建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理體系構建研究

鄭明昱

（福建建工集團有限責任公司，福州 350001）

0 引言

企業(yè)是以盈利為目的，而且具有法人資格的社會經(jīng)濟組織，經(jīng)濟合同是企業(yè)與外部發(fā)生經(jīng)濟業(yè)務往來的重要依據(jù)。經(jīng)濟合同管理體系即對經(jīng)濟合同訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止、審查、監(jiān)督和控制的系列管理活動［1］。隨著建筑企業(yè)項目建設的持續(xù)開展，經(jīng)濟合同作為建筑工程結算支付和解決糾紛的重要依據(jù)，其重要性不言而喻。建筑企業(yè)要加強經(jīng)濟合同管控，實現(xiàn)經(jīng)濟合同全過程、全方位管控，以合同訂立、履行、變更、解除、轉讓、終止等環(huán)節(jié)為主線，深入研究建筑企業(yè)經(jīng)濟合同特點，以經(jīng)濟合同組織管理、流程管理、權限管理為抓手，規(guī)范建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理體系，構建長效的建筑企業(yè)合同管理長效機制，為建筑企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展奠定堅實基礎。

1 建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理特點

建筑企業(yè)經(jīng)濟合同是承包合同、勞務合同、采購合同等涉及經(jīng)濟事項的合同的統(tǒng)稱。建筑工程項目具有周期長、內容繁雜、工程變更多以及專業(yè)性強等特點，且工程中標談判、條款約定、文本審核、簽訂生效、合同履行、工程變更修改、結算終止及合同終止等周期漫長，導致建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理煩瑣、復雜。建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理特點如下。

1.1 管理周期長

建筑工程項目周期長，一般長達1 年以上，建筑工程開發(fā)后可能涉及維修、維保等內容，且工程建設期間涉及的經(jīng)濟合同內容較為煩瑣，如因工程變更引起經(jīng)濟糾紛后的協(xié)商處理等。因此，在工程建設期間，建筑企業(yè)需以經(jīng)濟合同為依據(jù)，持續(xù)加強經(jīng)濟合同跟蹤和管理。

1.2 管理過程煩瑣

建筑工程項目專業(yè)性強、多專業(yè)交叉，工程合同相互關聯(lián)且繁雜，合同權利與義務交錯［2］。除合同約束外，建筑工程項目還受工程質量、地質、機電等技術規(guī)范影響，這就要求建筑企業(yè)遵循技術規(guī)范要求和合同法相關要求進行經(jīng)濟合同全過程管理。

1.3 動態(tài)管理要求高

建筑工程經(jīng)濟合同持續(xù)周期長、時間跨度大，容易受到內外部因素干擾，如受國家政策、工程變更、合同糾紛等因素影響，要求建筑工程單位與業(yè)主協(xié)商調整合同內容。在此情況下，建筑工程單位對經(jīng)濟合同進行動態(tài)跟蹤、變更管理顯得尤為關鍵。

1.4 合同風險高

建筑企業(yè)經(jīng)濟合同是企業(yè)經(jīng)濟活動的記錄和確認載體，經(jīng)濟合同管理對企業(yè)稅收籌劃具有重要影響，若建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理不當、合同中發(fā)票種類和形式約定不明確、合同條款金額約定是否含稅不明確、經(jīng)濟合同中的條款約定不明確，都可能引發(fā)合同爭議，導致合同無法順利執(zhí)行，甚至造成嚴重的經(jīng)濟損失。同時，建筑工程建設周期長，在建設期間可能會面臨材料價格上漲、市場波動等風險，影響經(jīng)濟合同正常履行并造成合同糾紛，由此引發(fā)合同風險。

2 經(jīng)濟合同管理體系構建原則

經(jīng)濟合同管理貫穿建筑工程項目建設全過程，融合建筑企業(yè)外部業(yè)務和內部管理，為確保經(jīng)濟合同管理體系建設規(guī)范化、長效化開展，建筑企業(yè)應遵循一定的構建原則，即合法性原則、安全性原則、系統(tǒng)性原則、針對性原則等。①合法性原則，即建筑企業(yè)經(jīng)濟合同應遵循《中華人民共和國民法典》及相關政策法規(guī)要求，確保經(jīng)濟合同文本規(guī)范與技術規(guī)范、法律法規(guī)要求相銜接［3］，確保經(jīng)濟合同擬定、履行、糾紛處理均符合相關法律法規(guī)要求；②安全性原則，經(jīng)濟合同管理關系到建筑企業(yè)的合法權益，要填補經(jīng)濟合同漏洞，避免建筑企業(yè)因建筑經(jīng)濟合同內容不規(guī)范而遭受損失；③系統(tǒng)性原則，經(jīng)濟合同管理體系建設應全方位涉及合同管理，全方位融入建筑企業(yè)項目管理，使經(jīng)濟合同管理與企業(yè)內控體系建設相協(xié)調、規(guī)范，防止經(jīng)濟合同管理體系建設與內控體系建設相沖突；④針對性原則，建筑企業(yè)在進行經(jīng)濟合同管理體系建設時，應結合自身業(yè)務特點，從經(jīng)濟合同管理中的薄弱環(huán)節(jié)著手，提高經(jīng)濟合同管理體系建設的系統(tǒng)性、全局性。

3 經(jīng)濟合同管理體系構建措施

結合建筑工程特點，建筑企業(yè)的經(jīng)濟合同管理應圍繞建筑工程項目主營業(yè)務，以實現(xiàn)建筑工程項目經(jīng)營目標、保護資產安全和經(jīng)濟利益為目標，構建全方位、全過程、多層次的經(jīng)濟合同管理體系，保障建筑企業(yè)的經(jīng)濟利益。建筑企業(yè)要結合經(jīng)濟合同特點和合同管理體系構建原則，從組織管理、流程管理、權限管理、變更管理等方面研究構建經(jīng)濟合同管理體系的措施。

3.1 經(jīng)濟合同組織管理

組織管理是經(jīng)濟合同管理體系的基礎，合理設置經(jīng)濟合同組織管理體系，能夠保障經(jīng)濟合同管理體系各項措施、機制的長效運行。結合建筑企業(yè)特點，經(jīng)濟合同組織管理包括以下內容。①設置兩級管理機構。在建筑企業(yè)層面設置獨立的經(jīng)濟合同管理部門，負責在總體上把控建筑企業(yè)主營業(yè)務、重大事項決策等工作，部門配備專職、兼職合同管理人員及檔案管理人員等，具體負責經(jīng)濟合同擬定、文本審核、合同履行以及合同修訂等工作，負責協(xié)調相關部門處理經(jīng)濟合同業(yè)務。工程項目設置兼職經(jīng)濟合同管理崗位，實現(xiàn)經(jīng)濟合同管理條塊化。針對建筑工程項目中出現(xiàn)的經(jīng)濟合同執(zhí)行、變更等問題，項目部設置兼職經(jīng)濟合同管理崗位，根據(jù)經(jīng)濟合同內容為工程施工、工程變更和糾紛處理提供依據(jù)。通過設置兩級經(jīng)濟合同管理機制，工程項目兼職經(jīng)濟合同管理崗位與建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理部門溝通、反饋、協(xié)調，確保建筑工程項目和企業(yè)各項工作無縫銜接。②明確經(jīng)濟合同歸口管理部門和合同承包部門的職責。建筑企業(yè)經(jīng)濟合同歸口管理部門設置在法務管理部門，由辦公室歸口負責經(jīng)濟合同管理制度的擬定、規(guī)范發(fā)布；負責根據(jù)合同管理要求，參與、組織合同的起草、談判、簽訂以及履行等工作；根據(jù)審定后的合同文本進行用印管理、監(jiān)督、檢查和考核，并負責指導、協(xié)調、處理經(jīng)濟合同糾紛案件，參與建筑工程合同糾紛爭議，切實發(fā)揮經(jīng)濟合同保障建筑工程企業(yè)合理利益的突出作用。合同承包部門為業(yè)務部門，即建筑工程經(jīng)濟合同的發(fā)起和經(jīng)辦部門，承包部門負責按規(guī)范流程審批經(jīng)濟合同并提供相應的依據(jù)，按規(guī)范文本擬定經(jīng)濟合同并在法務、財務、技術、質量等部門會簽后完成合同簽訂流程；負責建筑工程履行、跟蹤、糾紛處理以及竣工結算等工作。

3.2 經(jīng)濟合同流程管理

隨著建筑企業(yè)現(xiàn)代化管理制度的建立和完善，規(guī)范化的管理制度是保障經(jīng)濟合同管理體系長效化、規(guī)范化運行的重要支撐。建筑企業(yè)應從3 個方面入手，做好經(jīng)濟合同流程管理。①樹立流程思維。根據(jù)現(xiàn)代企業(yè)管理制度，經(jīng)濟合同流程管理應以經(jīng)濟合同為介質，基于業(yè)務流程節(jié)點樹立流程思維，變職責導向為流程導向，在合同準備、合同擬定、合同審核、合同簽訂、合同備案、合同履行、合同檢查和合同考核等階段，要以業(yè)務流程工作來細化崗位職責，實現(xiàn)各工作環(huán)節(jié)的有效銜接，轉變工作崗位與經(jīng)濟合同流程割裂的局面。②強化流程的執(zhí)行。工程流程執(zhí)行主要是對建筑企業(yè)內部流程進行規(guī)范化管理與控制。比如，在經(jīng)濟合同審批流程中，若子流程未執(zhí)行完畢，經(jīng)濟合同執(zhí)行不得進入下一環(huán)節(jié)。同時，結合建筑工程項目進度控制要求，經(jīng)濟合同各子流程應明確工作期限，并由責任部門控制合同期限，子流程執(zhí)行限制在5 個工作日內，特殊情況下應根據(jù)實際問題協(xié)調和考核檢查。此外，承包合同應根據(jù)合同期限和流程環(huán)節(jié)明確各環(huán)節(jié)處理期限；分包合同和勞務分包應限定分包單位和勞務單位的合同審核、修訂、反饋時間。③嚴格審批經(jīng)濟合同變更。存在經(jīng)濟合同變更需求時，由經(jīng)濟合同承辦部門與合同當事人簽訂書面協(xié)議，并按合同變更流程審批，經(jīng)審核通過后作為原經(jīng)濟合同的補充文件。若經(jīng)協(xié)商未達成一致意見，可根據(jù)經(jīng)濟合同約定條款協(xié)商處理解決，若經(jīng)協(xié)商處理不成功，可通過法律途徑解決。

3.3 經(jīng)濟合同權限管理

經(jīng)濟合同權限管理主要指合同授權委托、合同審核、合同審批權限控制。①在授權委托權限管理時，針對建筑工程投標項目多、在建工程項目多、工程項目周期跨度大等特點，建筑企業(yè)可根據(jù)工程項目建設情況，按年度、項目授權分管領導、業(yè)務部門負責人、項目經(jīng)理等簽訂經(jīng)濟合同、處理特定事務等，授權文件內容包括授權委托書編號、授權人基本信息、授權人權利義務、授權期限、企業(yè)總經(jīng)理簽字和企業(yè)印章、簽發(fā)日期等內容。②在合同審核權限管理時，承辦部門負責合同審核前期準備工作，在確保相關信息準確、真實后，發(fā)起合同審批流程并做好流程審批跟蹤，及時了解、解答審核部門的意見、建議，并根據(jù)審核意見修訂合同文本；法務部門負責對合同文本進行法律風險審核，重點審核合同條款是否具有法律風險；財務部門負責稅費測算，結合經(jīng)濟合同的稅種、稅負制訂納稅方案［4］，規(guī)避可能出現(xiàn)的財稅風險和經(jīng)濟損失風險；采購部門負責結合建筑材料市場價格波動情況，審核建筑材料價格波動幅度、范圍或甲供材料等，規(guī)避因建筑材料價格大幅度波動而造成的合同總額變化風險。在合同修訂后，承辦部門應重新會簽合同變更部分，確保經(jīng)濟合同審核完整、準確，切實防控合同風險。③在合同審批時，由于建筑工程項目具有金額大、工程變更多的特點，建筑企業(yè)應在經(jīng)濟合同管理體系設置合同審批限額權限，對于5 萬元及5 萬元以上的經(jīng)濟合同簽訂、變更等事項，必須經(jīng)建筑企業(yè)承辦部門分管領導審批，且經(jīng)流轉審批后才能生效。變更金額在5 萬元以下的合同可由企業(yè)授權分級審批，并根據(jù)合同管理流程進行會簽、備案。

3.4 經(jīng)濟合同變更管理

在建筑工程經(jīng)濟合同執(zhí)行過程中，工期變更現(xiàn)象較為普遍，如設計變更、施工條件變更、新增工程、施工工期變更等。若工程變更發(fā)生在施工階段，可能會導致已完工部分拆除返工，產生新增費用。為防止建筑工程項目造價超預算、合理控制工程建設成本，建筑企業(yè)應加強經(jīng)濟合同變更的管理，嚴格規(guī)范工程變更簽證手續(xù)，強化工程變更審核和費用確認。①加強現(xiàn)場簽證管理。若發(fā)生工程變更，變更申請單位應詳細填寫變更原因、圖紙變更工程量、變更造價等信息，并會簽監(jiān)理、設計、項目經(jīng)理等，在變更手續(xù)完備后方可實施變更。工程變更申請應納入經(jīng)濟合同管理范疇，并歸檔管理。②在確認工程變更費用時，針對工程量清單合同，應由建筑企業(yè)財務人員按經(jīng)濟合同中的工程量清單核算變更工程量；針對總價經(jīng)濟合同，應由財務人員對工程變更中的取費、定額等項目進行審核，防止出現(xiàn)高套、錯套現(xiàn)象，確保工程變更費用核算準確無誤，與經(jīng)濟合同相關要求相同［5］。

4 經(jīng)濟合同管理檢查考核機制

為規(guī)范建筑工程經(jīng)濟合同管理，督促經(jīng)濟合同管理責任部履行管理責任，建筑企業(yè)應建立健全經(jīng)濟合同檢查考核機制，確保經(jīng)濟合同管理的有效性。

經(jīng)濟合同管理檢查考核即通過對經(jīng)濟合同管理進行核實、調查、評價，實現(xiàn)建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理的規(guī)范化。①經(jīng)濟合同考核方式采用日常檢查和定期檢查考核相結合的方式，日常檢查由辦公室、法務、審計、監(jiān)察、業(yè)務部門聯(lián)合檢查或單獨進行經(jīng)濟合同檢查。②檢查考核標準，經(jīng)濟合同考核評價標準包括經(jīng)濟合同管理審核、審批、備案、授權審批以及合同履行、合同文本規(guī)范、合同歸檔、合同爭議處理等情況，結合經(jīng)濟合同檢查中出現(xiàn)的問題制定整改措施，并督促責任部門限期整改。結合日常檢查和定期檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，建筑企業(yè)應制定詳細的經(jīng)濟合同考核評價標準，作為經(jīng)濟合同管理檢查考核依據(jù)。③檢查考核結果應用，經(jīng)濟合同作為建筑工程項目竣工結算審核和爭議的重要依據(jù)，在建筑工程項目管理中發(fā)揮著重要作用，加強建筑企業(yè)經(jīng)濟合同管理，除規(guī)范經(jīng)濟合同管理制度和流程外，還應以檢查考核為手段，督促責任部門明確經(jīng)濟合同管理責任，并將考核結果運用到崗位考核中，對因工作過失使企業(yè)造成重大損失的部門、個人，依據(jù)企業(yè)管理制度和法律法規(guī)追究其相關責任。

5 結語

新時期背景下，經(jīng)濟合同作為建筑企業(yè)進行各項經(jīng)濟活動的重要依據(jù)，是建筑企業(yè)處理項目經(jīng)濟糾紛、進行竣工結算的基礎性文件，其管理好壞直接關系到建筑企業(yè)的經(jīng)濟效益。加強經(jīng)濟合同管理體系建設，是建筑企業(yè)內控體系建設的重要組成部分。建筑企業(yè)應從組織管理、流程管理、權限管理以及合同變更管理等方面入手，建立健全管理體系和檢查考核機制，實現(xiàn)經(jīng)濟合同管理細化、責任明確化、檢查考核長效化，形成完善的經(jīng)濟合同管理體系。