以對醫院醫療服務相關檔案資料進行收集、分析整理、存儲管理，并為醫院醫療服務改革工作決策的制定提供客觀、科學的參考憑據。由此可見，醫院辦公室檔案為醫院醫療改革工作提供了有效支持，做好醫院辦公室檔案管理工作，在一定程度上有助于滿足醫院醫療服務改革需求。

（2）有助于辦公室檔案管理工作質量水平的提升。新形勢下，醫院辦公室檔案管理工作的開展不僅局限于資料檔案管理，還包括電子檔案管理，通過規范化檔案管理方式方法的應用，在信息技術、大數據技術、計算機技術的支持下，有助于辦公室檔案管理工作效率及質量的全面提升。

（3）有助于醫院行風建設工作的發展。社會的發展，帶動了我國各大醫院的發展，但醫院工作繁忙，科室多，收治的病患也非常之多，在未能做好各項協調工作的基礎上，易引發醫患糾紛問題，從而影響醫院的形象，不利于醫院長遠穩定發展。而對于醫院行風建設工作來說，有助于醫院醫護工作人員醫德醫風素質的培養[3]。值得注意的是，在醫院行風建設工作開展期間，醫院行風建設辦公室發揮著至關重要的作用，可對院內協調、投訴等材料進行整理，了解醫院醫護人員的工作作風，制定并實施有效解決方案，這樣便可以持續提升醫院醫務人員作風素養，進一步帶動醫院行風建設工作的可持續發展。

二、醫院辦公室檔案管理工作現狀問題分析

雖然醫院辦公室檔案管理工作的特點鮮明，意義眾多，但是從現狀來看，醫院辦公室檔案管理工作尚且存在一些較為明顯的問題。總結起來，具體問題如下：

（一）檔案管理制度體系有待完善

“不以規矩，不能成方圓。”醫院辦公室檔案管理工作的規范性要想得到有效提升，則需具備完善的檔案管理制度作為保障依據。

然而，從現狀來看，部分醫院的檔案管理制度尚且有待完善，比如醫院辦公室面對的檔案類型較多，但由于檔案分類管理制度缺少，在未能對檔案資料進行分類管理，使檔案管理不夠細化的情況下，會影響檔案后續檢索的速度，并使檔案利用效率難以得到有效提高[4-5]。又比如，醫院辦公室檔案管理崗位責任規范制度缺失，難以對辦公室檔案管理人員的工作行為起到規范、約束的作用，這樣便使辦公室檔案管理的規范性及科學性難以得到有效提升，易出現管理人員工作怠慢影響檔案管理工作效率及質量的提高。此外，部分醫院辦公室在檔案管理未能形成一體化管理制度模式，仍采取傳統紙質檔案管理模式，檔案歸檔速度慢，且查詢效率低，進而難以提高檔案資料的利用價值。

（二）檔案管理方式有待革新

醫院辦公室檔案管理工作中，面對大量的檔案資料，以往僅采取紙質檔案管理方式，這種管理方式單一，檔案收集、分析整理、存儲管理、后期利用，均需要消耗檔案管理人員較高的工作負荷，不利于辦公室檔案規范化與整體質量的提升。與此同時，紙質檔案管理方式下，若管理環境較差，面對潮濕、光線昏暗的存儲環境，紙質檔案資料易潮濕、受腐，長此以往，醫院辦公室一些重要的檔案資料便會有所缺損，后續難以發揮其實際應用價值。現如今受到網絡時代的影響，醫院辦公室檔案管理工作需從傳統紙質檔案管理方式轉變為電子檔案管理方式，在這一轉變過程中，部分醫院辦公室檔案管理者的意識較為薄弱，存在未能及時轉變的情況，這樣便使得醫院辦公室檔案管理工作陷入兩難的境地，難以提升檔案管理工作整體質量水平。

（三）檔案數字化建設滯后

醫院辦公室檔案規范化的提升，僅從傳統紙質檔案管理過渡到電子檔案管理仍還不夠，還需加快檔案數字化建設[6-7]。但是，部分醫院辦公室檔案數字化建設較為滯后。

一方面，醫院管理工作項目較多，領導層在會議決議下可能將大量的資金用于其他管理項目當中，比如人事管理、患者管理、行政管理等，而對于醫院辦公室檔案管理則會呈現資金投入不足的情況，在資金投入不足時，便難以及時引進辦公室檔案數字化建設所需硬件設施設備，使辦公室檔案數字化建設難以獲得有力的基礎保障支持。

另一方面，檔案數字化建設需要檔案信息管理系統、信息技術、大數據技術、計算機應用技術的充分支持，然而在資金不足、相關人員對系統操作不熟練、技術掌握程度不足等情況下，便會使檔案數字化建設如同虛設，缺乏實效性。

（四）檔案管理工作人員素質水平有待提升

在醫院辦公室檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員扮演著非常重要的角色。要想提升醫院辦公室檔案管理的規范化程度，則需提升檔案管理人員綜合素質水平。但是，從現狀來看，醫院辦公室部分檔案管理人員的素質水平尚且有待提升，尤其是在現代化檔案管理方式方法、技術等方面，還需進一步充分熟練與掌握，比如信息技術的應用、大數據挖掘分析技術的應用、電子檔案歸檔流程方法等。與此同時，部分醫院未能針對辦公室檔案管理人員展開定期培訓教育，未能結合醫院辦公室檔案管理工作的實際需求及任務目標，開展有針對性的培訓。比如，一些醫院設置了行風建設辦公室，主要負責醫院行風建設，院內協調、投訴、整理材料等相關工作，如果檔案管理工作人員的素質能力水平不足，則難以做好這些工作，難以為醫院行風建設工作提供有效保障，進而使醫院行風建設工作的既定目標難以順利、高效完成。

三、提升醫院辦公室檔案管理規范化的相關建議分析

為解決醫院辦公室檔案管理工作現狀問題，則需樹立規范化管理思想理念，并實施有效的提升建議，具體而言，主要建議如下。

（一）構建完善的檔案管理制度體系

從醫院辦公室檔案管理規范性提升角度考慮，構建完善的檔案管理制度體系至關重要。一方面，制定完善的檔案分類管理制度，將辦公室接收到的檔案分為人事檔案、行政檔案、患者病歷檔案等多種類型，然后根據檔案分類管理制度展開規范化的分類管理，確保檔案后續檢索、利用效率的提高[8]。

另一方面，明確醫院辦公室檔案管理崗位責任規范制度，以現有的《電子檔案歸檔及管理辦法》《辦公室檔案管理方法》為依據，不斷完善辦公室檔案管理各項制度，明確檔案管理人員崗位責任，確保檔案管理人員根據自身責任，充分做好辦公室檔案相關工作。此外，形成辦公室檔案一體化管理理念思想，針對部分特殊檔案保留紙質檔案管理方式的基礎上，拓展電子檔案管理模式，形成“收集→分析整理→存儲管理→維護、后期利用”全過程一體化的管理策略，全面提升醫院辦公室檔案管理的規范化程度。

（二）引進現代化技術，革新檔案管理方式

為了提高醫院辦公室檔案管理工作的規范化程度，進而提升檔案管理工作質量水平。需積極引進現代化技術，比如大數據分析技術、計算機技術、網絡信息技術等，使醫院辦公室檔案管理工作具備充分有效的現代化技術支持。

與此同時，還需重視一些安全技術的應用，比如防病毒軟件技術、防護期技術、安全密鑰技術、認證與授權技術等，使辦公室檔案管理信息系統的安全性得到有效保證，使黑客入侵、病毒感染等風險問題得到有效預防控制。此外，為了革新檔案管理方式，需從紙質檔案管理方式中突破出來，積極開展辦公室檔案電子化管理方式，利用數字壓縮技術、U盤備份等方式，對醫院辦公室檔案資料進行電子化管理，縮減存儲空間，提高管理效率。并且，在做好備份管理的基礎上，還有助于進一步提升醫院辦公室檔案資料的安全性。

（三）加強檔案數字化建設

在醫院辦公室檔案數字化建設過程中，首先醫院方面需投入充足的建設資金，完成辦公室檔案數字化建設所需軟硬件設施設備，構建完善、安全可靠的檔案數字化管理系統，系統需面對不同的用戶，通過權限等級訪問技術的應用，使不同的用戶具備訪問系統過程中相應的權限，這樣既保證了檔案資料的共享利用價值，又使檔案資料的安全性得到有效保證[9-10]。其次，在醫院辦公室檔案數字化建設過程中，也需認清其中存在的相關問題，比如部分人員對檔案數字化了解程度不足、掌握程度不足，使數字化建設的質量難以得到有效提升，面對此類情況，這些通過宣教、技術指導等工作的開展，提高相關人員對辦公室檔案數字化建設的認識程度，并掌握數字化相關技術方法。

（四）提升檔案管理工作人員素質水平

在醫院辦公室檔案管理工作開展期間，檔案管理工作人員發揮了至關重要的作用，因此需采取有效措施，提升檔案管理工作人員素質水平。一方面，辦公室領導需指導辦公室檔案管理人員加強自主學習，積極學習辦公室檔案管理規范化、電子化、數字化等知識方法等，提高認識，積極做好辦公室檔案管理工作。另一方面，醫院需針對檔案管理人員展開定期培訓教育活動，通過培訓提升檔案管理人員的檔案管理業務能力水平，確保其能夠完全勝任醫院辦公室檔案管理崗位工作[11-12]。

比如，國內某三甲醫院行風建設辦公室開展了“行風之星”流動紅旗評比活動，充分發揮典型引領示范作用，全面提升醫務人員的整體效能和服務水平。對于醫院行風建設辦公室，則需在醫院行風建設工作開展過程中，收集、整理各類有價值的檔案資料，結合相關檔案資料，為醫院職工醫德考評提供有效憑據，進而提高醫院行風建設工作整體質量水平。

綜上所述，醫院辦公室檔案管理工作的開展意義顯著，但同時此項管理工作現狀也存在一些較為明顯的問題。因此，需樹立規范化檔案管理思想理念，構建完善的檔案管理制度體系，通過現代化技術的引進，革新檔案管理方式。并且，還有必要加強檔案數字化建設，提升檔案管理工作人員素質水平等。總之，相信做好以上方面，醫院辦公室檔案管理規范化程度將能夠得到全面提升，進一步為醫院整體檔案建設事業的穩步、可持續發展奠定堅實的基礎。