企業合同管理問題的探討

楊燕靜

（甘肅電力明珠集團有限公司，甘肅 蘭州 730046）

一、前言

合同管理是企業強化內部控制管理的重要措施之一。在2010年，財政部等主管部門出臺了《企業內部控制應用指引第16號——合同管理》，凸顯了我國政府對合同管理的重視，通過對國際上相關文獻的解讀和整理，能夠進一步形成更適合我國特有經濟體制的合同管理章程，豐富我國特色合同管理理論，同時指導企業實際合同管理操作，不斷提升企業內部管理水平。由此可見，本文對合同管理現存問題方面的解讀，具有一定現實意義。

二、企業合同管理概述

我國的市場經濟，屬于法治經濟，更貼切的說法，即為契約經濟，企業之間的項目往來，以合同形式呈現，因此企業合同管理十分重要。合同管理主要是指以自身為當事人的合同依法進行訂立、履行、變更、解除、轉讓以及審查等系列行為的總稱，是企業間自我管理約束的重要方法與工具，也是現代企業實行科學管理的基礎[1]。

1.企業合同管理在項目管理中的作用

一是為企業項目的既有權益提供保護。依法簽訂的合同是受法律保護的，企業可運用它保障自身權益。企業身處市場，必須按照市場運行規律經營，不得有任何違法行為，當市場環境發生變化，合作伙伴出現違約行為，合同就是最直接、有效的證據。二是幫助企業提升價值衡量標準。規范化的合同管理，能夠對外部合作者提供明確的合作范圍及方向，幫助決策者更好地審查項目，提供真實有效的合約資料，提升企業經營效益。三是塑造企業整體形象。通過規范化的合同管理能夠間接地提升合作伙伴的水平，推動企業良好合作，樹立專業、守信的企業形象，為后續的合作奠定基礎。

2.企業進行合同管理時必須堅持的原則

一是合法性原則。任何企業的經營必須遵循法律法規，尤其是在現代經濟環境中，企業會在多個國家或地區開展活動，必須符合當地的法律法規，只有這樣簽訂的合同才具有法律效用。二是全面管理原則。合同是企業對外合作的基本形式，涉及到諸多部門，只有全體人員良好配合，才能取得合同應有效益，任何環節的錯誤，都有可能導致合同管理失控。三是與時俱進原則。隨著網絡經濟時代的到來和現代信息技術的發展，及時地將新技術和方法應用到合同管理上，能夠有效提升合同管理效率，同時經濟全球化的發展，也在催促企業必須革新傳統的管理辦法，跟上時代變化的步伐。四是效益性原則。企業經營的目的是為了盈利，同樣合同管理也要為該目的服務，通過合同管理保證自身權利，也是為了避免違規操作帶來利益損失。

三、企業合同管理問題

1.企業合同管理基礎環境薄弱

目前，企業的合同管理工作主要由負責計劃經營工作的部門負責，并協同配合相關業務活動所涉及到的職能部門，但是這種管理方式在實際運行中存在以下幾點弊端：一是合同管理決策過程復雜。合同管理的各個流程與企業的日常活動密不可分，隨著業務流程的逐漸規范，一份合同從意向到簽訂往往需要多個部門的參與，導致合同最終成型較慢，甚至有可能影響項目正常進度[2]。二是合同相關的管理部門間協同性差。雖然合同管理的責任分明，但是企業的各部門之間配合度弱是一直以來的弊端，導致合同管理的難度直線上升，效率卻在下降，無法取得良好的管理效益。三是企業對合同管理的重視程度還不夠。我國在1982年，隨著《經濟合同法》的出臺，才形成了基本的合同法律條文，但仍較為分散化、碎片化，且在企業的實踐中，諸多管理者和業務工作人員并未認識到合同管理的重要性，將其當成某個部門、某部分人員的工作，亦或是將其當成項目完成階段的一種形式，這種狹隘的認知并不利于企業形成規范化的合同管理，如果發生糾紛，很難保障自身權益。

2.企業合同管理隊伍不規范

一般情況下，企業設置有專門的合同管理部門，負責相關工作，但是其構成人員專業性還有待探究，再加上業務活動繁多，人員需要超負荷工作，由于時間和精力有限，往往致使合同管理質量較低。一是合同管理人員缺乏。專業人才的稀少限制了合同全系統的管理，尤其是集團化企業，合同內容涉及廣泛，對知識的儲備要求更高，一個人員需要同時應付多個待處理事項，他人對合同細節方面的不了解，使合同只能專人專管，不可假手于人，這種情況就會導致很多合同程序上的細節方面被忽視，部分權利受損，存在不確定因素[3]。二是合同管理隊伍不規范。合同管理的專業性和技術性都較強，對進行合同管理的人才綜合素質要求較高，必要情況下，應當配備專業的法務人員。但目前企業的合同管理人員與崗位要求匹配度不高，且合同管理人員的任職資格尚未十分明確，如知識體系、業務能力、技能經驗等，導致合同管理的人員組成存在一定隨意性，降低了合同管理的質量。三是后續的培訓體系未跟上。提升合同管理隊伍綜合能力的途徑有兩種：日常工作中積累經驗和專業培訓體系提升技能，前者在日常工作中就可滿足，后者則需要企業提供，由于合同管理不規范、重視度不高等因素，導致企業對員工能力的提升也沒有明確的規劃，進一步限制了企業合同管理水平。

3.企業合同管理方法工具問題

企業合同管理方法工具也要隨著企業業務職能的擴充以及現代技術的進步而更新，但目前企業的合同管理辦法還較為傳統。一是合同管理方法落后。當前大多數企業的合同管理仍以紙質文件為主，人工進行管理，且合同的履行和控制監督力度不足，無法及時發現問題并解決，制約了合同管理發揮的作用。二是現代信息化技術應用不到位。合同管理的法律政策等正在不斷完善，為了全面管理合同，信息化技術應用是多數企業選擇的方法，即能夠規范合同程序步驟，也能夠及時、準確傳遞合同信息，但是目前企業在合同管理上的信息化應用大多體現在合同最終金額結算方面，在過程化管理方面的信息化應用并不明顯，導致合同管理無法形成全過程閉環管理，不能及時迅速定位相關責任人員。

4.企業合同管理監督缺失

企業合同管理中，除了既有的基本程序、流程管理以外，還需要對合同相關的風險進行監督管控，但目前該方面工作并不到位。一是對風險認知不足，缺少應有的風險預案。在企業合同管理中，其風險體現主要表現為合同設立的目標、合同管理評估以及評估結果應用等方案，引起風險發生的外界因素主要包括經濟環境的變化、企業商業經營模式的變化以及領導層引導的變化等，由于缺少專業法務人員導致企業整體風險管理意識不強，風險預警機制和風險應對機制建設不完善，尤其是合同風險的精準識別和評估，致使后續如果發生重大合同風險，企業無法第一時間應對，導致出現較大經濟損失[4]。二是風險監督體系健全，但有關合同管理風險的權責分配模糊化，這些工作被會直接歸納到合同相關工作人員身上，由于日常業務量龐大，無法做到面面俱到，導致監督工作形同虛設。

四、企業合同管理改進

1.創建企業合同管理基礎氛圍

要想提升企業合同管理的質量，就必須培育企業內部基本的合同管理氛圍，提升全員合同管理意識，具體可從以下幾方面進行完善。第一，優化企業合同管理決策過程。一般而言，企業的高層管理者對合同享有最終決策權，合同的確定和修改可放權到企業的中層管理者，能夠提升其工作能力，保證自身決策的科學性，因此企業必須根據自身實際的需求設置合理的組織結構，提高合同管理程序的科學性和運作效率，設置跨部門的合作小組，促進部門間的溝通協調，使得合同內容能夠精準落實到各部門，而不會出現推諉責任行為。第二，加大建設企業個性文化。尤其是制度文化，完善的制度能夠奠定企業經營管理的理論基礎，使得企業運行更具標準化、規范化，樹立優良的企業形象，將合同管理內容融合進去，側面增強企業員工的向心力和凝聚力，推動企業合同管理基礎氛圍養成。

2.完善企業合同管理培訓系統

高效的合同管理運轉，不僅取決于相關人員的素質，也離不開企業領導的支持和企業培訓系統的運轉，個人的經驗與二次學習的結合，是企業進一步提升合同管理質量的重要途徑。第一，培養企業合同管理專業人才。合同管理專業性極強，其相關工作人員必須對業務、法律以及專業技能都有所了解，企業從招聘環節入手，規范合同管理人員招聘標準，明確任職資格、工作經驗等；可從內部已有合同管理人員入手，充分發揮個人最大價值，提高合同管理實踐能力，訂立完善、系統的合同管理培訓體系，與三方咨詢公司合作，開發系統培訓課程，切實提升工作人員專業素質。第二，制定針對合同管理員工的個性考核制度。將工作成果與個人切身利益進行深度掛鉤，旨在提升相關人員的責任感，提升個人管理意識以及工作能動性，達到持續提高合同管理效率的目的[5]。

3.提高企業合同管理辦法可操作性

合同管理辦法是企業合同管理工作的指導性文件，企業必須結合自身實際制定合同管理細則，避免出現因為人員理解差異而導致合同管理不規范行為。第一，企業必須在充分明確自身條件的情況下，構建科學的合同管理規章制度，形成良好的工作規范。避免人員主觀行為，發揮制度的約束作用，從主要的合同管理負責人入手，包括明確權責、合同文檔管理等方面，明確的權責分配能夠提高合同管理的透明度，合同文檔的管理對企業總結經驗、開拓未來業務都有重要參考價值，因此企業應對合同管理中常見的問題進行總結歸納，擬定解決預案，當出現類似問題時，能夠有所參考，提高解決問題的時效性。第二，提高企業信息化建設水平。加大該方面的人力、物力以及財力的投入，提供智能化的辦公環境，增強合同管理辦法的科學性，結合企業實際需求，構建合同管理信息化系統，為合同相關需求者提供數據化、網絡化的需求，發揮現代互聯網技術的作用，提高合同審批的效率和安全性，同時也能夠促進不同部門的交流與溝通，及時更新合同信息，提供穩定的技術保障。

4.強化企業監督、評估管理

針對企業合同管理風險薄弱方面，企業必須在業務流程上加強風險防范工作。第一，精準識別合同管理中的風險點。系統梳理合同管理全過程中的風險，包括容易出現風險攻擊的崗位、環節等，引入風險控制矩陣法，以合同簽訂環節為例，在該環節中很容易遇到的風險包括合同評審的有效性、合同簽訂的合法性以及合同的蓋章環節，對于這些風險可分別進行描述，包括法律風險、財務風險以及稅務風險，其控制結果是希望能夠進行有效評審，保證合同內容符合法律條文規定，保證財務部門審核合同經濟效益時符合公司要求，相關的主管、總經理、股東大會等依據權限進行審批。通過使用風險矩陣法，能夠對合同管理的全過程風險進行梳理，更好地展開風險應對工作[6]。第二，發揮內部控制作用，加強合同管理全過程的監管工作。一是合同訂立階段，包括合同調查、合同談判、合同文本擬定、合同審核以及合同簽署等工作，在各環節上都必須保證嚴肅性；二是合同履行階段，包括合同履行，這也是整個合同管理中最關鍵的環節，合同雙方必須秉持信用原則，在法律法規的要求下，履行各自業務。然后是合同結算，這是合同管理成果的集中表現，必須在合同約定的期限內給付和催收，如果不能履行義務，必須采取措施保證企業權益。合同登記方面，企業可利用OA系統，搭建統一的合同管理平臺，明確合同錄入、查看以及修改等操作的權限，同時做好留痕處理，確保責任認定，紙質文檔保存方面，需要統一保存，專人負責，建設存管檔案，確保合同保密工作；三是合同后評估階段，這是整個合同管理的總結環節，是年中或年底對合同履行情況的分析評估，形成員工培訓材料，以此為鑒，不斷提升后續的合同管理質量。第三，做好合同管理的監督工作。合同管理的監督并非階段性、短期性行為，而是在合同不同階段進行的長期動態工作，其監督內容主要包括：合同管理制度是否落實、合同管理檔案是否建立、合同簽訂和履行情況、合同糾紛是否處理、合同管理人員是否經過教育培訓等，監督方式主要包括日常監督、專項監督以及監事會監督，日常監督主要針對各個崗位，包括崗位間的互動和牽制，以及財務部門的專職制約，專項監督主要是為了實現合同管理的監督目的，可通過設置內部審計部門完成，由企業領導層牽頭，各部門核心骨干參與，賦予其獨立、客觀的內部監督職能，避免出現因為人情關系等出現虛假審計，也對各部門形成牽制，監事會監督是企業的專門監督機構，主要針對企業的管理層，對企業的合同管理也會進行日常檢查，企業外聘法律、財會等專業的人員任監事，使監事會發揮真正有效的監督作用。

五、結語

綜上所述，隨著全球競爭日益加劇，企業必須拓寬視野，將區域性發展轉換成全球性發展，這也是未來企業的生存之道。在這種市場環境下，現代化的管理制度對企業的發展和現代市場的適應能力提升十分重要，而合同作為企業間商業關系的締結體，其管理工作更是企業的重要研究課題。本文以企業的合同管理為主要研究方向，從企業的文化氛圍、管理隊伍、管理工具以及管理監督等方面入手，借助內部控制的相關理論，對其中存在的問題進行簡單分析，同時提出了重塑企業文化、培養專業人才、加大信息化建設以及強化風險監督管控四方面的優化策略，但由于對相關文獻、理論學習的不到位，導致提出的優化策略也較為淺顯，在未來會不斷深入研究，力求提出更具操作價值的優化策略，幫助企業進一步規范合同管理，進而提升企業的盈利空間，規范其運營。