基于財務共享背景下的零售企業存貨管理研究

王 瑩

（北京華聯綜合超市股份有限公司，北京 102605）

隨著信息時代的來臨，零售企業的管理模式也相應發生了潛移默化的改變，財務共享在其中的應用能夠有效提升其業務處理速度。但就目前情況而言，我國仍有部分零售企業尚未將財務共享有效應用于存貨管理環節，因而此類企業易出現控制流程漏洞與商品斷貨等各類問題。因此在實際工作中，加強財務共享在零售企業存貨管理工作中的應用力度，是每個相關人員應當考慮的重要問題。

一、零售企業存貨管理環節現存不足

1.信息孤島難以打破

信息孤島的存在是目前零售企業存貨管理工作中較為明顯的不足之一，存貨管理工作缺乏信息共享已成為零售企業中的普遍問題。在信息孤島難以打破的情況下，零售企業總部要了解各個區域分公司的季度銷售情況，則需要分別接收各個分公司報告。而各個分公司中的數據又需要經由各個零售網點進行報告。在進行信息報告的層層環節中，信息數據極容易出現延遲問題，更難以保障其準確性，零售企業總部面臨此類數據則難以實現對自身市場情況的精準分析，從而導致其出現決策錯誤。與此同時，零售企業與供應商之間也缺乏應有的信息共享，一旦企業對商品的需求量出現錯誤預測，供應商難以及時獲取信息，則容易導致庫存積壓情況的出現，或出現斷貨問題。在出現此類問題時，零售企業各個分公司之間即使調貨，也增加了倉庫管理人員的工作負擔，且產生了原本不必要的運輸費用，同時可能引發消費者反感，從而導致客戶的流失[1]。

2.存貨管理方法滯后

當前情況下，仍有部分零售企業對存貨的管理方法相對落后，此類企業的存貨管理方式單一，僅將存貨按照一定數額放于倉庫中，即使采取經濟訂貨批量法或ABC分類法等方法，此類企業也難以及時刷新數據，而是始終沿用歷史數據，并未以當前市場情況與商品生產狀況為依據進行調整，因而其存貨管理方法難以對存貨信息進行客觀而正確的反映，為其自身預算制定等各方面工作都帶來了不利影響。與此同時，在采購存貨與保管存貨等各工作環節中，此類企業也存在應有的監督與審核環節，對采購存貨過程缺乏價格區間設置，因而采購人員容易通過虛報購入價格而從中牟利。此外，部分零售企業針對存貨管理環節僅設置了倉庫管理員一個崗位，存貨管理環節中的各項工作都由此崗位的在崗人員完成，缺乏相應的監督崗位，因而易出現內部人員偷盜商品或惡意損壞商品的問題[2]。

3.存貨占用資金過多

在零售企業中，采購環節是最為重要的工作環節之一，關乎存貨管理成本與存貨資金占用量。而部分零售企業囿于對采購環節缺乏重視程度，并未設置相關監督部門，導致商品采購價格直接由采購人員與供應商協調決定，因此相關采購人員與供應商間易出現彼此建立合作關系謀取不當利益的情況。在此情況下，零售企業采購成本相應出現了增加，使得存貨資金占用量隨之增加，而存貨管理重點則被原材料采購與商品銷售內容占據，從而忽視了對存貨的管理，使存貨出現大量積壓的情況，企業內部資源也因此造成了嚴重浪費[3]。

二、零售企業存貨管理財務共享途徑

1.健全存貨管理系統，完善成本管理

在零售企業存貨管理工作中運用財務共享管理模式，首先需要建立財務共享中心，以此對存貨管理系統加以完善。存貨管理系統能夠對零售企業所存在的各個零售網點進行連接，并落實存貨編碼制，使員工能夠登錄存貨管理系統并通過輸入存貨編碼完成存貨余量及所在地查詢等操作。此外，存貨管理系統也應當針對零售企業中的各個崗位設置相應操作權限，例如針對零售企業中的銷售崗位，可設置其錄入銷售信息減少的權限，但限制其對商品庫存量進行修改，僅由倉庫管理員崗位行使修改商品庫存量的職能。同時針對采購存貨與入庫等各項記錄，全部應當在計算機端完成，由此直接在月末生成零售企業盤存表，再由倉庫管理人員與財務人員共同對其實施盤存核對。在此存貨管理系統下，零售企業也可充分考慮自身經營情況，在管理工作中善用ABC分類法或供應商管理庫存法等，以此為存貨管理系統提供更為科學的運行環境[4]。

例如使用ABC分類法的過程中，零售企業的各個部門需要依照財務共享中心出臺的標準，將存貨劃分為A、B、C三類，同時將存貨數據在存貨管理系統中定期更新，以此為零售企業決策人員節約時間成本，使其不必浪費時間等候企業各個分公司再對自身各部分數據進行匯總與上報，而是可有效利用存貨管理系統，從中選擇自身需要進行分析的存貨內容，并對數據完成橫向與縱向對比，從而以此為依據對零售企業未來規劃進行決策[5]。

而在使用供應商庫存管理法時，零售企業則需要利用VMI信息系統，并將各類財務共享中心的信息加以匯總，再傳送匯總后的庫存信息至VMI信息系統，供應商即可以VMI信息系統中的數據為參考進行存貨配送。在商品完成入庫環節后，再啟用財務系統對其進行結算。在此流程下，供應商能夠隨時了解零售企業對商品的需求，因而節約了企業下單與供應商備貨所需時間成本，無形中為零售企業提升了存貨的流通效率[6]。

2.整合存貨管理流程，建設物流中心

在零售企業中應用財務共享模式，對存貨管理流程進行科學整合是必不可少的環節，而整合存貨管理流程首先需要完成對采購流程的優化。在未實施財務共享模式時，零售企業采購工作需要先由采購人員與供應商雙方共同簽訂采購合同，再同時將采購訂單與采購合同交予企業財務部門進行審批，在財務部門完成審批后才能正式向供應商下單。下單后仍需等待貨物送至零售企業，企業再對貨物進行驗收，完成驗收后財務部門再完成對供應商付款環節，至此結束全部流程。在此流程中，企業需要處理各類紙質單據，采購人員也極有可能面臨資料不全而難以通過采購申請的問題，使得采購物資難以順利完成[7]。

而在零售企業中采用財務共享管理模式對存貨管理流程進行整合，則能夠有效縮減繁瑣的采購流程。財務共享模式中，零售企業可在存貨管理系統中預設采購申請模板，而采購人員僅需以采購需求為依據填寫此模板即可，在填寫后將信息上傳至存貨管理系統中，企業財務人員可及時了解采購需求，并對其進行審核，在審核結束后，存貨管理系統可自行生成采購訂單。在所采購的貨物到達后，企業驗收人員僅需在存貨管理系統中對訂單狀態進行修改，將其改為已完成狀態即可，而此時也將相應自行生成付款單據，財務人員在接收單據后再完成付款，使得采購人員工作流程得以簡化，同時節約了時間成本，提升采購效率[8]。

在此基礎上，也需要對銷售發出流程進行優化。零售企業商品往往儲存于網點倉庫中，在結束銷售環節后，相關銷售人員需要開具銷售憑證與發票等各項單據，同時倉庫管理人員需要填寫出庫單，再完成貨物交付工作。此銷售方法在獨立零售企業中更為適用，但在連鎖零售企業尤其是商品體積普遍相對較大的企業，如家電零售企業，實施此方法具備一定困難。在各個零售門店都配備相應倉庫的情況下，此類零售企業則需要負擔更高的固定資產租賃費。而此類門店倉庫往往規模相對較小，其存儲商品能力不強，一旦出現缺貨問題則需要聯系其他連鎖門店實施調貨，在無形中使零售企業內部存貨周轉成本出現了不必要的增加。

而在財務共享模式下，零售企業則可通過建設物流中心的方式解決此類問題，將各個小型倉庫合并為物流中心，使其成為區域性大倉庫。在完成銷售環節后，銷售人員在存貨管理系統中錄入訂單，系統則可對訂單進行科學分類，以其定位不同將其傳送到相應倉庫中，倉庫在接收訂單后再著手辦理出庫手續，并聯系物流中心發出商品。在此環節中，財務共享中心需要提前收集各個零售企業門店中的銷售數據，并對其各自消費者進行偏好分析，以此為依據對倉儲部門下達通知，使其及時調整自身存貨。在此情況下，企業內部調貨也將相應有效縮減，而其多倉庫租金也同時能夠減少，從而整體存貨管理成本也得以有效節約[9]。

3.培養存貨管理人員，提升整體素質

提升存貨管理人員整體素質可從兩方面入手，一方面是對其進行定期培訓與考核，以此增強其業務能力，另一方面是需要對其崗位配置進行優化，以此完善其崗位職能。

在對存貨管理人員進行培訓時，零售企業需要首先強化其存貨管理意識，使存貨管理納入企業經營管理日程中，使企業中的采購與倉庫、財務、銷售等各個部門全員參與存貨管理工作，實現存貨管理信息共享，從而提升存貨管理效率。在對其進行培訓的同時，也需要定期實施考核，使存貨管理人員面對工作具備應有的緊迫感，能夠將自身所學理論有效應用于實際工作[10]。

與此同時，零售企業也需要對財務共享中心工作人員崗位職責加以明確，在此環節中，財務共享中心應當制定存貨管理工作流程與存貨管理工作標準，并以此為依據對存貨部門進行工作指導。同時也需要對相關數據進行核算與財務處理、預算制定等各項工作。在此基礎上，財務共享中心也需要收集企業各部門的信息數據，并對其實施解釋與整理工作。最后需要對企業相關財務指標進行計算，并生成相關財務報告，再對存貨工作中存在的不足進行合理分析，并提出相關改善方法。在明確財務共享中心崗位職責后，應當進一步對存貨管理人員的工作流程加以規范，使倉庫管理工作負責人員能夠在工作過程中嚴格遵守財務共享中心的標準，對存貨入庫與出庫等各項數據進行精準錄入。同時需要與財務人員積極合作，在其監督下完成對存貨的定期盤點工作，以此增強內部控制的力度。

此外，零售企業更需要堅定不移地執行崗位分工制度，使企業內部員工能夠在各自崗位上發揮作用，同時使員工之間完成彼此監督工作，以此有效降低其徇私舞弊的可能性。例如針對采購商品工作，需要在財務共享模式下完成對商品的市場調研環節，此后在系統中錄入與企業長期合作的供應商，并對商品進行價格區間設定。在出現采購人員報價出現異常或供應商無法識別的情況下，則需要將采購合同等各項資料統一交付上級部門進行審核，再將信息錄入系統中，這一審核流程限制了采購人員的定價自由，從而有效減少其虛報價格或捏造虛假訂單的行為。

內部審查工作在零售企業財務共享中心也不能忽視，因設立內部審查體系也是優化存貨管理人員配置的環節之一。首先需要對企業績效考核制度，以員工出勤率與工作完成質量、工作完成速度、工作失誤次數等各項內容為基準，對其實施綜合考量，針對員工中的優秀者，企業可考慮為其發放績效獎金，而針對員工中出現失誤次數較多且損傷公司實際經濟利益者，企業也可考慮對其實行罰款等措施。

4.關注存貨管理問題，保持訂單合理

在零售企業中，保持訂單的合理性需要從多方面入手，其中較為重要的環節是加強對存貨供應鏈的管理，使其保持平穩運行狀態。在此環節中，零售企業需要對供應商與企業間的利益爭奪具備正確認知，同時積極解決其中的不平等關系問題。為解決此類問題，零售企業需要轉變自身觀念，同時對各方面工作進一步加以規范，使供銷雙方實現互利共贏。在此過程中，零售企業與其供應商都需要將關注點進行轉移，不應當再關注于謀求自身短期利益，而應當將重點放于為消費者提供更具品質的商品上。與此同時，零售企業也需要對供應商資源實施整合，并匯總其各類評價指標，以便后續合作過程中能夠以此為依據選取更為優質的供應貨物渠道，如供應商的信譽及其經營情況與產品質量等，都可納入其評價指標，在此基礎上建立穩定的供銷關系，與供應商之間實現長期合作。在對供應商進行合理選擇后，零售企業訂單的合理性自然也能夠得到相應提升。

而在存貨管理財務方面，可對財務共享中心進行設置，使財務人員分為成本與收入、預算等各個小組，不同小組對財務共享中心內部數據進行調取，并以此數據與系統中的標準記賬規則進行有機結合，完成對財務的集中處理。在此環節中，零售企業可不必在各個下屬部門再設立財務部門，因此可有效節約企業人力資源成本，同時隨著業務流程標準化程度的提升，企業員工在辦理業務的效率也將相應得以提升，而其辦理過程中的失誤率則能夠相應縮減，同時在出現問題后也能夠直接在存貨管理系統中查詢出相關數據，而減少了與其他部門的交涉環節，從而提升企業整體工作效率。

此外，存貨管理系統中也需要對訂單各項細節加以設置，在訂單中必須完整填寫商品的類別與供應商、日期、名稱、規格、現有庫存、訂貨量等各方面內容，同時需要注重對其進行備注，例如碼數等細節要求，都需要在備注中加以體現。其中注明供貨商與日期的目的是便于日后負責補貨的工作人員對訂單進行整理，并能夠以日期為線索對商品進行貨源跟蹤。此外，也應當注意訂單中商品條碼的準確錄入，商品名稱與規格則需要與標價簽品名保持一致，以此為條碼出現錯誤時或斷貨時的補貨工作提供便利，只有在商品名稱與系統中的資料具備一致性時，才能以此查詢正確條碼并完成補貨工作。而針對訂單中的商品單位與數量，則需要精確到最小計量單位，如個、條、包、盒、瓶等，而不應當以箱、件、袋等單位對其進行計量，以此使訂單更為準確。

三、結語

綜上所述，信息時代為零售企業帶來了更多的機遇，也無形中使其面臨著更為嚴峻的挑戰。在此情況下，零售企業應當充分考慮自身經營特點，同時與時代發展需求進行有機結合，將財務共享應用于存貨管理工作中，以此使自身業務處理更為高效，從而達到理想的存貨管理狀態。