裝飾企業(yè)物料采購(gòu)成本控制分析

陳璇

（北京中鐵裝飾工程有限公司，北京 100040）

1 研究背景

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展、城市化進(jìn)程的不斷推進(jìn)，建筑業(yè)逐漸成為我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的支柱性產(chǎn)業(yè)。而建筑裝飾行業(yè)是建筑業(yè)二級(jí)分類的一個(gè)分支，建筑業(yè)的快速發(fā)展帶動(dòng)了裝飾行業(yè)的蓬勃發(fā)展，使裝飾企業(yè)如雨后春筍般不斷涌現(xiàn)，但也產(chǎn)生了一系列發(fā)展問(wèn)題。建筑裝飾行業(yè)的供給量與年需求量不平衡，出現(xiàn)供大于求的問(wèn)題［1］，這也導(dǎo)致行業(yè)內(nèi)部競(jìng)爭(zhēng)加劇，惡意低價(jià)競(jìng)爭(zhēng)的問(wèn)題日趨嚴(yán)重，整個(gè)行業(yè)的利潤(rùn)空間也越來(lái)越小，很多管理不善的裝飾企業(yè)逐漸消失。

由于生存空間被不斷擠壓，裝飾企業(yè)不得不轉(zhuǎn)變思路，優(yōu)化管理模式，以實(shí)現(xiàn)降本增效。物料采購(gòu)成本占裝飾企業(yè)工程總成本的60%左右［2］，是裝飾企業(yè)優(yōu)化管理模式、實(shí)現(xiàn)內(nèi)部創(chuàng)效的重要關(guān)注點(diǎn)。做好物料采購(gòu)成本控制能夠有效降低裝飾企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，推動(dòng)企業(yè)整體利潤(rùn)和效益的提升，增強(qiáng)企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

2 裝飾企業(yè)物料采購(gòu)成本偏高的原因

2.1 采購(gòu)人員的業(yè)務(wù)水平較低

采購(gòu)管理工作對(duì)業(yè)務(wù)人員的專業(yè)性、技術(shù)性要求較高，但大部分裝飾企業(yè)在聘用采購(gòu)人員時(shí)并沒(méi)有制定任用標(biāo)準(zhǔn)，有些采購(gòu)人員綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平偏低，對(duì)政策理論、管理制度和采購(gòu)流程不熟悉，專業(yè)知識(shí)匱乏。大多數(shù)裝飾企業(yè)對(duì)采購(gòu)人員缺乏系統(tǒng)性培訓(xùn)，有些采購(gòu)人員甚至對(duì)所需產(chǎn)品的性能、特點(diǎn)、質(zhì)量、功能等缺乏認(rèn)識(shí)［3］。另外，采購(gòu)人員在與供應(yīng)商進(jìn)行談判時(shí)，談判技巧不足，談判不夠?qū)I(yè)，僅憑社會(huì)經(jīng)驗(yàn)和企業(yè)同類產(chǎn)品采購(gòu)價(jià)格信息進(jìn)行談判，導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格較高，這在一定程度上影響了物料采購(gòu)成本控制，降低了采購(gòu)效率。

除此之外，作為一名合格的采購(gòu)人員，在開(kāi)展前期采購(gòu)工作時(shí)一定要進(jìn)行深入的市場(chǎng)調(diào)查和信息收集，時(shí)刻關(guān)注并掌握市場(chǎng)動(dòng)向、價(jià)格發(fā)展趨勢(shì)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、原材料庫(kù)存、行業(yè)資源及產(chǎn)品成本等多方面的信息。但筆者調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前多數(shù)裝飾企業(yè)物料采購(gòu)工作者前期采購(gòu)工作準(zhǔn)備不足，不注重信息的收集和分析，僅憑經(jīng)驗(yàn)和直覺(jué)來(lái)決定采購(gòu)活動(dòng)，這就可能導(dǎo)致物料采購(gòu)成本上升。

2.2 開(kāi)發(fā)和選擇供應(yīng)商時(shí)缺乏科學(xué)有效的評(píng)價(jià)機(jī)制

筆者調(diào)查得知，多數(shù)裝飾企業(yè)采購(gòu)人員在開(kāi)發(fā)和選擇供應(yīng)商時(shí)容易使用慣性思維，偏愛(ài)和“熟面孔”打交道［4］。在這種情況下，裝飾企業(yè)一開(kāi)始和他們合作可能會(huì)比較順暢，但是隨著企業(yè)發(fā)展規(guī)模不斷壯大，有些供應(yīng)商可能會(huì)因自身管理不善，致使其提供的產(chǎn)品和服務(wù)難以與企業(yè)新的需求相匹配，無(wú)法滿足企業(yè)當(dāng)前的需要。

目前來(lái)看，多數(shù)裝飾企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)只看重價(jià)格因素，缺乏專業(yè)評(píng)價(jià)機(jī)制、整體采購(gòu)最優(yōu)方案，還缺少對(duì)產(chǎn)品質(zhì)量、售后服務(wù)、技術(shù)配合等方面的關(guān)注。裝飾企業(yè)過(guò)于注重價(jià)格會(huì)導(dǎo)致采購(gòu)價(jià)格雖然降低了，但容易出現(xiàn)質(zhì)量不高、產(chǎn)品交付期過(guò)長(zhǎng)、售后服務(wù)不及時(shí)等問(wèn)題。這些問(wèn)題都會(huì)影響企業(yè)的正常施工，甚至造成難以估量的損失，最終在無(wú)形之中使采購(gòu)成本增加，影響物料采購(gòu)成本控制。

一般來(lái)說(shuō)，專業(yè)的采購(gòu)活動(dòng)要由相關(guān)部門聯(lián)合實(shí)施，如技術(shù)質(zhì)量部門對(duì)物料的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量作出專業(yè)的判斷；財(cái)務(wù)部門根據(jù)工程的整體收入情況，測(cè)算物料采購(gòu)成本，推薦更為合理的付款方式；監(jiān)督部門可以對(duì)招投標(biāo)流程進(jìn)行專業(yè)的監(jiān)管，避免圍標(biāo)、串標(biāo)等不良現(xiàn)象發(fā)生。但目前大多裝飾企業(yè)在開(kāi)發(fā)和選擇供應(yīng)商時(shí)缺乏評(píng)價(jià)監(jiān)督管理機(jī)制，沒(méi)有進(jìn)行多部門聯(lián)合評(píng)審，如此一來(lái)，物料采購(gòu)成本便進(jìn)一步增加。

2.3 采購(gòu)缺乏計(jì)劃性

裝飾企業(yè)在施工過(guò)程中，由于工期壓力大、施工組織不合理、技術(shù)部門能力不足等因素，經(jīng)常出現(xiàn)“今天提需求，明天就要材料”的現(xiàn)象，采購(gòu)缺乏計(jì)劃性，隨用隨提。為滿足施工需求，采購(gòu)人員不得不要求供應(yīng)商想辦法，供應(yīng)商一般會(huì)采取加班加點(diǎn)、專車配送等方式來(lái)滿足企業(yè)物料需求，而不合理的交貨要求必然需要企業(yè)投入更多的成本，而且采購(gòu)的隨意性沒(méi)有給采購(gòu)部門留出足夠的談判時(shí)間，所以很難控制采購(gòu)價(jià)格，這無(wú)疑又增加了物料采購(gòu)成本。

2.4 沒(méi)有對(duì)集采供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理

隨著裝飾企業(yè)的不斷發(fā)展，項(xiàng)目越來(lái)越多，采購(gòu)需求量越來(lái)越大，很多企業(yè)開(kāi)始整合資源，對(duì)一些大宗類、通用類的物資進(jìn)行集中管理、集中采購(gòu)，以發(fā)揮規(guī)模優(yōu)勢(shì)。集中采購(gòu)優(yōu)勢(shì)很多，如可規(guī)范采購(gòu)行為、優(yōu)化供應(yīng)鏈管理、降低采購(gòu)成本、提高采購(gòu)效率等。但在集中采購(gòu)具體實(shí)施過(guò)程中，仍存在許多不足之處。比如，客戶對(duì)裝飾物資的品牌價(jià)值和質(zhì)量服務(wù)作出具體要求時(shí)，裝飾企業(yè)并沒(méi)有從品牌價(jià)值、成本、質(zhì)量以及服務(wù)等方面對(duì)集采供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，無(wú)法滿足各工程項(xiàng)目的客戶需求。

2.5 因誠(chéng)信危機(jī)造成優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源流失

近兩年，多數(shù)裝飾企業(yè)資金緊張，在物料采購(gòu)結(jié)算時(shí)違約支付情況越來(lái)越多，付款不及時(shí)容易造成優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源流失［5］。如此一來(lái)，采購(gòu)人員不得不選擇次級(jí)供應(yīng)商，這就極易造成采購(gòu)成本的增加，同時(shí)還會(huì)帶來(lái)法律風(fēng)險(xiǎn)，甚至導(dǎo)致惡性循環(huán)，最終影響企業(yè)的整體效益。

3 裝飾企業(yè)物料采購(gòu)成本控制策略

筆者根據(jù)自身10 余年的采購(gòu)管理經(jīng)驗(yàn)，在查閱大量文獻(xiàn)后，在分析了裝飾企業(yè)物料采購(gòu)成本偏高原因的基礎(chǔ)上，提出以下控制物料采購(gòu)成本的策略建議。

3.1 組建專業(yè)的采購(gòu)團(tuán)隊(duì)

正所謂“聞道有先后，術(shù)業(yè)有專攻”，裝飾企業(yè)在選用采購(gòu)人員時(shí)，要選擇具備一定采購(gòu)專業(yè)知識(shí)的人才，組建一支責(zé)任心強(qiáng)、綜合素質(zhì)高的優(yōu)秀采購(gòu)團(tuán)隊(duì)來(lái)控制物料的采購(gòu)成本。

首先，要定期開(kāi)展系統(tǒng)的采購(gòu)業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，如企業(yè)的制度和采購(gòu)流程、相關(guān)法律法規(guī)、各種物資的專業(yè)性能特點(diǎn)與成本因素、裝飾行業(yè)的專業(yè)知識(shí)、商務(wù)談判技巧以及溝通協(xié)調(diào)技巧等，還要?jiǎng)?chuàng)新培訓(xùn)形式，采取靈活多樣的方式，注重培訓(xùn)實(shí)效，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，促使采購(gòu)人員提高技能、豐富知識(shí)體系。

其次，要加強(qiáng)采購(gòu)人員的思想作風(fēng)建設(shè)，促使其加強(qiáng)對(duì)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)，切實(shí)提高采購(gòu)人員的廉潔自律意識(shí)、道德素質(zhì)，增強(qiáng)其責(zé)任感和使命感。

最后，要制定完善的績(jī)效考核制度，配合獎(jiǎng)懲措施，以此來(lái)調(diào)動(dòng)采購(gòu)人員的積極性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)建立專業(yè)化、高質(zhì)量采購(gòu)團(tuán)隊(duì)的目標(biāo)。

3.2 引入科學(xué)有效的供應(yīng)商考察機(jī)制

（1）考察對(duì)象。供應(yīng)商數(shù)量眾多，裝飾企業(yè)可根據(jù)采購(gòu)需求有針對(duì)性地確定供應(yīng)商的選擇范圍，節(jié)約時(shí)間和精力，提高工作效率。

（2）考察內(nèi)容。了解產(chǎn)品市場(chǎng)價(jià)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、生產(chǎn)制造信息、包裝運(yùn)輸方案、替代品、優(yōu)化方案、產(chǎn)品價(jià)格影響因素和組價(jià)明細(xì)等內(nèi)容，有助于下一步的商務(wù)談判及決策制定。

（3）考察方式。裝飾企業(yè)可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)查閱、電話溝通等方式將以往工程使用的同類產(chǎn)品的價(jià)格、質(zhì)量及服務(wù)等信息提取出來(lái)，聯(lián)合技術(shù)質(zhì)量部門、產(chǎn)品需求部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門對(duì)潛在供應(yīng)商生產(chǎn)基地進(jìn)行考察［6］。

最后將信息整理匯總，撰寫(xiě)完整的調(diào)查報(bào)告，為下一步制定采購(gòu)策略、與供應(yīng)商談判提供依據(jù)。

3.3 開(kāi)發(fā)更多的供應(yīng)商資源，綜合評(píng)定，擇優(yōu)合作

裝飾企業(yè)要開(kāi)發(fā)和擴(kuò)大供應(yīng)渠道，充分引入市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，加強(qiáng)供應(yīng)商之間的競(jìng)爭(zhēng)，建立優(yōu)勝劣汰的篩選機(jī)制，根據(jù)自身發(fā)展規(guī)模、經(jīng)營(yíng)狀況等客觀情況，開(kāi)發(fā)并選擇與自身相匹配的供應(yīng)商。比如，某物料品牌供應(yīng)商屬于行業(yè)內(nèi)頂尖的供應(yīng)商，規(guī)模大、品牌影響力大、綜合能力強(qiáng)，但其產(chǎn)品價(jià)格比行業(yè)其他廠家更高，對(duì)此，裝飾企業(yè)要從自身工程需求出發(fā)，若次級(jí)供應(yīng)商的產(chǎn)品可以滿足質(zhì)量、功能要求，且價(jià)格偏低，就沒(méi)有必要選擇最好的供應(yīng)商，因?yàn)樽詈玫墓?yīng)商可能會(huì)對(duì)采購(gòu)訂單不重視，造成產(chǎn)品交付期長(zhǎng)、價(jià)格偏高、付款條件要求苛刻等問(wèn)題，其反而不是最優(yōu)選擇［7］。

大部分裝飾企業(yè)通過(guò)招標(biāo)來(lái)選擇供應(yīng)商，一般要進(jìn)行多輪商談來(lái)砍價(jià)壓價(jià)，只為贏得最低價(jià)格。但一味地壓價(jià)可能會(huì)給工程項(xiàng)目帶來(lái)質(zhì)量、技術(shù)服務(wù)、工期、售后保障等方面的風(fēng)險(xiǎn)，甚至?xí)跓o(wú)形中增加物料的采購(gòu)成本，這也不是最優(yōu)的采購(gòu)方案。因此，裝飾企業(yè)在供應(yīng)商選擇的過(guò)程中應(yīng)秉承QCDS 原則，即品質(zhì)（Quality）、成本（Cost）、交期（Delivery）、服務(wù)（Services）的原則，綜合考慮各項(xiàng)指標(biāo)，建立綜合評(píng)估體系，選擇最優(yōu)采購(gòu)方案來(lái)控制采購(gòu)成本。

3.4 聯(lián)合各部門控制采購(gòu)成本

非常規(guī)階段施工是工程施工過(guò)程中較為常見(jiàn)的現(xiàn)象，大部分是由于建設(shè)單位工期壓縮或企業(yè)內(nèi)部管理不善造成工期履約風(fēng)險(xiǎn)，極易造成采購(gòu)成本增加。比如，采購(gòu)人員為滿足現(xiàn)場(chǎng)物資供應(yīng)需求，不得不要求供應(yīng)商把生產(chǎn)重心轉(zhuǎn)移到自己的工程上，而供應(yīng)商通過(guò)加班作業(yè)來(lái)生產(chǎn)材料，會(huì)產(chǎn)生額外的費(fèi)用，而且本可零擔(dān)配送的物資因工期原因不得不專車運(yùn)輸，也會(huì)增加運(yùn)輸成本，這些成本最終都要由裝飾企業(yè)承擔(dān)［8］。此外，采購(gòu)談判時(shí)間和精力不足造成價(jià)格過(guò)高，也會(huì)增加采購(gòu)成本。由此可知，采購(gòu)成本控制并不僅僅是采購(gòu)部門的事情。裝飾企業(yè)要想控制好物料采購(gòu)成本，必然需要其他部門配合，只有各部門聯(lián)合作業(yè)，才能避免非常規(guī)階段施工造成的各項(xiàng)損失。采購(gòu)部門要及時(shí)將工程常用物資的常規(guī)加工、運(yùn)輸周期確定下來(lái)，告知需求部門；作為部門控制材料下單時(shí)間的基本依據(jù)，技術(shù)部門要根據(jù)施工進(jìn)度計(jì)劃和材料的加工周期，編制詳細(xì)的材料下單計(jì)劃，確保訂單可控、及時(shí)，避免出現(xiàn)因預(yù)留加工時(shí)間過(guò)短造成的非常規(guī)采購(gòu)問(wèn)題，以免耗時(shí)耗力且增加采購(gòu)成本。另外，在供應(yīng)商評(píng)審的過(guò)程中要引入多部門聯(lián)動(dòng)機(jī)制，發(fā)揮各部門的專業(yè)優(yōu)勢(shì)，以作出更加科學(xué)、合理的評(píng)審；還要建立高效的監(jiān)督檢查機(jī)制，確保采購(gòu)活動(dòng)高效、透明、公平、公正。

3.5 靈活使用采購(gòu)模式

首先，分析匯總各項(xiàng)物資在企業(yè)采購(gòu)成本中的占比，其次采用ABC 材料分類法將所有物資分為3 類，最后針對(duì)不同類別的物資采用不同的采購(gòu)模式。

一是A 類物資。其一般是大宗性、通用性、標(biāo)準(zhǔn)化、采購(gòu)成本較高的物資。對(duì)于此類重點(diǎn)物資，可投入大量的時(shí)間和精力，發(fā)揮其規(guī)模優(yōu)勢(shì)，可采取集中采購(gòu)模式，降低采購(gòu)成本，同時(shí)結(jié)合企業(yè)工程項(xiàng)目分布的不同區(qū)域進(jìn)行區(qū)域劃分，構(gòu)建區(qū)域集中采購(gòu)模式，將企業(yè)集中采購(gòu)模式和區(qū)域集中采購(gòu)模式相結(jié)合，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分級(jí)管理，避免同類產(chǎn)品重復(fù)采購(gòu)，降低采購(gòu)頻次和時(shí)間交易成本，獲得更加優(yōu)惠的價(jià)格，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本。

二是B 類物資。該類物資屬于一般重要物資，可采用聯(lián)合采購(gòu)模式，根據(jù)企業(yè)不同工程項(xiàng)目的同類產(chǎn)品需求匯總，進(jìn)行聯(lián)合采購(gòu)，以此來(lái)降低采購(gòu)成本。

三是C 類物資。該類物資是價(jià)值較低、品種較多、易消耗的物資，企業(yè)可積極開(kāi)發(fā)選用當(dāng)?shù)刭Y源，減少運(yùn)輸成本，確保及時(shí)供應(yīng)，有效降低采購(gòu)成本。

3.6 拓寬融資渠道，提高企業(yè)信用評(píng)級(jí)

近些年，多數(shù)裝飾企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況不好，資金緊張，違約支付問(wèn)題頻出。裝飾企業(yè)遭遇信任危機(jī)，造成優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商資源流失，最終導(dǎo)致出現(xiàn)供應(yīng)商投標(biāo)報(bào)價(jià)越來(lái)越高的惡性循環(huán)。因此，裝飾企業(yè)要積極探索新的融資方式，通過(guò)聯(lián)合其所在供應(yīng)鏈節(jié)點(diǎn)上的融資公司，形成戰(zhàn)略合作伙伴，搭建符合行業(yè)自身特點(diǎn)的供應(yīng)鏈金融服務(wù)平臺(tái)，如建筑市場(chǎng)上較為成熟的“鐵建銀信”“廣聯(lián)達(dá)數(shù)字金融”等供應(yīng)鏈金融服務(wù)平臺(tái)拓寬融資渠道，促進(jìn)企業(yè)資金高效流轉(zhuǎn)，同時(shí)開(kāi)展基于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的金融支付業(yè)務(wù)服務(wù)，開(kāi)拓第三方支付的新模式，降低企業(yè)融資成本，拓寬企業(yè)選擇空間，延長(zhǎng)資金鏈，以保障貨款及時(shí)支付，提高企業(yè)信譽(yù)并有效控制物料采購(gòu)成本。