提升房產交易部門業務檔案管理利用效能助力唐山市政務服務發展

唐山市房地產交易中心 柴軍榮

近年來，國家為了穩定房地產市場、保障民生需求，對市場發展進行實時監測，并根據監測數據推出相應的調控政策，同時，建材企業、房地產開發企業、房地產經紀機構等眾多相關產業鏈條上的企業也會根據國家出臺的這些新政策適時調整發展計劃。而國家對房地產市場的監測數據，大部分來源于作為監管基礎和核心的房產交易部門業務檔案，另外，政府多個相關政務服務部門和單位、社會企業及個人也都需要提取該部門業務檔案作為依據。因此，提升唐山市房產交易部門業務檔案管理利用效能，必將為國家房地產市場監測提供更加翔實、可靠的數據支撐，也必將成為助力本市政務服務發展的重要抓手。

一、房產交易部門建立業務檔案的意義

房產交易部門業務檔案是詳細記載房屋初始登記及轉移登記前歷史階段的檔案，具有極強的公信力度。該類檔案以文字、數字、圖表、聲像等形式記錄房屋信息，保留了房屋相關企業和個人的印章、簽名、手紋、影像、身份等信息，具有極強的法律效力，對于房屋所有者、使用者、房地產開發企業甚至國家都具有十分重要的現實意義。

（一）確保房屋面積等相關物理信息數據真實有效

為確保房屋面積數據真實有效，國家實行了房產預、實測繪成果備案制，房產交易部門對房地產開發企業委托測繪企業完成的房屋面積測繪成果進行核實備案并存檔備查，同時存儲相關土地、規劃、建筑、圖紙、預售等信息，以防止房地產開發企業和測繪企業弄虛作假、給國家和購房者造成損失。

（二）確保房地產開發項目如期交付、購房者權益不受侵害

國家實行的商品房預售資金監管制度有效防止了房地產開發企業對開發項目盲目擴張開發，導致資金鏈斷裂，企業跑路，項目延期交付甚至爛尾等問題發生，給國家和購房者造成損失。當房地產開發企業對所開發項目出現資金撥付問題時，通過查詢商品房預售資金監管檔案，可直接了解預售監管資金撥付及使用情況，制定有效解決措施，立即責令進行整改，確保項目如期交房。而房產交易資金托管則為買賣雙方均提供了權益保障。

（三）保護房地產開發企業、購房人及承租人權益

新建商品房預售及現售備案、房屋租賃備案等制度是有效遏制一房多賣、一房多租等違法行為，保障當事人權益的重要措施，也是一項最具中國特色的房屋交易機制，其檔案查詢頻率高，利用價值大。

（四）為涉法違紀涉訴案件提供依據

房產交易部門業務檔案能夠為公檢法部門提供有效的法律依據，為紀檢部門辦理違紀案件提供有力證據和可靠保障，還能為信訪部門提供佐證材料和數據支撐，便于上述部門公正執法，提高辦案效率，保護當事人權益，依法懲治違法犯罪，維護社會公平。

二、房產交易部門業務檔案內容

（一）房產測繪成果備案檔案

包含房產測繪報告、房產測繪成果備案、房產測繪成果變更等相關材料檔案。

（二）資金監管檔案

包含商品房預售資金監管和存量房（二手房）資金托管兩項內容，其中商品房預售資金監管包含商品房預售資金監管銀行備案及變更、商品房預售資金監管協議、工程進度節點審批、預售監管資金提取審批、房地產開發企業及項目變更、資金監管賬戶凍結及解凍等檔案；存量房（二手房）資金托管包含存量房（二手房）資金托管協議及變更、補充協議及當事人相關信息等檔案。

（三）房產交易備案檔案

包含新建商品房預售及現售備案、新建經濟適用住房買賣備案、存量房（二手房）轉讓備案、經濟適用住房轉商品房、舊公房出售、房屋租賃備案、在建工程抵押備案、現房抵押備案等檔案。

（四）涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封、信訪檔案

包含涉法涉案涉訪的房屋拍賣、裁決、查封（含續封及解封）、紀檢查詢、信訪等檔案。

三、房產交易部門業務檔案的主要特點

房產交易部門業務檔案作為房地產檔案的一個重要組成部分，具有以下特點：

（一）保存內容豐富

房產交易部門業務檔案涵蓋從房屋雛形建立到二手房轉讓階段的所有業務辦理形成的檔案，保存內容相當豐富。

（二）數量多

房產交易部門業務檔案具有動態性，每天隨著各項業務的辦理都會形成大量檔案，因此，所需存儲的檔案數量較多。

（三）隱私性強

房產交易部門業務檔案一般涉及企業和個人信息，如企業證明材料、法人信息、資金情況等，個人身份、婚姻狀況、家庭、公證等信息，如果不加限制地向社會公開，造成企業和個人隱私的泄露，會造成涉法涉案涉訪等諸多隱患。

（四）利用價值大范圍廣

房產交易部門業務檔案一是可以為國家對房地產市場監測提供有力數據支撐，如房地產市場監測、房屋租賃市場監測等；二是可以為政府相關部門和單位提供可靠依據，如稅務部門辦理相關稅收、不動產部門辦理不動產登記、公安部門辦理暫住證、市場監督管理部門辦理營業執照等；三是可以為企業和個人提供查詢，如房屋套數、產權人、備案時間等。檔案利用價值大，涉及范圍廣。

（五）查詢頻率高

房產交易部門業務檔案查詢頻率較高，日常主要集中在法院、紀檢等辦理涉法涉案案件，以及企業、個人辦理業務提供相關依據進行的查詢等。

四、房產交易部門業務檔案管理現狀及存在問題

（一）檔案室配置低、管理不規范，存儲場地不足

多年來，由于房產交易部門業務檔案大多為過渡檔案，存儲時限比較短，僅限于登記、存儲、查詢等，而隨著房屋辦理產權登記會進行提取或移交，所以該部門對檔案室的設施、設備、場地、人員配置較低，管理規范限度不高。檔案室一般僅配置了最原始的溫、濕度計、消防器材；檔案柜還沿用原始的鐵皮卷柜，甚至有些還保存在開放式的檔案架上，防塵、防霉、防蛀標準要求不高；場地狹窄、密閉性差；管理人員短缺，文化和專業管理水平不高。

近年來，隨著房地產市場的不斷發展，新建商品房及存量房轉讓成交量逐年大幅增加，另外，房產交易部門近年來隨著業務的拓展，又新增加了大量房產測繪成果備案、商品房預售資金監管、舊公房出售等檔案，檔案數量急劇上升，檔案庫房雖多次擴容，仍不能滿足源源不斷增長的檔案存放要求，存儲場地嚴重不足，檔案管理工作變得越來越繁重。

（二）房產交易部門業務檔案重復保存造成浪費

2017年4月，按照國家整合不動產登記職責要求，唐山市房產交易與登記業務歸屬部門進行了分割，房產登記部門從住建部門劃歸至自然資源部門管理，新成立的不動產登記部門不再要求房產交易部門將原來定期移交的新建商品房及現房買賣備案、存量房交易備案及相關業務檔案進行移交，而受兩部門信息共享發展進程限制，房產交易部門無法實時掌握這部分檔案的利用價值，所以無法進行及時銷毀，造成重復存儲，在人力、物力、財力、場地等方面造成極大浪費。

（三）檔案綜合管理信息系統建設進程緩慢

由于房產交易部門業務檔案數量大，原始的管理模式早已不能滿足需求，因此，近年來該部門開發了數字房產綜合管理信息系統，但因所需資金投入較大、業務不斷拓展、管理人員短缺等因素，其發展進程比較緩慢，致使大量老舊檔案尚未實現信息錄入，查詢查找困難仍然較大。另外，由于檔案數量增速較快，社會查詢利用范圍廣、頻率高，建立電子檔案，提升檔案管理利用效能亟待加速。

（四）檔案信息共享率不高

近年來，國家提出促進政務服務跨地區、跨部門、跨層級數據共享要求，但進展卻不是很快，盡管唐山市在辦理存量房（二手房）交易業務環節已實現了稅務和不動產登記部門的信息共享、聯合辦公，但其他大部分業務的辦理還都停留在各部門使用各部門的信息系統，系統對接工作基本尚未列入日程，因此，檔案數據信息共享率不高。

（五）檔案專業管理人員短缺

目前，房產交易部門檔案管理人員一般都年齡較大，文化水平參差不齊，對檔案管理工作認識不夠，管理水平不高，其中具有檔案專業技術職稱的工作人員更是少之又少，因此，必須加快檔案業務管理人員隊伍建設，加強人員培訓，不斷提高人員思想道德和業務素質，提升管理能力和水平，以緩解檔案專職管理人員嚴重短缺問題。

五、房產交易部門業務檔案利用現狀及存在的問題

（一）房產交易部門業務檔案利用現狀

房產交易部門業務檔案因其具有極高的社會公信力和法律效力，日常查詢量大，利用率高。

1.為公檢法紀檢信訪部門提供依據

房產交易部門業務檔案室設立專門查詢窗口，日常要接待大量公檢法紀檢信訪部門房屋查詢業務，調取匯總相關檔案，并提供材料復印件。

2.為企業和個人提供房屋信息依據

房產交易部門業務檔案室日常的主要查詢工作是為企業提供所需信息；為個人提供本人及其親屬的房屋信息查詢服務，了解本人房屋信息，為其提供辦理其他相關業務依據。

3.為辦理新建商品房退房手續提供依據

購買的新建商品房出現房屋質量、個人重大變故等問題需要退房時，房產交易部門業務檔案同樣提供辦理依據。

（二）房產交易部門業務檔案利用存在的問題

1.完成初始和轉移登記的房屋交易備案檔案失去利用價值

因不動產登記部門在辦理房屋初始登記時需房地產開發企業或個人提供新建商品房及現房買賣備案檔案信息，辦理轉移登記時需房屋所有企業或個人提供存量房交易備案檔案信息，初始和轉移登記完成后，不動產登記部門均對上述檔案信息進行存儲，故房產交易部門這部分檔案已失去保存和利用價值。

2.未錄入數字房產綜合管理信息系統的老舊檔案查找利用困難

由于早期房地產市場管理不規范、個人對房屋登記認識不夠等原因，造成有些房地產項目入住多年，房地產開發企業或個人仍未能辦理房屋產權登記，而房產交易部門保存著大量這樣的老舊檔案，一直不能提取、移交或銷毀。而受檔案管理人員短缺、前期檔案管理不規范、財力支持不夠等原因影響，這部分檔案也一直未能錄入數字房產綜合管理信息系統，甚至好多仍未建立電子檢索查詢目錄，因此查詢利用相當困難，有時要耗費大量人力和時間。

3.數字房產綜合管理信息系統不完善，利用效率不高

數字房產綜合管理信息系統開發利用時間不長，各項功能尚不完善，存儲信息也不全面，存儲、查詢、利用都受到一定限制。

4.電子檔案發展緩慢，查詢利用仍耗時費力

隨著社會的進步和科技的發展，電子檔案成為檔案管理的必然趨勢，但房屋電子檔案發展緩慢，至今仍未實質性進入普及階段，因此，房產交易部門業務檔案仍需保存紙質材料，這就使得查找利用耗時費力。

5.與相關房產子系統及相關部門和單位信息系統未建立互聯互通，檔案信息提取受限

與相關房產子系統及相關部門和單位信息系統未建立互聯互通，仍需耗費人力進行紙質檔案收集、運送、整理、掃描、立卷、歸檔、查詢、查找、利用；相關政務服務部門和單位辦理業務時不能實時提取利用所需房產交易業務檔案信息，服務效能受限。

六、提升房產交易部門業務檔案管理利用效能，助力唐山市政務服務發展的對策

（一）加強檔案業務管理人員隊伍建設

房產交易部門業務檔案是重要的房地產檔案，必須要有一支過硬的檔案管理人員隊伍進行管理。一是要加強培訓，提高檔案管理人員的思想認識、職業道德、業務水平；二是要輸入和培養一批具有檔案管理專業中級以上職稱的技術骨干，不斷提高管理水平，創新管理模式，引入先進的軟硬件，使檔案管理和利用盡快達到現代化管理水準。

（二）加大房產交易部門業務檔案管理投入

唐山市房產交易業務檔案管理目前尚處在初級管理水平，人員、場地、軟硬件設施備案均不標準、不完善、不規范，急需加大財政投入，擴容增效，配備充足的存儲場地，開發完善的數字檔案信息系統，建設高標準的查詢利用空間。

（三）加快推進數字房產綜合管理信息系統建設

先將房產交易部門所有業務子系統進行整合，逐步實現各項業務辦理全程無紙化電子存儲、網上審批。加快推進數字房產綜合管理信息系統與各業務子系統的互聯互通，未來要實現房產交易業務檔案數字化管理。

（四）協調房產交易與不動產登記部門建立檔案共享利用機制

政府要協調房產交易與不動產登記主管部門，建立兩部門檔案共享利用機制，使不動產登記部門在辦理初始登記時直接在房產交易部門提取新建商品房及現房備案檔案信息；辦理轉移登記時直接提取存量房交易備案檔案信息。房產交易部門在辦理新建商品房備案、存量房交易備案、房屋租賃備案等房產交易業務時，直接在不動產登記部門提取房源等信息進行核驗。

（五）協調聯動各相關政務服務部門和單位建立互聯互通、信息共享機制

可以探討以樓盤表為基礎框架，搭建完善的數字房產綜合管理信息系統平臺。一是協調聯動相關部門和單位，制定切實可行的互聯互通、信息共享方案和措施標準；二是相關部門和單位各自整合相關業務信息系統，達到互聯互通軟硬件要求； 三是實現全部信息系統互聯互通，信息實時傳送、利用；四是建立起集房屋面積為基礎的物理信息、交易備案、轉讓、不動產登記、租賃、抵押、金融、公積金、公共維修基金、水、暖、電、氣等為一體的房屋全面信息的數字房產綜合管理信息系統平臺。

七、總結

房產交易部門業務檔案管理和利用需要開拓創新、不斷發展，才能滿足社會進步的需要，才能滿足各相關政務服務部門的需要，才能滿足百姓對便利生活的需要，因此，大力提升房產交易部門業務檔案管理利用效能，盡早實現包含房屋全面信息的數字房產綜合管理信息系統平臺的運用，必將助力本市本省乃至國家政務服務快速發展。房產交易部門業務檔案管理和利用未來發展前景可期，需要下大力氣進一步深入探索。