國有企業檔案管理工作存在的問題及應對策略分析

濰坊市園林環衛集團有限公司 韓冰

檔案管理服務于企業管理的全過程，作為一項基礎性工作，其支撐著企業的發展。提升國有企業的檔案管理服務水平，有利于企業不斷提高自身的管理水平，進而提升企業競爭力。而在新的形勢下，國有企業檔案管理也迎來了新的挑戰，并且存在很多問題，要及時解決這些問題，提升檔案管理水平，為企業的健康穩定發展提供有力支持。

一、國有企業檔案管理的重要意義

（一）確保國有資產保值增值和企業生存發展

企業檔案中記錄著企業發展過程中的各項活動，是企業生存發展的重要資源，企業核心競爭力的構成都在此有直接的體現[1]。這些檔案資源能作為企業進行決策活動時的重要依據，因此有助于企業提升競爭力。同時也能為國企的結構升級提供相應的理論依據，有助于企業進行更多的可行性分析，從而做出精準預測。另外，檔案中還包括企業的財務檔案，很多相關憑證、資料都有助于企業維護自身的合法權益，以免遭受經濟損失。

（二）為后續檔案交接工作提供了重要的憑證

供給側結構性改革中，國企或多或少都會涉及企業檔案，而檔案的處置問題關乎職工權益的維護，同時還與國有資產的維護息息相關[2]。同時，國企檔案中有很多人事檔案、文書材料、財務會計檔案等，而這些檔案囊括了企業的各個方面的生產經營活動的信息記錄，反映著企業的真實發展情況，并且有完整的記錄。

（三）有利于提升國有企業管理水平和軟實力

企業檔案能反映一個企業的真實管理水平。作為一項基礎性工作，其記錄著企業經營管理的全過程[3]。國企更能以此為企業管理的一種重要手段，促進企業提高工作效率。另外，在日益激烈的市場競爭中，企業檔案還在很大程度上反映著企業的發展成果，并記載著企業的發展理念。因此，企業檔案對于企業軟實力水平的提升具有重大意義。為此，國企要提升對檔案價值的認同度，結合相關檔案，分析自身發展的歷史規律，在充分尊重歷史的基礎上，制定有效的經營決策，讓相關戰略契合企業文化，符合時代發展戰略，從而有效提升國有企業管理水平。

二、國有企業檔案管理工作存在的問題

國企深化改革后，各方面都發生了較大變動，尤其在生產經營方面，在新時期，傳統的檔案管理的理念已經無法匹配當代國企的經營管理水平：

（一）檔案管理人員的意識較弱

首先，檔案管理工作是一項不能馬上體現收益價值的基礎性工作，并且大部分人都認為這項工作是檔案部門的“一家”之事，企業的關注度也不是很高，投入的資金也相對較少，使得檔案管理工作的很多事項都無法順利開展[4]。其次，很多部門的管理者都十分欠缺檔案意識，并且很多其他非相關人員也不具備較強的檔案意識，大部分人都將檔案管理工作狹隘地理解為歸檔和保存檔案，因此認為很多檔案由自己來保管更為妥當。而這種觀念直接導致大部分企業職工不重視企業在生產經營活動中形成的文檔資料的提交，影響了檔案資料的更新，耽誤了新檔案資料的存檔。另外，還有一些檔案管理人員的工作觀念不能與時俱進，過分依賴以往的工作經驗，繼續用手工管理方式開展檔案管理工作，不注重創新。檔案管理創新不足在很大程度上阻礙了檔案數字化建設。

（二）管理人員技能亟待提升

有些國企檔案管理在人手配置上嚴重不足，僅有1-2名管理人員，且還都是非相關專業的兼職人員。而讓這些非檔案管理專業的人員負責此項工作，很難取得良好的工作成效。有些人員缺乏理論知識和綜合素養，甚至根本無法實現數字化檔案管理。一方面，文檔資料的數量越來越大，面對越來越復雜的檔案信息，很多管理人員都顯得力不從心，也無力在此項工作上進行創新。另一方面，部分管理人員較為欠缺檔案管理的專業知識，并且相關技能水平也較低。而企業提供的相關培訓也十分有限，使得這些人員一直無法接受繼續教育。在信息技術被廣泛應用的當代社會，相關人員不注重提升自己的信息化素養，在很大程度上制約了企業檔案管理工作的優化和升級。

（三）檔案管理制度亟待完善

國企要想讓檔案管理工作更加規范化，就要不斷完善企業制度，但是在我國目前的國有企業改革中，較為普遍的問題就是欠缺對檔案管理的重視[5]。尤其在相關制度體系的完善上重視度較低，這導致相關人員在進行檔案管理工作時沒有相應制度作指導，很多事項都不能高效地開展。因此，國企要在建立健全企業檔案管理制度方面給予更多的重視，針對多年未修訂的制度進行及時修訂，對不夠健全的檔案管理流程進行有效完善。

（四）信息化程度亟待提升

目前，我國國企的檔案管理軟件、硬件設備都十分欠缺，如復印機、掃描儀等設備，并且企業對這方面的重視度也較低[6]。很多設備的更新速度也十分緩慢，在一定程度上也影響了檔案數字化的發展進程。另外，部分國企仍未設置數字檔案室，還有的企業通過紙質歸檔、流轉等方式開展相關工作，而未建立自動化辦公系統，這對檔案信息的查詢、推送等工作造成不小的影響，妨礙了工作的正常開展。

（五）檔案的協同利用受到制約

檔案管理工作有較強的綜合性，其不僅僅需要相關人員有較強的專業素養，還需要企業的領導層以及各級職工能對其進行充分運用。企業檔案作為企業的重要信息資源，是企業的重要知識資產，在沒有得到充分利用的情況下，很難激發大家提供檔案信息的熱情。此外，在以往的檔案管理中，相關人員通常都采用分庫管理的方法，對檔案進行分類存放，讓不同方面的檔案資料都在各自獨立的系統中獨立運行。這種管理方法有較強的分散性，在很大程度上制約了人們對檔案資源的高效利用。

三、完善國有企業檔案管理的策略

要想在當前的環境下對國企檔案管理工作方式進行優化升級，首先要明確當前企業的各方面發展情況，并基于企業的管理現狀提出具體的檔案管理改革思路。當前階段的國有企業的檔案管理工作的最主要問題是嚴重缺乏重視度，這直接導致檔案管理工作本身的價值無法得到充分發揮。為了更好地提升檔案管理工作的服務水平，必須要提高重視度，并且要對管理模式進行不斷的創新，要抓住重點，找到短板，逐項完善：

（一）推行企業檔案“一站式”服務

在當前的經濟環境下，國企要想更好發展，必須改變管理方式，摒棄以往的管理理念。要加強精細化管理，改變以往的粗放型的管理方式，并且加強信息化管理。另外，在檔案管理目標的制定上，要以提高對檔案價值開發為主，而不是單純地注重收集整理。在這個背景下，國有企業要讓檔案充分發揮積極作用，促使其在企業的各項活動中體現出更多的價值，要讓各項基礎業務工作的規范化水平有更多的提高，并創新檔案資料的保管機制。此外，最重要的是，要主動改進服務方式，根據企業的發展需求，有針對性地開發檔案信息，推行信息化服務手段，促進企業更好的發展。

（二）加強檔案工作領導和機構建設

檔案工作領導和檔案機構建設是國企檔案改革的重要支撐，是推動檔案工作和企業健康發展的重要保障。首先是加強檔案工作領導，檔案工作的分管領導要及時提供人才、物理等方面的支持，并將檔案工作納入年度計劃中。并且相關領導要及時找出相關工作中的問題，通過定期聽取相關工作匯報進一步明確下一步的發展計劃，并做出發展規劃。其次是強化檔案機構建設，國企要注重設置專門的檔案機構，并配備合適的人員，定期對他們進行業務培訓，提高其業務水平和綜合能力，同時將相關經費列入企業的年度預算。

（三）完成思想意識方面的轉變

目前，企業檔案管理工作還很難滿足新形勢下的新的相關工作要求，且與之存在較大的差距。對此，為了滿足黨和國家事業快速發展的下產生的新要求，更好地推動國企檔案的轉型，可以讓檔案部門發揮更多的專業優勢，做出進一步的開拓創新。而在這一過程中，最重要的就是轉變工作意識。國企各層領導干部要對企業檔案的各方面工作都給予充分的重視，并投入更多的人、財、力支持，讓企業檔案管理工作能有更多的創新。在激勵相關工作者這方面，為了讓檔案管理相關工作者能進一步發揮工作積極性，主動投入相關工作，要讓他們認識到這項工作的重要性，提高他們對檔案管理工作價值的認知水平。最后，要讓所有的國企員工的思想有一定的改變，提高他們協同辦公的意識，這樣才能讓各部門積極配合，從而推動檔案管理工作順利開展。

（四）保證檔案管理環境設施的規范性

在建設檔案管理環境時，要嚴格按照相關標準，將檔案管理的基礎設施配置好，并且在建設檔案室的時候，要提前做好相關計劃，對檔案用房相關事宜做好提前安排。要對檔案室的布局和結構有足夠的了解，對其進行科學研究，在規劃的過程中，要認真做好功能分區。為了避免盜竊、著火、受潮等情況的發生，必須做好相關安全保障工作，以增強檔案室的實用性和安全性。另外，企業要不斷完善相關規章制度，嚴格審批檔案的使用和借閱等環節，同時做好保密規定、安全檢查等管理工作，保證檔案室的舒適性和整潔性。對于基礎設施的配備，必須做到符合國家相關標準，包括掃描設備和其他基礎的電腦設備等等。檔案盒的質量也要符合國家相關標準，設置的檔案盒的尺寸要科學合理，要能滿足不同類型檔案的存放需要。同時還要做好管理工作和經驗防范工作，根據現有的檔案管理經驗，結合企業的實際要求，保證檔案能最大限度地發揮其自身價值。

（五）加強“四個基礎”建設

第一，要規范規章制度，只有讓國企檔案制度體系得以進一步完善，才能健全制度基礎。企業在規范自身檔案管理行為的過程中，要結合自身的實際特點，根據國家檔案局頒布的各項實施規范，進一步明確符合自身實際情況的實施方法，并將其應用在實際的檔案管理相關實踐中。與此同時，檔案管理相關部門還應加強與其他部門的協調和配合，從而及時完成各種檔案的收集和歸檔工作，并不斷規范自身的業務要求。

第二，提高業務質量，一般來講，檔案管理相關工作涉及的具體環節主要有以下三個，即收集、管理、應用。在這個過程中，收集和管理相關工作的基礎性較強，主要為后續相關工作的開展起奠基作用。因此，相關人員要對這兩項工作給予充分的重視，嚴把質量關。而國企的經營發展一直處在不斷變化的狀態，因此，在進行檔案管理工作時，相關部門和相關人員要做好歸類工作，對各類檔案的保管期限及其具體的檔案內容有足夠的明確。同時要對參與各環節工作的人員的職責進行明確劃分，并加強人員之間的溝通和交流，保障檔案內容的完整度和歸檔的時效性。做好了這兩項基礎工作后，相關工作者要在開發和利用檔案的環節做到以企業發展大局為重，加強檔案編研。

第三，加快國有企業檔案轉型升級，建設數字檔案館十分重要，對企業的健康穩定發展意義重大。因此，國有企業要加強對數字檔案館的建設。要建立健全檔案數據庫，要對不同存儲介質移交的電子檔案進行妥善處理，這樣才能從源頭上保證檔案信息的完整性。同時要保證相關系統的安全性。首先要配備滿足“八防”要求的相關設施，如凈化器、溫度表、滅火器等，并要對這些防護設施進行定期檢查。其次是配備相應的辦公設備，如打印機、掃描儀等，并對陳舊的設備進行及時更換。

（六）培養優秀的檔案管理人才

企業間的競爭本質上就是人才的競爭。當下，大部分的國有企業都缺乏綜合能力強的檔案管理人員，相關崗位的職責普遍都是由專業化素養較低的人員負責。在這種情況下，企業的檔案管理很難順利地邁入現代化行列。因此，企業要對此有一定的認識，能了解缺乏檔案管理人才在很大程度上阻礙了檔案管理工作的升級與優化，也很難實現現代化。在對此有了基本的了解后，企業要加強對檔案管理人員的培訓，提升他們的專業素養。需針對電子檔案技術等具體的工作技能開展專題培訓。其次還要制定崗位職責培養計劃，從而對檔案管理工作進行明確分工。企業可以與國內的各大高校進行更多的交流與合作，從人才培養的角度出發，培養檔案管理人才。同時增加激勵性政策，以吸引更多的相關人才，尤其是信息素養高的人才，這樣就可以對網絡資源進行充分利用，并通過網絡實現實時分享，進而實現檔案資源共享。

四、結束語

總而言之，對于國有企業來講，檔案的重要性毋庸置疑。在當前的環境下，國有企業檔案管理遇到很多新的挑戰，同時也迎來了很多發展機遇。因此，企業要轉變檔案管理理念，與時俱進，注重改進其管理模式和管理方法，同時要加強培養優秀人才，提高其信息化水平，讓檔案資源充分發揮自身的應有價值，這樣才能讓企業檔案管理水平能更加符合企業發展需要。